Канцтовари, бланки, витратні матеріали для оргтехніки тощо: податковий та бухгалтерський облік

Канцтовари, бланки, витратні матеріали для оргтехніки тощо: податковий та бухгалтерський облік

Напевно, навряд чи знайдеться підприємство, що не використовує у своїй діяльності таке офісне приладдя і матеріали, як канцтовари, CD/DVD-диски, картриджі, папір для факсів та копіювальної техніки, бухгалтерські бланки, електролампи тощо. Усе це — предмети, без яких просто неможливо обійтися, вони допомагають працівникам організовано, комфортно та успішно виконувати свої трудові обов'язки. Про порядок обліку витрат на придбання таких офісних дрібничок і йтиметься в цій статті.

Наталя БІЛОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Бухгалтерський облік

Придбання. Порядок відображення витрат, пов'язаних з функціонуванням офісу: на придбання канцтоварів, CD/DVD-дисків, паперу для факсів, принтерів та копіювальної техніки, батарей, у бухгалтерському обліку підприємства залежить від строку корисного використання таких предметів та їх вартості.

Як правило, строк служби зазначеного приладдя не перевищує одного року.

Тому придбані для офісних цілей матеріальні цінності зі строком служби менше одного року незалежно від вартості класифікуються як запаси. При цьому за вибором суб'єкта господарювання вони можуть обліковуватися:

— або як виробничі запаси з відображенням на рахунку 20 «Виробничі запаси», а саме на субрахунку 209 «Інші матеріали»;

— або як малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП) з відображенням на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

Усі ці варіанти відповідають Інструкції № 291.

Нагадаємо: цим документом передбачено: на субрахунку 209 обліковуються бланки суворого обліку (за вартістю придбання), відходи виробництва (обрубки, обрізки, стружка тощо), невиправний брак, матеріальні цінності, отримані від ліквідації основних засобів, які не може бути використано як матеріали, паливо чи запасні частини на цьому підприємстві (металобрухт, утиль), зношені шини тощо.

А рахунок 22 призначено для обліку та узагальнення інформації про наявність і рух МШП, що належать підприємству та перебувають у складі запасів, тобто предметів, які використовуються протягом періоду, що не перевищує одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року: інструменти, господарський інвентар, спеціальне оснащення, спецодяг тощо.

Відмінність в обліку МШП та виробничих запасів полягає в тому, що:

— по-перше, після передачі МШП в експлуатацію їх «життя» не закінчується — передбачається, що вони мають експлуатуватися протягом тривалого періоду, тобто протягом одного року чи нормального операційного циклу, якщо він більше року. При використанні (експлуатації) таких предметів вони не видозмінюються (не зменшуються, не зникають), до кінця строку використання (експлуатації) вони, як правило, не втрачають своїх властивостей та функцій, якщо, звичайно, не будуть зламані. На виробничі ж запаси часовий критерій не поширюється — із передачею в експлуатацію (у виробництво) їх «існування» у цьому статусі завершується, тобто після використання вони фізично зникають (наприклад, чорнила, стрижні для ручок, порошок для картриджів, папір для факсів та принтерів тощо);

— по-друге, згідно з п. 23 П(С)БО 9 вартість МШП, переданих в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації та відповідними особами протягом строку їх фактичного використання. Вартість же виробничих запасів згідно з пп. 16 — 22 П(С)БО 9 повністю списується з балансу при їх вибутті (передачі в експлуатацію, у виробництво) без подальшої організації оперативного кількісного обліку матеріальних цінностей, що вибули (кількісний облік руху запасів (крім підприємств, що застосовують метод ціни продажу) ведеться у місцях їх зберігання тільки до моменту їх вибуття);

— по-третє, рахунок 22, на наш погляд, є найприйнятнішим для обліку, наприклад, таких матеріальних цінностей, як інструмент, портьєри, вішалки, перезаписувані оптичні диски (CD-RW, DVD-RW) і дискети, адже ці предмети призначено для багаторазового використання, а строк їх експлуатації, як правило, не дотягує до одного року. А от субрахунок 209 доцільно використовувати для більшості предметів із групи канцтоварів (приладдя для писання, лінійок, гумок, папок тощо), батарей, а також для одноразових дисків (CD-R, DVD-R), оскільки з урахуванням принципа суттєвості їх можна порівняти зі звичайним папером для запису.

