Канцтовары, бланки, расходные материалы для оргтехники и другое: налоговый и бухгалтерский учет

Канцтовары, бланки, расходные материалы для оргтехники и другое: налоговый и бухгалтерский учет

Наверное, вряд ли найдется предприятие, которое не использует в своей деятельности такие офисные принадлежности и материалы, как канцтовары, CD/DVD-диски, картриджи, бумагу для факсов и копировальной техники, бухгалтерские бланки, электролампы и т. п. Все это предметы, без которых просто невозможно обойтись, они помогают работникам организованно, комфортно и успешно выполнять свои трудовые обязанности. О порядке учета расходов на приобретение таких офисных мелочей и пойдет речь в данной статье.

Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Бухгалтерский учет

Приобретение. Порядок отражения затрат, связанных с функционированием офиса: на приобретение канцтоваров, CD/DVD-дисков, бумаги для факсов, принтеров и копировальной техники, батареек, в бухгалтерском учете предприятия зависит от срока полезного использования таких предметов и их стоимости.

Как правило, срок службы указанных принадлежностей не превышает одного года.

Поэтому приобретенные для офисных целей материальные ценности со сроком службы менее одного года независимо от стоимости классифицируются в качестве запасов. При этом по выбору субъекта хозяйствования они могут учитываться:

— либо как производственные запасы с отражением на счете 20 «Производственные запасы», а именно: на субсчете 209 «Прочие материалы»;

— либо как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП) с отражением на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».

Все эти варианты соответствуют Инструкции № 291.

Напомним, что данным документом предусмотрено: на субсчете 209 учитываются бланки строгого учета (по стоимости приобретения), отходы производства (обрубки, обрезки, стружка и т. п.), неисправимый брак, материальные ценности, полученные от ликвидации основных средств, которые не могут быть использованы в качестве материалов, топливо или запасные части на этом предприятии (металлолом, утиль), изношенные шины и другое.

А счет 22 предназначен для учета и обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию и находящихся в составе запасов МБП, т. е. предметов, которые используются в течение периода, не превышающего одного года или нормального операционного цикла, если он более одного года: инструменты, хозяйственный инвентарь, специальное оснащение, спецодежда и другое.

Отличие в учете МБП и производственных запасов заключается в том, что:

— во-первых, после передачи МБП в эксплуатацию их «жизнь» не заканчивается — предполагается, что они должны эксплуатироваться в течение длительного периода, т. е. на протяжении одного года или нормального операционного цикла, если он больше года. При использовании (эксплуатации) таких предметов они не видоизменяются (не уменьшаются, не исчезают), до конца срока использования (эксплуатации) они, как правило, не теряют своих свойств и функций, если, конечно, не будут сломаны. На производственные же запасы временной критерий не распространяется — с передачей в эксплуатацию (в производство) их «существование» в этом качестве завершается, т. е. после использования они физически исчезают (например, чернила, стержни для ручек, порошок для картриджей, бумага для факсов и принтеров и т. п.);

— во-вторых, согласно п. 23 П(С)БУ 9 стоимость МБП, переданных в эксплуатацию, исключается из состава активов (списывается с баланса) с дальнейшей организацией оперативного количественного учета таких предметов по местам эксплуатации и соответствующим лицам в течение срока их фактического использования. Стоимость же производственных запасов согласно пп. 16 — 22 П(С)БУ 9 полностью списывается с баланса при их выбытии (передаче в эксплуатацию, в производство) без дальнейшей организации оперативного количественного учета выбывших материальных ценностей (количественный учет движения запасов (кроме предприятий, применяющих метод цены продажи) ведется в местах их хранения только до момента их выбытия);

— в-третьих, счет 22, на наш взгляд, является наиболее подходящим для учета, например, таких материальных ценностей, как инструмент, портьеры, вешалки, перезаписываемые оптические диски (CD-RW, DVD-RW) и дискеты, ведь эти предметы предназначены для многоразового использования, а срок их эксплуатации, как правило, не дотягивает до одного года. А вот субсчет 209 целесообразно использовать для большинства предметов из группы канцтоваров (пишущих принадлежностей, линеек, ластиков, папок и т. д.), батареек, а также для одноразовых дисков (CD-R, DVD-R), поскольку с учетом принципа существенности их можно сравнить с обычной бумагой для записи.

