Расходы на уборку офиса (приобретение ОС, инвентаря, бытовой химии)

Расходы на уборку офиса
(приобретение ОС, инвентаря, бытовой химии)

Чистота — лицо любого офиса. От чистоты в нем зависят и работоспособность, и здоровье работников. Поэтому уборка офиса в первую очередь — обеспечение гигиены и безопасности труда. В продолжение темы уделим внимание и учету расходов на уборку силами предприятия, а также с помощью клининговой компании.

Наталия ДЗЮБА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Для уборки офисных помещений необходимо иметь различные средства бытовой химии и прочие предметы, такие как пылесос (желательно моющий), ведра, швабры, щетки, салфетки, губки и пр. Как и любые операции, операции, связанные осуществлением расходов на закупку необходимых средств и материалов для уборки офиса, должны подтверждаться документально, что в одинаковой мере важно как для бухгалтерского, так и для налогового учета. Как указано в п.п. 139.1.9 НКУ, расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и начисления налога, запрещено включать в состав расходов. В данном случае документально подтвердить расходы на уборку офиса помогут:

1. приказ руководителя о закупке средств и инвентаря для уборки помещений офиса и порядка их выдачи.

Общество с ограниченной ответственностью

«Авеника»

ПРИКАЗ

О закупке средств и инвентаря для уборки помещений офиса

и порядок их выдачи

Для уборки помещения офиса и с целью содержания мест личной гигиены в надлежащем состоянии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику службы материально-технического снабжения Артемову А. В. обеспечить закупку необходимых товарно-материальных ценностей для проведения уборки офиса.

2. Для уборки офиса установить следующие нормы выдачи на месяц бытовой химии:

— универсальное моющее средство — 3 упаковки;

— моющее средство для окон и зеркал — 1 упаковка;

— салфетки — 2 упаковки.

3. Норму запасов бытовой химии установить в двойном размере расходов.

4. Главному бухгалтеру Журавель Н. С. составить смету расходов с учетом норм запасов и выдачи бытовой химии и подать на утверждение до 07.02.2011 г.

5. Контроль за исполнением приказа возлагается на Артемова А. В.

2. смета расходов о закупке средств и инвентаря для уборки помещений офиса.

Смета расходов

на закупку средств и инвентаря для уборки помещений офиса

3. первичные (расчетные, платежные и пр.) документы, свидетельствующие о совершении операций и осуществлении расходов на закупку средств и инвентаря для уборки помещений офиса (подтверждении израсходованных сумм).

Бухгалтерский учет

Средства и материалы, купленные для уборки офиса, в зависимости от срока эксплуатации и стоимости нужно учесть в составе:

1) основных средств (ОС) — если срок эксплуатации материальных ценностей больше 1 года, а стоимость выше стоимостного предела, установленного предприятием для разграничения основных средств и малоценных необоротных материальных активов (МНМА) (как правило, для сближения с налоговым учетом такой же стоимостный критерий (2500 грн.) устанавливают для разграничения ОС от МНМА и в бухучете). Учет таких основных средств, к примеру, может вестись на субсчете 106 «Инструменты, приборы, инвентарь»;

2) МНМА — если срок эксплуатации предметов больше 1 года, но стоимость при этом не превышает стоимостного критерия, установленного предприятием и разграничивающего при этом ОС от МНМА. Такой недорого стоящий уборочный инвентарь следует учитывать на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы»;

3) запасов — если срок эксплуатации средств и предметов для уборки офиса менее года. При этом обратите внимание:

— ведра, швабры, мопы, щетки, держатели для мопов и пр. в процессе использования не сразу теряют свои первоначальные качества, поэтому их следует учитывать на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы». По переданным в пользование МБП ведется оперативный количественный учет по местам эксплуатации и ответственным лицам в течение срока их фактического использования (п. 23 П(С)БУ 9). В то же время, если предприятие определит для себя нецелесообразность ведения количественного оперативного учета таких предметов (щетки, мопы, швабры и пр.) в связи с их несущественностью, то не будет ошибкой учесть их на субсчете 209 «Прочие материалы» (подробнее см. на с. 12 этого номера);

— средства бытовой химии (моющие средства), салфетки, губки, бумажные салфетки для протирки стекла и пр. относятся к предметам одноразового использования, так как в процессе применения быстро теряют свои первоначальные качества. Такие материальные ценности следует учитывать в составе запасов на субсчете 209 «Прочие материалы».

При этом расходы на покупку средств и инвентаря для уборки офиса (суммы амортизации уборочного инвентаря), как правило, списывают на счет 92 «Административные расходы».

Что касается расходов на покупку сменных материалов (в частности, фильтров для пылесоса), то они по своей сути будут расходами на техобслуживание. Стоимость таких расходных материалов следует зачислить на субсчет 209 «Прочие материалы», откуда впоследствии при передаче в эксплуатацию списать на расходы (на счет 92).

Налог на прибыль. Наиболее подходящим для отражения расходов на уборку офиса является п.п. 138.10.2 НКУ, где приведен перечень административных расходов, направленных на обслуживание и управление предприятием. Так, основанием для отражения в составе расходов стоимости материальных ценностей, купленных для осуществления уборки офиса со сроком службы менее года, является п.п. «в» п.п. 138.10.2 НКУ, согласно которому такие расходы будут расходами на содержание основных средств и прочих необоротных материальных активов общехозяйственного назначения.

В декларации по налогу на прибыль такие расходы следует учесть в составе показателя строки 06.1 «Адміністративі витрати». Их стоимость увеличит административные расходы в периоде осуществления таких расходов согласно правилам ведения бухгалтерского учета (п. 138.5 НКУ).

