Новогоднее веселье: порядок учета расходов на проведение корпоративного праздника

Новогоднее веселье: порядок учета расходов на проведение корпоративного праздника

Новый год — праздник, который любят и ждут все без исключения. Еще задолго до его наступления мы начинаем готовиться к встрече с этим волшебным мгновением: украшаем дом, покупаем подарки, шампанское, мандарины и, конечно, верим, что впереди нас ждет все хорошее, искреннее и доброе. И как приятно, что такое чудесное настроение можно разделить с коллегами по работе за праздничным столом, ведь дружный, веселый и отзывчивый коллектив — уже сам по себе прекрасный подарок. О том, как отражаются в учете предприятия расходы на организацию корпоративного новогоднего мероприятия, пойдет речь в данной статье.

Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон № 481 — Закон Украины «О государственном регулировании производства и оборота спирта этилового, коньячного и плодового, алкогольных напитков и табачных изделий» от 19.12.95 г. № 481/95-ВР.

Закон № 2275 — Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины» от 20.05.2010 г. № 2275-VI.

Закон № 2464 — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

Организация корпоративного мероприятия по празднованию Нового года требует от предприятия определенных расходов, которые зависят от масштабов, бюджета и тематики праздника.

Как правило, такие расходы связаны с:

— арендой помещения (праздничный вечер можно провести в банкетном зале ресторана, в ночном клубе, в боулинг-клубе, в театре, на теплоходе, на турбазе и т. п., хотя можно довольствоваться и стенами родного офиса);

— организацией фуршета;

— организацией культурно-развлекательной программы.

Если для проведения праздника вы выбрали одно из развлекательных заведений (кафе, ресторан, ночной клуб и т. п.), то здесь уже все организовано: и помещение, и соответствующее меню, включая спиртные напитки, и музыкальное сопровождение. Вам остается позаботиться лишь об издании руководителем соответствующего приказа (распоряжения) о проведении новогоднего вечера, утверждении сметы расходов на подготовку и проведение праздника, об оплате счета за услуги заведения и грамотном отражении понесенных расходов в учете предприятия. Причем порядок такого отражения зависит здесь от того, как представлено данное мероприятие (а варианты могут быть разными) — то ли это развлекательное действо, то ли собрание трудового коллектива, то ли рекламная акция.

Развлекательный характер праздничного мероприятия не позволяет включить затраты на его организацию и проведение в состав налоговых расходов. Все дело в том, что согласно п.п. 139.1.1 НКУ расходы на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков (кроме благотворительных взносов и пожертвований неприбыльным организациям, указанным в ст. 157 НКУ, и расходов в рамках рекламной деятельности по п.п. 140.1.5 НКУ) рассматриваются как не связанные с хозяйственной деятельностью, а следовательно, не имеющие налоговорасходного статуса.

Нехозяйственная направленность расходов на новогодне-праздничные мероприятия не дает предприятию права и на отражение сумм «входного» НДС по ним в составе налогового кредита (см. п. 198.3 НКУ).

В бухгалтерском учете такие расходы классифицируются как прочие расходы операционной деятельности с отражением их на одноименном субсчете 949.

Пример 1. Предприятие «Люкс» 28.12.2012 г. проводит для своих работников новогодний вечер в клубе-ресторане «Парадиз». Мероприятие носит развлекательный характер, о чем говорят соответствующие подтверждающие документы (счет на оплату услуг заведения ресторанного хозяйства и акт предоставленных услуг).

Расходы на проведение праздника составляют 30000 грн. (в том числе НДС 20 % — 5000 грн.).

В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

Таблица 1

Порядок учета расходов на проведение новогоднего мероприятия

Каким бы ярким и веселым не оказался вечер, проведенный в ресторане или ночном клубе, отсутствие налоговых расходов и налогового кредита по НДС в данном случае не может не огорчать. Поэтому имеет смысл поискать другие варианты интерпретации праздничного мероприятия, имеющие более выгодные налогово-учетные последствия. Одним из таких вариантов является придание проводимому мероприятию статуса производственного собрания или семинара (конференции, тренинга).

