Ежегодный отпуск

Ежегодный отпуск

Лилия УШАКОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Документами, определяющими продолжительность, условия и порядок предоставления ежегодных отпусков, являются КЗоТ, Закон об отпусках, другие законы и нормативно-правовые акты Украины.

Сразу же отметим, что ежегодный отпуск бывает основным (ст. 6 Закона об отпусках) и дополнительным (ст. 7, ч. 1 и 2 ст. 8 Закона об отпуска).

К ежегодным дополнительным отпускам относятся:

1) дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (ст. 7 Закона об отпусках);

2) дополнительный отпуск за особый характер труда (ст. 8 Закона об отпусках);

3) другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством.

Далее рассмотрим, кто имеет право на ежегодный отпуск и при выполнении каких условий.

Согласно ст. 2 Закона об отпусках право на ежегодный отпуск имеют граждане Украины, иностранные граждане и лица без гражданства, которые работают в Украине и состоят в трудовых отношениях с работодателями — юридическими лицами и физическими лицами — предпринимателями. Таким образом, лица, выполняющие работы (предоставляющие услуги) на основании гражданско-правовых договоров, права на ежегодный отпуск не имеют, поскольку в этом случае отношения регулируются не трудовым, а гражданским законодательством.

Ежегодный основной отпуск предоставляется всем работникам в обязательном порядке и гарантирован государством.

Ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда предоставляется работникам по Списку № 1290-1 (ст. 7 Закона об отпусках).

Работникам, профессии и должности которых не указаны в Списке № 1290-1, но которые отдельные периоды рабочего времени выполняют работу на производствах, в цехах, по профессиям и должностям, перечисленным в нем, дополнительный отпуск предоставляется на тех же основаниях, что и работникам, которые имеют право на такой отпуск.

Ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, предоставляется работникам, указанным в Списке № 1290-2 (ч. 1 ст. 8 Закона об отпусках).

Правила предоставления дополнительного отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, а также дополнительного отпуска за особый характер труда регулирует Порядок № 16-1 и Порядок № 16-2 соответственно.

Ежегодный дополнительного отпуск за особый характер труда работникам с ненормированным рабочим днем (ч. 2 ст. 8 Закона об отпусках) предоставляется в соответствии с Рекомендациями № 7 .

Список профессий и должностей, на которых может применяться ненормированный рабочий день, определяется коллективным договором (п. 7 Рекомендаций № 7). При этом обратите внимание, что согласно п. 2 Разъяснений № 7 ненормированный рабочий день не применяется для работников, занятых на работе с неполным рабочим днем. А вот для работников, работающих в режиме неполной рабочей недели, применение ненормированного рабочего дня возможно, а следовательно, они имеют право на дополнительный отпуск за особый характер труда согласно тому же п. 2 Рекомендаций № 7. Аналогичного мнения придерживается и Минтруда (см. письмо от 07.05.2002 г. № 010-430).

Ежегодный основной отпуск предоставляется за отработанный рабочий год, исчисление которого начинается со дня заключения трудового договора с работником (ст. 75 КЗоТ, ст. 6 Закона об отпусках).

По общему правилу право работника на ежегодные основной и дополнительный отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания шести месяцев непрерывной работы на данном предприятии.

Исключением из данного правила являются случаи предоставления ежегодного отпуска следующим категориям работников, которым на законодательном уровне гарантировано право на отпуск полной продолжительности независимо от стажа работы на данном предприятии (ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках):

1) женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

2) женщинам, имеющим двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида;

3) инвалидам;

4) лицам в возрасте до 18 лет;

5) мужчинам, жены которых пребывают в отпуске по беременности и родам;

6) лицам, уволенным после прохождения срочной военной или альтернативной (невоенной) службы, если после увольнения со службы они были приняты на работу в течение 3-х месяцев (не учитывая времени переезда на постоянное место проживания);

7) совместителям — одновременно с отпуском по основному месту работы;

8) работникам, которые успешно учатся в учебных заведениях и желают присоединить отпуск ко времени сдачи экзаменов, зачетов, написанию дипломных, курсовых, лабораторных и других работ, предусмотренных учебной программой;

9) работникам, которые не использовали на предыдущем месте работы полностью или частично основной отпуск и не получили за него денежную компенсацию;

10) работникам, которые имеют путевку (курсовку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лечения;

11) родителям-воспитателям детских домов семейного типа;

12) в других случаях, предусмотренных законодательством, коллективным или трудовым договором.

Кроме того, право на ежегодный отпуск (или его часть продолжительностью не менее 12 календарных дней) до истечения 6 календарных месяцев работы на данном предприятии имеют работники, дети которых в возрасте до 18 лет поступают в учебные заведения, расположенные в другой местности (ч. 8 ст. 10 Закона об отпусках). Такой отпуск предоставляется работнику для сопровождения ребенка к месту расположения учебного заведения и в обратном направлении. При наличии двоих или более детей указанного возраста такой отпуск предоставляется отдельно для сопровождения каждого ребенка.

Если же работник не относится к вышеперечисленным льготным категориям, но желает уйти в отпуск до окончания шестимесячного срока, то продолжительность его отпуска будет определяться пропорционально отработанному им времени на данном предприятии.

Порядок определения продолжительности отпуска в данном случае следующий:

1) определяется стаж работы , дающий право на отпуск в календарных днях без учета праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ (см. раздел «Как исчисляется стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск» на с. 7);

2) рассчитывается количество календарных дней ежегодного отпуска, которые приходятся на каждый календарный день периода, фактически отработанного работником, с учетом того, что отпуск полной продолжительности полагается за полный отработанный год (365 (в високосном году — 366) календарных дней).