У свою чергу, матеріальні цінності, строк корисного використання яких перевищує один рік, за бухгалтерськими правилами мають обліковуватися як необоротні матеріальні активи. При цьому предмети, вартість яких не дотягує до вартісного критерію, установленого підприємством самостійно в наказі про облікову політику, обліковуються як малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА) на відповідному субрахунку 112. Нагадаємо, що такий вартісний критерій за рішенням підприємства може бути встановлено, наприклад, у розмірі 500 грн., 1000 грн., 1500 грн. чи в будь-якому іншому розмірі, хоча для зближення з податковим обліком цей критерій краще встановити на рівні, що відповідає податковому, тобто 2500 грн. (з 01.01.2012 р.).

За ідеєю, до МНМА повинні відноситись, наприклад, діроколи, степлери, лотки для документів, набори настільні, калькулятори тощо. Однак, якщо такі предмети планується використовувати не більше року, то їх слід віднести до МШП.

Ну а дорогі предмети (вартість яких перевищує встановлений вартісний критерій) зі строком корисного використання більше одного року (це можуть бути, наприклад, канцелярське приладдя: подарунковий глобус із картою зоряного неба чи міні-баром, ручка із золотим пером, ексклюзивний настільний прилад з інкрустацією тощо) мають обліковуватися або як основні засоби на субрахунках 106 «Інструменти, прилади та інвентар» чи 109 «Інші основні засоби».

Зазначені матеріальні цінності оплачуються, як правило, на підставі рахунку-фактури та прибуткуються на підставі документів, виписаних постачальником (це можуть бути, зокрема, товарно-транспортна накладна, видаткова чи товарна накладна).

Передача в експлуатацію. При передачі зі складу в експлуатацію канцтоварів та іншого офісного приладдя, що обліковується підприємством як виробничі запаси, складається акт про їх списання. Його може бути складено в довільній формі, наприклад, у формі, що пропонується будь-якою з бухгалтерських програм (акт списання ТМЦ). У цьому акті важливо зазначити, що придбані ТМЦ використано за призначенням для забезпечення роботи служб підприємства (наприклад, бухгалтерії, відділу праці та заробітної плати, планового відділу, приймальні директора тощо).

Передача цих предметів в експлуатацію (вибуття зі складу виробничих запасів) відображається в обліку за допомогою бухгалтерського запису: Дт 92 (91, 93, 94) — Кт 209.

Якщо матеріальні цінності обліковуються підприємством як МШП, то, як зазначалося вище, їх вартість згідно з п. 23 П(С)БО 9 при передачі в експлуатацію виключається зі складу активів (списується з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації та відповідними особами протягом строку їх фактичного використання.

За встановленими правилами для обліку МШП має застосовуватися певний комплект форм первинного обліку, затверджених наказом Міністерства статистики України від 22.05.96 р. № 145. Зразки їх заповнення наведено у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 3, с. 41.

Для відображення в обліку господарських операцій, пов'язаних з наявністю та рухом МШП, Держкомстат у листі від 05.12.2005 р. № 14/1-2-25/102 пропонує використовувати такі форми первинних документів: акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (типова форма № МШ-4), акт на списання інструментів (приладдя) та обмін їх на придатні (типова форма № МШ-5), акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (типова форма № МШ-8). На наш погляд, до цього списку можна включити й картку обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (типова форма № МШ-2): вона використовується для обліку МШП, виданих під розпис працівнику зі складу для тривалого користування.

Витрати на придбання переданого в експлуатацію приладдя, що обліковується як МШП, підприємство відображає у складі своїх витрат за допомогою бухгалтерського запису: Дт 92 (91, 93, 94) — Кт 22.

