Заполнение налоговой накладной: общие правила

Заполнение налоговой накладной: общие правила

Принцип приоритета сути над формой часто отступает на второй план, когда речь заходит о таком документе, как налоговая накладная. Она имеет особый статус практически для каждого налогоплательщика. Потому и внимание к ней повышено, в первую очередь со стороны налоговых органов. Чтобы не давать последним повода усомниться в правильности заполнения налоговой накладной, расскажем о предъявляемых к ней требованиях.

Людмила СОЛОШЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Елена УВАРОВА, юрист Издательского дома «Фактор»

Для НДС-учета налоговая накладная (далее — НН) является документом, который подтверждает возникновение налоговых обязательств у продавца (п. 201.4 НКУ), а также при соблюдении определенных условий дает право включить сумму «входного» НДС со стоимости покупки в налоговый кредит покупателю (пп. 198.1, 201.10 НКУ).

По общему правилу, налоговая накладная составляется продавцом в день возникновения налоговых обязательств в двух экземплярах: оригинал НН выдается покупателю, копия остается у продавца. Хотя бывают и особые случаи — когда оба экземпляра НН остаются у продавца, или, к примеру, отдельная ситуация получения услуг от нерезидента — когда получатель нерезидентских услуг выписывает сам себе налоговую накладную в одном экземпляре (подробнее о ней см. подраздел «Заполнение шапки НН»).

Налоговые накладные выписываются по налогооблагаемым операциям, а также операциям, освобожденным от налогообложения (льготным поставкам). Однако в одной НН одновременно и облагаемые, и льготные поставки отражаться не могут, а на каждый из этих видов поставок составляются отдельные НН (по льготным операциям в разделе III графы 11 НН делается запись «Без ПДВ» со ссылкой на основание для НДС-льготы, п. 10 Порядка № 1379).

А вот в другой ситуации — при осуществлении налогооблагаемых операций, облагаемых при этом НДС по разным ставкам (основной ставке и ставке 0 %) — может составляться одна НН с заполнением соответствующих граф должным образом (п. 9 Порядка № 1379).

При осуществлении операций, не являющихся объектом налогообложения, налоговая накладная не выписывается.

Согласно п. 8.4 Порядка № 1379 разрешается выписывать НН по ежедневным итогам операций (если налоговая накладная не была выписана на эти операции) — так называемые итоговые НН — в случаях:

— осуществления поставки товаров/услуг за наличные конечным потребителям — неплательщикам НДС;

— выписки транспортных билетов, гостиничных счетов или счетов, выставляемых плательщикам налога за услуги связи, другие услуги, стоимость которых определяется по показаниям приборов учета, которые содержат общую сумму платежа, сумму налога и налоговый номер продавца, за исключением тех, форма которых установлена международными стандартами;

— предоставления плательщикам налога кассовых чеков, которые содержат сумму поставленных товаров/услуг, общую сумму начисленного налога (с определением фискального и налогового номеров поставщика).

При этом, как разъяснялось в консультации в разделе 130.21 Единой базы налоговых знаний, размещенной на сайте ГНСУ (далее — ЕБНЗ), итоговая НН может выписываться на поставки товаров/услуг конечным покупателям (неплательщикам НДС) за наличные, даже если с каждым из покупателей оформлен отдельный письменный договор.

В итоговой налоговой накладной суммы расчетов по напечатанным в течение дня кассовым чекам и суммы НДС по таким расчетам указываются общей суммой (как частный случай — такая сумма может соответствовать фактической сумме выручки и сумме НДС, отраженным в распечатанном по итогам дня Z-отчете — если в течение дня отдельные НН на операции не выписывались). При этом в «номенклатурной» графе 3 итоговой НН делается запись «Товари в асортименті» (или «Послуги в асортименті»), в графе 4 — код по УКТ ВЭД не проставляется, в графе 5 — «грн.», в графе 6 — «1», в графе 7 приводится суммарная цена поставки всех проданных товаров/услуг (без НДС), по которым НН в течение дня не выписывалась.

