Щодо віднесення до витрат підприємства витрат, пов’язаних із відрядженням
Лист Державної податкової служби України від 06.03.2012 р. № 3268/5/15-1416
Державна податкова служба України розглянула лист <…> стосовно включення до витрат підприємства витрат, пов'язаних із відрядженням фізичних осіб, і повідомляє.
Відповідно до п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) при визначенні об'єкта оподаткування враховуються такі витрати подвійного призначення: витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.
Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку.
Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі — підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства) (п. 1 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція)).
Підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток (п. 5 Інструкції).
Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Указані в цьому абзаці обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) керівника підприємства (п. 6 Інструкції).
Підтвердними документами , що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та Податкового кодексу України. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави (п. 15 Інструкції).
Виходячи з викладеного вище, підприємство може відносити до складу витрат витрати, понесені відрядженою особою: на оплату користування послугами камери схову, послугами платного залу очікування, на оплату послуг сервісних центрів з придбання квитків для відрядження, витрати на сплату комісійних зборів, що утримуються перевізником при поверненні проїзного документа у разі рішення про скасування відрядження, якщо наказом (розпорядженням) керівника підприємства не передбачено обмежень щодо цих витрат.
Заступник Голови А. Ігнатов
коментар редакції
ДПСУ визначилася з окремими витратами
на відрядження та дозволила їх урахувати
у складі витрат з податку на прибуток
У листі, що коментується, ДПСУ надала роз’яснення щодо обліку деяких витрат на відрядження, а саме:
— витрат на оплату користування послугами камери схову;
— витрат на оплату користування послугами платного залу очікування;
— витрат на оплату послуг сервісних центрів з придбання квитків ;
— витрат на сплату комісійних зборів , що утримуються перевізником при поверненні проїзного документа в разі рішення про скасування відрядження.
Докладно про долю таких витрат ішлося у статті «Відрядження в межах України» // «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 80, с. 26. Ще тоді ми висловлювали побоювання, що оплату відрядженим працівникам послуг камери схову, користування послугами платного залу очікування, а також сплата комісійних зборів, які утримуються перевізником при поверненні проїзного документа в разі рішення про скасування відрядження може бути не визнано податковими витратами підприємства — платника податку на прибуток. Причиною цього була політика Мінфіну, що склалася відносно таких витрат (див. листи Мінфіну від 21.09.2005 р. № 31-03173-07-13/20079 та від 17.08.2005 р. № 31-03173-07/8/17365 // «Податки та бухгалтерський облік», 2005, № 85), а також відсутність прямої згадки таких витрат у «відряджувальному» п.п. 140.1.7 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59)*.
* Зверніть увагу: Інструкція № 59 обов’язкова до застосування органами держвлади, підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Водночас для інших підприємств, на думку податківців, вона має виключно довідковий характер (див. лист ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415, а також роз’яснення в розділі 110.07.14 ЄБПЗ).
Тепер у нас є чітке роз'яснення щодо таких витрат — податківці вказали, що перелічені вище витрати, понесені відрядженою особою, підприємство має право віднести до складу податкових витрат, якщо наказом (розпорядженням) керівника підприємства не передбачено обмеження щодо цих витрат.
Дотримуючись такого підходу ДПСУ, відшкодування перелічених вище витрат у відрядженої особи не обкладатиметься і податком на доходи фізичних осіб, оскільки такі витрати пов'язані з виконанням працівником трудової функції (абз. «а» п.п. 164.2.17 ПКУ).
Ми повністю згодні з викладеною ДПСУ позицією. І хоча витрати на оплату користування послугами камери схову, платного залу очікування, на оплату послуг сервісних центрів із придбання квитків, а також витрати на сплату комісійних зборів, які утримуються перевізником при поверненні проїзного документа, прямо не згадані у «відряджувальному» п.п. 140.1.7 ПКУ, водночас усі вони повною мірою пов'язані з відрядженнями і заборони на їх віднесення до складу податкових витрат у ПКУ немає. Такі витрати за своєю суттю є складовою частиною витрат на проїзд, які наведено в п.п. 140.1.7 ПКУ.
Головне, щоб такі витрати було документально підтверджено, тобто відряджений працівник після закінчення відрядження надав достатнє документальне підтвердження таких витрат. Як підтвердні документи податківці хочуть бачити розрахункові документи, що видаються відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» у редакції від 01.06.2000 р. № 1776-III (далі — Закон про РРО) та ПКУ.
Від себе зауважимо, що Закон про РРО до розрахункових документів, зокрема, відносить касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію, а також проїзний документ. У ПКУ підтвердними документами, що засвідчують вартість фактичних витрат відрядженої особи на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), названо: транспортні квитки, транспортні рахунки (багажні квитанції), електронні квитки за наявності посадкового талона та документа про сплату.
Отже, підприємству головне — мати квитанції про оплату послуг камери схову, користування платним залом очікування, сплату збору за повернення проїзного документа. Документом, що підтверджує витрати на оплату послуг сервісного центру з придбання квитка в разі готівкової форми розрахунків, буде фіскальний касовий чек РРО (розрахункова квитанція) або квитанція до прибуткового касового ордера, а при безготівковій формі розрахунку — платіжне доручення.
Згідно з п. 12 розд. ІI, п. 11 розд. IIІ Інструкції № 59 документом, що підтверджує сплату суми комісійного збору за повернення квитка, є лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, де вказуються:
— прізвище та ініціали відрядженого працівника;
— вартість виконаного перельоту;
— сума повернених коштів;
— комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного квитка;
— копія авіаквитка, завірена головним бухгалтером підприємства або уповноваженою на це особою (для паперового авіаквитка).
Згідно з п.п. 3.8.3.3 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженим спільним наказом Мінтрансу і ДПАУ від 24.10.2001 р. № 712/431, при поверненні проїзних/перевізних документів, оформлених готівковим способом розрахунків, на кожен примірник такого документа оформляється допоміжний документ із зазначенням суми, що повертається. Також передбачено, що на вимогу пасажира касир повинен надати йому один примірник допоміжного документа. Тому працівника слід попередити про необхідність вимагати в касира такий документ.
При цьому в Інструкції № 59 акцентується увага на тому, що витрати, понесені у зв'язку з поверненням працівником квитка на потяг, літак чи інший транспортний засіб, може бути відшкодовано з дозволу керівника підприємства, лише якщо на те були поважні причини (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат.
Отже, для документального підтвердження витрат на повернення квитка, що включаються до суми комісійного збору за повернення, має бути складено наказ (розпорядження) про скасування (перенесення) відрядження.
Наталія Дзюба