Продолжительность отпуска, приходящаяся на один календарный день стажа, который дает право на отпуск, можно определить по следующей формуле:

П_к.д. = Д_о : (К - П) ,

где П_к.д. — продолжительность отпуска, приходящаяся на один календарный день стажа;

Д_о — количество календарных дней отпуска;

К — общее количество календарных дней в рабочем году, за который предоставляется отпуск (365 (в високосном году — 366) календарных дней);

П — количество праздничных и нерабочих дней согласно ст. 73 КЗоТ в рабочем году, за который предоставляется отпуск;

3) определяется количество причитающихся работнику дней ежегодного отпуска путем умножения стажа работы работника на данном предприятии (в днях) и продолжительности отпуска за один день работы.

Что касается ежегодного отпуска за второй и следующие годы работы, то отпуск полной продолжительности может быть предоставлен в любое время соответствующего года.

Ежегодные дополнительные отпуска, предусмотренные ст. 7 и 8 Закона об отпусках, предоставляются сверх ежегодного основного отпуска по одному основанию, выбранному работником. Предоставление дополнительных отпусков по нескольким основаниям предусмотрено для профессий и должностей, указанных в сносках к Списку № 1290-1 и Списку № 1290-2. Ежегодные дополнительные отпуска могут предоставляться одновременно с ежегодным основным отпуском или отдельно от него.

Ежегодные основной и дополнительные отпуска предоставляются работнику с таким расчетом, чтобы они были использованы, как правило, до конца рабочего года.

Очередность предоставления отпусков устанавливается графиком предоставления отпусков, который ежегодно утверждается работодателем по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным представителем трудового коллектива. При составлении графиков учитываются личные интересы работников и возможности для их отдыха, а также интересы производства (ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках).

Вместе с тем ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках определены категории работников, которым отпуск должен быть предоставлен в любое удобное для них время. К ним относятся:

— лица в возрасте до 18 лет;

— инвалиды;

— женщины перед отпуском по беременности и родам или после него;

— женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида;

— одинокие матери (отцы), воспитывающие ребенка без отца (матери); опекуны, попечители или другие одинокие лица, фактически воспитывающие одного или более детей в возрасте до 15 лет при отсутствии родителей;

— жены (мужья) военнослужащих;

— ветераны труда и лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной;

— ветераны войны, лица, имеющие особые заслуги перед Родиной, а также лица, на которых распространяется действие Закона № 3551;

— родители-воспитатели детских домов семейного типа;

— другие лица в других случаях, предусмотренных законодательством, коллективным или трудовым договором.

Кроме того, согласно действующему законодательству право на использование очередного отпуска в любое удобное время имеют:

— лица, отнесенные к 1 — 2 категориям пострадавших от Чернобыльской катастрофы (п. 22 ч. 1 ст. 20 и п. 1 ч. 1 ст. 21 Закона № 796);

— один из родителей (лицо, заменяющее родителей) ребенка, которому установлена инвалидность в связи с Чернобыльской катастрофой (п. 3 ч. 3 ст. 30 Закона № 796);

— ветераны воинской службы, ветераны органов внутренних дел, ветераны государственной пожарной охраны, ветераны службы гражданской защиты, ветераны Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины (п. 13 ст. 6 Закона Украины «О статусе ветеранов воинской службы, ветеранов внутренних дел и некоторых других лиц и их социальной защите» от 24.03.98 г. № 203/98-ВР).

Особый порядок предоставления ежегодных отпусков установлен для работников, которые учатся:

— в учебных заведениях без отрыва от производства. Таким лицам ежегодные отпуска по их желанию присоединяются ко времени проведения установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, времени подготовки и защиты дипломного проекта и других работ, предусмотренных учебной программой
(ч. 15 ст. 10 Закона об отпусках);

— в средних общеобразовательных вечерних (сменных) школах, классах, группах с очной, заочной формами обучения при общеобразовательных школах. Ежегодные отпуска по желанию данных работников предоставляются с таким расчетом, чтобы они могли быть использованы ими до начала обучения в этих заведениях (ч. 16 ст. 10 Закона об отпусках).

Стаж работы, который дает право на ежегодный отпуск (основной и дополнительный), определяют в соответствии со ст. 82 КЗоТ и ст. 9 Закона об отпусках. Ниже в таблице приведем периоды работы работника, которые включаются в стаж работы, дающий право на ежегодные основной и дополнительный отпуска.

Кроме того, в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск, работника, принятого на работу в порядке перевода с другого предприятия, который на предыдущем месте работы полностью или частично не использовал ежегодный основной и дополнительный отпуска и не получил за них денежную компенсацию, засчитывается время работы, за которое он не использовал эти отпуска на предыдущем месте работы (ч. 3 ст. 9 Закона об отпусках).

Продолжительность ежегодных отпусков определена Законом об отпусках, другими законами и подзаконными нормативно-правовыми актами. Она устанавливается в календарных днях и не зависит от режимов и графиков работы предприятия (ст. 5 Закона об отпусках).

При определении продолжительности ежегодного отпуска (как основного, так и дополнительного) праздничные и нерабочие дни не учитываются (ч. 2 ст. 5 Закона об отпусках). Перечень таких дней приведен в ст. 73 КЗоТ. На эти дни отпуск продлевают, но не оплачивают.

Продолжительность ежегодного основного отпуска , предоставляемого работникам за отработанный рабочий год, должна быть не меньше чем 24 календарных дня. Отметим, что 24 календарных дня — это минимальная продолжительность основного отпуска за отработанный год, установленная ст. 75 КЗоТ и ст. 6 Закона об отпусках.

