Витрати на прибирання офісу (придбання ОЗ, інвентарю, побутової хімії)

Витрати на прибирання офісу
(придбання ОЗ, інвентарю, побутової хімії)

Чистота — це обличчя будь-якого офісу. Від чистоти в ньому залежить і працездатність, і здоров'я працівників. Тому прибирання офісу, насамперед — забезпечення гігієни та безпеки праці. На продовження теми приділимо увагу й обліку витрат на прибирання силами підприємства, а також за допомогою клінінгової компанії.

Наталія ДЗЮБА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Для прибирання офісних приміщень необхідно мати різні засоби побутової хімії та інші предмети, такі як пилосос (бажано мийний), відра, швабри, щітки, серветки, губки тощо. Як і будь-які операції, операції, пов'язані зі здійсненням витрат на закупівлю необхідних для прибирання офісу засобів та матеріалів, повинні підтверджуватися документально, що однаково важливо як для бухгалтерського, так і для податкового обліку. Як зазначено в п.п. 139.1.9 ПКУ, витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими первинними документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку та нарахування податку, заборонено включати до складу витрат. У цьому випадку підтвердити витрати на прибирання офісу допоможуть такі документи.

1. Наказ керівника про закупівлю засобів та інвентарю для прибирання приміщень офісу та порядок їх видачі.

Товариство з обмеженою відповідальністю

«Авеніка»

НАКАЗ

Про закупівлю засобів та інвентарю
для прибирання приміщень офісу
 та порядок їх видачі

Для прибирання приміщення офісу та з метою утримання місць особистої гігієни в належному стані

НАКАЗУЮ :

1. Начальнику служби матеріально-технічного постачання Артемову А. В. забезпечити закупівлю необхідних товарно-матеріальних цінностей для здійснення прибирання офісу.

2. Для прибирання офісу встановити такі норми видачі засобів побутової хімії на місяць:

— універсальний мийний засіб — 3 упаковки;

— мийний засіб для вікон та дзеркал — 1 упаковка;

— серветки — 2 упаковки.

3. Норму запасів засобів побутової хімії встановити в подвійному розмірі витрат.

4. Головному бухгалтеру Журавель Н. С. скласти кошторис витрат з урахуванням норм запасів та видачі засобів побутової хімії та подати на затвердження до 07.02.2011 р.

5. Контроль за виконанням наказу покладається на Артемова А. В.

2. Кошторис витрат на закупівлю засобів та інвентарю для прибирання приміщень офісу.

Кошторис витрат

на закупівлю засобів та інвентарю для прибирання приміщень офісу

3. Первинні (розрахункові, платіжні тощо) документи , що свідчать про здійснення операцій та витрат на закупівлю засобів та інвентарю для прибирання приміщень офісу (підтвердження витрачених сум).

Бухгалтерський облік

Засоби та матеріали, куплені для прибирання офісу, залежно від строку експлуатації та вартості слід облікувати у складі:

1) основних засобів (ОЗ) — якщо строк експлуатації матеріальних цінностей більше 1 року, а вартість вище вартісної межі, установленої підприємством для розмежування основних засобів та малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА) (як правило, для зближення з податковим обліком такий самий вартісний критерій (2500 грн.) установлюють для розмежування ОЗ та МНМА й у бухобліку). Облік таких основних засобів, приміром, може вестися на субрахунку 106 «Інструменти, прилади та інвентар»;

2) МНМА — якщо строк експлуатації предметів більше 1 року, але вартість при цьому не перевищує вартісного критерію, що встановлено підприємством та розмежовує при цьому ОЗ та МНМА. Такий недорогий прибиральний інвентар слід обліковувати на субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи»;

3) запасів — якщо строк експлуатації засобів та предметів для прибирання офісу менше року. При цьому зверніть увагу:

