Почта редакции. Аренда жилья у ФЛП командированным работником

Аренда жилья у ФЛП командированным работником

Ответ на данный вопрос начнем с того, что обратим внимание наших читателей на один из критериев, который позволяет назвать командировкой поездку работника по распоряжению его работодателя в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы, а именно — длительность поездки.

В общем случае срок командировки работника определяет его руководитель (заместитель руководителя). Вместе с тем абзацем вторым п. 1 раздела ІІ Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59)*, установлены предельные сроки командировок по Украине. Согласно данной норме срок командировки в пределах Украины не может превышать 30 календарных дней (за некоторыми исключениями, в частности командировка работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, не должна превышать срока строительства объектов), для загранкомандировок — 60 календарных дней, за исключением случаев, предусмотренных Кабмином.

Направление работодателем работника в другой населенный пункт для выполнения служебного задания на срок, превышающий установленный п. 1 раздела ІІ Инструкции № 59 для соответствующей категории работников, может рассматриваться как перевод работника на работу в другую местность. И если поездка будет квалифицирована как перевод, то, во-первых, обязательным является согласие работника на такой перевод (ст. 32 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. (далее — КЗоТ)); во-вторых, предприятие должно выполнить требования ст. 120 КЗоТ, устанавливающей гарантии и компенсации работникам при переезде на работу в другую местность. Соответственно направление работника для выполнения служебного задания в другой местности, оформленное как командировка, а не как перевод в другую местность, может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства с применением к должностным лицам предприятия административного штрафа в размере от 510 до 1700 грн. (ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X). Кроме того, выявленное нарушение может послужить основанием для проведения фактической проверки налоговыми органами.

Относительно документального подтверждения расходов на аренду квартиры, которые были понесены командированным работником, отметим следующее.

Состав расходов на командировку физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком налога на прибыль, которые могут быть отнесены в состав налоговых расходов, установлен п.п. 140.1.7 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее — НКУ). Согласно данной норме предприятие имеет право включить в расходы документально подтвержденные расходы на командировку в пределах фактических затрат командированного лица, в том числе, но не исключительно, на:

— оплату стоимости его проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья);

— наем других жилых помещений.

В случае если работники, находящиеся в долгосрочной командировке, арендуют жилье у физического лица — предпринимателя (далее — ФЛП), в том числе работающего на едином налоге, им следует получить от последнего такие документы:

1) копию документа, удостоверяющего госрегистрацию предпринимателя в качестве субъекта предпринимательской деятельности. Это может быть, например, выписка или извлечение из Государственного реестра юридических или физических лиц — предпринимателей;

2) копию свидетельства об уплате единого налога (если арендодатель — ФЛП, работающий на упрощенной системе налогообложения);

3) договор аренды (при наличии);

4) акт, подтверждающий, что в течение определенного периода времени арендатором использовалось имущество. Отметим, что с юридической точки зрения составление такого акта является необязательным. Однако такой документ необходим для целей налогового учета как первичный документ (см. п. 138.2 и п.п. 139.1.9 НКУ);

5) документы, подтверждающие понесенные расходы на аренду:

— фискальный кассовый чек, если арендодателем является ФЛП на общей системе налогообложения. Строго говоря, арендные операции через РРО проводить не надо (поскольку юридически услугами они не являются). Однако налоговики традиционно настаивают на применении РРО;

— расчетный документ, выписанный в произвольной форме, свидетельствующий о принятии ФЛП оплаты за аренду недвижимости, если арендодатель-ФЛП на едином налоге.

Также предприятию не следует забывать об отражении доходов, выплаченных ФЛП, в Налоговом расчете по форме № 1 ДФ. В связи с чем напомним, что если доход от предоставления недвижимости в аренду является для ФЛП доходом от ведения им предпринимательской деятельности, предприятие при наличии вышеуказанных документов, налог на доходы физических лиц у источника выплаты не удерживает на основании п. 177.8 НКУ (если ФЛП — общесистемщик) или п.п. 165.1.36 НКУ (если ФЛП — единоналожник) и отражает такой доход в Налоговом расчете по форме № 1 ДФ с признаком дохода «157». А со своей стороны рекомендуем работодателям проинструктировать работников, отъезжающих в командировку, о необходимости получить у предпринимателя вышеперечисленные документы и проверить соответствие вида деятельности, указанного в извлечении из Госреестра (если арендодатель ФЛП — общесистемщик) или в свидетельстве об уплате единого налога (если арендодатель ФЛП — единоналожник), вписанному в фискальный кассовый чек или расчетный документ.

Лилия Ушакова, экономист-аналитик

* На наш взгляд, при классификации поездки работника по распоряжению его работодателя в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы в качестве командировки необходимо исходить из тех критериев, которые приведены в Инструкции № 59 как признаки командировки, поскольку ни НКУ, ни КЗоТ не дают определения термина «командировка».