В зависимости от характера выполняемой работы и занимаемой должности отдельным категориям работников ежегодный основной отпуск может предоставляться продолжительностью до 56 календарных дней.

Максимальная продолжительность ежегодного дополнительного отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями труда установлена Списком № 1290-1 в зависимости от производств, цехов, профессий и должностей работников. При этом в расчет времени, дающего право на дополнительный отпуск, засчитываются только те дни, когда работник фактически был занят на работах с вредными и тяжелыми условиями труда не менее половины продолжительности рабочего дня (п. 10 Порядка № 16-1).

Максимальная продолжительность ежегодного дополнительного отпуска, который предоставляется отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, установлена Списком № 1290-2. Причем, как и в предыдущем случае, в расчет времени, дающего право на дополнительный отпуск, засчитываются только те дни, когда работник фактически был занят на работах с особым характером труда не менее половины продолжительности рабочего дня (см. п. 7 Порядка № 16-2, письмо Минтруда от 24.05.2007 г. № 154/13/116-07).

Ежегодный дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день предоставляется пропорционально времени, отработанному на работе или должности, которая дает право на этот отпуск.

Конкретная продолжительность всех вышеперечисленных ежегодных дополнительных отпусков устанавливается в коллективном или трудовом договоре.

Продолжительность других видов дополнительных отпусков устанавливается нормативно-правовыми актами, которыми предусмотрено их предоставление.

Общая продолжительность ежегодного основного и дополнительного отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней (ст. 10 Закона об отпусках).

Возможность переноса ежегодного отпуска предусмотрена ст. 11 Закона об отпусках. Условно все случаи переноса ежегодного отпуска можно разбить на три группы:

1) перенос по требованию работника в случае (ст. 80 КЗоТ, ст. 11 Закона об отпусках):

— нарушения собственником или уполномоченным им органом срока письменного уведомления работника о времени предоставления отпуска;

— несвоевременной выплаты работодателем отпускных;

2) перенос в связи с непредвиденными обстоятельствами:

— временная нетрудоспособность работника, засвидетельствованная в установленном порядке;

— выполнение работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы;

— наступление срока отпуска в связи с беременностью и родами;

— совпадение ежегодного отпуска с отпуском в связи с учебой;

3) перенос по инициативе работодателя. В виде исключения ежегодный отпуск может быть перенесен на другой период, если его предоставление в ранее оговоренный срок может неблагоприятно сказаться на нормальной работе предприятия. При этом обязательно должны быть соблюдены следующие условия:

— работник должен дать письменное согласие на перенос отпуска;

— перенос должен быть согласован с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным представителем трудового коллектива;

— часть отпуска продолжительностью не менее 24 календарных дней должна быть предоставлена в текущем рабочем году.

В случае переноса ежегодного отпуска новый срок его предоставления устанавливается по согласованию между работником и работодателем. При этом необходимо соблюдать следующее требование: если причины, послужившие основанием для переноса ежегодного отпуска, наступили в период такого отпуска, то неиспользованная часть ежегодного отпуска может быть:

1) предоставлена после окончания действия причин , которые прервали его (ч. 4 ст. 11 Закона об отпусках),

или

2) перенесена на другой период по соглашению сторон. В данном случае неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Частью 1 ст. 12 Закона об отпусках установлено, что по просьбе работника ежегодный отпуск может быть разделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 календарных дней.

Из приведенной нормы можно сделать два вывода:

во-первых, разделение отпуска производится по просьбе работника и с согласия работодателя (ведь именно работодатель будет принимать окончательное решение о возможности такого разделения);

во-вторых, при разделении отпуска основная его часть не должна быть менее 14 календарных дней. При этом не обязательно, чтобы работник в первую очередь использовал основную часть отпуска. Работник по согласованию с работодателем вправе сам определить количество частей, на которые он желает разбить отпуск, и последовательность их использования.

Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику:

— до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск;

— с любого дня недели, независимо от того, в какой из дней недели окончилась предыдущая использованная его часть.

Согласно ст. 79 КЗоТ и ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках отзыв из ежегодного отпуска допускается исключительно для:

— предотвращения стихийного бедствия;

— предотвращения производственной аварии;

— немедленного устранения последствий стихийного бедствия или производственной аварии;

— предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества предприятия;

— в других случаях, предусмотренных законодательством (например, ст. 20 Закона Украины «О государственной службе» от 16.12.93 г. № 3723-XII предусматривает возможность отзыва из ежегодного основного или дополнительного отпуска по решению руководителя госслужащих для выполнения срочной и непредвиденной работы).

Приведенный перечень оснований для отзыва работника из отпуска является исчерпывающим.

Однако даже в вышеперечисленных случаях отзыв из отпуска возможен только при выполнении следующих условий:

1) работник должен письменно подтвердить свое согласие на отзыв из отпуска (исключение составляют госслужащие, которые могут быть отозваны из отпуска без их согласия, а по решению руководителя соответствующего госоргана);

2) основная непрерывная часть предоставленного отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. Это не означает, что сотрудника нельзя отозвать из отпуска до того момента, пока не пройдет 14 дней. Главное, чтобы это условие было соблюдено в дальнейшем при предоставлении работнику неиспользованных им дней отпуска;

3) неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется работнику по окончании действия причин, по которым он был отозван из отпуска, или по соглашению сторон переносится на другой период. При этом следует учитывать, что согласно ст. 12 Закона об отпусках неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Отзыв работника из отпуска оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Отметим, что неправомерный отзыв работника из ежегодного отпуска и/или отзыв без его согласия является нарушением трудового законодательства и может стать причиной привлечения руководителя предприятия к административной ответственности по ст. 41 КоАП (штраф в размере от 510 до 1700 грн.).