Сразу укажем, что вид НН принципиального значения не имеет и может быть любым — книжным или альбомным (как это будет удобнее налогоплательщику). Ведь никаких требований на этот счет ни Порядком № 1379, ни НКУ не установлено. А вопрос, по-видимому, возник из-за разного формата НН в недавно появившихся обновленных версиях программного обеспечения, где, к примеру, в обновленном ОПЗ можно встретить альбомный вариант НН (в то время как обновленная 1С по-прежнему содержит НН книжного вида). Тем не менее, как разъясняют в устных консультациях налоговики на местах (ссылаясь опять же на отсутствие в этом вопросе каких-либо законодательных требований), альбомная форма НН не является обязательной, поэтому составлять НН налогоплательщик может в любой удобной для себя форме — хоть книжной, хоть альбомной.

Порядку заполнения налоговой накладной посвящен отдельный п. 2 Порядка № 1379, согласно которому НН может заполняться только одним из двух способов:

— «ручным» — когда сперва распечатывается бланк пустой формы, который затем заполняется вручную (разборчивым почерком ручкой с чернилами (пастой) синего или черного цвета без подчисток и исправлений текста и цифровых данных) либо

— «печатным» — когда сперва НН заполняется в электронном виде, после чего она распечатывается уже с заполненными показателями (причем в таком случае распечатанная НН может быть в заглавной части либо с клеточками, либо без них).

А вот одновременно печатным и ручным способом отдельные поля в одной НН заполняться не могут (т. е. комбинированный способ заполнения НН не допускается, поэтому распечатать НН с частично напечатанными показателями, в которую затем остальные недостающие сведения, скажем, внести вручную, не получится; консультация в разделе 130.21 ЕБНЗ). Это лучше принять к сведению, чтобы установленного порядка заполнения НН не нарушать.

Согласно требованиям п. 2 Порядка № 1379 при заполнении реквизиты заглавной части НН выравниваются по правому краю поля. Очевидно, под заглавной частью в данном случае подразумевается вступительная (информативная) часть НН, предшествующая ее табличной части. Причем требование о выравнивании по правому краю, по всей видимости, касается отражения в ней цифровых показателей (т. е., в частности: номера НН, индивидуального налогового номера покупателя и продавца, номера телефона*, номера Свидетельства плательщика НДС**, номера договора), на что обращалось внимание в письме ГНСУ от 29.12.2011 г. № 10768/7/15-3117 (см. с. 42), а также в консультации в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2011, № 45, с. 11, в которых указывалось на необходимость выравнивания во вступительной части НН именно таких цифровых реквизитов. Тем более, что заполнение текстовых реквизитов заглавной части (касающихся наименований покупателя и продавца, местонахождения (налогового адреса), вида гражданско-правового договора и формы расчетов), с выравниванием по правому краю, нужно признать, выглядит весьма абсурдным, особенно при заполнении НН ручным способом. Так что текстовых показателей в заглавной части НН «правое» выравнивание не касается (и хотя некоторое программное обеспечение, заметим, их по правому краю в НН все же выравнивает, это, однако, повторим, не является обязательным и основанием для непризнания налогового кредита быть не может).

*О том, что в налоговой накладной может указываться мобильный номер телефона (а для стационарного телефона ввиду отведенных в НН 10 клеточек — приводиться телефонный номер абонента с кодом населенного пункта), говорилось в консультациях в разделе 130.21 ЕБНЗ.

**В ситуации, когда номер Свидетельства плательщика НДС продавца или покупателя содержит менее 10 знаков, при выравнивании по правому краю заполняются клеточки с правой стороны поля, при этом пустые начальные клеточки слева нулями не заполняются — т. е. остаются незаполненными (консультация в разделе 130.21 ЕБНЗ).

В ситуации, когда в течение одного дня по одному договору поступает оплата от покупателя в несколько этапов — частями (либо осуществляется несколько частичных поставок одному покупателю), возникает вопрос: сколько НН выписывать — на каждую частичную предоплату/поставку или же одну за день (на общую сумму). Прежде отметим мнение налоговиков, которые высказывались «за» необходимость выписки одной НН в таком случае (см. консультацию в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2011, № 10, с. 25), что, по-видимому, в свою очередь, было продиктовано желанием регистрации такой «общей» НН в ЕРНН, если сумма НДС по ней превысит критерий ЕРНН-регистрации (т. е. с 01.01.2012 г. — 10000 грн., а для подакцизных и импортных товаров — независимо от суммы НДС в налоговой накладной; подробнее об этом см. в статье на с. 31). Правда, например, отвечая на этот же вопрос в другой своей консультации, размещенной в разделе 130.21 ЕБНЗ, налоговики однозначного ответа уже не давали, а говорили, что для определения количества выписываемых в течение дня налоговых накладных нужно ознакомиться с положениями заключенного договора в каждом конкретном случае.