При передачі в експлуатацію предметів, віднесених до МНМА (субрахунок 112), складається акт введення їх в експлуатацію. Для цього можна використовувати форму Акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № ОЗ-1), яку затверджено наказом Міністерства статистики України від 29.12.95 р. № 352.

Операція введення в експлуатацію цих предметів відображається за допомогою бухгалтерського запису: Дт 112 — Кт 153 з подальшим нарахуванням амортизації починаючи з місяця, наступного за місяцем, в якому об'єкт передано в експлуатацію.

Згідно з п. 27 П(С)БО 7 амортизація МНМА може нараховуватися за одним із таких методів:

— прямолінійним;

— виробничим;

— «50 %/50 %», сутність якого полягає в нарахуванні амортизації в першому місяці використання об'єкта в розмірі 50 % його вартості, що амортизується. Решта 50 % його вартості, що амортизується, уключається до витрат у місяці вилучення об'єкта із складу активів;

— «100 %», відповідно до якого амортизація об'єкта в першому місяці його використання нараховується в розмірі 100 % його вартості.

Метод амортизації підприємство вибирає самостійно з урахуванням очікуваного способу отримання економічних вигод від його використання, що бажано закріпити в наказі про облікову політику (для зближення із податковим обліком варто використовувати два останніх методи).

Сума нарахованої амортизації обліковується у складі витрат підприємства та відображається за допомогою запису: Дт 92 (91, 93, 94) —
Кт 132.

Матеріальні цінності, що обліковуються підприємством як основні засоби (субрахунки 106, 109), передаються в експлуатацію на підставі Акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № ОЗ-1).

Із місяця, наступного за місяцем передачі об'єкта, що класифікується як основні засоби, в експлуатацію, його починають амортизувати за одним з методів, передбачених п. 26 П(С)БО 7 . Сума нарахованої амортизації включається до складу витрат підприємства та відображається записом: Дт 92 (91, 93, 94) — Кт 131.

Крім того, при нарахуванні амортизації необоротних активів збільшують залишок на позабалансовому рахунку 09 «Амортизаційні відрахування».

Списання з балансу (вилучення з активів) об'єкту основних засобів оформляється Актом списання основних засобів (форма № ОЗ-3).

Податковий облік

Податок на прибуток. У податковому обліку порядок відображення витрат на придбання канцтоварів та іншого офісного приладдя залежить від строку їх корисного використання та від вартості.

Предмети, вартість яких перевищує встановлений п.п. 14.1.138 ПКУ вартісний критерій (з 01.01.2012 р. — 2500 грн.) та очікуваний строк корисного використання яких із дати введення в експлуатацію більше одного року, мають обліковуватися як основні засоби. Витрати на їх придбання (зрозуміло, якщо вони пов'язані з госпдіяльністю платника податків) підлягають амортизації починаючи з місяця, наступного за місяцем передачі таких предметів в експлуатацію.

Зазначені об'єкти залежно від їх функціонального призначення можуть належати до:

— групи 6 «Інструменти, прилади, інвентар (меблі)». Об'єкти цієї групи амортизуються за одним із методів, передбачених п.п. 145.1.5 ПКУ, протягом 4 років (див. п. 145.1 ПКУ);

— групи 9 «Інші основні засоби». Об'єкти, що входять до цієї групи, амортизуються за прямолінійним або виробничим методом (п.п. 145.1.6 ПКУ) протягом 12 років (див. п. 145.1 ПКУ).

Нагадаємо, що згідно з п.п. 14.1.19 ПКУ вартістю основних засобів, інших необоротних та нематеріальних активів, що амортизується, є їх первісна чи переоцінена вартість, зменшена на ліквідаційну вартість. Докладніше питання амортизації основних засобів розглянуто у статті «Порядок нарахування амортизації основних засобів» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 68).

