Офисное имущество: техника и инвентарь

Офисное имущество: техника и инвентарь

Сегодня поговорим об офисном имуществе. Каким образом объекты офисной мебели, компьютерной техники, электроприборов и т. п. отражаются в бухгалтерском и налоговом учете предприятия, а также всегда ли с «налоговыми» расходами/амортизацией по ним соглашаются налоговики, рассмотрим в данной статье.

Людмила СОЛОШЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Учет офисного имущества подчиняется общим правилам, т. е. в бухгалтерском учете в таком случае ориентируются на положения П(С)БУ 7, П(С)БУ 9, а в налоговом — на нормы НКУ.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет офисного имущества зависит от стоимости* и предполагаемого срока службы (более или менее 1 года) объектов. Исходя из этих критериев поступающие объекты:

— стоимостью свыше 2500 грн.* и ожидаемым сроком полезного использования более 1 года — зачисляются в бухгалтерском учете в состав основных средств (ОС — Дт 10) и подлежат амортизации;

— сроком службы более 1 года, однако стоимостью «до» 2500 грн.* — относятся в состав малоценных необоротных материальных активов (МНМА — Дт 11) и также амортизируются;

— сроком службы менее 1 года (независимо от стоимости) — являются запасами (Дт 20, 22), стоимость которых списывается в бухгалтерском учете на расходы периода по правилам
П(С)БУ 16.

*Согласно п. 5 П(С)БУ 7 стоимостный критерий, отделяющий в бухгалтерском учете малоценные объекты от объектов основных средств, предприятие устанавливает самостоятельно. Вместе с тем зачастую для сближения с налоговым учетом (см. определение основных средств из п.п. 14.1.138 НКУ, а также п. 14 подразд. 4 разд. ХХ «Переходные положения» НКУ) в бухгалтерском учете его так же, как и в налоговом, принимают равным в 2500 грн. Поэтому далее в статье будем исходить из того, что стоимостная граница и в налоговом, и в бухгалтерском учете установлена на одинаковом уровне — в 2500 грн. (хотя, повторим, такой подход все же не является обязательным и критерии в бухгалтерском и налоговом учете могут различаться).

Налоговый учет

Похожим образом складывается ситуация и в налоговом учете, где отражение офисного имущества также зависит от срока службы и стоимости поступающих объектов. В зависимости от этого в налоговом учете расходы на приобретение офисных объектов:

— сроком службы более 1 года и стоимостью, превышающей 2500 грн., учитываются в составе основных средств (п.п. 14.1.138 НКУ) с зачислением в состав соответствующих групп согласно п. 145.1 НКУ; при этом по таким объектам исходя из сроков полезного использования (но не ниже минимальных) начисляется «налоговая» амортизация (п. 144.1, п.п. 145.1.2 НКУ);

— сроком службы более 1 года, но по стоимости не дотягивающих до 2500 грн., относятся в состав малоценных необоротных материальных активов (согласно п. 145.1 НКУ включаются в группу 11 «МНМА»); в налоговом учете они также подлежат амортизации, правда, по своим особым правилам — одним из методов: методом 50 % на 50 % или методом 100 % (п.п. 145.1.6 НКУ); подробнее об учете малоценных объектов см. также «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 9;

— сроком службы менее 1 года (независимо от стоимости), являются в налоговом учете запасами и относятся в состав «налоговых» расходов (по правилам пп. 138.4, 138.5 НКУ).

При этом при поступлении объектов офисного имущества и отнесении их к ОС или МНМА с предельной величиной «2500 грн.»:

— предприятия — плательщики НДС — сравнивают стоимость объектов «без НДС»; входной НДС в таком случае относят в налоговый кредит (при условии использования поступающих объектов в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности, ст. 198, п. 201.10 НКУ);

— предприятия — неплательщики НДС (или предприятия — плательщики НДС, осуществляющие не облагаемые НДС операции) — сопоставляют стоимость объектов приобретаемого офисного имущества «с НДС». Напомним, в свое время на эти НДС-нюансы обращала внимание и ГНАУ в письме от 15.11.2004 г. № 21546/7/11-1117.

