Если работодатель — частный предприниматель

Если работодатель — частный предприниматель

В нашей стране с постоянно меняющимся законодательством суметь обеспечить работой не только себя, но и своих наемных работников — настоящий подвиг. Использование наемного труда частным предпринимателем имеет свои особенности. В данной статье мы рассмотрим ряд вопросов, имеющих значение для предпринимателей, которые уже являются работодателями, и тех, которые только решили ими стать. В частности, это вопросы, касающиеся заключения, регистрации и расторжения трудового договора, внесения в него изменений и дополнений, особенностей заполнения трудовых книжек наемных работников.

Лилия УШАКОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Постановление № 9 — постановление Пленума Верховного Суда Украины «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 г. № 9.

Порядок № 260 — Порядок регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, утвержденный приказом Минтруда Украины от 08.06.2001 г. № 260.

Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда Украины, Минсоцзащиты Украины, Минюста Украины от 29.07.93 г. № 58.

Приказ № 489 — приказ Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.

Согласно действующему законодательству физическое лицо — предприниматель (далее — предприниматель) может работать на общей или на упрощенной системе налогообложения. Количество наемных работников, работающих у предпринимателя, является одним из факторов, который устанавливает возможность ведения им предпринимательской деятельности на желаемой системе налогообложения.

Ниже в таблице приведем ограничения, установленные НКУ, по количеству наемных работников, с которыми заключен трудовой договор, при применении различных систем налогообложения.

Как видим, для предпринимателя-общесистемщика нет ограничений в количестве наемных работников, поэтому он может использовать труд стольких работников, сколько ему необходимо. А вот единщикам 2-й и 3-й групп необходимо вести их учет. Учет наемных работников предприниматель ведет самостоятельно с соблюдением условия пребывания на упрощенной системе налогообложения, которое устанавливает предельное количество наемных работников в соответствующей группе плательщиков единого налога. При расчете общего количества лиц, состоящих в трудовых отношениях с предпринимателем-единщиком, наемные работники, которые находятся в отпуске в связи с беременностью и родами и в отпуске для ухода за ребенком до достижения им установленного законодательством возраста, не учитываются (п.п. 291.4.1 НКУ).

Отметим, что с 01.01.2012 г. предприниматели, работающие на единой системе налогообложения, не производят доплату единого налога за наемных работников и не получают на таких лиц в налоговом органе Справки о трудовых отношениях физического лица с плательщиком единого налога.

Итак, если вы не являетесь единоналожником, работающим в 1 группе, и хотите принять (или уже приняли) на работу работников по трудовому договору, то эта статья для вас. Сразу же подчеркнем, что с точки зрения трудового законодательства, и в частности КЗоТ, работодатель-предприниматель и работодатель — юридическое лицо равны в своих правах и обязанностях. Далее же рассмотрим особенности оформления трудовых отношений между работником и предпринимателем.

Прием работника на работу к предпринимателю производится в приведенном ниже порядке.

1. Заключается трудовой договор. Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, и придерживаться внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде и соглашением сторон (ст. 21 КЗоТ). Трудовой договор может быть заключен:

— на неопределенный срок (бессрочный трудовой договор);

— на определенный срок, установленный по согласованию сторон;

— на время выполнения определенной работы.

Трудовой договор между работником и предпринимателем заключается в письменной форме в трех экземплярах (ст. 24 КЗоТ, п. 2 Порядка № 260). Образец формы такого договора утвержден приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260. Поскольку форма является примерной, стороны трудового договора, при необходимости, могут внести в него дополнительные условия (например, условие об установлении испытания при приеме на работу и его сроке). Однако следует иметь в виду, что в случае, если такие условия договора ухудшают в сравнении с действующим законодательством положение работника, они будут являться недействительными.

