Пошта редакції. Оренда житла у ФОП відрядженим працівником

Оренда житла у ФОП відрядженим працівником

На початку відповіді на це запитання звернемо увагу наших читачів на один із критеріїв, що дозволяє назвати відрядженням поїздку працівника за розпорядженням його роботодавця до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи, а саме тривалість поїздки .

У загальному випадку термін відрядження працівника визначається його керівником (заступником керівника). Водночас абзацом другим п. 1 розділу ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59)*, встановлено граничні терміни відряджень у межах України. Згідно з цією нормою термін відрядження в межах України не може перевищувати 30 календарних днів (за деякими винятками, зокрема відрядження працівників, які направляються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів), для закордонних відряджень — 60 календарних днів, за винятком випадків, передбачених Кабміном.

Направлення роботодавцем працівника до іншого населеного пункту для виконання службового завдання на термін, що перевищує встановлений п. 1 розділу ІІ Інструкції № 59 для відповідної категорії працівників, може розглядатися як переведення працівника на роботу в іншу місцевість. І якщо поїздку буде кваліфіковано як переведення, то, по-перше, обов'язковою є згода працівника на таке переведення (ст. 32 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. (далі — КЗпП)); по-друге, підприємство має виконати вимоги ст. 120 КЗпП, де встановлюються гарантії та компенсації працівникам при переїзді на роботу в іншу місцевість. Відповідно направлення працівника для виконання службового завдання в іншій місцевості, оформлене як відрядження, а не як переведення в іншу місцевість, може бути кваліфіковано як порушення трудового законодавства із застосуванням до посадових осіб підприємства адміністративного штрафу в розмірі від 510 до 1700 грн. (ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X). Крім того, виявлене порушення може стати підставою для проведення фактичної перевірки податковими органами.

Стосовно документального підтвердження витрат на оренду квартири, які було понесено відрядженим працівником, зауважимо таке.

Склад витрат на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з платником податку на прибуток, що можуть бути віднесені до складу податкових витрат, установлено п.п. 140.1.7 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ). Згідно з цією нормою підприємство має право включити до витрат документально підтверджені витрати на відрядження в межах фактичних витрат відрядженої особи, у тому числі, але не виключно, на:

— оплату вартості її проживання в готелях (мотелях), а також уключених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);

— наймання інших житлових приміщень.

У разі якщо працівники, які перебувають у довгостроковому відрядженні, орендують житло у фізичної особи — підприємця (далі — ФОП), у тому числі особи, яка працює на єдиному податку, їм слід отримати від останньої такі документи:

1) копію документа, що засвідчує держреєстрацію підприємця як суб'єкта підприємницької діяльності. Це може бути, наприклад, виписка або витяг із Державного реєстру юридичних або фізичних осіб — підприємців;

2) копію свідоцтва про сплату єдиного податку (якщо орендодавець — ФОП, яка працює на спрощеній системі оподаткування);

3) договір оренди (за наявності);

4) акт, який підтверджує, що протягом певного періоду часу орендарем використовувалося майно. Зауважимо, що з юридичної точки зору складання такого акта не є обов'язковим. Однак такий документ необхідний для цілей податкового обліку як первинний документ (див. п. 138.2 і п.п. 139.1.9 ПКУ);

5) документи, що підтверджують понесені витрати на оренду:

— фіскальний касовий чек, якщо орендодавцем є ФОП на загальній системі оподаткування. Чітко кажучи, орендні операції через РРО проводити не потрібно (оскільки юридично послугами вони не є). Однак податківці традиційно наполягають на застосуванні РРО;

— розрахунковий документ, виписаний у довільній формі, що свідчить про прийняття ФОП плати за оренду нерухомості, якщо орендодавець — ФОП на єдиному податку.

Також підприємству не слід забувати про відображення доходів, виплачених ФОП, у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ. У зв'язку з цим нагадаємо: якщо дохід від надання нерухомості в оренду є для ФОП доходом від ведення ним підприємницької діяльності, підприємство за наявності зазначених вище документів податок на доходи фізичних осіб у джерела виплати не утримує на підставі п. 177.8 ПКУ (якщо ФОП — загальносистемник) або п.п. 165.1.36 ПКУ (якщо ФОП — єдиноподатник) та відображає такий дохід у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «157». А ми зі свого боку рекомендуємо роботодавцям проінструктувати працівників, які від'їжджають у відрядження, про необхідність отримати у підприємця перелічені вище документи і перевірити відповідність виду діяльності, зазначеного у витягу з Держреєстру (якщо орендодавець — ФОП-загальносистемник) або у свідоцтві про сплату єдиного податку (якщо орендодавець — ФОП-єдиноподатник), вписаному до фіскального касового чека чи розрахункового документа.

Лілія Ушакова, економіст-аналітик

* На наш погляд, при класифікації поїздки працівника за розпорядженням його роботодавця до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи як відрядження необхідно виходити з тих критеріїв, які наведено в Інструкції № 59 як ознаки відрядження, оскільки ні ПКУ, ні КЗпП не дають визначення терміна «відрядження».