В свою очередь, материальные ценности, срок полезного использования которых превышает один год, по бухгалтерским правилам должны учитываться как необоротные материальные активы. При этом предметы, стоимость которых не дотягивает до стоимостного критерия, установленного предприятием самостоятельно в приказе об учетной политике, учитываются как малоценные необоротные материальные активы (МНМА) на соответствующем субсчете 112. Напомним, что такой стоимостный критерий по решению предприятия может быть установлен, к примеру, в размере 500 грн., 1000 грн., 1500 грн. или в каком-либо другом размере, хотя, чтобы не отдаляться от налогового учета, его лучше установить на уровне, соответствующем налоговому, т. е. 2500 грн. (с 01.01.2012 г.).

По идее к МНМА должны относиться, например, дыроколы, степлеры, лотки для документов, наборы настольные, калькуляторы и т. п. Однако если такие предметы планируется использовать не более года, то их следует отнести к МБП.

Ну а дорогостоящие предметы (стоимость которых превышает установленный стоимостный критерий) со сроком полезного использования более одного года (это могут быть, например, канцелярские принадлежности: подарочный глобус с картой звездного неба или мини-баром, ручка с золотым пером, эксклюзивный настольный прибор с инкрустацией и т. п.) должны учитываться как основные средства на субсчетах 106 «Инструменты, приспособления и инвентарь» или 109 «Прочие основные средства».

Указанные материальные ценности оплачиваются, как правило, на основании счета-фактуры и приходуются на основании документов, выписанных поставщиком (это могут быть, в частности, товарно-транспортная накладная, расходная или товарная накладная).

Передача в эксплуатацию. При передаче со склада в эксплуатацию канцтоваров и других офисных принадлежностей, учитываемых предприятием в качестве производственных запасов, составляется акт об их списании. Он может быть составлен в произвольной форме, например, в форме, предлагаемой какой-либо из бухгалтерских программ (акт списания ТМЦ). В этом акте важно указать, что приобретенные ТМЦ использованы по назначению для обеспечения работы служб предприятия (например, бухгалтерии, отдела труда и заработной платы, планового отдела, приемной директора и т. д.).

Передача данных предметов в эксплуатацию (выбытие из состава производственных запасов) отражается в учете посредством бухгалтерской записи: Дт 92 (91, 93, 94) — Кт 209.

Если материальные ценности учитываются предприятием как МБП, то, как сказано выше, их стоимость согласно п. 23 П(С)БУ 9 при передаче в эксплуатацию исключается из состава активов (списывается с баланса) с дальнейшей организацией оперативного количественного учета таких предметов по местам эксплуатации и соответствующим лицам в течение срока их фактического использования.

По установленным правилам для учета МБП должен применяться определенный комплект форм первичного учета, утвержденных приказом Министерства статистики Украины от 22.05.96 г. № 145. Образцы их заполнения приведены в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 3, с. 41.

Для отражения в учете хозяйственных операций, связанных с наличием и движением МБП, Госкомстат в письме от 05.12.2005 г. № 14/1-2-25/102 предлагает использовать такие формы первичных документов: акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (типовая форма № МШ-4), акт на списание инструментов (приспособлений) и обмен их на годные (типовая форма № МШ-5), акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (типовая форма № МШ-8). На наш взгляд, в этот список можно включить и карточку учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (типовая форма № МШ-2), она используется для учета МБП, выданных под роспись работнику со склада для длительного пользования.

Затраты на приобретение переданных в эксплуатацию принадлежностей, учитываемых как МБП, предприятие отражает в составе своих расходов с помощью бухгалтерской записи: Дт 92 (91, 93, 94) — Кт 22.