Матеріальні цінності зі строком корисного використання більше одного року, але вартістю менше 2500 грн., що мають статус МНМА та з позиції ПКУ не вважаються основними засобами, підлягають амортизації за рішенням платника податків одним із двох способів (див. п.п. 145.1.6 ПКУ):

1) «50 % : 50 %», за яким амортизація нараховується в першому місяці використання об'єкта в розмірі 50 % його вартості, що амортизується, а решта 50 % нараховується в місяці списання об'єкта з балансу;

2) «100 %». За цим методом амортизація нараховується в першому місяці використання об'єкта в розмірі 100 % його вартості, що амортизується.

Відповідно до п.п. 14.1.20 ПКУ вартістю, що амортизується, для МНМА є первісна вартість таких об'єктів. Тому, на відміну від основних засобів, визначати ліквідаційну вартість і зменшувати на неї первісну вартість МНМА при нарахуванні амортизації не потрібно.

Докладніше з правилами податкового обліку МНМА можна ознайомитися у статті «Податкова малоцінка: з 1 січня 2012 року «подорожчала» до 2500 грн.» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 9).

Витрати у вигляді амортвідрахувань у цьому випадку включаються до витрат підприємства та обліковуються у складі адміністративних витрат (абзац «в» п.п. 138.10.2 ПКУ) (рядок 06.1 декларації з податку на прибуток). У разі використання канцтоварів та офісного приладдя іншими службами підприємства суми нарахованої амортизації відображаються залежно від напрямку використання таких предметів у складі:

— або загальновиробничих витрат (абзац «б» п.п. 138.8.5 ПКУ) (рядок 05.1 декларації з податку на прибуток),

— або витрат на збут (абзац «д» п.п. 138.10.3 ПКУ) (рядок 06.2 декларації з податку на прибуток),

— або інших операційних витрат, пов'язаних з господарською діяльністю (абзац «в» п.п. 138.10.4 ПКУ) (рядок 06.4.16 Додатка ІВ до декларації з податку на прибуток і рядок 06.4 самої декларації).

Вартість офісних предметів, що обліковуються підприємством як запаси (активи вартістю менше 2500 грн. зі строком корисного використання менше одного року), уключається безпосередньо до «податкових» витрат також залежно від напрямку їх використання (див. абзац «а» п.п. 138.10.2, абзац «а» п.п. 138.8.5, абзац «з» п.п. 138.10.3, абзац «в» п.п. 138.10.4, п.п. 138.12.2 ПКУ).

Такі витрати, віднесені до адміністративних, відображаються у складі «податкових» витрат у періоді, в якому їх здійснено, відповідно до правил ведення бухобліку (п. 138.5 ПКУ). Це саме стосується збутових та інших операційних витрат.

Витрати, що входять до категорії загальновиробничих витрат, які відносяться на собівартість виготовлених та реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг, відображаються у складі витрат у періоді, в якому визнано дохід від реалізації таких товарів, виконаних робіт, наданих послуг (п. 138.4 ПКУ).

Проілюструємо усе викладене вище на прикладі.

Приклад 1. Підприємство «Полюс» 27.02.2012 р. видало працівнику Литвиненку А. І. під звіт готівкові кошти в сумі 650 грн. з метою придбання канцтоварів та іншого офісного приладдя. Працівник придбав товари на суму 602,46 грн. (без ПДВ — 502,05 грн.; ПДВ 20 % — 100,41 грн.), а саме:

— папір Ballet Classic А4, 80 г/м² — 5 пачок за ціною 36 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 6 грн.) за пачку, усього на суму 180 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 30 грн.);

— набір настільний PATIO BWAH-05 з 5 предметів — 1 комплект вартістю 300 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 50 грн.);

— сегрегатори АРХІВО А4/50 ламіновані — 5 шт. за ціною 15 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 2,50 грн.) за одиницю, усього на суму 75 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 12,50 грн.);

— ручки кулькові Pilot BPS-GP-F 0.7 — 2 шт. за ціною 12 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 2 грн.) за одиницю, усього на суму 24 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 4 грн.);

— диски Verbatim CD-R 700Mb 52x — 5 шт. за ціною 2,10 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 0,35 грн.) за одиницю, усього на суму 10,50 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 1,75 грн.);

— батареї Energizer BASE LR03 — 2 блістери за ціною 6,48 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 1,08 грн.) за один блістер, усього на суму 12,96 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 2,16 грн.).

