Больничные в учете и отчетности

Больничные в учете и отчетности

Порядок учета выплат в связи с временной нетрудоспособностью работников имеет свои особенности, рассмотрению которых и посвящена данная статья.

Лилия КАЛАШНИКОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

В бухгалтерском учете операция по начислению пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемого за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд), отражается проводкой: дебет субсчета 378 «Расчеты с государственными целевыми фондами» — кредит субсчета 663 «Расчеты по прочим выплатам».

Сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности в бухгалтерском учете отражается по кредиту субсчета 663 «Расчеты по прочим выплатам» в корреспонденции с дебетом субсчета 94 «Прочие расходы операционной деятельности» (см. письмо Минфина 26.10.2011 г. № 31-08410-07-16/26368). Однако, по нашему мнению, могут использоваться и другие счета учета расходов — 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт».

Единый социальный взнос. Суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет работодателя и пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемого за счет средств Фонда, включаются в базу для начисления и удержания единого социального взноса (далее — ЕСВ) (ч. 1 ст. 7 Закона № 2464).

Размер ЕСВ составляет:

— 33,2 % — для предприятий, учреждений, организаций и физических лиц — предпринимателей в части начислений на суммы больничных, начисленных работникам (абзац 2 ч. 6 ст. 8 Закона № 2464, п.п. 3.2.2 Инструкции № 21-5);

— 8,41 % — для предприятий, учреждений, организаций в части начислений на суммы больничных, начисленных работникам-инвалидам (ч. 13 ст. 8 Закона № 2464, п. 3.11 Инструкции № 21-5);

— 5,3 % — для предприятий всеукраинских общественных организаций инвалидов, в частности обществ УТОГ и УТОС, у которых количество инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов составляет не менее 25 % суммы расходов на оплату труда — в части начислений на суммы больничных, начисленных всем работникам (абзац 1 ч. 14 ст. 8 Закона № 2464, п. 3.12 Инструкции № 21-5);

— 5,5 % — для предприятий и организаций общественных организаций инвалидов, у которых количество инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов составляет не менее чем 25 % суммы расходов на оплату труда — в части начислений на суммы больничных, начисленных работникам-инвалидам (абзац 1 ч. 14 ст. 8 Закона № 2464, п. 3.13 Инструкции № 21-5);

— 2 % — для всех работников в части удержаний с суммы больничных.

Больничные учитываются при определении максимальной величины базы начисления ЕСВ. «Переходящие» больничные для целей обложения ЕСВ распределяются по месяцам, за которые они начислены, и сравниваются с максимальной величиной базы начисления ЕСВ, действовавшей в периоде, за которые производится начисление. При сравнении с максимальной величиной базы начисления ЕСВ оплата первых пяти дней и пособие по временной нетрудоспособности учитываются в последнюю очередь после зарплаты и вознаграждения по гражданско-правовому договору
(п.п. 4.3.2 Инструкции № 21-5).

Налог на доходы физических лиц. Суммы оплаты первых пяти дней за счет средств работодателя и пособия по временной нетрудоспособности включаются в общий налогооблагаемый доход работника в составе заработной платы (письмо ГНАУ от 19.01.2011 г. № 697/6/17-0715 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 14) и облагаются по ставкам, установленным п. 167.1 НКУ (15 и 17 %).

В связи с этим больничные:

— при определении базы налогообложения уменьшаются на сумму ЕСВ в части удержаний и на сумму налоговой социальной льготы (при наличии права на нее);

— учитываются при определении предельного размера дохода, который дает право на налоговую социальную льготу.

ЕСВ в части начислений и в части удержаний с суммы оплаты первых пяти дней нетрудоспособности, налог на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) с суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, а также ЕСВ в части начислений на сумму пособия по временной нетрудоспособности работодатель уплачивает со своего основного текущего счета. А ЕСВ в части удержаний и НДФЛ с суммы пособия по временной нетрудоспособности — с отдельного текущего счета, открытого в банке для получения финансирования из Фонда.

Ниже в таблице приведем предельные сроки уплаты НДФЛ и ЕСВ с сумм больничных.

Налог на прибыль. В налоговом учете суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности работникам,

— занятым в производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг), которые могут быть непосредственно отнесены к конкретному объекту затрат, учитываются при определении объекта налогообложения в составе прямых расходов на основании п.п. 138.8.2 НКУ;

— аппарата управления цехами, участками включаются в состав общепроизводственных расходов на основании п.п. «а» п.п. 138.8.5 НКУ;

— административного аппарата и другого общепроизводственного персонала включаются в состав административных расходов, направленных на обслуживание и управление производством согласно п.п. «б» п.п. 138.10.2 НКУ;

— обеспечивающим сбыт, учитываются в составе расходов на сбыт в соответствии с п.п. 138.10.3 НКУ.

Суммы оплаты первых пяти дней нетрудоспособности работникам, занятым в производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг), а также работникам аппарата управления цехами, участками включаются в себестоимость реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг в том отчетном периоде, в котором признаны доходы от реализации таких товаров, выполненных работ, предоставленных услуг (п. 138.4 НКУ).

Расходы работодателя на оплату первых пяти дней нетрудоспособности остальных работников признаются расходами того отчетного периода, в котором были осуществлены, в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета (п. 138.5 НКУ).