Вместе с тем, в отличие от бухгалтерского учета, для отражения расходов (амортизации) в налоговом учете, как известно, важна связь используемых объектов с хозяйственной деятельностью (п. 144.1, ст. 138 НКУ). В связи с этим все офисные объекты условно можно разделить на следующие три категории:

(1) учитываемые «без вопросов» в «налоговых» расходах либо при начислении «налоговой» амортизации (как однозначно связанные с хозяйственной деятельностью);

(2) «спорные» объекты, возможность отражения расходов (амортизации) по которым (т. е. связь с хозяйственной деятельностью, с чем налоговики, в свою очередь, порой соглашаются неохотно) в налоговом учете контролирующим органам придется доказывать, и

(3) не включаемые в «налоговые» расходы объекты (использование которых трудно увязать с хозяйственной деятельностью).

На каждой из категорий остановимся подробнее. При этом попутно отметим такой момент. Как известно, классификация ОС в налоговом учете по группам (п. 145.1 НКУ) выстроена в духе бухучетного п. 5 П(С)БУ 7. При этом названия групп в ней представлены достаточно укрупненно, без конкретизации на составляющие, в связи с чем при отнесении объектов к тем или иным группам могут появляться вопросы. В таком случае ориентиром могут по-прежнему служить государственные классификаторы, в частности ДК 013-97 (Государственный классификатор основных фондов), ДК 016-97 (Государственный классификатор продукции и услуг) и пр., нацеливая в нужном направлении.

1. Отражаемые в налоговом учете (расходах/амортизации) объекты

Офисная мебель

Офисная мебель: столы, стулья, шкафы, полки, тумбы, вешалки гардеробные, стеллажи и пр. без сомнений, являются объектами, связанными с хозяйственной деятельностью предприятия. Поэтому расходы на их приобретение на общих основаниях могут быть отражены в налоговом учете. При этом объекты офисной мебели (стоимостью свыше 2500 грн.) зачисляются в налоговом учете в группу 6 основных средств (минимальный срок «налоговой» амортизации по ним не может быть меньше чем 4 года, п. 145.1 НКУ). Ну а малоценная офисная мебель (сроком службы более 1 года и дешевле 2500 грн.) в налоговом учете — это объекты группы 11 «МНМА».

Компьютерная техника

Компьютерная техника на сегодняшний день, как незаменимый спутник уже практически любой деятельности, несомненно, также имеет «хозяйственный» характер. В связи с этим в налоговом учете компьютерные объекты зачисляют в группу 4 (п. 145.1 НКУ), в которой отдельной позицией, в частности, выделены: электронно-вычислительные машины, другие машины для автоматической обработки информации, связанные с ними средства считывания или печати, модули, модемы, источники бесперебойного питания (минимальный срок полезного использования («налоговой» амортизации) для таких объектов установлен в 2 года). О телефонах (в том числе сотовых), которые также согласно п. 145.1 НКУ попадают в «налоговую» группу 4, мы чуть позже подробно остановимся отдельно (см. статью на с. 21). Если же стоимость компьютерных объектов (сроком службы более 1 года) не дотягивает до 2500 грн., то место им — в составе налоговой малоценки (группа 11).

В отношении, собственно, компьютеров, напомним, существует несколько вариантов учета — на усмотрение предприятия учитывать компьютер:

— как неделимый объект, считая неделимыми частями компьютера все его внутренние и внешние составляющие (и стало быть, сопоставляя в таком случае всю их совокупную стоимость со стоимостным критерием в 2500 грн.);

— считая единым неделимым объектом минимальный набор компьютерных составляющих (куда, как правило, входят системный блок, монитор, клавиатура и мышка; соответственно если стоимость такого «комплекта» превышает 2500 грн. — объект зачисляют в состав ОС);

— путем учета «по частям», расценивая все комплектующие и периферийные устройства отдельными самостоятельными объектами (и соответственно сравнивая с пределом в «2500 грн.» каждую из составляющих в таком случае).