При выборе места проведения новогоднего праздника под вывеской общего собрания трудового коллектива или семинара (конференции, тренинга) по теме, соответствующей профилю деятельности предприятия, лучше отказаться от банкетного зала ресторана, ночного клуба или яхты (уж слишком явно здесь прослеживается развлекательное направление). Для этой цели больше подойдут актовый или концертный зал (либо конференц-зал в каком-либо выставочном центре, отеле, пансионате, санатории и т. п.), которые можно арендовать.

При этом потребуется оформить:

— приказ (распоряжение) руководителя о проведении мероприятия с указанием повестки дня собрания или программы работы семинара (конференции, тренинга);

— протокол общего собрания трудового коллектива или отчет о проведении семинара (конференции, тренинга) с приложением документов, содержащих тезисы выступлений участников мероприятия;

— договор аренды помещения, акт предоставленных услуг, налоговую накладную (если контрагент является плательщиком НДС);

— другие первичные документы, связанные с проведением мероприятия.

Такие действия дадут предприятию возможность связать расходы на проведение официального мероприятия (в том числе, расходы на аренду помещения) со своей хозяйственной деятельностью и отразить их в составе налоговых расходов, а «входной» НДС по ним — в составе налогового кредита (п. 198.3 НКУ). Причем, подтверждая данную связь, расходы нужно представить так:

— в качестве организационно-корпоративных, если мероприятие имеет статус общего собрания трудового коллектива. В этом случае затраты на организацию и проведение собрания попадут в налоговые расходы на основании п.п. «а» п.п. 138.10.2 НКУ, разрешающего налогоплательщику включать в состав административных расходов общие корпоративные расходы, включая организационные расходы, расходы на проведение годовых и других собраний органов управления;

— в качестве информационных или консультационных, если мероприятие имеет статус семинара (конференции, тренинга). При таких условиях потраченные суммы будут отражены в составе налоговых расходов на основании п.п. «г» п.п. 138.10.2 НКУ, относящего к административным расходам вознаграждение за консультационные, информационные, аудиторские и другие услуги, которые получает налогоплательщик для обеспечения хозяйственной деятельности. Впрочем, не будет ошибкой учитывать указанные «учебные» расходы по направлениям (общепроизводственное, административное или сбытовое) в зависимости от тематики учебного мероприятия. Подробнее вопросы отражения в учете таких расходов рассмотрены в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 74, с. 39.

Для отражения расходов, классифицируемых как административные, в декларации по налогу на прибыль предназначена строка 06.1.

Имейте в виду: поскольку предновогодняя встреча сотрудников в данном случае носит сугубо деловой характер, предприятие не должно оплачивать услуги музыкантов и Деда Мороза, а также осуществлять расходы на приобретение продуктов для застолья, на фейерверк и на украшение зала гирляндами, шарами. Мало того, что сами такие расходы не попадут в категорию налоговорасходных, поскольку не имеют связи с хоздеятельностью налогоплательщика, так еще и могут поставить под сомнение серьезность всего проводимого мероприятия, ведь производственное собрание/семинар (конференция, тренинг) и Дед Мороз с музыкой, танцами, шампанским, фейерверком — понятия трудно совместимые.

Впрочем, это вовсе не означает, что работники в новогодний вечер будут сидеть на голодном пайке и не смогут повеселиться. Учитывая, что цена арендной платы является договорной, с согласия арендодателя в нее может быть включена стоимость и других услуг, которые не обязательно расшифровывать в договоре аренды. Так вы легко выйдете из положения и отпразднуете по полной программе.

В бухгалтерском учете расходы на проведение общего собрания трудового коллектива (семинара, конференции, тренинга и т. п.) в большинстве случаев относятся к административным расходам и отражаются на одноименном счете 92.

Пример 2. Предприятие «Маяк» 27.12.2012 г. проводит семинар для своих работников на тему «Методы повышения личной и командной эффективности». В договоре с организатором семинара такие услуги названы как информационно-консультационные. Стоимость семинара — 48000 грн. (в том числе НДС 20 % — 8000 грн.).

