Учитываем расходы на охрану офиса

Учитываем расходы на охрану офиса

Все большее число предприятий для охраны своих объектов прибегают к установке систем охранной сигнализации и видеонаблюдения. О порядке отражения расходов на такие мероприятия поговорим в данной статье.

Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Прежде всего укажем, что в соответствии с п. 29 ст. 9 Закона № 1775 деятельность по предоставлению услуг по охране собственности и граждан подлежит лицензированию.

Согласно п. 1.3 Лицензионных условий № 505 охранная деятельность определяется как предоставление услуг, связанных с охраной имущества юридических и физических лиц и обеспечением личной безопасности физических лиц на основании гражданско-правовых соглашений.

Среди мер охраны, которые могут осуществляться персоналом охраны, п.п. 1.4.1 Лицензионных условий № 505 называет, в частности, использование технических средств охранного назначения (систем и технических средств охранной сигнализации, теле-, видеонаблюдения, контролирования доступа) в соответствии с их техническими характеристиками и целевым назначением, в том числе централизованного наблюдения за работой технических средств охранного назначения, установленных на объектах.

Охранные услуги могут предоставлять:

— подразделения Государственной службы охраны при Министерстве внутренних дел (см. постановление № 615 ). При этом данным постановлением утвержден Перечень объектов, которые подлежат обязательной охране подразделениями Государственной службы охраны при Министерстве внутренних дел. К таким объектам относятся, в частности: дома, в которых расположены центральные органы исполнительной власти; предприятия, изготавливающие государственные ценные бумаги; центральные и областные аптечные склады; объекты водоснабжения населенных пунктов; государственные универсальные магазины с ежедневной выручкой в сумме свыше 5000 минимальных заработных плат; базы, склады и другие объекты хранения материальных ценностей на сумму свыше 20000 минимальных заработных плат, а также некоторые другие объекты;

— зарегистрированные в установленном действующим законодательством Украины порядке юридические лица независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, осуществляющие хозяйственную деятельность, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также физические лица — предприниматели, получившие соответствующие лицензии (п. 1.3 Лицензионных условий № 505).

Субъект охранной деятельности обязан предоставлять услуги только на основании письменного гражданско-правового договора. В договоре должны быть конкретно указаны объект охраны, а также размер имущественной ответственности субъекта охранной деятельности, если охраняется имущество граждан или юридических лиц (п.п. 2.2.1 Лицензионных условий № 505).

Осуществлять согласно гражданско-правовым договорам охрану имущества, на которое у заказчика нет соответствующих документов, подтверждающих его право на владение, распоряжение, пользование таким имуществом, запрещено. Право собственности на недвижимое имущество подтверждается правоустанавливающим документом и выпиской о регистрации права собственности на недвижимое имущество (п.п. 4.5.2 Лицензионных условий № 505).

Вместе с тем охранять офис, а также другие свои объекты предприятие может и собственными силами. Для этого лицензия ему не нужна, поскольку такие действия не считаются охранной деятельностью.

Бухгалтерский учет

Установка охранной сигнализации и систем видеонаблюдения предполагает повышение надежности охраняемого объекта, поэтому понесенные на эти цели затраты чаще всего считаются связанными с улучшением такого объекта (помещения, здания), результатом чего является увеличение его первоначальной стоимости. Ведь, как вы знаете, согласно п. 14 П(С)БУ 7 первоначальная стоимость объекта основных средств увеличивается на сумму расходов, связанных с улучшением объектов (модернизация, модификация, достройка, дооборудование, реконструкция и т. п.), если такие улучшения приводят к увеличению будущих экономических выгод, первоначально ожидаемых от использования объекта.

Впрочем, бывают случаи, когда установка сигнализации и систем видеонаблюдения не должна рассматриваться в качестве улучшения объекта основных средств. Так, расходы на приобретение автономных переносных сигнализаций и систем виденаблюдения, которые представляют собой конструктивно обособленные предметы, предназначенные для выполнения определенных самостоятельных функций, с учетом расходов на подключение и настройку могут классифицироваться как самостоятельные объекты основных средств и учитываться на субсчете 104 «Машины и оборудование», если, конечно, срок их полезного использования превышает один год, а стоимость — установленный стоимостный критерий, закрепленный в приказе об учетной политике (обычно эту границу устанавливают на уровне налогового стоимостного критерия для основных средств, который с 01.01.2012 г. составляет 2500 грн.). Самостоятельные устройства, стоимость которых меньше установленного стоимостного критерия, должны учитываться как малоценные необоротные материальные активы (МНМА) с отражением на одноименном субсчете 112.

То есть порядок отражения в учете систем сигнализации и видеонаблюдения в каждом конкретном случае будет зависеть от того, может ли устанавливаемая охранная система функционировать как самостоятельное законченное устройство или она способна выполнять свою работу только в составе комплекса.