При передаче в эксплуатацию предметов, отнесенных к МНМА (субсчет 112), составляется акт ввода их в эксплуатацию. Для этого можно использовать форму Акта приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОЗ-1), которая утверждена приказом Министерства статистики Украины от 29.12.95 г. № 352.

Операция ввода в эксплуатацию этих предметов отражается с помощью бухгалтерской записи: Дт 112 — Кт 153 с последующим начислением амортизации, начиная с месяца, следующего за месяцем, в котором объект передан в эксплуатацию.

Согласно п. 27 П(С)БУ 7 амортизация МНМА может начисляться по одному из следующих методов:

— прямолинейному;

— производственному;

— «50 %/50 %», суть которого состоит в начислении амортизации в первом месяце использования объекта в размере 50 % его амортизируемой стоимости. Остальные 50 % его амортизируемой стоимости включаются в расходы в месяце исключения объекта из состава активов;

— «100 %», в соответствии с которым амортизация объекта в первом месяце его использования начисляется в размере 100 % его стоимости.

Метод амортизации предприятие выбирает самостоятельно с учетом ожидаемого способа получения экономических выгод от его использования, что желательно закрепить в приказе об учетной политике (для соответствия налоговому учету целесообразно использовать два последних метода). Сумма начисленной амортизации учитывается в составе расходов предприятия и отражается с помощью записи: Дт 92 (91, 93, 94) — Кт 132.

Материальные ценности, учитываемые предприятием в качестве основных средств (субсчета 106, 109) , передаются в эксплуатацию на основании Акта приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОЗ-1).

С месяца, следующего за месяцем передачи объекта, классифицируемого как основные средства, в эксплуатацию, его начинают амортизировать по одному из методов, предусмотренных п. 26 П(С)БУ 7. Сумма начисленной амортизации включается в состав расходов предприятия и отражается записью: Дт 92 (91, 93, 94) — Кт 131.

Кроме того, при начислении амортизации необоротных активов увеличивают остаток на забалансовом счете 09 «Амортизационные отчисления».

Списание с баланса (изъятие из активов) объекта основных средств оформляется Актом списания основных средств (форма № ОЗ-3).

Налоговый учет

Налог на прибыль. В налоговом учете порядок отражения затрат на приобретение канцтоваров и других офисных принадлежностей зависит от срока их полезного использования и от стоимости.

Предметы, стоимость которых превышает установленный п.п. 14.1.138 НКУ стоимостный критерий (с 01.01.2012 г. — 2500 грн.) и ожидаемый срок полезного использования которых с даты ввода в эксплуатацию более одного года, должны учитываться как основные средства. Затраты на их приобретение (разумеется, если они связаны с хоздеятельностью налогоплательщика) подлежат амортизации начиная с месяца, следующего за месяцем передачи таких предметов в эксплуатацию.

Указанные объекты в зависимости от их функционального назначения могут относиться к:

— группе 6 «Инструменты, приспособления, инвентарь (мебель)». Объекты этой группы амортизируются по одному из методов, предусмотренных п.п. 145.1.5 НКУ, в течение 4 лет (см. п. 145.1 НКУ);

— группе 9 «Прочие основные средства». Объекты, входящие в эту группу, амортизируются по прямолинейному или производственному методу (п.п. 145.1.6 НКУ) в течение 12 лет (см. п. 145.1 НКУ).

Напомним, что согласно п.п. 14.1.19 НКУ амортизируемой стоимостью основных средств, прочих необоротных и нематериальных активов является их первоначальная или переоцененная стоимость, уменьшенная на ликвидационную стоимость. Более детально вопросы амортизации основных средств рассмотрены в статье «Порядок начисления амортизации основных средств» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 68).