Правда, как известно, во времена действия Закона о налоге на прибыль налоговики, к примеру, налогового учета компьютера «по частям» не приветствовали (п. 46 письма ГНАУ от 07.09.2006 г. № 16636/7/31-3017), в связи с чем оптимальным выходом все же было остановиться на втором варианте учета, считая «компьютером» (объектом ОС в налоговом учете) минимальный набор указанных составляющих (системный блок, монитор, клавиатуру и мышку). И хотя вступивший в силу НКУ (заменивший групповой учет пообъектным, а также допускающий «разделение» согласно п. 146.7) в этом смысле дает больше возможностей, тем не менее, не исключено, что позиция контролирующих органов на этот счет не изменится. А значит, второй вариант налогового учета компьютеров по-прежнему останется наиболее безопасным для налогоплательщиков (подробнее о подходах к учету компьютеров см. также «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 42, с. 20 и 2009, № 83).

А вот другие объекты компьютерной техники, такие как принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания (ИБП), флешки, внешние винчестеры, в налоговом учете расценивают самостоятельными отдельными объектами. Поэтому при поступлении каждый из них сравнивают со стоимостным пределом в 2500 грн. и с учетом планируемого срока службы в налоговом учете зачисляют в состав ОС (группу 4 «Машины и оборудование»; минимальный срок «налоговой» амортизации для них установлен не менее 2 лет, п. 145.1 НКУ) либо МНМА (группу 11). Кстати, на то, что, к примеру, принтер в налоговом учете учитывается не в составе стоимости компьютера, а как отдельный объект ОС группы 4, обращалось внимание и в консультации в разделе 110.09.01 ЕБНЗ (Единой базы налоговых знаний, размещенной на сайте ГНСУ).

То же самое касается ксероксов (копировально-множительной техники), а также аппаратов для уничтожения документов — все они (стоимостью свыше 2500 грн.) также отдельные объекты группы 4 «Машины и оборудование» (минимальный срок «налоговой» амортизации для них с учетом п. 145.1 НКУ составляет не менее 5 лет).

Осветительные приборы

Осветительные приборы, как объекты, необходимые в работе любого предприятия, также считаются связанными с хозяйственной деятельностью. Светильники, световые конструкции и оборудование осветительное, в большинстве случаев (как объекты небольшой стоимости — «до» 2500 грн.) в налоговом учете окажутся налоговой малоценкой (войдут в состав группы 11 «МНМА»). Соответственно в зависимости от выбранного предприятием способа начисления амортизации они могут амортизироваться методом 50 % на 50 % или методом 100 % (п.п. 145.1.6 НКУ) с отнесением суммы амортизации на «налоговые» расходы.

А вот при существенной стоимости (свыше 2500 грн.) они также могут оказаться составляющими объектами группы 4 «Машины и оборудование» (согласно Государственному классификатору ДК 016-97 имеют код 31.5 и помещены в раздел 31 «Машины и аппаратура электрические») либо (как приборы) объектами группы 6 «Инструменты, приборы, инвентарь (мебель)».

2. «Спорные» объекты, «налоговые» расходы (амортизацию) по которым подчас приходится отстаивать перед налоговыми органами

Подчас налогоплательщики, проявляя привычную осторожность, лишают себя возможности учесть те или иные расходы в налоговом учете при формировании объекта налогообложения. И, нужно заметить, среди причин тому не последнее место занимает «особые» (порой противоречивые) взгляды контролирующих органов. В числе таких объектов обычно оказываются мироволновки, электрочайники, кофеварки, вентиляторы и прочие объекты бытовой техники. Остановимся на этих ситуациях подробнее.

Кондиционеры, вентиляторы, обогреватели

Как предусматривает ст. 6 Закона об охране труда, условия труда на рабочем месте, а также санитарно-бытовые условия должны соответствовать требованиям законодательства. Причем создавать на рабочем месте в каждом структурном подразделении условия труда, соответствующие условиям нормативно-правовых актов, а также обеспечивать соблюдение требований законодательства относительно прав работников в области охраны труда — обязанность работодателя (ч. 1 ст. 13 Закона об охране труда).

В свою очередь, согласно «трудоохранному» п.п. 140.1.1 НКУ и действующему под него (ограничивающего круг расходов) п. 1 Перечня № 994, к трудоохранным мероприятиям, расходы на которые могут быть учтены в налоговом учете, в частности, относятся мероприятия по приведению основных средств в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов по охране труда относительно:

— систем вентиляции и аспирации, пылеулавливающих устройств, установок для кондиционирования воздуха в помещениях действующего производства и на рабочих местах;

— установок для нагрева (охлаждения) воздуха производственных, административных и других помещений.