Налоговый учет

Похожая ситуация складывается и в налоговом учете. Если системы охранной сигнализации и видеонаблюдения установлены в здании (помещении) таким образом, что не могут функционировать отдельно от охраняемого объекта, то такая установка классифицируется как улучшение объекта основных средств (здания/помещения) и учитывается в соответствии с ремонтными нормами пп. 146.11, 146.12 НКУ.

Если же охранная система автономна, мобильна и способна функционировать отдельно от охраняемого здания (помещения), то она может быть учтена как самостоятельный объект основных средств группы 4.

Хотя сотрудники налогового ведомства по этому поводу не допускают альтернатив. По их мнению (см. консультации, размещенные в разделах 110.07.04 и 110.09.01 ЕБНЗ), расходы на приобретение и установку систем охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения (видеонадзора) считаются исключительно расходами на улучшение объекта основных средств, поэтому в соответствии с пп. 146.11, 146.12 НКУ включаются в пределах 10 % ремонтного лимита в «налоговые» расходы, а в сумме его превышения относятся на увеличение балансовой стоимости объекта основных средств, на котором устанавливаются такие системы.

Напоминаем: в каком бы порядке вы не планировали отражать затраты на установку охранной сигнализации и систем видеонаблюдения, в состав «налоговых» расходов они попадут лишь в том случае, если имеют хозяйственную направленность. Тогда же у налогоплательщика появляется и право на отнесение сумм «входного» НДС по этим расходам в состав налогового кредита на основании ст. 198 НКУ.

Обосновать связь затрат на оборудование здания или помещения системами охранной сигнализации и видеонаблюдения с хозяйственной деятельностью налогоплательщика можно с помощью приказа руководителя, в котором закреплена цель проводимого мероприятия, например: защита от угрозы проникновения посторонних лиц на территорию предприятия; обеспечение сохранности ТМЦ и оборудования; минимизация потерь товаров, представленных в торговом зале, и т. п.

После установки систем охранной сигнализации и видеонаблюдения с субъектом охранной деятельности заключается договор о предоставлении услуг по наблюдению за этими системами с передачей тревожных и информационных сигналов по радиоканалу на пункт централизованного наблюдения (ПЦН) или непосредственно заказчику (если объект не подключен к ПЦН субъекта охранной деятельности или подключен к альтернативным ПЦН).

В бухгалтерском учете затраты на оплату таких услуг, связанных с охраной офиса, включаются в состав расходов отчетного периода и отражаются на счете 92. В случае охраны объектов других подразделений предприятия соответствующие затраты отражаются в зависимости от назначения и функций таких охраняемых объектов на счетах 91, 93, 94.

В налоговом учете данные затраты на охрану офиса предприятие вправе включить в состав расходов (при условии, что охраняемый объект используется в хозяйственной деятельности) как административные расходы (абзац «в» п.п. 138.10.2 НКУ) (строка 06.1 декларации по налогу на прибыль). Затраты на охрану объектов других подразделений предприятия могут быть отнесены в зависимости от функций объекта:

— либо к общепроизводственным расходам (абзац «г» п.п. 138.8.5 НКУ) (строка 05.1 декларации по налогу на прибыль),

— либо к расходам на сбыт (абзац «д» п.п. 138.10.3 НКУ) (строка 06.2 декларации по налогу на прибыль),

— либо к прочим операционным расходам, связанным с хозяйственной деятельностью (абзац «в» п.п. 138.10.4 НКУ) (строка 06.4.16 Приложения ІВ к декларации по налогу на прибыль и строка 06.4 самой декларации).

Пример. Предприятие «Торнадо» в феврале 2012 года заключило договор со специализированной организацией об оборудовании системой охранной сигнализации своего административного здания. Стоимость работ составила 7200 грн. (без НДС — 6000 грн.; НДС 20 % — 1200 грн.).

Размер 10 % ремонтного лимита на 01.01.2012 г. — 15000 грн. Ремонт других объектов основных средств в I квартале 2012 года пока не производился.

Ежемесячная плата за услуги по наблюдению за системой охранной сигнализации объекта — 480 грн. (без НДС — 400 грн.; НДС 20 % — 80 грн.).

В налоговом и бухгалтерском учете указанные операции отражаются следующими записями:

Учет расходов на установку системы охранной сигнализации
и на оплату услуг по наблюдению за ней

Начнем с того, что форменной одеждой обеспечиваются должностные лица органов государственной власти и лица, находящиеся на государственной службе. Например, форменную одежду имеют лица начальствующего и рядового состава органов внутренних дел, таможенной службы, органов налоговой службы и др., а также работники предприятий некоторых отраслей (например, персонала подразделений ведомственной военизированной охраны Министерства топлива и энергетики Украины, персонал подразделений гражданской охраны Государственной службы охраны при МВД Украины). Вид и перечень такой форменной одежды, а также нормы обеспечения устанавливаются КМУ и отраслевыми министерствами (см., например, Положение № 480 и Положение № 1430).