В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

Таблица 2

Порядок учета расходов на проведение новогоднего мероприятия как семинара

Если вы наметили устроить праздник не только для работников предприятия, но и для приглашенных гостей, то лучше оформить его в виде рекламного мероприятия. Благодаря этому расходы на организацию и проведение такой вечеринки можно будет считать связанными с хоздеятельностью. А сомнений в этой связи быть не должно — рекламная презентация предприятия (производимой им продукции/предоставляемых им услуг), бесспорно, направлена на расширение круга потенциальных покупателей, заключение новых соглашений и, как следствие, — на получение дохода, что, собственно, и является определяющим критерием для признания деятельности хозяйственной (см. п.п. 14.1.36 НКУ).

Ну а раз связь осуществленных затрат с хоздеятельностью в данном случае есть, значит, есть налоговые расходы — п.п. «г» п.п. 138.10.3 и п.п. 140.1.5 НКУ позволяют учесть затраты на рекламу, исследование рынка (маркетинг), предпродажную подготовку товаров в составе расходов на сбыт, а также налоговый кредит в сумме «входного» НДС по ним.

В декларации по налогу на прибыль для отражения расходов на сбыт предназначена строка 06.2.

Направленность праздничному мероприятию должен задать приказ (распоряжение) руководителя предприятия, в котором четко читается цель проведения данного гуляния — рекламная.

В качестве документального подтверждения рекламно-хозяйственного характера организованного действа вам понадобятся:

— план проведения рекламной акции;

— смета расходов на подготовку и проведение акции;

— список приглашенных лиц из числа настоящих и потенциальных партнеров;

— первичные документы (накладные, акты и т. п.), касающиеся проведения акции;

— отчет о проведении акции;

— отчет о выполнении сметы с отражением в нем фактических расходов на проведение акции.

Подробнее о том, как обосновать рекламный характер проводимого налогоплательщиком мероприятия и соответственно его хозяйственную направленность, читайте в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 60, с. 5.

Кроме того, желательно, чтобы приглашенные на праздник лица получили рекламные материалы (листовки, прайс-листы, буклеты, брошюры и т. п.). Распространение таких материалов, по нашему мнению, не должно сопровождаться возникновением налогового дохода и налоговых обязательств по НДС. Хотя в отношении НДС-последствий такой операции налоговики придерживаются иного мнения: бесплатное распространение материалов с целью рекламы является объектом обложения НДС на общих основаниях (см. консультацию, размещенную в разделе 130.05 ЕБНЗ). По этому поводу см. также «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 60, с. 12.

В бухгалтерском учете расходы на проведение новогоднего праздника, организованного в рекламных целях (в частности, на аренду зала, изготовление рекламных материалов), относятся к расходам на сбыт с отражением их на одноименном счете 93.

Пример 3. Предприятие «Марс» 29.12.2012 г. проводит новогодний вечер в рекламных целях в кафе «Эллипс». Сумма затрат на проведение данного мероприятия составляет 36000 грн. (в том числе НДС 20 % — 6000 грн.).

На новогоднем вечере были распространены рекламные листовки. Затраты на их изготовление составили 2400 грн. (в том числе НДС 20 % — 400 грн.).

В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

Таблица 3

Порядок учета расходов на проведение новогоднего вечера, организованного в рекламных целях

Проведение новогоднего мероприятия может быть организовано и профсоюзной организацией для членов профсоюза при условии наличия в ее смете соответствующей статьи расходов.

В этом случае документами, подтверждающими проведение новогоднего мероприятия, будут:

— решение профкома о проведении новогоднего вечера для членов профсоюза;

— смета доходов и расходов;

— накладные на получение товаров, продуктов питания от поставщиков, акты выполненных работ (предоставленных услуг);

— акты о списании товаров, продуктов питания для проведения новогоднего вечера.

