Обліковуємо витрати на охорону офісу

Обліковуємо витрати на охорону офісу

Усе більша кількість підприємств для охорони своїх об'єктів удаються до встановлення систем охоронної сигналізації та відеоспостереження. Про порядок відображення витрат на такі заходи поговоримо в цій статті.

Наталя БІЛОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Передусім зауважимо, що відповідно до п. 29 ст. 9 Закону № 1775 діяльність з надання послуг з охорони власності та громадян підлягає ліцензуванню.

Згідно з п. 1.3 Ліцензійних умов № 505 охоронна діяльність визначається як надання послуг, пов'язаних з охороною майна юридичних і фізичних осіб та забезпеченням особистої безпеки фізичних осіб на підставі цивільно-правових угод.

Серед заходів охорони, що можуть здійснюватися персоналом охорони, п.п. 1.4.1 Ліцензійних умов № 505 називає, зокрема, використання технічних засобів охоронного призначення (систем і технічних засобів охоронної сигналізації, теле-, відеоспостереження, контролювання доступу) відповідно до їх технічних характеристик та цільового призначення, у тому числі централізованого спостереження за роботою технічних засобів охоронного призначення, установлених на об'єктах.

Охоронні послуги можуть надавати:

— підрозділи Державної служби охорони при Міністерстві внутрішніх справ (див. постанову № 615). Цією постановою затверджено Перелік об'єктів, що підлягають обов'язковій охороні підрозділами Державної служби охорони при Міністерстві внутрішніх справ. До таких об'єктів належать, зокрема: будинки, в яких розташовані центральні органи виконавчої влади; підприємства, що виготовляють державні цінні папери; центральні та обласні аптечні склади; об'єкти водопостачання населених пунктів; державні універсальні магазини з щоденною виручкою в сумі понад 5000 мінімальних заробітних плат; бази, склади та інші об'єкти зберігання матеріальних цінностей на суму понад 20000 мінімальних заробітних плат, а також деякі інші об'єкти;

— зареєстровані в установленому чинним законодавством України порядку юридичні особи незалежно від їх організаційно-правової форми та форми власності, які провадять господарську діяльність, крім органів державної влади та органів місцевого самоврядування, а також фізичні особи — підприємці, які отримали відповідні ліцензії (п. 1.3 Ліцензійних умов № 505).

Суб'єкт охоронної діяльності зобов'язаний надавати послуги тільки на підставі письмового цивільно-правового договору. У договорі мають бути конкретно вказані об'єкт охорони, а також розмір майнової відповідальності суб'єкта охоронної діяльності, якщо охороняється майно громадян або юридичних осіб (п.п. 2.2.1 Ліцензійних умов № 505).

Здійснювати згідно з цивільно-правовими договорами охорону майна, на яке в замовника немає відповідних документів, що підтверджують його право на володіння, розпорядження, користування таким майном, заборонено. Право власності на нерухоме майно підтверджується правовстановлюючим документом та випискою про реєстрацію права власності на нерухоме майно (п.п. 4.5.2 Ліцензійних умов № 505).

Разом із тим, охороняти офіс, а також інші свої об'єкти підприємство може й власними силами. Для цього ліцензія йому не потрібна, оскільки такі дії не вважаються охоронною діяльністю.

Установлення охоронної сигналізації та систем відеоспостереження передбачає підвищення надійності об'єкта, що охороняється, тому понесені на ці цілі витрати найчастіше вважаються пов'язаними з поліпшенням такого об'єкта (приміщення, будівлі), результатом чого є збільшення його первісної вартості. Адже, як відомо, згідно з п. 14 П(С)БО 7 первісна вартість об'єкта основних засобів збільшується на суму витрат, пов'язаних з поліпшенням об'єктів (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо), якщо такі поліпшення призводять до збільшення майбутніх економічних вигод, первісно очікуваних від використання об'єкта.