Стало быть, использование кондиционеров, вентиляторов, обогревателей, помогающее поддерживать в помещении надлежащий температурный режим, является одним из необходимых мероприятий по охране труда, и, соответственно, связано с хозяйственной деятельностью.

Вместе с тем, как известно, у контролирующих органов в прошлом на этот счет можно было встретить «неприятные» разъяснения (например, письмо ГНА в г. Киеве от 20.06.2003 г. № 655/10/31-105, касающееся приобретения обогревателей и кондиционеров предприятием, в котором был сделан вывод о неотражении расходов на покупку таких предметов в налоговом учете; а также неоднозначную консультацию по этому вопросу (скорее, также запрещающую) в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2007, № 42, с. 18), что, в свою очередь, заставляло налогоплательщиков лишний раз задуматься над возможность отражения таких расходов в налоговом учете.

К счастью, на сегодняшний день в консультациях, размещенных в разделах 110.07.04 и 110.09.01 ЕБНЗ, налоговики со ссылкой на «трудоохранный» Перечень № 994 указывают на возможность отражения расходов на приобретение и установку системы кондиционирования в налоговом учете. Как разъясняется в консультациях, такие расходы — расцениваемые как улучшение помещения (в пределах 10 % «ремонтного» лимита, п. 146.12 НКУ ) — относятся в налоговом учете в состав «налоговых» расходов, а в сумме превышения — увеличивают балансовую стоимость объекта ОС группы 1 (помещения, в котором система кондиционирования устанавливается). Хотя, заметим, также допустим и альтернативный вариант, когда по усмотрению предприятия устанавливаемый в помещении кондиционер и в бухгалтерском, и в налоговом учете признается самостоятельным объектом ОС группы 6 и соответственно в таком случае в учете будет амортизироваться отдельно от здания (подробнее об этом см. статью «Улучшение или объект: проблемы классификации основных фондов» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 44, с. 31). Так что, полагаем, больше вопросов насчет возможности отражения в налоговом учете расходов на оснащение помещения кондиционером возникать не должно.

Аналогичные «трудоохранные» аргументы справедливы и в отношении приобретения вентиляторов и обогревателей, мобильных или напольных кондиционеров. Правда, как правило, такие объекты (сроком службы более 1 года и стоимостью до 2500 грн.) в налоговом учете окажутся МНМА (т. е. объектами «налоговой» группы 11, п. 145.1 НКУ). Если же их стоимость превысит 2500 грн., то в налоговом учете их зачисляют в группу 6 «Инструменты, приборы, инвентарь (мебель)» (минимальный срок полезного использования/«налоговой» амортизации для них установлен не менее 4 лет).

Телевизоры, аудио-, фото- и видеотехника

Для отражения расходов на покупку указанной техники в налоговом учете в данном случае также должна прослеживаться связь с хозяйственной деятельностью. Так, «хозяйственная» направленность вполне очевидна, если фото- и видеотехнику, предположим, приобретают для рекламного подразделения предприятия (составления каталогов, рекламных материалов, проведения презентаций и т. п.); аудиотехнику — для записи интервью, заседаний, совещаний, деловых переговоров и пр.; телевизионную технику — для просмотра семинаров, тренингов, демонстрации рекламных роликов и т. п. Более того, для ряда сфер деятельности (рекламы, СМИ, издательской, выставочной деятельности и т. п.) использование указанной техники, нужно признать, является неотъемлемым атрибутом в работе.

И все же лучше, чтобы «хозяйственный» характер в таких случаях подкреплялся документально, например, оговаривался в приказе по предприятию на приобретение техники (в котором указывалась бы цель совершаемой покупки). Тогда приобретаемые объекты теле-, аудио-, фото- и видеотехники небольшой стоимости (до 2500 грн.) в налоговом учете будут зачисляться в группу 11 «МНМА», а большей стоимости (как приборы) — включаться в группу 6 «Инструменты, приборы, инвентарь (мебель)» (с начислением «налоговой» амортизации в течение не менее 4 лет, п. 145.1 НКУ).