Если у профсоюзной организации недостаточно собственных средств для проведения новогоднего праздника, например, в связи с финансированием нескольких одновременно проводимых мероприятий (приобретение детских подарков, билетов на новогодне-рождественские мероприятия для детей, премирование профактива и т. п.), предприятие вправе предоставить профсоюзу безвозвратную финансовую помощь или добровольное пожертвование.

В таком случае у профсоюза, зарегистрированного в Реестре неприбыльных учреждений и организаций (признак неприбыльности с кодом 0016), сумма полученных денежных средств не будет облагаться налогом на прибыль (п.п. «є» п. 157.1, п. 157.9 НКУ).

Предприятие же такие отчисления сможет отнести в состав своих налоговых расходов на основании общего для всех неприбыльных организаций п.п. «а» п.п. 138.10.6 НКУ в размере, не превышающем 4 % налогооблагаемой прибыли за прошлый отчетный год. Однако учтите, что согласно п.п. «б» п.п. 138.10.6 НКУ 4 % лимит исчисляется с учетом положений п.п. «а» п.п. 138.10.6 НКУ, регулирующего порядок учета сумм, отчисляемых предприятиями профсоюзам на культурно-массовые, физкультурные и оздоровительные мероприятия. То есть 4 % лимит является общим для расходов, определенных как п.п. «а», так и п.п. «б» п.п. 138.10.6 НКУ (см. по этому поводу «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 94, с. 32).

Указанные расходы считаются прочими, в связи с чем могут признаваться в периоде их осуществления в соответствии с правилами ведения бухучета (п. 138.5 НКУ). Они отразятся в строке 06.4.2 Приложения IВ к декларации по налогу на прибыль и в строке 06.4 самой декларации.

В бухгалтерском учете предприятия данные расходы отражаются с использованием субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности» в корреспонденции с кредитом субсчета 685 «Расчеты с прочими кредиторами».

Пример 4. Предприятие предоставило профсоюзу безвозвратную финансовую помощь в размере 15000 грн.

По данным декларации по налогу на прибыль за II — IV кварталы 2011 года предприятие имеет налогооблагаемую прибыль в сумме 180000 грн., а за I квартал 2011 года — в сумме 40000 грн.

Предположим, что отчисления профсоюзу на культурно-массовую, физкультурную и оздоровительную работу согласно ст. 44 Закона Украины «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» от 15.09.99 г. № 1045-XIV предприятием в 2012 году еще не были осуществлены.

С учетом 4 % ограничения, установленного п.п. «б» п.п. 138.10.6 НКУ, в свои налоговые расходы предприятие имеет право включить сумму перечисленной безвозвратной финансовой помощи в размере 8800 грн. ((180000 грн. + 40000 грн.) х 4 % : 100 %). Сумма превышения в размере 6200 грн. (15000 грн. - 8800 грн.) в налоговые расходы не попадает.

В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

Таблица 4

Порядок учета сумм, добровольно перечисленных профсоюзу

Какой бы вариант организации и проведения корпоративного новогоднего праздника вы не выбрали, старайтесь избежать покупки для этого мероприятия алкогольных напитков за счет предприятия — это небезопасно с точки зрения лицензирования.

Дело в том, что в соответствии со ст. 15 Закона № 481 розничная торговля алкогольными напитками может осуществляться субъектами предпринимательской деятельности всех форм собственности только при наличии у них лицензий.

При этом алкогольными напитками признаются продукты, полученные путем брожения сахаросодержащих материалов или изготовленные на основе пищевых спиртов с содержанием спирта этилового свыше 1,2 процента объемных единиц, которые относятся к товарным группам Гармонизированной системы описания и кодирования товаров: 22 04, 22 05, 22 06, 22 08 (см. абз. 7 ст. 1 Закона № 481).

А под розничной торговлей понимается деятельность по продаже товаров непосредственно гражданам и другим конечным потребителям для их личного некоммерческого использования независимо от форм расчетов, в том числе на разлив в ресторанах, кафе, барах, прочих субъектах хозяйствования общественного питания (абз. 13 ст. 1 Закона № 481).