Материальные ценности со сроком полезного использования более одного года, но стоимостью менее 2500 грн., имеющие статус МНМА и с позиции НКУ не считающиеся основными средствами, подлежат амортизации по решению налогоплательщика одним из двух способов (см. п.п. 145.1.6 НКУ):

1) «50 %/50 %». По нему амортизация начисляется в первом месяце использования объекта в размере 50 % его амортизируемой стоимости, а остальные 50 % начисляются в месяце списания объекта с баланса;

2) «100 %». По этому методу амортизация начисляется в первом месяце использования объекта в размере 100 % его амортизируемой стоимости.

Согласно п.п. 14.1.20 НКУ амортизируемой стоимостью для МНМА является первоначальная стоимость таких объектов. Поэтому, в отличие от основных средств, определять ликвидационную стоимость и уменьшать на нее первоначальную стоимость МНМА при начислении амортизации не нужно.

Подробнее с правилами налогового учета МНМА можно ознакомиться в статье «Налоговая малоценка: с 1 января 2012 года «подорожала» до 2500 грн.» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 9).

Затраты в виде амортотчислений в данном случае включаются в расходы предприятия и учитываются в составе административных расходов (абзац «в» п.п. 138.10.2 НКУ) (строка 06.1 декларации по налогу на прибыль). В случае использования канцтоваров и офисных принадлежностей другими службами предприятия суммы начисленной амортизации отражаются в зависимости от направления использования таких предметов в составе:

— либо общепроизводственных расходов (абзац «б» п.п. 138.8.5 НКУ) (строка 05.1 декларации по налогу на прибыль),

— либо расходов на сбыт (абзац «д» п.п. 138.10.3 НКУ) (строка 06.2 декларации по налогу на прибыль),

— либо прочих операционных расходов, связанных с хозяйственной деятельностью (абзац «в» п.п. 138.10.4 НКУ) (строка 06.4.16 Приложения ІВ к декларации по налогу на прибыль и строка 06.4 самой декларации).

Стоимость офисных предметов, учитываемых предприятием в качестве запасов (активы стоимостью менее 2500 грн. со сроком полезного использования менее одного года), включается непосредственно в «налоговые» расходы также в зависимости от направления их использования (см. абзац «а» п.п. 138.10.2, абзац «а» п.п. 138.8.5, абзац «з» п.п. 138.10.3, абзац «в» п.п. 138.10.4, п.п. 138.12.2 НКУ).

Такие затраты, отнесенные к административным, отражаются в составе «налоговых» расходов в периоде, в котором осуществлены, в соответствии с правилами ведения бухучета (п. 138.5 НКУ). Это же касается сбытовых и прочих операционных расходов.

Затраты, входящие в категорию общепроизводственных расходов, которые относятся на себестоимость изготовленных и реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг, отражаются в составе расходов в периоде, в котором признан доход от реализации таких товаров, выполненных работ, предоставленных услуг (п. 138.4 НКУ)

Проиллюстрируем все вышесказанное примером.

Пример 1. Предприятие «Полюс» 27.02.2012 г. выдало работнику Литвиненко А. И. под отчет наличные средства в сумме 650 грн. с целью приобретения канцтоваров и других офисных принадлежностей. Работник приобрел товары на сумму 602,46 грн. (без НДС — 502,05 грн.; НДС 20 % — 100,41 грн.), а именно:

— бумагу Ballet Classic А4, 80 г/м² — 5 пачек по цене 36 грн. (в том числе НДС 20 % — 6 грн.) за пачку, всего на сумму 180 грн. (в том числе НДС 20 % — 30 грн.);

— набор настольный PATIO BWAH-05 5 предметов — 1 комплект стоимостью 300 грн. (в том числе НДС 20 % — 50 грн.);

— сегрегаторы АРХІВО А4/50 ламинированные — 5 шт. по цене 15 грн. (в том числе НДС 20 % — 2,50 грн.) за единицу, всего на сумму 75 грн. (в том числе НДС 20 % — 12,50 грн.);