Холодильники, микроволновки, электрочайники, кофеварки, утюги и прочая бытовая техника

Сразу отметим, что, на наш взгляд, расходы на покупку подобной бытовой техники налогоплательщик на вполне законных основаниях вправе учесть в целях налогообложения. Ведь тем самым создаются надлежащие условия труда, а также соблюдаются санитарно-бытовые нормы на предприятии. К тому же согласно ст. 66 КЗоТ работодатель, в числе прочих обязанностей, должен предоставить работникам возможность приема пищи, а также, как предусмотрено ст. 141 КЗоТ, правильно организовывать труд работников, создавать условия для повышения производительности труда, соблюдать законодательство о труде и правила охраны труда, внимательно относиться к нуждам и запросам работников, улучшать условия их труда и быта.

Поэтому, полагаем, в налоговом учете расходы на приобретение необходимой бытовой техники:

— небольшой стоимости (до 2500 грн.) учитываются в составе МНМА (группа 11);

— свыше 2500 грн. — в составе ОС группы 6 «Инструменты, приборы, инвентарь (мебель)» (минимальный срок «налоговой» амортизации для которой установлен не менее 4 лет, п. 145.1 НКУ ).

Однако возможность отражения в налоговом учете расходов на покупку подобных бытовых объектов, нужно заметить, издавна не особо «нравилась» контролирующим органам. Так, например, в п. 2 письма ГНА в Харьковской области от 15.06.2006 г. № 2303/10/15-220 налоговики выступали против отражения расходов на приобретение микроволновой печи для работников бухгалтерии, считая их связанными с финансированием личных потребностей физических лиц. Правда, еще в письме от 14.01.2002 г. № 256/6/15-1216 (когда речь шла об обеспечении необходимым охранников) ГНАУ, например, соглашалась с возможностью отражения расходов на приобретение холодильника, микроволновой печи, чайника в налоговом учете, указывая в таком случае на их связь с хозяйственной деятельностью (использование для хранения и подогрева пищи работниками-охранниками во время несения службы).

А потому не удивительно, что не согласные с таким «выборочным» избирательным подходом контролирующих органов налогоплательщики за защитой своих интересов обращались в суд. И судебная практика в таких случаях оказывала поддержку, вполне справедливо признавая правомерность отражения расходов в налоговом учете налогоплательщиками в данном случае (постановление ВХСУ от 03.08.2005 г. № 25/289 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 44; определение ВАСУ от 15.01.2008 г.).

Вместе с тем, нужно заметить, и по сегодняшний день налоговики не отступили от своей позиции и продолжают высказываться в том же духе. Так, похожие разъяснения и сегодня можно встретить в разделах 110.07.20 и 110.09.02 ЕБНЗ, где, в частности, разъясняется, что:

— расходы на приобретение (а также ремонт) холодильника, микроволновой печи, предназначенных для пользования работниками, находящимися с предприятием в трудовых отношениях, в налоговом учете не отражаются (не включаются в «налоговые» расходы/ «налоговой» амортизации не подлежат). Аргумент налоговиков в данном случае — обеспечение работников холодильниками, микроволновками, электрочайниками не предусмотрено «трудоохранным» Перечнем № 994;

— вместе с тем если в случае необходимости охраны управленческих и производственных помещений, обусловленной ведением хозяйственной деятельности, предприятием с охранниками заключены соответствующие трудовые договоры, то тогда расходы на обеспечение таких штатных работников-охранников холодильником, микроволновкой, электрочайником во время несения ими службы учитываются в составе административных расходов либо подлежат «налоговой» амортизации в налоговом учете.