— відра, швабри, мопи, щітки, утримувачі для мопів тощо у процесі використання не відразу втрачають свої властивості, тому їх слід обліковувати на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети». За переданими в користування МШП ведеться оперативний кількісний облік за місцями експлуатації та відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання (п. 23 П(С)БО 9). Водночас, якщо підприємство визначить для себе недоцільність ведення кількісного оперативного обліку таких предметів (щітки, мопи, швабри тощо) у зв'язку з їх несуттєвістю, то не буде помилкою врахувати їх на субрахунку 209 «Інші матеріали» (докладніше див. на с. 12 цього номера);

— засоби побутової хімії (мийні засоби), серветки, губки, паперові серветки для протирання скла тощо належать до предметів одноразового використання, оскільки у процесі застосування швидко втрачають свої первісні властивості. Такі матеріальні цінності слід обліковувати у складі запасів на субрахунку 209 «Інші матеріали».

При цьому витрати на купівлю засобів та інвентарю для прибирання офісу (суми амортизації прибирального інвентарю), як правило, списують на рахунок 92 «Адміністративні витрати».

Що стосується витрат на купівлю змінних матеріалів (зокрема фільтрів для пилососа), то вони за своєю суттю будуть витратами на техобслуговування. Вартість таких витратних матеріалів слід зарахувати на субрахунок 209 «Інші матеріали», звідки згодом при передачі в експлуатацію списати на витрати (на рахунок 92).

Податковий облік

Податок на прибуток. Найбільш придатним для відображення витрат на прибирання офісу є п.п. 138.10.2 ПКУ, де наведено перелік адміністративних витрат, спрямованих на обслуговування та управління підприємством. Так, підставою для відображення у складі витрат вартості матеріальних цінностей, придбаних для здійснення прибирання офісу, зі строком служби менше року є п.п. «в» п.п. 138.10.2 ПКУ, згідно з яким такі витрати будуть витратами на утримання основних засобів та інших необоротних матеріальних активів загальногосподарського призначення.

У декларації з податку на прибуток такі витрати слід уключати до складу показника рядка 06.1 «Адміністративні витрати». Їх вартість збільшить адміністративні витрати в періоді здійснення таких витрат згідно з правилами ведення бухгалтерського обліку (п. 138.5 ПКУ).

Придбаний інвентар для прибирання офісу з очікуваним строком корисного використання (експлуатації) більше 1 року, однак такий, що не «дотягує» до вартісного критерію 2500 грн., унаслідок невеликої вартості слід обліковувати як малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА) у складі групи 11 (п. 145.1 ПКУ). До групи 11 вони зараховуються за первісною вартістю. Амортизація такого прибирального інвентарю нараховуватиметься в першому місяці використання або методом «50 % на 50 %» (тобто в розмірі 50 % вартості МНМА, що амортизується, у першому місяці використання об'єкта та решти 50 % вартості, що амортизується, — у місяці його списання), або методом «100 %» (тобто відразу в розмірі 100 % вартості МНМА, що амортизується, у першому місяці використання об'єкта) (п.п. 145.1.6 ПКУ).

Куплений інвентар для прибирання офісу з очікуваним строком корисного використання (експлуатації) більше 1 року та вартістю вище 2500 грн. слід обліковувати у складі інших основних засобів групи 6 «Інструменти, прилади, інвентар (меблі)». До групи 6 такий інвентар (наприклад, пилосос або пароочисник) зараховується за первісною вартістю за вирахуванням ліквідаційної вартості (п.п. 14.1.19 ПКУ, п. 4 П(С)БО 7). Облік вартості, що амортизується, ведеться окремо за кожним об'єктом (п. 146.1 ПКУ). Згідно з п. 146.2 ПКУ амортизація нараховується щомісячно починаючи з місяця, наступного за місяцем введення в експлуатацію об'єкта, протягом установленого підприємством строку його корисного використання, який для ОЗ групи 6 має бути не менше 4 років. Амортизаційні відрахування за кожним об'єктом за звітний квартал визначатимуться як сума амортвідрахувань за 3 місяці розрахункового кварталу (п. 146.3 ПКУ).