Оплата труда работника, отозванного из отпуска, производится с учетом суммы, которая была начислена на оплату неиспользованной части отпуска (ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках). То есть бухгалтер должен за время фактической работы начислить работнику заработную плату и произвести перерасчет отпускных. При предоставлении работнику впоследствии неиспользованных дней ежегодного отпуска среднюю заработную плату за эти дни необходимо будет рассчитать заново в случае, если:

— такой отпуск переносится на другой период по соглашению между работником и работодателем;

— начало отпуска, предоставленного после окончания действия причин, по которым он был отозван из отпуска, приходится на месяц, следующий за месяцем отзыва работника из отпуска.

Первым этапом процедуры оформления отпусков является составление графика отпусков, которое обычно производится ежегодно в начале календарного года. Форма графика отпусков законодательством не установлена, поэтому на каждом предприятии разрабатывается своя форма, удобная в использовании.

Как правило, составление графика отпусков происходит следующим образом:

1. По инициативе работодателя или профсоюзного органа на предприятии составляется график предоставления отпусков. При составлении графика в идеале должны быть учтены как интересы работодателя, так и личные интересы работников и возможности их отдыха. Составляя график отпусков, также не следует забывать о том, что на предприятии могут работать работники, которым работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (см. ответ на вопрос «Как устанавливается время ухода работника в отпуск?» на с. 7).

При составлении графика отпусков обычно не указывается конкретная дата ухода работников в отпуск, а устанавливается месяц начала и окончания отпуска.

2. Составленный график предоставления отпусков утверждается работодателем по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом
(ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках).

3. Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников предприятия под роспись.

Соблюдение утвержденного графика предоставления отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника. Внесение изменений в график возможно исключительно после согласования таких изменений со всеми заинтересованными сторонами. То есть, например, если работник по каким-либо причинам желает изменить период ухода в отпуск, утвержденный в графике отпусков, то он должен в заявлении на имя руководителя предприятия указать такие причины и желаемый период ухода в отпуск. После согласования желаемого периода отпуска с непосредственным руководителем работника и утверждения заявления работника руководителем предприятия изменения вносятся в график отпусков.

О дате начала отпуска работодатель обязан предупредить работника не позднее чем за две недели до установленного графиком срока. Сделать это можно двумя способами:

— путем направления работнику уведомления о дате начала отпуска (составляется в произвольной форме);

— путем ознакомления работника с приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска.

Если работник в установленный срок не будет предупрежден о дате начала ежегодного отпуска, то он может потребовать перенесения отпуска на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).

Вторым этапом документального оформления ежегодных отпусков работникам является составление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, типовая форма которого (форма № П-3) утверждена приказом № 489. Поскольку эта форма носит рекомендательный характер, на практике зачастую многие предприятия не используют указанную типовую форму, а пользуются собственными внутренними формами приказа (распоряжения).

Основанием для составления приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска является утвержденный график предоставления отпусков.

Приказ (распоряжение) составляется в двух экземплярах, один из которых остается в отделе кадров, а второй — передается в бухгалтерию. На основании данного приказа (распоряжения) отдел кадров вносит информацию о предоставляемом работнику отпуске в раздел «V. ВІДПУСТКИ» личной карточки (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата Украины и Минобороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/656), а бухгалтерия — рассчитывает сумму отпускных.

В табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом № 489):

— период ежегодного основного отпуска обозначается буквенным кодом «В» (цифровым — 08);

— период дополнительного основного отпуска — буквенным кодом «Д» (цифровым — 09).

В случае если на предприятии графики отпусков не составляются, документальное оформление предоставления отпусков осуществляется следующим образом:

1) работник подает работодателю заявление о предоставлении отпуска, в котором указывается желаемая дата ухода в отпуск и продолжительность отпуска;

2) на основании заявления работника, согласованного с его непосредственным руководителем, издается приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

Работник не вправе уходить в ежегодный отпуск в период, не согласованный с работодателем. Такой поступок может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины.

Нет, не может. Объясним почему.

В соответствии со ст. 80 КЗоТ и ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках запрещается непредоставление ежегодного отпуска полной продолжительности в течение двух лет подряд, а также непредоставление его в течение рабочего года лицам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Невыполнение данных требований является нарушением законодательства о труде и влечет за собой наложение штрафа на должностных лиц предприятий, учреждений, организаций в размере от 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КоАП). Причем отказ, в том числе письменный, именно работника от «похода» в отпуск, не освобождает работодателя от ответственности. Поэтому если на предприятии имеются такие трудолюбивые работники, которые не любят отдыхать, работодателю, дабы избежать штрафных санкции, следует уговорить их пойти в отпуск. Сделать это можно путем составления на предприятии графика предоставления отпусков. В данном случае основанием для издания приказа о предоставлении отпуска будет график отпусков (т.е. работник не должен подавать заявление на отпуск). О дате начала отпуска работодатель должен уведомить работника под роспись не позднее чем за две недели до установленного графиком срока. Здесь же отметим, что в случае если работник, который был ознакомлен под роспись с датой начала отпуска, отказывается уходить в отпуск, то такой отказ может быть расценен работодателем как нарушение трудовой дисциплины. То есть работодатель вправе применить к работнику меры взыскания, установленные ст. 147 КЗоТ за нарушение трудовой дисциплины.