На наш взгляд, правильнее в таком случае составлять НН на каждую состоявшуюся в течение дня частичную оплату/поставку. Ведь согласно п. 201.7 НКУ и п. 14 Порядка № 1379 налоговая накладная выписывается на каждую полную или частичную поставку товаров/услуг, а также на сумму средств, поступивших на текущий счет в качестве предоплаты (аванса). А значит, следуя этим требованиям НКУ, каждая осуществляемая в течение дня частичная предоплата/поставка должна подкрепляться выпиской НН.

При большой товарной номенклатуре, когда количество наименований товаров/услуг превышает количество строк, отведенных в бланке, разрешается дополнять бланк НН нужным количеством строк (п. 12.2 Порядка № 1379; попутно заметим, что стандартный «минфиновский» бланк НН является пятистрочным — содержит всего лишь пять строк). В связи с этим отметим, пожалуй, похожую консультацию, размещенную в разделе 130.21 ЕБНЗ, где разъяснялось, что НН с большой номенклатурой и значительным количеством строк может оформляться на нескольких листах — в таком случае печать проставляется на последнем листе (т. е. скреплять печатью каждый лист НН не нужно).

Давняя и хорошо известная каждому бухгалтеру проблема, особенно обострившаяся после выхода Памятки ГНАУ об административных процедурах выписки, выдачи и получения налоговых накладных (письмо ГНАУ от 06.04.2011 г. № 9497/7/16-1517 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 35). Напомним, один из пунктов Памятки гласил: «Налоговая накладная составляется на украинском языке» (наш анализ данной проблемы был приведен в статье «Язык заполнения налоговой накладной — только украинский?» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 35). На сегодня Памятка отозвана письмом ГНСУ от 20.12.2011 г. № 9787/7/15-3417. Однако проблема налоговых накладных, заполненных не на украинском, а скажем, на русском языке, не исчезла, а еще более обострилась. Теперь указание на то, что язык налоговой накладной — только государственный, закреплено в самом Порядке № 1379 (п. 2).

Безусловно, излишне говорить о том, что более спокойно будут чувствовать себя те из покупателей, которые смогут подтвердить свой налоговый кредит «украиноязычными» налоговыми накладными (особенно в свете положений п. 6.3 Порядка № 1379, не признающего налоговый кредит по налоговым накладным, заполненным с нарушением порядка заполнения).

Если же заполненная на русском языке налоговая накладная уже получена и возможности ее замены нет, то у покупателя по сути лишь два варианта действий: либо, перестраховываясь, пожаловаться на продавца (п. 201.10 НКУ), либо рассчитывать на то, что в случае возникновения спора с налоговым органом суды займут благоразумную позицию и не сочтут негосударственный, но приемлемый для сторон хозяйственной операции язык заполнения налоговой накладной, основанием для лишения покупателя налогового кредита. На данный момент говорить о сформировавшейся судебной практике по «языковому» вопросу более чем рано. Есть лишь единичные судебные решения — как в пользу налогоплательщиков (см. постановления Одесского окружного админсуда от 10.02.2011 г. по делу № 9114/09/1570, Харьковского окружного админсуда от 04.03.2010 г. № 2а-37958/09/2070, от 19.09.2011 г. № 2а-1475/11/2070, в которых подчеркивается, что право покупателя на налоговый кредит не должно зависеть от того, на каком языке заполнена налоговая накладная — на русском или на украинском), так и в пользу позиции налоговых органов (см., например, определение Львовского административного апелляционного суда от 17.05.2010 г. по делу № 86358/09/9104).

