Табель обліку робочого часу
Табель обліку робочого часу
(далі — табель) — це поіменний список працівників структурного підрозділу (цеху (відділу), ділянки) підприємства, установи, організації. Типову форму табеля № П-5 затверджено наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489. Вона має рекомендаційний характер та складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. У свою чергу, підприємства можуть доповнювати цю форму іншими показниками, необхідними для обліку використання робочого часу з урахуванням специфіки своєї діяльності.Показники табеля є необхідними для:
— обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих;
— контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу;
— отримання даних про відпрацьований час;
— розрахунку заробітної плати;
— складання статистичної звітності з праці.
Ведення табеля є обов’язковим для всіх юридичних осіб, незалежно від кількості працівників (
п. 1 наказу № 489). Вести табель доречно і фізичним особам — підприємцям, розмір заробітної плати найманих працівників яких залежить від відпрацьованого часу.Табель ведеться на весь обліковий склад працівників окремо за кожною категорією працюючих (керівники, фахівці, службовці, робітники), та в межах категорій — у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку. Для ведення обліку використання робочого часу кожному працівнику присвоюється табельний номер. У разі звільнення (або переведення) працівника до іншого цеху (відділу) його колишній табельний номер не може бути присвоєно іншому працівнику і має залишатися вільним не менше трьох років.
На кожного працівника в табелі, як правило, заповнюється тільки один рядок. Виняток становлять
внутрішні сумісники. На них у табелі буде заповнено два рядки: в одному рядку вказується час основної роботи, а в другому — час роботи за сумісництвом.Табель складається
в одному примірнику уповноваженим на це працівником за два — три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць. Уключення працівника до табеля або виключення з нього (у зв’язку зі звільненням або внутрішнім переміщенням) здійснюється на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу та наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту). У свою чергу, відмітки в табелі про причини неявки на роботу або про фактично відпрацьований час, про роботу в надурочний час або інші відхилення від нормальних умов роботи здійснюються тільки на підставі інших належно оформлених документів з обліку особового складу. До таких документів належать накази про направлення у службове відрядження, про надання відпустки, листки непрацездатності тощо.Табель ведеться протягом місяця уповноваженим на це працівником, якого спеціально призначено (наказом по підприємству, установі), в якого ці обов’язки зазначені в посадовій інструкції та який несе персональну відповідальність за достовірність та правильність ведення табеля. Наприкінці місяця в табелі підбиваються підсумки щодо кількості годин, відпрацьованих кожним працівником. Заповнений табель підписується керівником підрозділу.
Що стосується табеля на аванс, то в ньому вказуються проміжні результати (за першу половину місяця з 1 по 15 число місяця включно).
Облік використання робочого часу здійснюється в табелі
методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень тощо).Відмітки
в табелі про фактично відпрацьований час, про причини неявок на роботу, про роботу в режимі неповного робочого часу, про роботу в надурочний час, скорочену тривалість робочого часу чи інші відхилення від нормальних умов роботи проставляються на підставі документів, оформлених належним чином.Для відображення використаного робочого часу за кожний день у табелі відведено
два рядки:нижній
— для проставляння умовних позначень видів витрат робочого часу;верхній
— для запису кількості відпрацьованих або невідпрацьованих годин за відповідними видами витрат робочого часу.Умовні позначення відпрацьованого часу (буквений та цифровий коди) наведено на титульному аркуші табеля за типовою формою № П5.
Умовне позначення видів витрат робочого часу наведемо в таблиці:
| Умовні позначення | Код | |
| буквений | цифровий | |
| 1 | 2 | 3 |
| Години роботи, передбачені колдоговором | Р | 01 |
| Години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства | РС | 02 |
| Вечірні години роботи | ВЧ | 03 |
| Нічні години роботи | РН | 04 |
| Надурочні години роботи | НУ | 05 |
| Години роботи у вихідні та святкові дні | РВ | 06 |
| Відрядження | ВД | 07 |
| Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки) | В | 08 |
| Щорічна додаткова відпустка (ст. 7, 8 Закону про відпустки) | Д | 09 |
| Додаткова відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-ХІІ | Ч | 10 |
| Творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки) | ТВ | 11 |
| Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 151 Закону про відпустки) | Н | 12 |
| Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закону про відпустки) | НБ | 13 |
| Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25, крім п.п. 3, 12, 13, 17, Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
| Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки) | ДО | 15 |
| Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону про відпустки) та відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки) | ВП | 16 |
| Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (п. 3 ст. 25 Закону про відпустки) | ДД | 17 |
| Відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) | НА | 18 |
| Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) | БЗ | 19 |
| Неявка у зв’язку з переведенням з ініціативи роботодавця на неповний робочий день (тиждень) | НД | 20 |
| Неявка у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання | НП | 21 |
| Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних та громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо) | ІН | 22 |
| Простій | П | 23 |
| Прогули | ПР | 24 |
| Масові невиходи на роботу (страйки) | С | 25 |
| Оплачувана тимчасова непрацездатність | ТН | 26 |
| Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та інше, що підтверджено довідками лікувальних закладів) | НН | 27 |
| Неявка з нез’ясованих причин | НЗ | 28 |
| Інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами | ІВ | 29 |
| Інші причини неявок | І | 30 |
Далі розглянемо окремі ситуації, при настанні яких можуть виникнути труднощі із заповненням табеля за формою № П-5.
