Об отнесении к расходам предприятия расходов, связанных с командировкой
Письмо Государственной налоговой службы Украины от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416
Государственная налоговая служба Украины рассмотрела письмо <...> о включении в расходы предприятия расходов, связанных с командировкой физических лиц, и сообщает.
В соответствии с п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) при определении объекта налогообложения учитываются следующие расходы двойного назначения: командировочные расходы физических лиц, находящихся в трудовых отношениях с таким плательщиком налога, в пределах фактических расходов командированного лица на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений, оплату телефонных разговоров, оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.
Любые командировочные расходы могут быть включены в состав расходов плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с деятельностью такого плательщика налога.
Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, полностью или частично содержащихся (финансируемых) за счет бюджетных средств (далее — предприятие), на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия) (п. 1 Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 № 59 (далее — Инструкция).
Предприятие, направляющее работника в командировку, обеспечивает его средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом). Аванс командированному работнику может выдаваться наличностью или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек (п. 5 Инструкции).
Руководитель предприятия может устанавливать дополнительные ограничения по суммам и целям использования средств, предоставленных на командировку: расходов на наем жилого помещения, на бытовые услуги, транспортные и другие расходы. Указанные в этом абзаце ограничения вводятся приказом (распоряжением) руководителя предприятия (п. 6 Инструкции).
Подтверждающими документами , удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» и Налоговым кодексом Украины. В случае командировки за границу подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость понесенных за рубежом в связи с такой командировкой расходов, оформляются согласно законодательству соответствующего государства (п. 15 Инструкции).
Исходя из изложенного выше, предприятие может относить в состав расходов затраты, понесенные командированным лицом: на оплату пользования услугами камеры хранения, услугами платного зала ожидания, на оплату услуг сервисных центров по приобретению билетов для командировки, расходы на уплату комиссионных сборов, удерживаемых перевозчиком при возврате проездного документа в случае решения об отмене командировки, если приказом (распоряжением) руководителя предприятия не предусмотрены ограничения по этим расходам.
Заместитель Председателя А. Игнатов
комментарий редакции
ГНСУ определилась с некоторыми командировочными
расходами и разрешила их учесть
в составе расходов по налогу на прибыль
В комментируемом письме ГНСУ внесла ясность в учет некоторых командировочных расходов, а именно:
— расходов на оплату пользования услугами камеры хранения;
— расходов на оплату пользования услугами платного зала ожидания;
— расходов на оплату услуг сервисных центров по приобретению билетов;
— расходов на оплату комиссионных сборов, которые удерживаются перевозчиком при возврате проездного документа в случае решения об отмене командировки.
Подробно о судьбе таких расходов мы говорили в статье «Командировки по Украине» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 80, с. 26. Еще тогда мы высказывали опасения, что оплата командированным работником услуг камеры хранения, оплата пользования услугами платного зала ожидании, а также оплата комиссионных сборов, которые удерживаются перевозчиком при возврате проездного документа, в случае решения об отмене командировки могут быть не признаны налоговыми расходами предприятия плательщика налога на прибыль. Причиной этому были сложившаяся в отношении таких расходов политика Минфина (см. письма Минфина от от 21.09.2005 г. № 31-03173-07-13/20079 и от 17.08.2005 г. № 31-03173-07/8/17365 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 85), а также отсутствие на то прямого упоминания таких расходов в «командировочном» п.п. 140.1.7 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) и Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59)*.
* Обратите внимание, Инструкция № 59 обязательна к применению органами госвласти, предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. В то же время для остальных предприятий, по мнению налоговиков, она имеет исключительно справочный характер (см. письмо ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415, а также разъяснения в разделе 110.07.14 ЕБНЗ).
Теперь у нас есть четкое разъяснение в отношении таких расходов — налоговики указали, что перечисленные выше расходы, понесенные командированным лицом, предприятие вправе отнести в состав налоговых расходов, если приказом (распоряжением) руководителя предприятия не предусмотрено ограничение относительно этих расходов.
Следуя такому подходу ГНСУ, возмещение перечисленных выше расходов не будет у командированного лица облагаться и налогом на доходы физических лиц, поскольку такие затраты связаны с выполнением работником трудовой функции (абз. «а» п.п. 164.2.17 НКУ).
Мы полностью согласны с изложенной ГНС позицией. И хотя расходы на оплату пользования услугами камеры хранения, платного зала ожидания, на оплату услуг сервисных центров по приобретению билетов, а также расходы на оплату комиссионных сборов, которые удерживаются перевозчиком при возврате проездного документа, прямо не упомянуты в «командировочном» п.п. 140.1.7 НКУ, в то же время все они в полной мере связаны с командировками и запрета на их отнесение в состав налоговых расходов в НКУ нет. Такие расходы по своей сути являются составной частью расходов на проезд, которые приведены в п.п. 140.1.7 НКУ.
Главное, чтобы такие расходы были документально подтверждены, т. е. командированный работник по окончании командировки представил достаточное документальное подтверждение таких расходов. В качестве подтверждающих документов налоговики хотят видеть расчетные документы, выдаваемые в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» в редакции от 01.06.2000 г. № 1776-III (далее — Закон об РРО) и НКУ.
От себя отметим, что Закон об РРО к расчетным документам, в частности, относит кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию, а также проездной документ. В НКУ подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость фактических расходов командированного лица на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), названы: транспортные билеты, транспортные счета (багажные квитанции), электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об уплате.
Поэтому для предприятию главное — иметь квитанции об оплате услуг камеры хранения, пользования платным залом ожидания, уплате сбора за возврат проездного документа. Документом, подтверждающим расходы на оплату услуг сервисного центра по приобретению билета при наличной форме расчетов, будет фискальный кассовый чек РРО (расчетная квитанция) или квитанция к приходному кассовому ордеру, а при безналичной форме расчета — платежное поручение.
Согласно п. 12 разд. II, п. 11 разд. III Инструкции № 59 документом, подтверждающим уплату суммы комиссионного сбора за возврат билета, является письмо (акт, справка) о возврате авиабилета, составленное компанией-продавцом, в котором указываются:
— фамилия и инициалы командированного работника;
— стоимость выполненного перелета;
— сумма возвращенных средств;
— комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвращением частично использованного билета;
— копия авиабилета, заверенная главным бухгалтером предприятия или уполномоченным на это лицом (для бумажного авиабилета).
Согласно п.п. 3.8.3.3 Порядка оформления расчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного совместным приказом Минтранспорта и ГНАУ от 24.10.2001 г. № 712/431, при возврате проездных/перевозочных документов, оформленных наличным способом расчетов, на каждый экземпляр такого документа оформляется вспомогательный документ с указанием возвращаемой суммы. Также предусмотрено, что по требованию пассажира кассир должен предоставить ему один экземпляр вспомогательного документа. Поэтому работника следует предупредить о необходимости потребовать у кассира такой документ.
При этом в Инструкции № 59 акцентируется внимание на том, что расходы, понесенные в связи с возвратом работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия, лишь если на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.) при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов.
Поэтому для документального подтверждения расходов на возврат билета, включаемых и сумму комиссионного сбора за возврат, должен быть составлен приказ (распоряжение) об отмене (переносе) командировки.
Наталия Дзюба