Поскольку термин «продажа товаров» в Законе № 481 не расшифрован, это дает повод контролирующим органам приравнивать операции по безвозмездной передаче — «выдаче» алкогольных напитков к их продаже. А это, по их мнению, тождественно осуществлению предприятием розничной торговли алкоголем, которая требует получения соответствующей «алкогольной» лицензии (ч. 10 ст. 15 Закона № 481). Торговля же без приобретения соответствующей лицензии грозит предприятию штрафом в размере 200 % стоимости полученной партии товара (т. е. приобретенных для новогоднего стола спиртных напитков), но не менее 1700 грн. (ст. 17 Закона № 481).

Впрочем, можно попробовать поэкспериментировать со столовыми винами — розничная торговля ими выведена Законом № 2275 из-под действия Закона № 481, а значит, «алкогольная» лицензия по идее на них не нужна. С тем, что розничная торговля исключительно столовыми винами может осуществляться субъектами хозяйствования без наличия лицензий на право розничной торговли алкогольными напитками, соглашаются и специалисты налогового ведомства в консультации, размещенной в разделе 10.04 ЕБНЗ. Правда, еще не так давно сами же налоговики, ссылаясь на «алкогольность» столовых вин, требовали приобретения лицензии для розничной торговли ими (см. письмо ГНАУ от 16.07.2010 г. № 6930/6/32-0414 в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 72). Мы тогда подчеркивали, что подобная позиция лишена законных аргументов и с ней надо спорить.

Так что, если какие-либо эксперименты не по вашей части, лучше найти другой выход: либо приобрести алкогольные напитки в месте проведения мероприятия (если это заведение ресторанного хозяйства), либо разрешить работникам и гостям вечера принести «веселящую жидкость» с собой.

Сегодня многие компании считают признаком хорошего бизнес-тона привлекать для участия в корпоративных мероприятиях профессионалов — конферансье, клоунов, факиров, гимнастов, певцов, музыкантов, танцоров, ди-джеев и т. п. В результате новогодняя программа с участием приглашенных артистов превращается в яркое запоминающееся шоу. Такие действия, с одной стороны, укрепляют корпоративный дух работников и повышают их лояльность по отношению к родной фирме, а с другой — помогают позиционировать предприятие как процветающее.

Развлекательные услуги предприятию могут предоставлять:

— физические лица, не зарегистрированные субъектами предпринимательской деятельности, действующие на основании договора гражданско-правового характера;

— физические лица — предприниматели.

При выплате вознаграждения за предоставленные услуги физлицу-артисту по гражданско-правовому договору предприятие должно удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Информация о такой выплате отражается в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «102».

При этом база обложения НДФЛ определяется как начисленная сумма вознаграждения, уменьшенная на сумму ЕСВ. В соответствии с п. 167.1 НКУ ставка НДФЛ составляет 15 % базы налогообложения, не превышающей в календарном месяце 10730 грн. (десятикратный размер минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января отчетного налогового года (1073 грн. х 10)). Если база налогообложения в календарном месяце превышает указанный размер, к сумме такого превышения применяется ставка 17 %.

Размер ЕСВ по гражданско-правовым договорам составляет: в части удержаний — 2,6 %, в части начислений — 34,7 %. При этом начисление ЕСВ осуществляется в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ, т. е. в пределах 17 размеров прожиточного минимума для трудоспособных лиц, установленного законом (ч. 3 ст. 7 Закона № 2464). С 01.12.2012 г. такая максимальная величина составляет 19278 грн. (1134 грн. х 17) (п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона № 2464).

Если для развлечения работников предприятия и гостей на корпоративном вечере приглашен артист-предприниматель, работающий на общей системе налогообложения (в рамках своей предпринимательской деятельности), в договоре с ним нужно указать информацию о его предпринимательском статусе.

При этом во избежание двойного налогообложения доходов предпринимателя от осуществляемой им деятельности и с целью подтверждения оснований для неудержания с них НДФЛ, предприятию следует попросить такого предпринимателя предоставить копию документа, подтверждающего его государственную регистрацию как субъекта предпринимательской деятельности (т. е. копию выписки или извлечения из Госреестра). Такое требование выдвигает п. 177.8 НКУ.