— ручки шариковые Pilot BPS-GP-F 0.7 — 2 шт. по цене 12 грн. (в том числе НДС 20 % — 2 грн.) за единицу, всего на сумму 24 грн. (в том числе НДС 20 % — 4 грн.);

— диски Verbatim CD-R 700Mb 52x — 5 шт. по цене 2,10 грн. (в том числе НДС 20 % — 0,35 грн.) за единицу, всего на сумму 10,50 грн. (в том числе НДС 20 % — 1,75 грн.);

— батарейки Energizer BASE LR03 — 2 блистера по цене 6,48 грн. (в том числе НДС 20 % — 1,08 грн.) за один блистер, всего на сумму 12,96 грн. (в том числе НДС 20 % — 2,16 грн.).

Остаток денег своевременно возвращен в кассу. В бухгалтерию предприятия передан утвержденный руководителем Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, с приложенными к нему подтверждающими документами.

Приобретенные материальные ценности 02.03.2012 г. переданы в эксплуатацию для обеспечения работы бухгалтерии предприятия.

В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

Таблица 1

Порядок отражения в учете расходов на приобретение канцтоваров и других офисных принадлежностей

В бухгалтерском учете бланки отчетности, первичной учетной документации и прочие подобные бланки учитывают на субсчете 209 «Прочие материалы». При передаче с целью использования таких бланков их стоимость списывается на расходы отчетного периода в зависимости от направления использования и отражается записью: Дт 92 (91, 93, 94) — Кт 209.

В налоговом учете затраты на приобретение указанных бланков для административных целей включаются в «налоговые» расходы предприятия, поскольку их использование непосредственно связано с хозяйственной деятельностью, и относятся к административным расходам (абзац «а» п.п. 138.10.2 НКУ) (строка 06.1 декларации по налогу на прибыль).

Если бланки приобретены для использования другими службами предприятия, то в зависимости от цели такого использования их стоимость относится:

— либо к общепроизводственным расходам (абзац «а» п.п. 138.8.5 НКУ) (строка 05.1 декларации по налогу на прибыль),

— либо к расходам на сбыт (абзац «з» п.п. 138.10.3 НКУ) (строка 06.2 декларации по налогу на прибыль),

— либо к прочим операционным расходам (абзац «в» п.п. 138.10.4 НКУ) (строка 06.4.16 Приложения ІВ к декларации по налогу на прибыль и строка 06.4 самой декларации).

Хозяйственная направленность использования бланков дает право предприятию и на налоговый кредит по НДС в соответствии со ст. 198 НКУ.

Пример 2. Предприятие приобрело по безналичному расчету бланки бухгалтерские на сумму 36 грн. (без НДС — 30 грн.; НДС 20 % — 6 грн.).

Приобретенные бланки использованы бухгалтерской службой предприятия.

Данные операции в налоговом и бухгалтерском учете отражаются следующими записями:

Таблица 2

Порядок отражения в учете расходов на приобретение бланков бухгалтерских

К расходным материалам, используемым в ходе эксплуатации оргтехники и офисного оборудования, обычно относят картриджи, тонеры (порошок для картриджей), ленты для матричных принтеров, чистящие салфетки, спреи, сжатый воздух для чистки офисной техники и т. п.

Такие материалы используются исключительно для поддержания оргтехники и офисного оборудования в работоспособном состоянии, что не имеет ничего общего с ремонтом. Вопрос, что считается ремонтом оргтехники, а что является ее техобслуживанием, детально рассмотрен в статье «Ремонтируем компьютер» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 83).

Подробнее остановимся на замене картриджей для принтера. На наш взгляд, такой актив не соответствует понятию основных средств (так как не является законченным устройством, выполняющим определенные самостоятельные функции, п. 4 П(С)БУ 7), а следовательно, не может считаться и МНМА. Также картриджи не могут расцениваться и как МБП (к которым Инструкция № 291 в первую очередь относит инструменты, хозинвентарь, специальное оснащение, спецодежду и т. п. — т. е. предметы, для которых характерна обособленность и возможность выполнения самостоятельной функции). Поэтому целесообразнее всего рассматривать картридж как расходный материал независимо от срока его использования, а его замену классифицировать как техническое обслуживание принтера, а не как его ремонт. Ведь замена картриджа осуществляется не по причине поломки принтера, а по причине израсходования содержащегося в нем красящего вещества.