Есть надежда, что контролирующие органы не изменят своего мнения в отношении заполнения налоговых накладных по импортным товарам и в случае невозможности перевода с иностранного языка торговой марки или наименования товара, с целью сохранения идентификации товаров, по-прежнему будут считать допустимым в графе 3 «Номенклатура поставки товарів (послуг) продавця» налоговой накладной указывать название торговой марки без перевода на украинский язык, т. е. на иностранном языке (консультация в разделе 130.21 ЕБНЗ). Уверенности придает и тот факт, что уже после вступления в силу Порядка № 1379 в ЕБНЗ была размещена консультация, в которой налоговые органы признают возможность заполнения в налоговой накладной при получении услуг от нерезидента на таможенной территории Украины граф «Особа (платник податку) — продавець» и «Місцезнаходження (податкова адреса) продавця» без перевода на украинский язык.

Отметим, что, говоря об отсутствии необходимости перевода на украинский язык, ГНСУ высказывается не вполне корректно. Скорее, речь идет о возможности указания торговых марок, наименования нерезидента либо его местонахождения на иностранном языке без транслитерации. К примеру, если речь идет о такой торговой марке, как Samsung, то должно быть допустимым не только не переводить данную торговую марку как «Три звезды» (перевод с корейского), но и не указывать это название в транслитерации как «Самсунг».

По установленным правилам в шапке НН (верхней левой части) заполняют лишь нужные поля — путем проставления в них отметки «Х» (п. 6 Порядка № 1379). То есть если это оригинал НН, который выдается покупателю, то в поле «Оригінал» отметка «Х» проставляется напротив «Видається покупцю».

Если налоговая накладная подлежит регистрации в ЕРНН, то отметку «Х» помещают в поле «Включено до ЄРПН» (п. 6.1 Порядка № 1379; подробнее о ЕРНН-регистрации см. статью на с. 31). Полагаем, что не будет ошибкой, если в качестве контроля за регистрацией в ЕРНН отметку «Х» в поле «Включено до ЄРНН» продавец решит проставить не только на оригинале НН, выдаваемой покупателю, но и на копии НН, остающейся у продавца.

Если первым событием является отгрузка товара (оплата за который продавцу еще не поступила), то в таком случае в поле «Форма проведених розрахунків» заглавной части выписываемой по отгрузке НН продавец все равно указывает соответствующую форму, в которой впоследствии будут проводиться расчеты: т. е. «оплата з поточного рахунка», «готівка», «бартер» и т. п. А вот в случае предоставления благотворительной помощи в поле «Форма проведених розрахунків» делается запись «без оплати» (консультации в разделе 130.21 ЕБНЗ).

В случаях, когда оба экземпляра выписанной налоговой накладной остаются у продавца, в оригинале НН в поле «Залишається у продавця» проставляется отметка «Х» с одновременным указанием нужного типа причины (их всего 14, п. 8 Порядка № 1379). При этом, пожалуй, отдельного внимания заслуживает особый случай выписки НН при получении услуг от нерезидента (с отведенным ему типом причины «14»), когда, в отличие от общеустановленных правил, покупатель — получатель услуг нерезидента составляет НН в одном экземпляре (оригинал), который оставляет у себя (п. 6 Порядка № 1379, п. 208.2 НКУ).

Случаи, когда оба экземпляра НН остаются у продавца, с соответствующими им типами причин (п. 8 Порядка № 1379) приведены ниже:

Случаи, когда оба экземпляра НН остаются у продавца

(с указанием типов причин)

Попутно заметим, что, как разъяснялось в консультациях в разделе 130.21 ЕБНЗ:

— НН с типом причины «01» выписывается также и в случае продажи на таможенной территории Украины ранее импортированных товаров по цене ниже их таможенной стоимости (соответственно на возникающую разницу — сумму, на которую таможенная стоимость превышает фактическую цену продажи — из которой доначисляются налоговые обязательства согласно абзацу третьему п. 188.1 НКУ);

— типы причин «08» и «09» предусмотрены для случая выписки НН налогоплательщиком самому себе при признании условной продажи по правилам пп. 189.1, 198.5 НКУ, т. е. когда товары/услуги приобретались для облагаемой (с отражением налогового кредита), а фактически были использованы в необлагаемой деятельности — соответственно в операциях, не являющихся объектом налогообложения (тип причины «08») или льготных операциях (тип причины «09»);

— при порче товаров в НН (выписываемой в подкрепление начисляемых согласно п. 189.1 НКУ налоговых обязательств) теперь нужно указывать тип причины «13» (как по товарам, использованным не в хозяйственной деятельности).