Если услуги оказывает артист-предприниматель, являющийся плательщиком единого налога, то от него достаточно получить либо копию Свидетельства плательщика единого налога, либо копию выписки или извлечения из Госреестра. Хотя, судя по консультациям налоговиков, размещенным в разделах 180.13, 160.04 и 230.12 ЕБНЗ, не исключено, что они будут настаивать на наличии двух документов: и копии выписки (извлечения) из Госреестра, и копии Свидетельства плательщика единого налога. Однако, на наш взгляд, вполне достаточно одного из вышеуказанных документов.

Для необложения предпринимательского дохода ЕСВ предприятию нужно получить от такого предпринимателя копию извлечения из Госреестра. Причем предоставляемые данным предпринимателем услуги должны соответствовать видам деятельности, указанным в извлечении из Госреестра (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона № 2464).

Итак, выплата артистам-предпринимателям, предоставившим предприятию-заказчику необходимые подтверждающие документы, не облагается НДФЛ, но отражается в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «157». При этом в данной форме отчетности заполняются только графы 3 «Сума виплаченого доходу» и 3а «Сума нарахованого доходу», причем графа 3 заполняется в случае фактической выплаты дохода предпринимателю. Графы 4а «Сума нарахованого податку» и 4 «Сума перерахованого податку» в данной ситуации не заполняются, в них проставляется нуль (см. консультацию налоговиков, размещенную в разделе 160.26 ЕБНЗ).

И несколько слов об отражении затрат на оплату развлекательных услуг в учете предприятия.

К сожалению, связать такие затраты с хозяйственной деятельностью налогоплательщика не представляется возможным, поэтому они не учитываются в составе налоговых расходов, а «входной» НДС по ним (если артист-предприниматель является плательщиком НДС) — в составе налогового кредита.

В бухгалтерском учете указанные расходы включаются в состав прочих расходов операционной деятельности с отражением на одноименном субсчете 949.

Пример 5. Предприятие «Техно-люкс» пригласило для участия в корпоративном празднике артиста, исполняющего роль Деда Мороза, который не является предпринимателем. С ним заключен договор гражданско-правового характера. Вознаграждение по этому договору составляет 6000 грн.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

Таблица 5

Порядок учета расходов на оплату услуг приглашенных артистов

Несмотря на то что на новогоднем вечере потребителями развлекательных услуг, продуктов питания и напитков, оплаченных предприятием, являются его работники, участвующие в праздничном фуршете, волноваться насчет обложения НДФЛ их доходов не стоит, причем независимо от того, какой вариант проведения корпоративного мероприятия был выбран.

Как известно, в соответствии с п.п. «б» п.п. 164.2.17 НКУ доход, полученный работником в качестве дополнительного блага, в частности, в виде бесплатно полученного питания, кроме случаев, определенных НКУ для налогообложения прибыли предприятий, включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход такого работника.

Однако налогообложение доходов физических лиц, в том числе полученных в виде дополнительного блага, возможно, только если достоверно известно, что такие доходы получены непосредственно конкретным плательщиком налога , т. е. в случае если такие доходы персонифицированы.

В рассматриваемых же ситуациях приобретенные за счет работодателя продукты питания предназначены для потребления любым из участников мероприятия, независимо от того, работник он этого предприятия или гость со стороны. В связи с этим объекта для удержания НДФЛ в данном случае нет, так как доходы не персонифицированы — имеют обезличенный характер. Такой вывод можно сделать из консультации налоговиков, размещенной в разделе 160.02 ЕБНЗ.

Заметим, что нет здесь оснований также для начисления и удержания ЕСВ, поскольку стоимость продуктов питания не относится к фонду оплаты труда и не является доходом отдельно взятых работников.

Таков порядок отражения в учете предприятия расходов на проведение корпоративного мероприятия. Желаем вам весело встретить Новый год в кругу любимых людей! Пусть каждому из нас он принесет благополучие и стабильность, исполнение всех добрых мечтаний и надежд!