Вместе с тем, если на предприятии по каким либо причинам отпуска не предоставлялись работникам вообще или предоставлялись частично, то работодателю следует учесть, что законодательством не предусмотрен срок давности, после которого работник утрачивал бы право на ежегодный отпуск. Кроме того, не предусмотрен запрет на предоставление подряд нескольких ежегодных отпусков, не использованных в предыдущие годы.

То есть, если работник по каким-либо причинам не использовал отпуска за несколько предыдущих лет, он имеет право использовать их в полном объеме, а в случае увольнения ему должна быть выплачена компенсация за все неиспользованные дни ежегодных отпусков (ст. 24 Закона об отпусках). Отметим также, что помимо неиспользованных дней ежегодных отпусков, компенсации подлежат неиспользованные дни отпусков на детей (см. статью «Предоставляем дополнительный отпуск работникам, имеющим детей» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 29, с. 28)

Расчет сумм отпускных в случае предоставления работнику ежегодного (основного или дополнительного) отпуска производится в соответствии с Порядком № 100 исходя из размера среднедневной заработной платы.

Учитывая положения п. 7 Порядка № 100, расчет отпускных можно представить в виде следующей формулы:

О = Д_о х ЗП_ср ,

где О — сумма отпускных;

Д_о — количество календарных дней отпуска;

ЗП_ср — размер средней заработной платы.

В свою очередь средняя зарплата для оплаты периода отпуска будет определяться как:

ЗП_ср =ЗП : (Д_рп - П - В),

где ЗП — сумма заработной платы и других выплат, включаемых в расчет средней заработной платы, начисленная в расчетном периоде;

Д_рп — общее количество календарных дней в расчетном периоде (за 12 месяцев — это 365 (в високосном году — 366) календарных дней или за другой меньший период);

П — количество праздничных и нерабочих дней согласно ст. 73 КЗоТ, приходящихся на расчетный период;

В — время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде.

Рассмотрим подробно порядок определения продолжительности расчетного периода и выплат, включаемых в расчет средней заработной платы.

1. Определяем продолжительность расчетного периода . Порядок определения расчетного периода для расчета отпускных представим в таблице на с. 14.

При определении продолжительности расчетного периода из общего количества календарных дней в расчетном периоде исключаются:

1) праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ;

2) время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам в расчетном периоде не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, а именно:

— время, в течение которого работник находился в отпуске без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 25 и 26 Закона об отпусках. Обращаем внимание: в случае если работнику на основании его заявления был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы большей продолжительности, нежели установленный ст. 26 Закона об отпусках (не более 15 календарных дней), например 25 календарных дней, то из расчетного периода необходимо исключить только 15 календарных дней, остальные 10 календарных дней из расчетного периода не исключаются и участвуют в расчете средней заработной платы;

— время нахождения работника в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (или шести лет в случаях, предусмотренных законодательством);

— время простоя не по вине работника (если средний заработок сохранялся частично);

— неотработанные дни в связи с работой в режиме неполной рабочей недели, установленном по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ). При этом выходные дни из расчета исключать не следует (см. письмо Минтруда от 07.08.2009 г. № 472/13/84-09 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 40).

Если же в расчетном периоде в течение определенного времени работник не работал по собственной инициативе и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, то такое время из расчетного периода, за который производится расчет отпускных, не исключается. Так, например, если работник работает на условиях неполной рабочей недели по собственному желанию (ст. 56 КЗоТ), или в расчетном периоде был прогул, расчетный период для определения средней заработной платы для расчета отпускных не уменьшают на количество неотработанных по названным причинам дней.

Отметим, что период отпуска по беременности и родам не исключается из расчетного периода для определения суммы отпускных.

Обращаем внимание: для работников со сдельной оплатой труда в случае отсутствия оперативных данных для расчета заработка за последний месяц расчетного периода такой последний месяц можно заменить другим месяцем, который непосредственно предшествует расчетному периоду.

2. Определяем выплаты, участвующие в расчете отпускных . Перечень выплат, которые следует включать в расчет отпускных, приведен в п. 3 Порядка № 100, а тех, которые не включаются в расчет, — в п. 4 Порядка № 100. Для наглядности приведем их в таблице на с. 15.

Обращаем внимание: абзацем первым п. 3 Порядка № 100 установлено, что при расчете средней заработной платы для оплаты периода отпусков только премии включаются в заработную плату того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату. Все остальные выплаты должны учитываться в сумме выплат за те месяцы, за которые они начислены (см. письмо Минсоцполитики от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11 и консультацию специалиста Минсоцполитики в газете «Праця і зарплата», 2012, № 12, с. 11). Это, в частности, касается «переходящих» выплат — больничных и отпускных. Так, например, в случае если в первом месяце расчетного периода май 2011 года — апрель 2012 года, т. е. в мае 2011 года, работнице были начислены больничные за период с 25 апреля по 3 мая 2011 года, то при расчете отпускных сумма больничных, начисленная за дни болезни в апреле 2011 года, учитываться не будет.

Все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены, без вычета сумм налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ) в части удержаний, алиментов и т. д., за исключением отчислений из заработной платы лиц, осужденных по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы.

Пример 1. Работник принят на работу с 05.09.2011 г. Согласно приказу о предоставлении отпуска, изданному на основании утвержденного графика отпусков, работнику предоставляется ежегодный отпуск с 7 мая 2012 года продолжительностью 24 календарных дня. Причем поскольку 9 мая 2012 года — праздничный день, то отпуск работника продлевается на этот день.

