Особливості придбання запасів за готівкові кошти
Наш населений пункт нещодавно було газифіковано, у зв’язку з чим у багатьох жителів будинків залишилося не потрібне їм кам’яне вугілля, яке вони готові продати сільраді. Який механізм закупівлі такого виду запасів для опалення будівель сільського будинку культури та сільради?
(Сумська обл.)
Як правило, бюджетні установи здійснюють розрахунки за товари, роботи і послуги в безготівковій формі. Однак іноді виникають ситуації, коли такі розрахунки не може бути проведено в безготівковій формі, і тоді розпорядникам бюджетних коштів доводиться розраховуватися з постачальниками та підрядниками готівкою.
Порядок оформлення документів для виплати готівки розпорядниками бюджетних коштів, які утримуються за рахунок коштів місцевих бюджетів, визначено Порядком № 205.
Так, для отримання готівкових грошових коштів, що спрямовуються на витрати, які не може бути проведено шляхом безготівкової оплати, бюджетні установи подають до органів Держказначейства Заявку на видачу готівки та перерахування коштів на вкладні рахунки (далі — заявка на видачу готівки). Форму заявки наведено в додатку 23 до Порядку № 205.
Заявки на видачу готівки розпорядники бюджетних коштів оформляють у двох примірниках. Один примірник заявки після видачі готівки повертається розпоряднику бюджетних коштів з відповідним відбитком штампа казначея. Його потрібно зберігати як підтвердний документ, який додається до бухгалтерських документів, що містять інформацію про обсяг та цільове використання бюджетних коштів.
Заявки на видачу готівки виписують на ім'я осіб, з якими укладено договори про повну матеріальну відповідальність та які мають право на отримання й видачу грошових коштів.
У заявці на видачу готівки вказується дата її виписки, повне найменування розпорядника бюджетних коштів, номер реєстраційного/спеціального реєстраційного рахунка, з якого необхідно отримати готівку. Також потрібно вказати мету та повну назву видатків, що здійснюються, та код економічної класифікації видатків.
Для отримання готівки з рахунків Держказначейства розпорядники використовують грошові чекові книжки. На підставі оформлених грошових чеків уповноважені особи розпорядників бюджетних коштів (касири) отримують готівку з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім'я органів Держказначейства.
Зауважимо, що основним документом, який визначає порядок здійснення операцій з готівковими коштами, є Положення № 637.
Усю готівку, отриману до каси установи, має бути своєчасно (у день отримання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковано в касу. На підтвердження факту оприбуткування готівкових грошових коштів у касу касир повинен оформити прибутковий касовий ордер, типову форму якого наведено в додатку 2 до Положення № 637.
Видачу готівкових коштів із каси установи касир здійснює за видатковими касовими ордерами або за відомостями на виплату грошей. Типову форму видаткового касового ордера № КО-2 наведено в додатку 3 до Положення № 637, а відомості на виплату грошей — у додатку 1 до цього Положення. У ситуації, що розглядається, видачу готівкових коштів із каси для розрахунків з населенням за придбані матеріальні цінності потрібно оформляти саме видатковими касовими ордерами.
Усі надходження та видачу готівки установи мають відображати у хронологічному порядку в касовій книзі за типовою формою № КО-4, яку наведено в додатку 5 до Положення № 637.
Здійснюючи придбання матеріальних цінностей за готівкові кошти бюджетній установі потрібно звернути увагу на правильність документального оформлення таких операцій. Так, згідно зі ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинний документ повинен містити такі обов'язкові реквізити: назву документа; дату і місце складання; назву установи, від імені якої складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка бере участь у здійсненні господарської операції. Усі первинні документи потрібно складати під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Господарські операції має бути відображено в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.
Отже, після отримання установою матеріальних цінностей, придбаних за готівкові кошти, потрібно подати до органів Держказначейства документи, що підтверджують здійснені витрати. Як передбачено п. 6.6 Порядку № 205, у цьому випадку потрібно оформляти Акт придбання матеріальних цінностей, форму якого наведено в додатку 27 до зазначеного Порядку. Акт складає комісія, яка здійснює приймання матеріальних цінностей. Він підлягає затвердженню керівником установи (головою сільради).
Здійснюючи розрахунки готівковими коштами за придбані матеріальні цінності, потрібно пам'ятати про те, що за порушення суб'єктами господарювання (у тому числі й бюджетними організаціями) касової дисципліни застосовуються штрафні санкції, передбачені Указом Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
І останній момент. Приймаючи рішення про закупівлю матеріальних цінностей (у цьому випадку — кам'яного вугілля) у населення, слід звернути увагу на ціну, за якою ці запаси буде придбано. Пояснимо чому.
З метою моніторингу ситуації на ринку продукції та створення бази відповідних даних Мінекономіки проводить реєстрацію цін на деякі види продукції. Відповідно до постанови КМУ «Про реєстрацію цін на окремі види продукції» від 27.12.2008 р. № 1138 реєстрації підлягають ціни на гірничошахтне устаткування, будівельні матеріали, нафтопродукти, гірничорудну, вугільну та металургійну продукцію, яка виробляється вітчизняними підприємствами та реалізується суб'єктами господарювання — резидентами суб'єктам, які використовують для розрахунків за таку продукцію кошти державного бюджету, та державним підприємствам. Так, до переліку таких товарів, зокрема, уключено гірничорудну та вугільну продукцію. Інформацію про зареєстровані ціни на таку продукцію Мінекономіки періодично розміщає на своєму офіційному сайті (www.me.gov.ua).
Тому зверніть увагу на те, що вартість матеріальних ресурсів (кам'яного вугілля), що купуються, не повинна перевищувати ціни, зареєстровані Мінекономіки на цю продукцію. Якщо вартість вугілля, що купується в населення, перевищуватиме зареєстровані ціни на вугільну продукцію, таку операцію можна вважати неефективним витрачанням бюджетних коштів.
Отже, приймаючи рішення про придбання матеріальних цінностей за готівкові кошти, радимо зважити всі «за» і «проти»: можливо, у цій ситуації доцільніше буде придбати такі запаси за безготівковим розрахунком.
Вікторія Матвєєва, економіст-аналітик