Проте трапляються випадки, коли встановлення сигналізації та систем відеоспостереження не повинно розглядатися як поліпшення об'єкта основних засобів. Так, витрати на придбання автономних переносних сигналізацій та систем відеоспостереження, які є конструктивно відокремленими предметами, призначеними для виконання певних самостійних функцій, з урахуванням витрат на підключення та налаштування можуть класифікуватися як самостійні об'єкти основних засобів та обліковуватися на субрахунку 104 «Машини та обладнання», якщо, звісно, строк їх корисного використання перевищує один рік, а вартість — установлений вартісний критерій, закріплений у наказі про облікову політику (зазвичай цю межу встановлюють на рівні податкового вартісного критерію для основних засобів, який з 01.01.2012 р. становить 2500 грн.). Самостійні пристрої, вартість яких менше встановленого вартісного критерію, повинні обліковуватися як малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА) з відображенням на однойменному субрахунку 112.

Отже, порядок відображення в обліку систем сигналізації та відеоспостереження в кожному конкретному випадку залежатиме від того, чи може охоронна система, що встановлюється, функціонувати як самостійний закінчений пристрій, чи вона здатна виконувати свою роботу тільки у складі комплексу.

Податковий облік

Схожа ситуація й у податковому обліку. Якщо системи охоронної сигналізації та відеоспостереження встановлені в будинку (приміщенні) таким чином, що не можуть функціонувати окремо від об'єкта, що охороняється, то таке встановлення класифікується як поліпшення об'єкта основних засобів (будинку/приміщення) та враховується відповідно до ремонтних норм пп. 146.11, 146.12 ПКУ.

Якщо ж охоронна система автономна, мобільна та здатна функціонувати окремо від будинку (приміщення), що охороняється, то вона може бути врахована як самостійний об'єкт основних засобів групи 4.

Хоча працівники податкового відомства з цього приводу не допускають альтернатив. На їх думку (див. консультації, розміщені в розділах 110.07.04 і 110.09.01 ЄБПЗ), витрати на придбання й установлення систем охоронно-пожежної сигналізації та відеоспостереження (відеонагляду) вважаються виключно витратами на поліпшення об'єкта основних засобів, тому відповідно до пп. 146.11, 146.12 ПКУ включаються в межах 10 % ремонтного ліміту до «податкових» витрат, а в сумі його перевищення відносяться на збільшення балансової вартості об’єкта основних засобів, на якому встановлюються такі системи.

Нагадуємо: в якому б порядку ви не планували відображати витрати на встановлення охоронної сигналізації та систем відеоспостереження, до складу «податкових» витрат вони потраплять лише в разі, якщо мають господарську спрямованість. Тоді ж у платника податків з’являється й право на включення сум «вхідного» ПДВ за цими витратами до складу податкового кредиту на підставі ст. 198 ПКУ.

Обґрунтувати зв'язок витрат на облаштування будинку або приміщення системами охоронної сигналізації та відеоспостереження з господарською діяльністю платника податків можна за допомогою наказу керівника, в якому закріплено мету заходу, що проводиться, наприклад: захист від загрози проникнення сторонніх осіб на територію підприємства; забезпечення збереження ТМЦ та устаткування; мінімізація втрат товарів, розміщених у торговельному залі, тощо.

Після встановлення систем охоронної сигналізації та відеоспостереження із суб'єктом охоронної діяльності укладається договір про надання послуг зі спостереження за цими системами з передачею тривожних та інформаційних сигналів радіоканалом на пункт централізованого спостереження (ПЦС) або безпосередньо замовнику (якщо об'єкт не підключено до ПЦС суб'єкта охоронної діяльності або підключено до альтернативних ПЦС).

У бухгалтерському обліку витрати на оплату таких послуг, пов'язаних з охороною офісу, уключаються до складу витрат звітного періоду та відображаються на рахунку 92. У разі охорони об’єктів інших підрозділів підприємства відповідні витрати відображаються залежно від призначення та функцій таких об'єктів, що охороняються, на рахунках 91, 93, 94.