1.
Щотижневий облік робочого часу. Як уже зазначалося, при щотижневому обліку робочого часу тривалість робочого дня протягом тижня може варіюватися. У табелі в такому разі необхідно відображати фактичну кількість відпрацьованих працівником годин.2. Підсумований облік робочого часу.
При підсумованому обліку робочого часу праця працівників регулюється графіками роботи (змінності), на підставі яких складають табель робочого часу, в якому відповідно фіксуються дані про явки/неявки працівників на роботу за графіком.Якщо відповідно до графіка змінності час роботи припадає на ніч, табелювати такі робочі години можна або
розбиваючи їх між суміжними добами, або відносити на день початку/кінця зміни.3. Вихідні, святкові та неробочі дні
. Табель за формою № П5 не передбачає кодування для вихідних (днів щотижневого відпочинку), святкових і неробочих днів. Поля таких днів можна залишати незаповненими або проставляти в них прокреслення .Водночас, якщо робота працівника в такі дні не передбачена трудовим договором та графіком роботи, то відпрацьований час табелюють з кодом «РВ» (06).
4. Неповний робочий час.
Для кодування роботи в режимі неповного робочого часу передбачено два коди:— «РС» (02) — години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства;
— «НД» (20) — неявка у зв’язку з переведенням з ініціативи роботодавця на неповний робочий день (тиждень).
Код «РС» (02) застосовується для кодування відпрацьованого неповного часу, установленого з ініціативи працівника (
ст. 56 КЗпП). Цей самий код застосовується для кодування робочого часу, відпрацьованого сумісником, оскільки робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу (див. лист Мінпраці від 03.03.2008 р. № 42/13/133-08).Кодом «НД» (20) позначають роботу в режимі неповного робочого часу, який установлено з ініціативи роботодавця (
ст. 32 КЗпП).5. Ненормований робочий день.
При встановленні працівнику ненормованого робочого дня в табелі вказується фактична кількість відпрацьованих годин (наприклад, 8,5 (8 год. 30 хв.), 10). Ураховуючи, що перелік умовних позначень видів витрат робочого часу не передбачає спеціального позначення для такого режиму роботи, фактичну кількість відпрацьованого часу позначають кодом «Р» (01).6. Нез’ясовані причини.
Якщо на момент заповнення табеля немає документів, що вказують на причину відсутності працівника на робочому місці, у табелі роблять відмітку про неявку з нез’ясованих причин («НЗ»). Після надання зазначених документів табельник повинен буде внести відповідні зміни.Приклад. Використовуючи умови прикладу на с. 33, наведемо фрагмент табеля робочого часу, заповненого на працівників відділу охорони підприємства.
<…>
ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ
на листопад 2011 року| Умовні позначення | Код | |
| буквений | цифровий | |
| Години роботи, передбачені колдоговором | Р | 01 |
| <…> | ||
| Вечірні години роботи | ВЧ | 03 |
| Нічні години роботи | РН | 04 |
| <…> | ||
ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ
| № п/п | Табельний номер | Стать (ч/ж) | П. І. Б., | Відмітки про явки та неявки за числами місяця (годин) | Відпрацьовано за місяць | <…> | ||||||||||||||||||||
| 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Х | днів | годин | |||||||||
| всього | з них: | |||||||||||||||||||||||||
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | надурочно | нічних | вечірніх | вихідних, святкових | |||||||
| <…> | ||||||||||||||||||||||||||
| 25 | 0025 | ч | Марченко І. І., охоронник | 8 | 8 | 8 | 8 | — | — | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | — | — | 8 | 8 | Х | 22 | 176 | — | — | — | — | |
| Р | Р | Р | Р | — | — | Р | Р | Р | Р | Р | — | — | Р | Р | Х | |||||||||||
| 8 | 8 | 8 | — | — | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | — | — | 8 | 8 | 8 |
| |||||||||||
| Р | Р | Р | — | — | Р | Р | Р | Р | Р | — | — | Р | Р | Р |
| |||||||||||
| 26 | 0026 | ч | Носенко С. К., охоронник | 6/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 15/4/2 | 9/6 | — | Х | 20 | 168 | — | 80 | 40 | — | |
| Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Х | |||||||||||
| 6/4/2 | 9/6 | — | 15/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — |
| |||||||||||
| Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — |
| |||||||||||
| 27 | 0027 | ч | Сопілка О. О., охоронник | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 15/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | Х | 20 | 177 | 1 | 80 | 40 | — | |
| — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | Х | |||||||||||
| — | 6/4/2 | 9/6 | — | 15/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 15/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 |
| |||||||||||
| — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ |
| |||||||||||
| 28 | 0028 | ч | Ященко Н. Г., охоронник | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 15/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 15/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | Х | 20 | 177 | 1 | 80 | 40 | — | |
| Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Х | |||||||||||
| 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 | 9/6 | — | 15/4/2 | 9/6 | — | 6/4/2 |
| |||||||||||
| Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ | Р/ | — | Р/ |
| |||||||||||
| <…> | ||||||||||||||||||||||||||