О заполнении ячеек таблицы НН, оставшихся свободными ввиду отсутствия показателей, в Порядке № 1379 ничего не говорится. В связи с чем, к примеру, может возникать вопрос: нужно ли в таком случае в них проставлять прочерки? Как разъясняют налоговики (см. консультацию в разделе 130.21 ЕБНЗ), при отсутствии данных в графах НН или оснований для их заполнения такие графы в НН не заполняются — т. е. остаются пустыми (т. е. прочерки в них не проставляются).

Как известно, и мы на это обращали внимание еще в начале прошлого года (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 15), с принятием НКУ требования к заполнению налоговой накладной ужесточились. Это связано, в частности, со следующим.

Раньше, когда речь шла о нарушении порядка заполнения налоговой накладной, подразумевались нарушения предусмотренных Законом об НДС требований. И даже налоговые органы, во многом под влиянием негативной для них судебной практики, вынуждены были смириться с тем, что «в случае если налогоплательщик предоставляет покупателю налоговую накладную, содержащую правильно заполненные реквизиты, указанные в п.п. 7.2.1 п. 7.2 ст. 7 Закона об НДС, такая налоговая накладная считается заполненной без нарушений» (см. Единую базу налоговых знаний, подраздел «13.19.01 податкова накладна: порядок заповнення»).

Теперь же формулировки, использованные законодателем в тексте НКУ (п. 210.10 явно перекликается с п. 210.2 НКУ), дают налоговым органам повод говорить о том, что не только отклонение от предписаний НКУ в части заполнения налоговой накладной, но и несоблюдение Порядка № 1379 (который пришел на смену Порядку № 969) может поставить под угрозу налоговый кредит покупателя.

Такие опасения на практике часто приводят к тому, что любое маломальское отступление поставщиком — плательщиком НДС от рекомендаций по заполнению отдельных реквизитов налоговой накладной, изложенных в очередном письме либо в памятке ГНСУ или же в индивидуальной консультации налогового органа, расценивается покупателем, как минимум, в качестве повода обратиться к поставщику с просьбой «переписать» налоговую накладную. Некоторые же покупатели сразу берутся за составление жалобы, прилагаемой к налоговой декларации. Предлогов для таких действий за последний год было более чем достаточно. Это и меняющаяся позиция налоговых органов по вопросу о проставлении точек при заполнении даты налоговой накладной, и сбивчивые комментарии налоговиков в части указания вида гражданско-правового договора, и их долгое время настойчиво повторяемая позиция о недопустимости использования печати «Для налоговых накладных», а также расплывчатые рассуждения о последствиях русскоязычного заполнения налоговой накладной.

Порядок № 1379 «узаконил» многие требования к заполнению налоговой накладной, которые раньше к ней предъявлялись исключительно в разъяснениях налоговых органов. В связи с этим особенно угрожающе стала выглядеть норма п. 6.3 Порядка № 1379 и п. 201.10 НКУ, предусматривающая лишение покупателя права на налоговый кредит по накладной, заполненной с нарушением установленного порядка, поскольку все указанные правила формально стали частью Порядка № 1379.

Не секрет, что небрежно заполненная поставщиком налоговая накладная — проблема, прежде всего, для покупателя, ведь именно он может лишиться налогового кредита. Поставщик рискует только тем, что в отношении него, если покупатель приложит к декларации соответствующую жалобу, будет проведена внеплановая документальная проверка. Так что перед дилеммой, сводящейся к вопросу о том, правильно ли заполнена налоговая накладная, чаще всего оказывается именно покупатель. И если у него возникают сомнения, то по большому счету вариантов действий немного:

1. Проанализировать недостатки, допущенные поставщиком при заполнении налоговой накладной, на предмет их существенности.