Купленный инвентарь для уборки офиса с ожидаемым сроком полезного использования (эксплуатации) более 1 года, но не дотягивающий до стоимостного критерия 2500 грн., из-за своей небольшой стоимости следует учитывать как малоценные необоротные материальные активы (МНМА) в составе группы 11 (п. 145.1 НКУ). В группу 11 они зачисляются по первоначальной стоимости. Амортизация такого уборочного инвентаря будет начисляться в первом месяце использования либо методом 50 % на 50 % (т. е. в размере 50 % амортизируемой стоимости МНМА в первом месяце использования объекта и остальных 50 % амортизируемой стоимости — в месяце его списания), либо 100 % методом (т. е. сразу в размере 100 % амортизируемой стоимости МНМА в первом месяце использования объекта) (п.п. 145.1.6 НКУ).

Купленный инвентарь для уборки офиса с ожидаемым сроком полезного использования (эксплуатации) более 1 года и стоимостью выше 2500 грн. следует учитывать в составе прочих основных средств группы 6 «Інструменти, прилади, інвентар (меблі)». В группу 6 такой инвентарь (в числе которых может оказаться, к примеру, пылесос либо пароочиститель) зачисляется по первоначальной стоимости за вычетом ликвидационной стоимости (п.п. 14.1.19 НКУ, п. 4 П(С)БУ 7). Учет амортизируемой стоимости ведется отдельно по каждому объекту (п. 146.1 НКУ). Согласно п. 146.2 НКУ амортизация начисляется помесячно начиная с месяца, следующего за месяцем ввода в эксплуатацию объекта в течение установленного предприятием срока полезного использования объекта, который для ОС группы 6 должен быть не менее 4 лет. Амортизационные отчисления по каждому объекту за отчетный квартал будут определяться как сумма амортотчислений за 3 месяца расчетного квартала (п. 146.3 НКУ).

В приложении АМ к декларации по налогу на прибыль сумма амортизации, начисленная по инвентарю для уборки, числящегося в составе группы 6 ОС и в составе МНМА, отдельно не выделяется, а будет отражаться в составе общей суммы начисленных за отчетный период «налоговых» амортотчислений по графе 2 таблицы 1 «Нарахована амортизація за звітний період». В самой декларации по налогу на прибыль сумму амортизации по таким объектам следует показать в строке 06.1.

И еще хотелось бы сказать о замене фильтров в пылесосе, купленном для уборки офиса и числящемся в составе ОС группы 6. Так, купленный для замены фильтр следует учитывать как расходный материал независимо от срока его использования (даже если срок службы фильтра в технической документации установлен 2 года, что в основном характерно для фильтров мелкой очистки), а непосредственно его замену классифицировать как техническое обслуживание пылесоса, а не как его ремонт. Ведь замена фильтра осуществляется не по причине поломки пылесоса, а по причине засорения (истечения срока службы фильтра). А значит стоимость фильтров следует относить на увеличение административных расходов в периоде их осуществления, согласно правилам ведения бухгалтерского учета (п.п. «в» п.п. 138.10.2 и п. 138.5 НКУ).

НДС. Согласно п. 198.1 и п. 198.3 НКУ предприятие — плательщик НДС по расходам на закупку средств и инвентаря для уборки офиса, учитывая их хозяйственную направленность, сумму «входного» НДС (исходя из договорной стоимости, но не выше уровня обычных цен) при наличии налоговой накладной может отнести в налоговый кредит. Право на налоговый кредит при этом возникает (по первому событию, п. 198.2 НКУ) независимо от того, начали ли такие «уборочные» объекты использоваться налогоплательщиком в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности, а также от того, осуществлял ли налогоплательщик налогооблагаемые операции в отчетном периоде (п. 198.3 НКУ).

Учет расходов на уборку офиса рассмотрим на примере.

Пример 1. Для уборки помещения офиса предприятием были приобретены:

— пылесос моющий — 7200 грн. (в том числе НДС — 1200);

— тележка уборочная — 1740 грн. (в том числе НДС — 290);

— инвентарь для мойки полов и окон (скребок, трубка, мопы, мойщик окон, держатель мопов, ведро) — 978 грн. (в том числе НДС — 163);

— бытовая химия (моющие средства) — 288 грн. (в том числе НДС — 48 грн.).

Таблица 1

Учет расходов на средства и материалы для уборки помещений

Уборку офиса предприятие может возложить и на стороннюю организацию, занимающуюся деятельностью в сфере оказания услуг клининга. В этом случае предприятие отделается только расходами:

— с отражением в бухгалтерском учете на счете 92 «Административные расходы»;

— с отнесением в налоговом учете их суммы на расходы (согласно п.п. «в» п.п. 138.10.2 НКУ).

Пример. 2 По окончании зимнего сезона руководством предприятия было принято решение о проведении генеральной уборки офисного помещения, при которой особое внимание следовало уделить напольному покрытию. Для этого предприятие воспользовалось услугами клининговой компании, которая провела уборку при помощи профессиональной техники, а также с использованием новейших профессиональных чистящих и защитных средств для поверхностей. Стоимость услуг клининговой компании составила 13800 грн. (в том числе НДС — 2300 грн.).

Таблица 2

Учет расходов на генеральную уборку офиса клининговой компаний

Надеемся, что с прочтением данной статьи атмосфера чистоты и порядка будет царить не только в офисном помещении, но и в учетных регистрах предприятия.