Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени

 

Табель учета рабочего времени (далее — табель) — это поименный список работников структурного подразделения (цеха (отдела), участка) предприятия, учреждения, организации. Типовая форма табеля № П-5 утверждена приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489. Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. В свою очередь, предприятия могут дополнять эту форму другими показателями, необходимыми для учета использования рабочего времени с учетом специфики своей деятельности.

Показатели табеля являются необходимыми для:

— учета использования рабочего времени всех категорий работающих;

— контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени;

— получения данных об отработанном времени;

— расчета заработной платы;

— составления статистической отчетности по труду.

Ведение табеля является обязательным для всех юридических лиц независимо от количества работников (п. 1 приказа № 489). Вести табель уместно и физическим лицам — предпринимателям, размер заработной платы наемных работников которых зависит от отработанного времени.

Табель ведется на весь учетный состав работников отдельно по каждой категории работающих (руководители, специалисты, служащие, рабочие) и в пределах категорий — в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке. Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивается табельный номер. В случае увольнения (или перевода) работника в другой цех (отдел) его прежний табельный номер не может быть присвоен другому работнику и должен оставаться свободным не менее трех лет.

На каждого работника в табеле, как правило, заполняется только одна строка. Исключение составляют внутренние совместители. На них в табеле будут заполнены две строки: в одной строке указывается время основной работы, а во второй — время работы по совместительству.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то работником, за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Включение работника в табель или исключение из него (в связи с увольнением или внутренним перемещением) осуществляется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта). В свою очередь, отметки в табеле о причинах неявок на работу или о фактически отработанном времени, о работе в сверхурочное время или других отклонениях от нормальных условий работы производятся только на основании других должным образом оформленных документов по учету личного состава. К таким документам относятся приказы о направлении в служебную командировку, о предоставлении отпуска, листки нетрудоспособности и т. д.

Табель ведется в течение месяца уполномоченным на это работником, который специально назначен (приказом по предприятию, учреждению), у которого эти обязанности указаны в должностной инструкции и который несет персональную ответственность за достоверность и правильность ведения табеля. По концу месяца в табеле подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Заполненный табель подписывается руководителем подразделения.

Что касается табеля на аванс, то в нем указываются промежуточные результаты (за первую половину месяца с 01 по 15 число месяца включительно).

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Отметки

в табеле о фактически отработанном времени, о причинах неявок на работу, о работе в режиме неполного рабочего времени, о работе в сверхурочное время, сокращенной продолжительности рабочего времени или других отклонениях от нормальных условий работы проставляются на основании документов, оформленных надлежащим образом.

Для отражения использованного рабочего времени за каждый день в табеле отведены

две строки:

нижняя

— для отметки условных обозначений видов затрат рабочего времени;

верхняя

— для записи количества отработанных или неотработанных часов по соответствующим видам затрат рабочего времени.

Условные обозначения отработанного времени (буквенный и цифровой коды) приведены на титульном листе табеля типовой формы № П-5.

Условное обозначение видов затрат рабочего времени приведем ниже в таблице:

 

Условные обозначения	Код
	буквенный	цифровой
1	2	3
Часы работы, предусмотренные колдоговором	Р	01
Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством	РС	02
Вечерние часы работы	ВЧ	03
Ночные часы работы	РН	04
Сверхурочные часы работы	НУ	05
Часы работы в выходные и праздничные дни	РВ	06
Командировки	ВД	07
Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках)	В	08
Ежегодный дополнительный отпуск (ст. 7, 8 Закона об отпусках)	Д	09
Дополнительный отпуск, предусмотренный ст. 20, 21, 30 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, которые пострадали вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-ХІІ	Ч	10
Творческий отпуск (ст. 16 Закона об отпусках)	ТВ	11
Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках)	Н	12
Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках)	НБ	13
Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме пп. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках)	ДБ	14
Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, которые имеют детей (ст. 19 Закона об отпусках)	ДО	15
Отпуск в связи с беременностью и родами (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках)	ВП	16
Отпуск для ухода за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (ст. 25 п. 3 Закона об отпусках)	ДД	17
Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках)	НА	18
Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)	БЗ	19
Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю)	НД	20
Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования	НП	21
Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и др.)	ІН	22
Простой	П	23
Прогулы	ПР	24
Массовые невыходы на работу (забастовки)	С	25
Оплачиваемая временная нетрудоспособность	ТН	26
Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и др., подтверждено справками лечебных заведений)	НН	27
Неявки по невыясненным причинам	НЗ	28
Другие виды неявок, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями	ІВ	29
Другие причины неявок	І	30

 

Далее рассмотрим отдельные ситуации, при наступлении которых могут возникнуть трудности с заполнением табеля по форме № П-5.