Залишок грошей своєчасно повернено до каси. До бухгалтерії підприємства передано затверджений керівником Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, з доданими до нього підтверджуючими документами.

Придбані матеріальні цінності 02.03.2012 р. передано в експлуатацію для забезпечення роботи бухгалтерії підприємства.

У податковому та бухгалтерському обліку ці операції відображаються такими записами:

Таблиця 1

Порядок відображення в обліку витрат на придбання канцтоварів
та іншого офісного приладдя

У бухгалтерському обліку бланки звітності, первинної облікової документації та інші подібні бланки обліковують на субрахунку 209 «Інші матеріали». При передачі з метою використання таких бланків їх вартість списується на витрати звітного періоду залежно від напрямку використання та відображається записом: Дт 92 (91, 93, 94) — Кт 209.

У податковому обліку витрати на придбання зазначених бланків для адміністративних цілей уключаються до «податкових» витрат підприємства, оскільки їх використання безпосередньо пов'язане з господарською діяльністю, та відносяться до адміністративних витрат (абзац «а» п.п. 138.10.2 ПКУ) (рядок 06.1 декларації з податку на прибуток).

Якщо бланки придбано для використання іншими службами підприємства, то залежно від мети такого використання їх вартість відноситься:

— або до загальновиробничих витрат (абзац «а» п.п. 138.8.5 ПКУ) (рядок 05.1 декларації з податку на прибуток),

— або до витрат на збут (абзац «з» п.п. 138.10.3 ПКУ) (рядок 06.2 декларації з податку на прибуток),

— або до інших операційних витрат (абзац «в» п.п. 138.10.4 ПКУ) (рядок 06.4.16 Додатка ІВ до декларації з податку на прибуток і рядок 06.4 самої декларації).

Господарська спрямованість використання бланків дає підприємству право й на податковий кредит з ПДВ відповідно до ст. 198 ПКУ.

Приклад 2. Підприємство придбало за безготівковим розрахунком бланки бухгалтерські на суму 36 грн. (без ПДВ — 30 грн.; ПДВ 20 % — 6 грн.).

Придбані бланки використано бухгалтерською службою підприємства.

Ці операції в податковому та бухгалтерському обліку відображаються такими записами:

Таблиця 2

Порядок відображення в обліку витрат на придбання бланків бухгалтерських

До витратних матеріалів, що використовуються під час експлуатації оргтехніки та офісного обладнання, зазвичай відносять картриджі, тонери (порошок для картриджів), стрічки для матричних принтерів, чистячі серветки, спреї, стиснене повітря для чищення офісної техніки тощо.

Такі матеріали використовуються виключно для підтримання оргтехніки та офісного обладнання у працездатному стані, що не має нічого спільного з ремонтом. Питання стосовно того, що вважається ремонтом оргтехніки, а що є її техобслуговуванням, докладно розглянуто у статті «Ремонтуємо комп'ютер» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 83).

Докладніше зупинимося на заміні картриджів для принтера. На наш погляд, такий актив не відповідає поняттю основних засобів (оскільки не є закінченим пристроєм, що виконує певні самостійні функції, п. 4 П(С)БО 7), а отже, не може вважатися і МНМА. Також картриджі не можуть розцінюватися й як МШП (до яких Інструкція № 291 насамперед відносить інструменти, господарський інвентар, спеціальне оснащення, спецодяг тощо, тобто предмети, для яких характерні відокремленість і можливість виконання самостійної функції). Тому найдоцільніше розглядати картридж як витратний матеріал незалежно від строку його використання, а його заміну класифікувати як технічне обслуговування принтера, а не як його ремонт. Адже заміна картриджа здійснюється не внаслідок поломки принтера, а через витрачання фарбувальної речовини, що міститься в ньому.