У додатку АМ до декларації з податку на прибуток сума амортизації, нарахована за інвентарем для прибирання, що значиться у складі групи 6 ОЗ та у складі МНМА, окремо не виділяється, а відображатиметься у складі загальної суми нарахованих за звітний період «податкових» амортвідрахувань у графі 2 таблиці 1 «Нарахована амортизація за звітний період». У самій декларації з податку на прибуток суму амортизації за такими об'єктами слід показати в рядку 06.1.

І ще варто кілька слів зазначити про заміну фільтрів у пилососі, що придбаний для прибирання офісу та значиться у складі ОЗ групи 6. Так, куплений для заміни фільтр слід обліковувати як витратний матеріал, незалежно від строку його використання (навіть якщо строк служби фільтру в технічній документації встановлено 2 роки, що здебільшого характерно для фільтрів дрібного очищення), а безпосередньо його заміну класифікувати як технічне обслуговування пилососа, а не як його ремонт. Адже заміна фільтру здійснюється не внаслідок поломки пилососа, а через засмічення (закінчення строку служби фільтру). А отже, вартість фільтрів слід відносити на збільшення адміністративних витрат у періоді їх здійснення згідно з правилами ведення бухгалтерського обліку (п.п. «в» п.п. 138.10.2 та п. 138.5 ПКУ).

ПДВ. Згідно з пп. 198.1 і 198.3 ПКУ підприємство — платник ПДВ суму «вхідного» ПДВ за витратами на закупівлю засобів та інвентарю для прибирання офісу, ураховуючи їх господарську спрямованість (виходячи з договірної вартості, але не вище рівня звичайних цін), за наявності податкової накладної може віднести до податкового кредиту. Право на податковий кредит при цьому виникає (за першою подією, п. 198.2 ПКУ) незалежно від того, чи почали такі «прибиральні» об'єкти використовуватися платником податків в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності, а також від того, чи здійснював платник податків оподатковувані операції у звітному періоді (п. 198.3 ПКУ).

Облік витрат на прибирання офісу розглянемо на прикладі.

Приклад 1. Для прибирання приміщення офісу підприємством було придбано:

— пилосос мийний — 7200 грн. (у тому числі ПДВ — 1200 грн.);

— візок прибиральний — 1740 грн. (у тому числі ПДВ — 290 грн.);

— інвентар для миття підлог та вікон (скребок, трубка, мопи, мийник вікон, утримувач мопів, відро) — 978 грн. (у тому числі ПДВ — 163 грн.);

— засоби побутової хімії (мийні засоби) — 288 грн. (у тому числі ПДВ — 48 грн.).

Таблиця 1

Облік витрат на засоби та матеріали для прибирання приміщень

Прибирання офісу підприємство може доручити й сторонній організації, що займається діяльністю у сфері надання послуг клінінгу. У цьому випадку підприємство відбудеться тільки витратами:

— з відображенням у бухгалтерському обліку на рахунку 92 «Адміністративні витрати»;

— з віднесенням у податковому обліку їх суми на витрати (згідно з п.п. «в» п.п. 138.10.2 ПКУ).

Приклад 2. Після закінчення зимового сезону керівництвом підприємства було прийнято рішення про проведення генерального прибирання офісного приміщення, під час якого особливу увагу слід було приділити підлоговому покриттю. Для цього підприємство скористалося послугами клінінгової компанії, яка здійснила прибирання за допомогою професійної техніки, а також з використанням новітніх професійних засобів для чищення та захисту поверхонь. Вартість послуг клінінгової компанії склала 13800 грн. (у тому числі ПДВ — 2300 грн.).

Таблиця 2

Облік витрат на генеральне прибирання офісу клінінговою компанією

Сподіваємося, що після прочитання цієї статті чистота та порядок пануватимуть не лише в офісному приміщенні, а й в облікових регістрах підприємства.