Основания надеяться, что судебные инстанции не изменят своей прежней позиции (см., например, определения ВАСУ от 15.02.2011 г. по делу № К-11878/07, от 29.01.2008 г. по делу № К-20794/06, от 18.06.2009 г. по делу № К-8673/07, постановление от 15.07.2010 г. по делу № К-20185/07 и др.) и будут исходить из того, что несущественные недостатки в заполнении налоговой накладной не должны приводить к ее недействительности , есть. Так, суды уже в период действия НКУ повторяют в своих решениях указанный вывод (см. постановления Харьковского окружного административного суда от 16.05.2011 г. № 2-а-1466/11/2070, Донецкого окружного административного суда от 16.05.2011 г. № 2а/0570/1708/2011, Окружного админсуда
г. Киева от 31.05.2011 г. № 2а-5032/11/2670, Черкасского административного суда от 19.10.2011 г. № 2а/2370/7170/2011, Волынского окружного админсуда от 07.07.2011 г. № 2а/0370/1640/11, Запорожского админсуда от 19.10.2011 г. № 2а-0870/6681/11, Херсонского окружного админсуда от 19.07.2011 г. № 2-а-3490/11/2170 и др.), причисляя к допустимым недостаткам налоговой накладной, к примеру, неправильное указание налогового номера покупателя, порядкового номера самой налоговой накладной и прочие неточности, если при этом налоговая накладная позволяет идентифицировать контрагентов по хозяйственной операции и содержит достоверные сведения о самой операции.

Да и сами налоговые органы уже в условиях действиях НКУ при предоставлении разъяснений в Единой базе налоговых знаний исходят из того, что «налоговая накладная считается заполненной без нарушений при условии правильного и достоверного заполнения всех обязательных реквизитов». Поэтому, к примеру, способ выравнивания того или иного реквизита, как того может требовать Порядок заполнения налоговой накладной, не должен влиять на признание или непризнание налоговой накладной заполненной надлежащим образом.

Однако дать исчерпывающий перечень тех недостатков в заполнении налоговой накладной, которые с уверенностью можно отнести к несущественным, а значит, не лишающим покупателя права на налоговый кредит, вряд ли кто-либо возьмется. Это вопрос судебного усмотрения и убедительности аргументов сторон спора.

Следует сказать, что с началом действия Порядка № 1379 многие субъекты хозяйствования столкнулись с ситуацией, когда поставщиками еще какое-то время после 16.12.2011 г. (дата вступления в силу Порядка № 1379 и прекращения действия Порядка № 969) налоговые накладные выписывались по старой форме. К сожалению, убедить служителей Фемиды в том, что такие налоговые накладные, даже при наличии в них всех предусмотренных НКУ обязательных реквизитов, являются надлежащим подтверждением права на налоговый кредит покупателя, вряд ли удастся, а потому лучше приложить к налоговой декларации соответствующую жалобу.

2. Составить жалобу на поставщика, приложив ее к налоговой декларации по НДС . К этому варианту следует отнестись внимательно, поскольку, по мнению налоговых органов (и к сожалению, текст НКУ не дает оснований спорить с этой позицией), подать жалобу можно «только в периоде, в котором произошел факт уплаты налога поставщику или факт получения товаров / услуг, что подтверждается соответствующими документами» (см. подробнее «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 90, с. 25). Поэтому если налоговая накладная получена с опозданием, то воспользоваться этим вариантом уже не получится.

Рассчитывать же на то, что в последующем удастся сослаться на направленное поставщику письмо с просьбой устранить недостатки и выписать новую налоговую накладную (и таким образом оправдать факт задержки жалобы), тоже вряд ли стоит. Налоговые органы традиционно указывают на то, что действующим законодательством не предусмотрена возможность переоформления налоговой накладной либо ее повторной выписки, поэтому подобные просьбы могут носить лишь неофициальный характер.

Напомним нашим читателям, что если действия контрагента по договору повлекут за собой снятие налогового кредита, необходимость уплаты налоговых штрафов, то предприятие их сумму не сможет взыскать в составе понесенных убытков, поскольку «ответственность за полноту и своевременность отражения и перечисления налога в государственный бюджет несет сам налогоплательщик» (определение ВХСУ от 13.02.2007 г. № 48/268). Подробнее об ответственности контрагента за налоговые последствия см. в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 27.