Так что в бухгалтерском учете расходные материалы попадают на субсчет 209, а затем по мере их расходования, т. е. выдачи со склада в эксплуатацию, их стоимость включается в расходы отчетного периода и отражается по дебету счета 92 (91, 93, 94).

В налоговом учете стоимость расходных материалов для офисных нужд включается в состав «налоговых» расходов и относится к административным расходам (абзац «в» п.п. 138.10.2 НКУ) (строка 06.1 декларации по налогу на прибыль).

Если указанные расходные материалы используются другими подразделениями предприятия, то в зависимости от направления такого использования их стоимость относится:

— либо к общепроизводственным расходам (абзац «г» п.п. 138.8.5 НКУ) (строка 05.1 декларации по налогу на прибыль),

— либо к расходам на сбыт (абзац «д» п.п. 138.10.3 НКУ) (строка 06.2 декларации по налогу на прибыль),

— либо к прочим операционным расходам (абзац «в» п.п. 138.10.4 НКУ) (строка 06.4.16 Приложения ІВ к декларации по налогу на прибыль и строка 06.4 самой декларации).

Пример 3. Предприятие приобрело два картриджа для принтеров HP LaserJet, эксплуатируемых финансовой службой предприятия, по цене 240 грн. (без НДС — 200 грн.; НДС 20 % — 40 грн.) на сумму 480 грн. (без НДС — 400 грн.; НДС 20 % — 80 грн.) взамен использованных.

Приобретенные картриджи переданы в эксплуатацию.

Данные операции в налоговом и бухгалтерском учете отражаются следующими записями:

Таблица 3

Порядок отражения в учете расходов на приобретение картриджей для принтера

Расходы, связанные с эксплуатацией осветительных приборов, в частности с приобретением и заменой светильников, плафонов, электроламп, в бухгалтерском и налоговом учете отражаются в том же порядке, что и расходы на приобретение канцтоваров и других офисных принадлежностей, т. е. в зависимости от срока службы и стоимости (см. выше).

Например, светильники и плафоны относятся скорее к разряду МНМА (субсчет 112), так как срок их службы в большинстве случаев более одного года, а стоимость ниже определенного стоимостного критерия. А вот электролампы, в том числе люминесцентные, попадают в категорию запасов и учитываются на субсчете 209.

Кстати, что касается использованных люминесцентных ламп, то они подпадают под определение отходов, приведенное в ст. 1 Закона об отходах. Более того, они содержат вещества, отнесенные к опасным отходам в соответствии с постановлением КМУ «Об утверждении Положения о контроле за трансграничными перевозками опасных отходов и их утилизацией/удалением и Желтого и Зеленого перечней отходов» от 13.07.2000 г. № 1120, а именно ртуть и свинец. Поэтому предприятие должно соблюдать определенные правила хранения и утилизации использованных люминесцентных ламп, что делало бы невозможным их вредное влияние на окружающую природную среду.

Вместе с тем временное хранение таких отходов до их передачи специализированным предприятиям не считается размещением отходов и не сопровождается возникновением налогового обязательства по экологическому налогу за размещение отходов. Такой вывод следует из Обобщающей налоговой консультации по уплате экологического налога, взимаемого за размещение бытовых отходов, утвержденной приказом ГНСУ от 16.12.2011 № 258 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 103). По этому поводу см. также статью «Экологический налог за размещение отходов» в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 82 и комментарий редакции к указанной Обобщающей налоговой консультации.

Пожалуй, это и все основные особенности учета расходов, связанных с организацией работы офиса. Как видите, все просто. Желаем, чтобы и в других вопросах у вас все складывалось так же гладко!