В расчетном периоде (октябрь 2011 — апрель 2012) работнику начислены:

— зарплата в сумме 20250 грн.;

— больничные — 707,55 грн.;

— материальная помощь — 300 грн.;

— премия по итогам работы за 2011 год — 600 грн. (начислена в январе 2012 года).

1. Определим количество календарных дней, участвующих в расчете средней зарплаты.

Количество календарных дней в расчетном периоде составило 213 к. дн.

Количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на данный период, — 4 к. дн. (1, 7 января, 8 марта и 15 апреля 2012 года).

Количество календарных дней, участвующих в расчете средней заработной платы,

213 - 4 = 209 (к. дн.).

2. Определим выплаты, участвующие в расчете средней зарплаты.

В расчете средней зарплаты для определения суммы отпускных не участвует материальная помощь.

Поскольку расчетный период для исчисления средней заработной платы составил 7 месяцев, премия, начисленная в 2012 году по итогам работы в 2011 году, попадет в расчет в размере 7/12 от ее суммы —

600 : 12 х 7 = 350 (грн.).

Остальные выплаты включаются в расчет в полном объеме.

3. Рассчитаем среднедневную зарплату:

(20250 + 707,55 + 350) : 209 = 101,95 (грн.).

4. Определим сумму отпускных:

101,95 х 24 = 2446,80 (грн.).

Пример 2. Работница уходит в ежегодный отпуск с 30.04.2012 г. на 24 календарных дня, а с 26.12.2011 г. по 29.04.2012 г. она находилась в отпуске в связи с беременностью и родами.

Расчетный период для определения суммы отпускных — апрель 2011 года — март 2012 года.

В расчетном периоде работнице начислены следующие выплаты:

— заработная плата 28254,55 грн.;

— пособие по беременности и родам — 14458,50 грн., из них за апрель 2012 г. — 3327,75 грн.

С 4 по 22 апреля 2011 года (19 календарных дней) работница находилась в отпуске без сохранения заработной платы в связи с семейными обстоятельствами. Основанием для предоставления такого отпуска послужило заявление работницы.

1. Определим количество календарных дней, участвующих в расчете средней зарплаты:

366 - 10 - 15 = 341 (к. дн.),

где — 366 — количество календарных дней в расчетном периоде;

10 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период;

15 — количество календарных дней, на протяжении которых работница находилась в отпуске без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 26 Закона об отпусках. Несмотря на то что согласно условию примера работнице был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы большей продолжительности, нежели установленный ст. 26 Закона об отпусках (19 календарных дней), из расчетного периода мы имеем право исключить только 15 календарных дней (т. е. максимальное количество календарных дней такого отпуска, определенное ст. 26 Закона об отпусках). Оставшиеся 4 календарных дня отпуска (19 - 15) будут участвовать в расчете средней заработной платы.

Обращаем внимание: предоставление работодателем отпуска без сохранения заработной платы большей продолжительности, нежели указана в ст. 25 и 26 Закона об отпусках, является грубым нарушением действующего трудового законодательства.

2. Определим выплаты, участвующие в расчете средней зарплаты.

За время нахождения в декрете за работницей сохраняется средний заработок (пособие по беременности и родам), и она находится в трудовых отношениях со своим работодателем. Поэтому время нахождения в отпуске по беременности и родам должно включаться в расчетный период, а сумма пособия учитываться при определении средней заработной платы для выплаты отпускных.

3. Рассчитаем среднедневную зарплату:

(28254,55 + 14458,50 - 3327,75) : 341 = 115,50 (грн.).

4. Определим сумму отпускных:

115,50 х 24 = 2772,00 (грн.).

С целью недопущения снижения средней заработной платы при расчете отпускных п. 10 Порядка № 100 установлена обязанность работодателя проводить корректировку выплат, учитываемых при расчете средней заработной платы и начисленных до такого повышения, на коэффициент их повышения в случае повышения тарифных ставок и должностных окладов на предприятии, в учреждении, организации согласно актам законодательства и/или решениям, предусмотренным коллективным договором:

1) в расчетном периоде, за который производится расчет средней заработной платы;

2) во время пребывания работника в отпуске. В данном случае корректировка средней заработной платы и доначисление отпускных проводятся за период со дня повышения должностных окладов (тарифных ставок) (см. абзац второй п. 10 Порядка № 100). Подобное доначисление также должно проводиться и в случае, когда работник сразу после отпуска увольняется, а в период его пребывания в отпуске произошло повышение окладов (см. письмо Минтруда от 24.10.2008 г. № 696/13/84-08).

Данное правило распространяется также на случаи, когда месячный оклад (тарифная ставка) привязан к размеру минимальной заработной платы и повышается в связи с повышением минзарплаты согласно действующему законодательству.

Корректировка не производится :

1) в случае изменения тарифной ставки (должностного оклада) работника в связи с присвоением ему более высокого разряда, переводом на другую высокооплачиваемую работу (должность) и т. п. (абзац третий п. 10 Порядка № 100). При этом если в расчетном периоде, помимо повышения оклада в связи с повышением работника в должности, были повышения окладов по решениям, предусмотренным в коллективных договорах либо согласно актам законодательства, то корректировку средней зарплаты проводить нужно;

2) если в расчетном периоде или в периоде, на протяжении которого за работником сохранялся средний заработок, произошло повышение тарифных ставок (должностных окладов) только отдельным категориям работников (см. письмо Минтруда от 03.08.2005 г. № 18-441-1).

Обращаем внимание: корректировать необходимо все выплаты, которые были начислены в расчетном периоде и учитываются при исчислении средней заработной платы за промежуток времени до повышения, а не только оклад (тарифную ставку).