Так что, как видим, налоговики в данном случае соглашаются с возможностью отражения в налоговом учете расходов на покупку бытовой техники исключительно для несущих службу на предприятии работников, выполняющих функции охраны. В связи с этим, учитывая такое «особое» мнение на этот счет контролирующих органов, выходом, возможно, может оказаться «профсоюзный» вариант отражения расходов (приобретение необходимых объектов бытовой техники за счет средств профсоюза), подробнее о котором будет сказано далее

3. Не отражаемые в налоговом учете объекты Кулер для воды

Как известно, с учетом «трудоохранного» п.п. 140.1.1 НКУ и действующего под него (ограничивающего круг расходов) Перечня № 994 налогоплательщик имеет право отнести в налоговом учете в состав «налоговых» расходов (как связанные с охраной труда) только расходы по предоставлению работникам, занятым на работах с тяжелыми и вредными условиями труда, газированной соленой воды (п. 6 Перечня № 994).

А вот расходы на обеспечение питьевой водой других категорий работников («невредных» производств) связать с расходами на охрану труда и отнести в состав «налоговых» расходов в налоговом учете на основании п.п. 140.1.1 НКУ не получится, так как они не включены в Перечень № 994. Заметим, что в прошлом на это обращали внимание и контролирующие органы (письмо ГНАУ от 28.10.2008 г. № 484/4/17-0713 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 60; письмо Госгорпромнадзора от 26.07.2010 г. № 1/02-11.2-9/3.1/5128 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 73), разъясняя, что затраты на приобретение питьевой воды для работников не связаны с ведением хозяйственной деятельности, мероприятием по охране труда (из-за отсутствия в Перечне № 994) не являются, а считаются расходами, направленными на финансирование личных потребностей физических лиц (п.п. 139.1.1 НКУ), в связи с чем в налоговом учете отражаться не могут (в «налоговые» расходы не включаются/амортизации не подлежат; налоговый кредит по входному НДС по ним не формируется).

Ситуация с установкой кулера (аппарата для нагрева и охлаждения питьевой воды) складывается аналогичным образом. Расходы на его покупку или аренду налоговики, напомним, также не признавали связанными с хозяйственной деятельностью (см. консультацию в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 12). Со ссылкой опять же на то, что такие расходы являются финансированием личных потребностей работников, контролирующие органы разъясняли, что в расходы в налоговом учете их не относят и не амортизируют. Так что расходы на установку в офисе кулера в налоговом учете отразить не получится.

Вместе с тем, помня об этом, в данном случае к ситуации можно подойти иначе и в качестве альтернативного использовать «профсоюзный» вариант — к примеру, приобрести кулер и покупать в дальнейшем воду за счет средств профсоюзной организации, включившей соответствующую статью затрат в смету своих расходов. Причем если профсоюзных средств для этого окажется недостаточно, то предприятие может пополнить бюджет профсоюза, перечислив ему необходимую сумму денежных средств (добровольные пожертвования). При этом в налоговом учете такая сумма (согласно п.п. «а» п.п. 138.10.6 НКУ — как средства, перечисленные неприбыльным, определенным ст. 157 НКУ — в том числе профсоюзным, организациям) может быть включена предприятием в «налоговые» расходы в размере, не превышающем 4 % налогооблагаемой прибыли предыдущего отчетного года (с отражением в составе прочих расходов по строке 06.4 декларации по налогу на прибыль и расшифровкой в строке 06.4.1 приложения ІВ).

Тренажеры, спортинвентарь

Расходы на приобретаемые для проведения отдыха и досуга работников тренажеры, мячи, баскетбольные щиты, теннисные ракетки и прочие спортивные принадлежности в налоговом учете пройдут мимо «налоговых» расходов/амортизации — как не связанные с хозяйственной деятельностью. Поэтому такие расходы будут отражаться только в бухгалтерском учете (где в зависимости от стоимости и срока службы могут оказаться в числе ОС, МНМА или запасов).

А теперь рассмотрим пример.

Пример . В офис предприятия на общую сумму 11200 грн. приобретены:

— книжные шкафы — 3 шт. по цене 840 грн. (в том числе НДС — 140 грн.) за шкаф;

— холодильник — стоимостью 3300 грн. (в том числе НДС — 550 грн.) и электрочайник стоимостью 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.) — для отдела охраны;

— фотоаппарат — стоимостью 4080 (в том числе НДС — 680 грн.) — для отдела рекламы;

— теннисный стол — стоимостью 1240 грн., с учетом НДС.

В учете предприятия операции по приобретению имущества отразятся следующим образом:

Учет офисного имущества