Вместе с тем согласно ст. 8 Закона об охране труда и ст. 163 КЗоТ работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда, а также на работах, связанных с загрязнением или неблагоприятными метеорологическими условиями, бесплатно в пределах установленных норм должны быть обеспечены спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты.

Работодатель обязан за свой счет обеспечить приобретение, комплектование, выдачу и содержание спецодежды в соответствии с нормативно-правовыми актами по охране труда и коллективным договором, если фактические условия труда работников требуют применения средств индивидуальной защиты в соответствии с Положением № 53, Типовыми и отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты (см. п. 1.4 раздела I Положения № 53).

К категории работников, которые в обязательном порядке должны быть обеспечены спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты, относятся охранники и сторожа — эти профессии (коды 5169 и 9152 Классификатора профессий ДК 003:2010 соответственно) включены в Нормы № 62.

В связи с этим выдаваемая указанным категориям работников форменная одежда, с точки зрения законодательства, является не чем иным, как специальной одеждой.

Бухгалтерский учет

Специальная одежда, предназначенная для выдачи охранникам и сторожам, учитывается в бухучете в зависимости от установленного Нормами № 62 срока ношения.

А поскольку этот срок составляет от 12 до 36 месяцев, т. е. превышает один год, такое обмундирование, если его стоимость не превышает стоимостной границы, закрепленной в приказе об учетной политике (как правило, 2500 грн.), следует приходовать как объект МНМА с отражением на субсчете 112.

Дорогостоящую спецодежду (стоимость которой превышает установленный стоимостный предел) зачисляют в состав основных средств (субсчет 109) или прочих необоротных материальных активов (субсчет 117).

Стоимость спецодежды подлежит амортизации по правилам, установленным П(С)БУ 7. Начисление амортизации в зависимости от того, к какой категории она отнесена (основные средства или прочие необоротные материальные активы) отражается с помощью записей: Дт 92 (91, 93, 94) — Кт 131, 132, а списание спецодежды с баланса — Дт 131, 132 — Кт 109, 117, 112.

Налоговый учет

Затраты на обеспечение работников спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты, относятся к расходам двойного назначения, т. е. представляют собой затраты, включаемые в состав «налоговых» расходов лишь при определенных условиях.

Так, согласно абзацу первому п.п. 140.1.1 НКУ затраты налогоплательщика на обеспечение наемных работников специальной одеждой, обувью, специальной (форменной) одеждой, моющими и обеззараживающими средствами, средствами индивидуальной защиты, необходимыми для исполнения профессиональных обязанностей, а также продуктами специального питания могут быть учтены при определении объекта налогообложения, если они включены в перечень, утвержденный КМУ.

По уточнениям ГНАУ, изложенным в письме от 29.07.2011 г. № 13818/6/15-1415, а также в консультации, размещенной в разделе 110.07.09 ЕБНЗ, п. 5 Перечня № 994, предусмотрено обеспечение работников спецодеждой, спецобувью и средствами индивидуальной защиты согласно установленным нормам. Поэтому статус налогово-расходных затраты на спецодежду получают в том случае, если они включены в перечень специальной одежды, утвержденный КМУ, и предусмотрены Типовыми и отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

Заметим, что роль перечня специальной одежды, утвержденного КМУ, о котором говорит ГНАУ, на сегодняшний день выполняет Перечень № 994.

Так что для отражения затрат на специальную одежду для охранников и сторожей в составе расходов налогоплательщикам, видимо, достаточно руководствоваться лишь Перечнем № 994, Положением № 53 и Нормами № 62.

Указанные затраты, связанные с охраной офиса, относятся к административным расходам (абзацы «а» или «ж» п.п. 138.10.2 НКУ ) (строка 06.1 декларации по налогу на прибыль). Затраты на спецодежду для охранников, задействованных на других объектах предприятия, отражаются в зависимости от функционального назначения таких объектов в составе:

— либо общепроизводственных расходов (абзац «а» п.п. 138.8.5 НКУ) (строка 05.1 декларации по налогу на прибыль),

— либо расходов на сбыт (абзац «з» п.п. 138.10.3 НКУ) (строка 06.2 декларации по налогу на прибыль),

— либо прочих операционных расходов, связанных с хозяйственной деятельностью (абзац «в» п.п. 138.10.4 НКУ) (строка 06.4.16 Приложения ІВ к декларации по налогу на прибыль и строка 06.4 самой декларации).

Примите к сведению: стоимость спецодежды не должна включаться в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход получившего ее работника и облагаться НДФЛ, если она возвращается на склад предприятия:

— по истечении срока ношения;

— при получении новой взамен изношенной (ставшей непригодной, испорченной, пропавшей с места хранения не по вине работника);

— при увольнении работника.

Подробнее об учете спецодежды см. статью «Учитываем расходы на обеспечение работников спецодеждой» в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 103.

Таковы основные нюансы учета затрат на охрану офиса. Желаем безопасной работы и только хороших событий!