Коэффициент корректировки рассчитывается путем деления оклада (тарифной ставки), установленного работнику после повышения, на оклад (тарифную ставку), который был у работника до повышения.

Такие коэффициенты рассчитывают для каждого работника отдельно по каждому случаю повышения оклада.

Рассчитанный коэффициент или несколько коэффициентов, если зарплата повышалась несколько раз, умножают на выплаты за период до повышения. Исходя из откорректированной таким образом зарплаты определяют среднюю зарплату для расчета отпускных.

На хозрасчетных предприятиях корректировка заработной платы и других выплат производится с учетом их финансовых возможностей (абзац первый п. 10 Порядка № 100). То есть в случае тяжелого финансового положения хозрасчетное предприятие имеет право уменьшить коэффициент корректировки, издав приказ (распоряжение) о применении более низкого коэффициента корректировки. Данный приказ (распоряжение) должен согласовываться с профсоюзной организацией предприятия или другим уполномоченным на представительство трудового коллектива органом. Однако не проводить корректировку вообще такое предприятие не имеет права (см. письмо Минтруда от 24.10.2008 г. № 696/13/84-08 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 40).

Отметим, что в случае снижения работникам размера должностных окладов (тарифных ставок) корректировка не производится.

Пример 3. Работник уходит в ежегодный отпуск с 14 мая 2012 года на 24 календарных дня. В течение расчетного периода (май 2011 г. — апрель 2012 г.) должностной оклад работника повышался три раза в соответствии с положениями коллективного договора. Кроме того, в июне 2012 г., во время пребывания работника в ежегодном отпуске, на предприятии произошло очередное повышение окладов согласно коллективному договору. После повышения оклад работника составил 3960 грн.

Данные о начисленном доходе работника за последние 12 календарных месяцев приведены ниже в таблице на с. 20.

В связи с нестабильным финансовым положением предприятия в начале 2012 года было принято решение о применении более низких корректировочных коэффициентов для проведения корректировки выплат, учитываемых при расчете средней заработной платы для расчета отпускных, а именно в размере 60 % от фактического процента повышения окладов (ставок). Решение было оформлено приказом руководителя, который согласован с профсоюзной организацией предприятия.

Объясним некоторые показатели таблицы.

Коэффициент корректировки заработной платы за май 2011 года составляет 1,08 (2700 : 2500). Это означает, что оклад работника повышен с июня 2011 года на 8 %. Но с учетом финансовых возможностей предприятия коэффициент повышения заработной платы для расчета отпускных будет применяться на уровне 1,048, т. е. учитывается рост оклада на 4,8 % (8 % х 0,6).

Аналогичным образом рассчитаны коэффициенты перерасчета в остальных случаях повышения зарплаты.

Поскольку зарплата повышалась трижды, то для корректировки зарплаты за май 2011 года сумму выплат, учитываемых для расчета отпускных, умножают на предварительно рассчитанные коэффициенты повышения оклада в июне, октябре 2011 года и феврале 2012 года. То есть зарплата работника за май 2011 года в расчет среднего заработка попадет в сумме

2750 х 1,048 х 1,111 х 1,075 = 3442,04 (грн.).

Выплаты за июнь — сентябрь 2011 года корректируются на коэффициенты повышения оклада в октябре 2011 года и феврале 2012 года.

Выплаты за период октябрь 2011 года — январь 2012 года — только на коэффициент повышения оклада в феврале 2012 года.

Выплаты за февраль — апрель 2012 года не корректируют, так как они рассчитаны исходя из повышенного оклада.

Рассчитаем сумму отпускных, подлежащих начислению работнику за время отпуска, с учетом проведенной корректировки.

Количество календарных дней, участвующих в расчете средней заработной платы,

366 - 10 = 356 (к. дн.).

Среднедневная заработная плата составит:

44646,62 : 356 = 125,41 (грн.).

Сумма отпускных составит:

125,41 х 24 = 3009,84 (грн.),

из них 2257,38 грн. — отпускные, приходящиеся на май 2012 года, 752,46 грн. — отпускные, приходящиеся на июнь 2012 года.

Поскольку во время нахождения работника в ежегодном отпуске на предприятии произошло повышение окладов, то работнику необходимо откорректировать отпускные за 6 дней июня 2012 года

Коэффициент повышения оклада в июне 2012 года составил 1,1 (3960 грн. : 3600 грн.). Однако с учетом финансовых возможностей предприятия коэффициент корректировки составит 1,06.

Сумма средней заработной платы с учетом коэффициента за июнь 2012 года составит:

125,41 х 1,06 = 132,93 (грн.).

Сумма отпускных за дни отпуска, приходящихся на июнь 2012 года, составит:

132,93 х 6 = 797,58 (грн.).

Сумма доплаты отпускных после проведения перерасчета равна:

797,58 - 752,46 = 45,12 (грн.).

Обращаем внимание: если о повышении оклада работника известно еще до начисления отпускных, то соответствующий коэффициент необходимо применять еще на этапе расчета отпускных.

Пример 4. Работник уходит в ежегодный отпуск с 30 апреля 2012 года на 24 календарных дня. Расчетным периодом является апрель 2011 года — март 2012 года. В течение расчетного периода заработная плата работника повышалась трижды: первый раз — с 01.07.2011 г. в связи с повышением должностных окладов на предприятии всем работникам, второй раз — с 01.09.2011 г. в связи с переходом на новую должность, третий раз — с 01.01.2012 г. в связи с повышением должностных окладов на предприятии всем работникам.

