Бухгалтерский учет. Особенности приобретения запасов за наличные средства

Особенности приобретения запасов за наличные средства

Как правило, бюджетные учреждения осуществляют расчеты за товары, работы и услуги в безналичной форме. Однако иногда возникают ситуации, когда такие расчеты не могут быть проведены в безналичной форме, и тогда распорядителям бюджетных средств приходится рассчитываться с поставщиками и подрядчиками наличными денежными средствами.

Правила оформления документов для выплаты наличности распорядителями бюджетных средств, содержащимися за счет средств местных бюджетов, определены Порядком № 205.

Так, для получения наличных денежных средств, направляемых на расходы, которые не могут быть проведены путем безналичной оплаты, бюджетные учреждения подают в органы Госказначейства Заявку на выдачу наличных и перечисление средств на вкладные счета (далее — заявка на выдачу наличных). Форма заявки приведена в приложении 23 к Порядку № 205.

Заявки на выдачу наличных распорядители бюджетных средств оформляют в двух экземплярах. Один экземпляр заявки после выдачи наличных возвращается распорядителю бюджетных средств с соответствующим оттиском штампа казначея. Его нужно хранить как подтверждающий документ, который прилагается к бухгалтерским документам, содержащим информацию об объеме и целевом использовании бюджетных средств.

Заявки на выдачу наличных выписывают на имя лиц, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности и которые имеют право на получение и выдачу денежных средств.

В заявке на выдачу наличных указываются дата ее выписки, полное наименование распорядителя бюджетных средств, номер регистрационного/специального регистрационного счета, с которого необходимо получить наличные. Также нужно указать цель, полное название осуществляемых расходов и код экономической классификации расходов.

Для получения наличных со счетов Госказначейства распорядители используют денежные чековые книжки. На основании оформленных денежных чеков уполномоченные лица распорядителей бюджетных средств (кассиры) получают наличные с текущих счетов, открытых в учреждениях банков на имя органов Госказначества.

Заметим, что основным документом, определяющим порядок осуществления операций с наличными средствами, является Положение № 637.

Вся наличность, полученная в кассу учреждения, должна быть своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходована в кассе. В подтверждение факта оприходования наличных денежных средств в кассу кассир должен оформить приходный кассовый ордер, типовая форма которого приведена в приложении 2 к Положению № 637.

Наличные средства из кассы учреждения кассир выдает по расходным кассовым ордерам или по ведомостям на выплату денег. Типовая форма расходного кассового ордера № КО-2 приведена в приложении 3 к Положению № 637, а ведомости на выплату денег — в приложении 1 к этому Положению. В рассматриваемой ситуации выдачу наличных средств из кассы для расчетов с населением за приобретенные материальные ценности нужно оформлять именно расходными кассовыми ордерами.

Все поступления и выдачу наличных учреждения должны отражать в хронологическом порядке в кассовой книге типовой формы № КО-4, которая приведена в приложении 5 к Положению № 637.

Осуществляя приобретение материальных ценностей за наличные средства, бюджетному учреждению нужно обратить внимание на правильность документального оформления таких операций. Так, согласно ст. 9 Закона № 996 основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. Первичный документ должен содержать такие обязательные реквизиты: название документа; дату и место составления; название учреждения, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимающее участие в осуществлении хозяйственной операции. Все первичные документы нужно составлять во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Поэтому после получения учреждением материальных ценностей, приобретенных за наличные средства, нужно подать в органы Госказначейства документы, подтверждающие осуществленные расходы. Как предусмотрено п. 6.6 Порядка № 205, в этом случае нужно оформлять Акт приобретения материальных ценностей, форма которого приведена в приложении 27 к указанному Порядку. Акт составляет комиссия, осуществляющая приемку материальных ценностей. Он подлежит утверждению руководителем учреждения (председателем сельсовета).

Осуществляя расчеты наличными средствами за приобретенные материальные ценности, нужно помнить о том, что за нарушение субъектами хозяйствования (в том числе и бюджетными организациями) кассовой дисциплины применяются штрафные санкции, предусмотренные Указом Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.95 г. № 436/95.

И последний момент. Принимая решение о закупке материальных ценностей (в данном случае — каменного угля) у населения, нужно обратить внимание на цену, по которой эти запасы будут приобретены у населения. Объясним почему.

С целью мониторинга ситуации на рынке продукции и создания базы соответствующих данных Минэкономики проводит регистрацию цен на некоторые виды продукции. В соответствии с постановлением КМУ «О регистрации цен на отдельные виды продукции» от 27.12.2008 г. № 1138 регистрации подлежат цены на горношахтное оборудование, строительные материалы, нефтепродукты, горнорудную, угольную и металлургическую продукцию, которая производится отечественными предприятиями и реализуется субъектами хозяйствования — резидентами субъектам, которые используют для расчетов за такую продукцию средства государственного бюджета, и государственным предприятиям. Так, в перечень таких товаров, в частности, включена горнорудная и угольная продукция. Информацию о зарегистрированных ценах на такую продукцию Минэкономики периодически размещает на своем официальном сайте (www.me.gov.ua).

Поэтому обратите внимание на то, что стоимость закупаемых материальных ресурсов (каменного угля) не должна превышать цены, зарегистрированные Минэкономики на эту продукцию. В случае если стоимость закупаемого угля у населения будет превышать зарегистрированные цены на угольную продукцию, такую операцию можно считать неэффективным расходованием бюджетных средств.

Итак, принимая решение о приобретении материальных ценностей за наличные средства, советуем взвесить все «за» и «против», и, возможно, в этой ситуации целесообразнее будет приобрести такие запасы по безналичному расчету.