У податковому обліку ці витрати на охорону офісу підприємство має право включити до складу витрат (за умови, що об'єкт, який охороняється, використовується в господарській діяльності) як адміністративні витрати (абзац «в»
п.п. 138.10.2 ПКУ) (рядок 06.1 декларації з податку на прибуток). Витрати на охорону об’єктів інших підрозділів підприємства може бути віднесено залежно від функцій об’єкта:

— або до загальновиробничих витрат (абзац «г» п.п. 138.8.5 ПКУ) (рядок 05.1 декларації з податку на прибуток);

— або до витрат на збут (абзац «д» п.п. 138.10.3 ПКУ) (рядок 06.2 декларації з податку на прибуток);

— або до інших операційних витрат, пов'язаних з господарською діяльністю (абзац «в» п.п. 138.10.4 ПКУ) (рядок 06.4.16 Додатка ІВ до декларації з податку на прибуток та рядок 06.4 самої декларації).

Приклад. Підприємство «Торнадо» в лютому 2012 року уклало договір зі спеціалізованою організацією про облаштування системою охоронної сигналізації своєї адміністративної будівлі. Вартість робіт склала 7200 грн. (без ПДВ — 6000 грн.; ПДВ 20 % — 1200 грн.).

Розмір 10 % ремонтного ліміту на 01.01.2012 р. — 15000 грн. Ремонт інших об'єктів основних засобів у I кварталі 2012 року не здійснювався.

Щомісячна плата за послуги зі спостереження за системою охоронної сигналізації об’єкта — 480 грн. (без ПДВ — 400 грн.; ПДВ 20 % — 80 грн.).

У податковому та бухгалтерському обліку зазначені операції відображаються такими записами:

Облік витрат на встановлення системи охоронної сигналізації
та на оплату послуг зі спостереження за нею

Розпочнемо з того, що форменим одягом забезпечуються посадові особи органів державної влади та особи, які перебувають на державній службі. Наприклад, формений одяг мають особи начальницького і рядового складу органів внутрішніх справ, митної служби, органів податкової служби та ін., а також працівники підприємств деяких галузей (наприклад, персоналу підрозділів відомчої воєнізованої охорони Міністерства палива та енергетики України, персонал підрозділів цивільної охорони Державної служби охорони при МВС України). Вид та перелік такого форменого одягу, а також норми забезпечення встановлюються КМУ та галузевими міністерствами (див., наприклад, Положення № 480 та Положення № 1430).

Водночас згідно зі ст. 8 Закону про охорону праці та ст. 163 КЗпП працівники, зайняті на роботах зі шкідливими і небезпечними умовами праці, а також на роботах, пов'язаних із забрудненням або несприятливими метеорологічними умовами, повинні безоплатно в межах установлених норм забезпечуватись спецодягом, спецвзуттям та іншими засобами індивідуального захисту.

Роботодавець зобов'язаний за свій рахунок забезпечити придбання, комплектування, видачу та утримання спецодягу відповідно до нормативно-правових актів з охорони праці та колективного договору, якщо фактичні умови праці працівників потребують застосування засобів індивідуального захисту згідно з Положенням № 53, Типовими і галузевими нормами безплатної видачі працівникам спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту (див. п. 1.4 розд. I Положення № 53).

До категорії працівників, яких в обов'язковому порядку має бути забезпечено спецодягом, спецвзуттям та іншими засобами індивідуального захисту, належать охоронники та сторожі — ці професії (коди 5169 і 9152 Класифікатора професій ДК 003:2010 відповідно) уключено до Норм № 62.

У зв'язку з цим формений одяг, що видається зазначеним категоріям працівників, з точки зору законодавства є нічим іншим, як спеціальним одягом.

Бухгалтерський облік

Спеціальний одяг, призначений для видачі охоронникам та сторожам, обліковується в бухобліку залежно від установленого Нормами № 62 строку носіння.