В данном случае заработная плата работника на предыдущей и на нынешней должности должна корректироваться на коэффициенты повышения заработной платы по соответствующей должности.

Допустим, что на предприятии повышение окладов проводилось:

— по предыдущей должности работника — в июле 2011 года на 20 %, в январе 2012 года на 15 %;

— по нынешней должности работника — в январе 2012 года на 10 %.

Далее в таблице приведем порядок расчета коэффициентов корректировки зарплаты для такого работника.

Рассчитаем сумму отпускных, подлежащих начислению работнику за время отпуска, с учетом проведенной корректировки.

Среднедневная заработная плата составит:

46510 : 356 = 130,65 (грн.),

где 356 — количество календарных дней, участвующих в расчете средней заработной платы.

Сумма отпускных составит:

130,65 х 24 = 3135,60 (грн.).

ЕСВ . Поскольку оплата периода ежегодных и дополнительных отпусков входит в фонд оплаты труда в составе дополнительной заработной платы на основании п.п. 2.2.12 Инструкции № 5, то она включаются в базу для начисления и удержания ЕСВ (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона № 2464, пп. 3.1.1, 4.3.5 Инструкции № 21-5).

Размер ЕСВ в части начислений на сумму отпускных зависит от класса профессионального риска производства (ч. 5 Закона № 2464 и п.п. 3.1.1 Инструкции № 21-5). Размер ЕСВ в части удержаний с суммы отпускных в общем случае составляет 3,6 % (абзац первый ч. 7 ст. 8 Закона № 2464, п. 3.5 Инструкции № 21-5).

Сумма отпускных отражается работодателем в таблице 1 и таблице 6 приложения 4 к Порядку формирования и представления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденному постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 08.10.2010 г. № 22-2.

НДФЛ . Для целей обложения НДФЛ отпускные подпадают под понятие «заработная плата».
В связи с чем отпускные:

— учитываются при определении предельного размера дохода, дающего право на получение налоговой социальной льготы (далее — НСЛ). Для данных целей отпускные, приходящиеся на несколько месяцев, распределяются по месяцам, за которые они начислены (абзац третий п.п. 169.4.1 НКУ);

— при определении базы налогообложения уменьшаются на сумму ЕСВ и НСЛ (при наличии права на нее);

— в составе заработной платы облагаются НДФЛ по ставкам, установленным п. 167.1 НКУ, а именно 15 % и 17 %.

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ суммы отпускных отражаются в общей сумме заработной платы, начисленной работнику в отчетном периоде, с признаком дохода «101».

Ниже в таблице приведем предельные сроки уплаты НДФЛ и ЕСВ с сумм отпускных.

Бухгалтерский учет . В бухгалтерском учете начислению отпускных предшествует создание обеспечения для возмещения расходов на оплату отпусков работникам (обычно называемого просто «резерв отпусков») (п. 13 П(С)БУ 11).

Обеспечение создается ежемесячно только для оплаты ежегодных (основного и дополнительных) отпусков и дополнительных отпусков работникам с детьми.

Создание резерва отпусков отражается по кредиту субсчета 471 в корреспонденции с дебетом соответствующего счета учета расходов — 23, 91, 92, 93, 94 (см. письмо Минфина от 24.05.2007 г. № 31-34000-10-10/10654 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 37).

Суммы созданных обеспечений в бухгалтерском учете являются обязательствами и признаются расходами (пп. 6 и 13 П(С)БУ 11).

Использование резерва отпусков (начисление отпускных работникам) отражается по дебету субсчета 471 в корреспонденции с кредитом субсчетов:

— 661 — на сумму начисленных отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск;

— 651 — на сумму начисленного на отпускные или компенсацию ЕСВ.

Обращаем внимание: в случае если сумма начисленного резерва отпусков меньше суммы отпускных и начисленного на них ЕСВ, то сумма отпускных и ЕСВ, превышающая резерв, начисляется за счет расходов отчетного периода. Использовать резерв больше, чем он был начислен, нельзя.

Налоговый учет. Суммы отпускных, начисленных работникам, включаются в расходы на основании пп. 138.8.2, 138.8.5, 138.10.2, 138.10.3 и п. 142.1 НКУ.

Сумма ЕСВ , начисленного на всю сумму отпускных, относится на расходы на основании п.п. 138.10.4, п. 143.1 НКУ.

Относительно момента возникновения расходов по резерву на оплату отпусков отметим следующее. Исходя из норм НКУ в налоговом учете должен соблюдаться принцип признания расходов, аналогичный, приведенному выше для бухгалтерского учета. Однако такой подход, наверное, будет сложно доказать проверяющим органам. Поэтому мы не рекомендуем списывать в расходы создание резерва отпусков и считаем, что наиболее безопасно отражать расходы по факту начисления отпускных работнику.

В Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия (далее — декларация), форма которой утверждена приказом Минфина Украины от 28.09.2011 г. № 1213, расходы на оплату периодов ежегодных отпусков (ЕСВ):

— производственного и общепроизводственного персонала (которые включаются в расходы периода) — в строке 05.1 декларации;

— административного персонала — в строке 06.1 декларации;

— работников службы сбыта — в строке 06.2 декларации.

Выплата отпускных производится работодателями не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 21 Закона об отпусках, письмо Минтруда от 26.06.2009 г. № 155/13/116-09 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 66). То есть между днем выплаты отпускных и первым днем отпуска должно пройти три календарных дня.

В заключение хотелось бы пожелать нашим читателям приятного отдыха в отпуске. А правильно рассчитать и учесть суммы отпускных поможет бухгалтерам материал данной статьи.