Отже, у бухгалтерському обліку витратні матеріали потрапляють на субрахунок 209, а потім у міру їх витрачання, тобто видачі зі складу в експлуатацію, їх вартість уключається до витрат звітного періоду і відображається по дебету рахунка 92 (91, 93, 94).

У податковому обліку вартість витратних матеріалів для офісних потреб уключається до складу «податкових» витрат і відноситься до адміністративних витрат (абзац «в» п.п. 138.10.2 ПКУ) (рядок 06.1 декларації з податку на прибуток).

Якщо зазначені витратні матеріали використовуються іншими підрозділами підприємства, то залежно від напрямку такого використання їх вартість відноситься:

— або до загальновиробничих витрат (абзац «г» п.п. 138.8.5 ПКУ) (рядок 05.1 декларації з податку на прибуток);

— або до витрат на збут (абзац «д» п.п. 138.10.3 ПКУ) (рядок 06.2 декларації з податку на прибуток);

— або до інших операційних витрат (абзац «в» п.п. 138.10.4 ПКУ) (рядок 06.4.16 Додатка ІВ до декларації з податку на прибуток і рядок 06.4 самої декларації).

Приклад 3. Підприємство придбало два картриджі для принтерів HP LaserJet, що експлуатуються фінансовою службою підприємства, за ціною 240 грн. (без ПДВ — 200 грн.; ПДВ 20 % — 40 грн.) на суму 480 грн. (без ПДВ — 400 грн.; ПДВ 20 % — 80 грн.) замість використаних.

Придбані картриджі передано в експлуатацію.

Ці операції в податковому та бухгалтерському обліку відображаються такими записами:

Таблиця 3

Порядок відображення в обліку витрат на придбання картриджів для принтера

Витрати, пов'язані з експлуатацією освітлювальних приладів, зокрема з придбанням та заміною світильників, плафонів, електроламп, у бухгалтерському та податковому обліку відображаються в тому самому порядку, що й витрати на придбання канцтоварів та іншого офісного приладдя, тобто залежно від строку служби і вартості (див. вище).

Наприклад, світильники та плафони скоріше належать до розряду МНМА (субрахунок 112), оскільки строк їх служби переважно більше одного року, а вартість — нижче певного вартісного критерію. А от електролампи, у тому числі люмінесцентні, потрапляють до категорії запасів та обліковуються на субрахунку 209.

До речі, що стосується використаних люмінесцентних ламп, то вони підпадають під визначення відходів, наведене у ст. 1 Закону про відходи. Більше того, вони містять речовини, віднесені до небезпечних відходів відповідно до постанови КМУ «Про затвердження Положення про контроль за транскордонними перевезеннями небезпечних відходів та їх утилізацією/видаленням і Жовтого та Зеленого переліків відходів» від 13.07.2000 р. № 1120, а саме ртуть і свинець. Тому підприємство має дотримуватись певних правил зберігання та утилізації використаних люмінесцентних ламп, що унеможливлювало б їх шкідливий вплив на навколишнє природне середовище.

Водночас тимчасове зберігання таких відходів до їх передачі спеціалізованим підприємствам не вважається розміщенням відходів і не супроводжується виникненням податкового зобов'язання з екологічного податку за розміщення відходів. Такий висновок випливає з Узагальнюючої податкової консультації зі сплати екологічного податку, що справляється за розміщення побутових відходів, затвердженої наказом ДПСУ від 16.12.2011 р. № 258 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 103). Із цього приводу див. також статтю «Екологічний податок за розміщення відходів» у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 82 і коментар редакції до зазначеної Узагальнюючої податкової консультації.

Мабуть, це і всі основні особливості обліку витрат, пов'язаних з організацією роботи офісу. Як бачите, усе просто. Бажаємо, щоб і в інших питаннях у вас усе складалося так само просто!