А оскільки цей строк становить від 12 до 36 місяців, тобто перевищує один рік, таке обмундирування, якщо його вартість не перевищує вартісної межі, закріпленої в наказі про облікову політику (як правило, 2500 грн.), слід оприбутковувати як об'єкт МНМА з відображенням на субрахунку 112.

Дорогий спецодяг (вартість якого перевищує встановлену вартісну межу) зараховують до складу основних засобів (субрахунок 109) або інших необоротних матеріальних активів (субрахунок 117).

Вартість спецодягу підлягає амортизації за правилами, установленими П(С)БО 7. Нарахування амортизації залежно від того, до якої категорії його віднесено (основні засоби чи інші необоротні матеріальні активи), відображається за допомогою записів: Дт 92 (91, 93, 94) — Кт 131, 132, а списання спецодягу з балансу — Дт 131, 132 — Кт 109, 117, 112.

Податковий облік

Витрати на забезпечення працівників спецодягом, спецвзуттям та іншими засобами індивідуального захисту належать до витрат подвійного призначення, тобто є витратами, що включаються до складу «податкових» витрат лише за певних умов.

Так, згідно з абзацом першим п.п. 140.1.1 ПКУ витрати платника податків на забезпечення найманих працівників спеціальним одягом, взуттям, спеціальним (форменим) одягом, мийними та знезаражувальними засобами, засобами індивідуального захисту, що необхідні для виконання професійних обов'язків, а також продуктами спеціального харчування може бути враховано при визначенні об’єкта оподаткування, якщо їх уключено до переліку, затвердженого КМУ.

Згідно з уточненнями ДПАУ, викладеними в листі від 29.07.2011 р. № 13818/6/15-1415, а також у консультації, розміщеній у розділі 110.07.09 ЄБПЗ, п. 5 Переліку № 994 передбачено забезпечення працівників спецодягом, спецвзуттям та засобами індивідуального захисту згідно з установленими нормами. Тому статус податкововитратних витрати на спецодяг отримують у разі, якщо вони включені до переліку спеціального одягу, затвердженого КМУ, та передбачені Типовими та галузевими нормами безплатної видачі працівникам спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту.

Зауважимо, що роль переліку спеціального одягу, затвердженого КМУ, про який зазначає ДПАУ, на сьогодні виконує Перелік № 994.

Отже, для відображення витрат на спеціальний одяг для охоронників та сторожів у складі витрат платникам податків, мабуть, достатньо керуватися лише Переліком № 994, Положенням № 53 та Нормами № 62.

Зазначені витрати, пов'язані з охороною офісу, включаються до адміністративних витрат (абзац «а» або «ж» п.п. 138.10.2 ПКУ) (рядок 06.1 декларації з податку на прибуток). Витрати на спецодяг для охоронників, задіяних на інших об'єктах підприємства, відображаються залежно від функціонального призначення таких об'єктів у складі:

— або загальновиробничих витрат (абзац «а» п.п. 138.8.5 ПКУ) (рядок 05.1 декларації з податку на прибуток);

— або витрат на збут (абзац «з» п.п. 138.10.3 ПКУ) (рядок 06.2 декларації з податку на прибуток);

— або інших операційних витрат, пов'язаних з господарською діяльністю (абзац «в» п.п. 138.10.4 ПКУ) (рядок 06.4.16 Додатка ІВ до декларації з податку на прибуток та рядок 06.4 самої декларації).

Візьміть до відома: вартість спецодягу не повинна включатися до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника, який її отримав, та обкладатися ПДФО, якщо вона повертається на склад підприємства:

— після закінчення строку носіння;

— при отриманні нового замість зношеного (що став непридатним, зіпсованого, що зник з місця зберігання не з вини працівника);

— при звільненні працівника.

Докладніше про облік спецодягу див. статтю « Обліковуємо витрати на забезпечення працівників спецодягом» у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 103.

Такими є основні нюанси обліку витрат на охорону офісу. Бажаємо безпечної роботи та тільки добрих подій!