1.

Еженедельный учет рабочего времени. Как уже указывалось выше, при еженедельном учете рабочего времени продолжительность рабочего дня в течение недели может варьироваться. В табеле в таком случае необходимо отображать фактическое количество отработанных работником часов.

2. Суммированный учет рабочего времени.

При суммированном учете рабочего времени труд работников регулируется графиками работы (сменности), на основании которых составляют табель рабочего времени, в котором соответственно фиксируются данные о явках/неявках сотрудников на работу по графику.

В случае если в соответствии с графиком сменности время работы приходится на ночь, табелировать такие рабочие часы можно либо

разбивая их между смежными сутками, либо относить на день начала/конца смены.

3. Выходные, праздничные и нерабочие дни

. Табель по форме № П-5 не предусматривает кодировку для выходных (дней еженедельного отдыха), праздничных и нерабочих дней. Поля таких дней можно оставлять незаполненными либо проставлять в них прочерк.

Вместе с тем если работа работника в такие дни не предусмотрена трудовым договором и графиком работы, то отработанное время табелируют с кодом «РВ» (06).

4. Неполное рабочее время.

Для кодировки работы в режиме неполного рабочего времени предусмотрены два кода:

— «РС» (02) — часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством;

— «НД» (20) — неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю).

Код «РС» (02) применяется для кодировки отработанного неполного времени, установленного по инициативе работника (

ст. 56 КЗоТ). Этот же код применяется для кодировки рабочего времени, отработанного совместителем, поскольку работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени (см. письмо Минтруда от 03.03.2008 г. № 42/13/133-08).

Кодом «НД» (20) обозначают работу в режиме неполного рабочего времени, установленном по инициативе работодателя (

ст. 32 КЗоТ).

5. Ненормированный рабочий день.

При установлении работнику ненормированного рабочего дня в табеле указывается фактическое количество отработанных часов (например, 8,5 (8 ч. 30 мин), 10). Учитывая, что перечень условных обозначений видов затрат рабочего времени не предусматривает специального обозначения для такого режима работы, фактическое количество отработанного времени обозначают кодом «Р» (01).

6. Невыясненные причины.

Если на момент заполнения табеля нет документов, указывающих на причину отсутствия работника на рабочем месте, в табеле делают отметку о неявке по невыясненным причинам («НЗ»). После предоставления указанных документов табельщик должен будет внести соответствующие изменения.

Пример. Используя условия примера 5 на с. 33, приведем фрагмент табеля рабочего времени, заполненного на работников отдела охраны предприятия.

 

<…>

ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ

на ноябрь 2011 года

Умовні позначення	Код
	буквений	цифровий
Години роботи, передбачені колдоговором	Р	01
<…>
Вечірні години роботи	ВЧ	03
Нічні години роботи	РН	04
<…>

 

ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ

№ п/п	Табельний номер	Стать (ч/ж)	П. І. Б., посада	Відмітки про явки та неявки за числами місяця (годин)																Відпрацьовано за місяць						<…>
				01	02	03	04	05	06	07	08	09	10	11	12	13	14	15	Х	днів	годин
																					всього	з них:
				16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31			надурочно	нічних	вечірніх	вихідних, святкових
<…>
25	0025	ч	Марченко И. И., охранник	8	8	8	8	—	—	8	8	8	8	8	—	—	8	8	Х	22	176	—	—	—	—
				Р	Р	Р	Р	—	—	Р	Р	Р	Р	Р	—	—	Р	Р	Х
				8	8	8	—	—	8	8	8	8	8	—	—	8	8	8
				Р	Р	Р	—	—	Р	Р	Р	Р	Р	—	—	Р	Р	Р
26	0026	ч	Носенко С. К., охранник	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	Х	20	168	—	80	40	—
				Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Х
				6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—
				Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—
27	0027	ч	Сопилка О. О., охранник	—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	Х	20	177	1	80	40	—
				—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	Х
				—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6
				—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН
28	0028	ч	Ященко Н. Г., охранник	9/6	—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2	Х	20	177	1	80	40	—
				Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Х
				9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2
				Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН
<…>