Сумма ЕСВ , начисленного на всю сумму больничных, относится на расходы на основании п.п. 138.10.4, п. 143.1 НКУ.

Пособие по временной нетрудоспособности , выплачиваемое работодателем за счет Фонда, в налоговом учете налогоплательщика не отражается.

ЕСВ. Сумма пособия по временной потере трудоспособности отражается работодателем в таблице 1 и таблице 6 приложения 4 к Порядку формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденному постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 08.10.2010 г. № 22-2. При этом в таблице 6 приложения 4 сумма выплат по временной нетрудоспособности отражается отдельной строкой (или несколькими строками, если больничные приходятся на несколько месяцев). По работнику, которому были начислены больничные, страхователь указывает в таблице 6, в частности:

— в графе 9 «Код категорії ЗО»:

«29» — обычный работник;

«36» — работающий инвалид на предприятии, в организации, учреждении;

«37» — лицо, работающее на предприятии или в организации всеукраинских общественных организаций инвалидов, в частности обществе УТОГ и УТОС, у которых количество инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов составляет не менее 25 % суммы расходов на оплату труда;

«39» — работающий инвалид на предприятии или в организации общественных организаций инвалидов, где численность инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов составляет не менее чем 25 % суммы расходов на оплату труда;

— в графе 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — месяц и год, за который начислены больничные.

НДФЛ. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности отражаются работодателем — налоговым агентом в общей сумме заработной платы, начисленной работнику в отчетном периоде, с признаком дохода «101».

Прибыль. В Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия (далее — декларация), форма которой утверждена приказом ГНАУ от 28.09.2011 г. № 1213, оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности работникам,

— занятым в производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг), которые могут быть непосредственно отнесены к конкретному объекту затрат (п.п. 138.8.2 НКУ), отражается в строке 05.1 декларации;

— аппарата управления цехами, участками (п.п. «а» п.п. 138.8.5 НКУ) отражается в строке 05.1 декларации;

— административного аппарата и другого общепроизводственного персонала (п.п. «б» п.п. 138.10.2 НКУ) отражается в строке 06.1 декларации;

— обеспечивающим сбыт (п.п. 138.10.3 НКУ), отражается в строке 06.2 декларации.

Отчетность в Фонд. Суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплачиваемые застрахованным лицам Фондом, подлежат отражению в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП, утвержденной постановлением правления Фонда от 18.01.2011 г. № 4. Обращаем внимание: 17.02.2012 г. вступило в силу постановление правления Фонда от 16.11.2011 г. № 56, которым были внесены изменения в Порядок формирования и представления страхователями отчетности по средствам соцстраха в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением от 18.01.2011 г. № 4 и изложена в новой редакции форма отчета Ф4-ФСС з ТВП.

В отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП общая сумма начисленных страхователем в отчетном периоде расходов за счет средств Фонда, в том числе и на выплату пособий, отражается в строке 21 «Витрати з початку року» таблицы I. Расшифровка данных этой строки таблицы I по видам выплат приводится в таблице II отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП. При этом показатель строки 21 таблицы I должен быть равен показателю строки 8 таблицы II отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП.

Пример заполнения такого отчета приведен на с. 33.

В феврале 2012 года на основании решения комиссии по социальному страхованию предприятия от 22.02.2012 г. (см. на с.31) работникам ООО «Токс» были начислены:

— Бойко С. Н. (номер страхового свидетельства 2958674512) — оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности в размере 418,59 грн., пособие по временной нетрудоспособности в размере 837,18 грн. (основание — листок нетрудоспособности АКВ № 732564, свидетельствующий о болезни работника с 3 по 15 февраля 2012 года). Страховой стаж работника — 25 лет;

— Влащенко С. К. (номер страхового свидетельства 3075869435) — пособие по временной нетрудоспособности в размере 813,95 грн. (основание — листок нетрудоспособности ВСД № 125346, свидетельствующий о временной нетрудоспособности работницы в связи с необходимостью ухода за больным ребенком до 14 лет в период с 13 по 17 февраля 2012 года). Страховой стаж работницы — 8 лет 6 месяцев.

Для получения финансирования из Фонда для выплаты пособий из фонда работодателем было сформировано и подано в рабочее отделение Фонда заявление-расчет (см. на с. 32).

Работодатель подал заявление-расчет в орган Фонда 23 февраля 2012 года. Финансирование сумм пособий, указанных в заявлении-расчете, получено на отдельный текущий счет 5 марта 2012 года.

Рассмотрим на примере работника отдела кадров Бойко С. Н. отражение операций по начислению и выплате соцстраховских пособий в бухгалтерском и налоговом учете. За отработанные дни февраля 2012 года работнику начислена заработная плата в сумме 1714,29 грн. Заработная плата и больничные, в том числе и пособие по временной нетрудоспособности, выплачены работнику 6 марта 2012 года. Ставка ЕСВ, установленная предприятию согласно классу профессионального риска производства, составляет 37,26 %.

Бухгалтерский и налоговый учет операций по начислению и выплате заработной платы и больничных за февраль 2012 года приведем в таблице.

Допустим, что в I квартале 2012 года, кроме вышеуказанных пособий, страхователь-работодатель не начислял и не выплачивал пособий, финансируемых за счет средств Фонда.

Порядок заполнения отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП за I квартал 2012 года представим на с. 33.