При заключении трудового договора работодатель-предприниматель имеет право потребовать от работника предъявления следующих документов:

— паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (ч. 2 ст. 24 КЗоТ, ст. 200 КоАП);

— регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов (идентификационного номера). Данный документ не предоставляют лица, которые по религиозным убеждениям отказались от регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов (идентификационного номера), о чем имеют соответствующую отметку в паспорте;

— трудовой книжки (ч. 2 ст. 24 КЗоТ, п. 1.3 Инструкции № 58). Без трудовой книжки принимаются на работу лица, которые будут работать на условиях совместительства, и лица, которые впервые ищут работу и не имеют трудовой книжки;

— военно-учетного документа (удостоверения о приписке к призывному участку — у призывников, военного билета или временного удостоверения — у военнообязанных) (ч. 4 ст. 34 Закона Украины «О военном учете и военной службе» от 25.03.92 г. № 2232-XII);

— свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании (п. 17 Порядка выдачи свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании, утвержденного постановлением КМУ от 22.08.2000 г. № 1306). Лица, которые впервые ищут работу, такое свидетельство не предоставляют;

— документа об образовании (специальности, квалификации) (ч. 2 ст. 24 КЗоТ). Предоставляется в случае, если это необходимо для допуска к выполнению определенной работы;

— документа о состоянии здоровья (заключение предыдущего медицинского осмотра) (ч. 2 ст. 24 КЗоТ) — предъявляется, если предусмотрено законодательством;

— других документов, на требование которых от лиц, принимаемых на работу, не установлен запрет ст. 25 КЗоТ (например, автобиографии, характеристики, рекомендации, документы, свидетельствующие о получении специальных знаний, опыте работы и т. д.).

2. Работник приступает к работе.

3. Трудовой договор регистрируется в центре занятости по месту проживания предпринимателя. Обращаем внимание: предпринимателю, использующему труд наемных работников по трудовым договорам, не зарегистрированным в центре занятости, грозит админштраф в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 грн. до 1700 грн.) (ст. 41 КоАП).

Регистрация трудового договора производится в недельный срок с момента фактического допуска работника к работе. При этом под фактическим допуском следует считать выполнение работы работником по распоряжению или с ведома работодателя (п. 7 постановления № 9).

На регистрацию заключенный трудовой договор может подаваться как лично предпринимателем, так и его уполномоченным лицом, которое согласно нотариальной доверенности представляет интересы такого предпринимателя. Регистрация трудового договора может проводиться либо в присутствии наемного работника, либо без него.

Для проведения регистрации трудового договора в центре занятости стороны договора предоставляют документы, перечисленные в нижеприведенной таблице (пп. 3 и 4 Порядка № 260).

В день подачи в центр занятости перечисленных выше документов ответственное лицо центра занятости:

1) ознакомляет присутствующие стороны (сторону) трудового договора под подпись с порядком регистрации и снятия с регистрации трудового договора, внесения соответствующих записей в трудовую книжку работника и ее хранения;

2) регистрирует трудовой договор в Книге регистрации трудовых договоров, присваивая ему номер и проставляя дату его регистрации;

3) проставляет на трех экземплярах трудового договора (п. 16 образца трудового договора) дату регистрации трудового договора и его номер (соответствуют указанным в Книге регистрации трудовых договоров), указывает наименование центра занятости, в котором зарегистрирован договор, свои фамилию, имя, отчество, ставит подпись и печать центра занятости;

4) вручает один экземпляр зарегистрированного трудового договора предпринимателю (уполномоченному лицу), второй — работнику. Третий экземпляр трудового договора остается в центре занятости. Если регистрация трудового договора производилась без работника, ответственное лицо центра занятости делает в Книге регистрации трудовых договоров отметку о вручении предпринимателю (или по нотариальной доверенности уполномоченному им лицу) двух экземпляров зарегистрированного трудового договора для дальнейшей передачи одного экземпляра работнику. Вручить трудовой договор наемному работнику предприниматель (уполномоченное лицо) обязан в течение 3 рабочих дней со дня его получения (абзац второй п. 7 Порядка № 260);

5) информирует Пенсионный фонд о проведении государственной регистрации трудового договора между предпринимателем и работником не позднее следующего рабочего дня после ее проведения. Вместе с тем отметим, что на практике Пенсионный фонд просит работодателей-предпринимателей предоставлять копии трудовых договоров, заключенных с наемными работниками и зарегистрированных в центре занятости.

4. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника. Зарегистрированный трудовой договор является основанием для внесения в трудовую книжку работы записи о приеме на работу. Запись о приеме на работу вносится предпринимателем в трудовую книжку наемного работника в случае, если для такого работника данное место работы является основным. Трудовые книжки работников-совместителей ведутся их работодателями по их основному месту работы. Запись о приеме на работу вносится, как правило, в центре занятости непосредственно предпринимателем. Порядок внесения данной записи следующий (п. 2.20-1 Инструкции № 58):

— в графе 3 в качестве заголовка указывается: «Физическое лицо — предприниматель», далее — фамилия, имя и отчество предпринимателя;

ниже под заголовком:

— в графе 1 проставляется порядковый номер записи*;

— в графе 2 указывается дата приема наемного работника на работу (как правило, дата фактического допуска работника к работе**);

— в графу 3 вносится запись: «Принят на работу (профессия, должность) по трудовому договору (дата и номер договора), зарегистрированному в государственной службе занятости (полное название центра занятости)». Обращаем внимание: наименование работы, профессии или должности, на которую принят работник, должно соответствовать наименованиям работ, профессий и должностей, указанным в Национальном классификаторе Украины «Классификатор профессий ДК 003:2010», утвержденном приказом Госпотребстандарта Украины от 28.07.2010 г. № 327;

— в графе 4 указывается, на основании чего данная запись была внесена в трудовую книжку работника: «Трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата регистрации)».

* Записи в трудовой книжке делаются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными).

** Из положений ч. 4 ст. 24 КЗоТ следует, что трудовой договор считается заключенным с момента фактического допуска работника к работе.

Приведем на с. 39 пример записи о приеме на работу к предпринимателю.

После внесения записи о приеме на работу трудовая книжка возвращается работнику. Работодатель-предприниматель трудовые книжки работников не хранит, поскольку согласно п. 2.20-1 Инструкции № 58 они хранятся непосредственно у таких работников.

Отдельно остановимся на случае, когда работник впервые трудоустраивается. Как уже указывалось выше, при проведении регистрации трудового договора такой работник не предоставляет в центр занятости трудовую книжку. Не заводит на такого работника трудовую книжку и его работодатель-предприниматель, несмотря на требование, установленное ч. 3 ст. 48 КЗоТ. Дело в том, что согласно пп. 2.11 — 2.12 Инструкции № 58 оформление трудовой книжки трудоустраивающегося впервые работника начинается с заполнения титульного листа, а предприниматель не имеет права заполнять эту страницу трудовой книжки. Это, в частности, подтверждает Минтруда в письмах от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06, от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07. Период работы у предпринимателя в этом случае будет подтверждаться зарегистрированным в центре занятости трудовым договором.

Не исключено, что после регистрации трудового договора в центре занятости, стороны договора могут принять решение о внесении в него изменений или дополнений, которые могут касаться, в частности, режима работы работника, оплаты его труда, материальной ответственности и т. д.

Вместе с тем вопрос внесения изменений в зарегистрированный трудовой договор Порядком № 260 не урегулирован. Определенные разъяснения по данному вопросу были предоставлены Минтруда в письме от 23.10.2008 г. № 330/06/186-08 и Инспекцией по контролю за соблюдением законодательства о занятости населения Государственного центра занятости в письме от 30.03.2006 г. № ДЦ12-1660/0/6-06 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 41). Учитывая данные разъяснения, стороны трудового договора должны:

1) согласовать изменения и дополнения, которые будут вноситься в трудовой договор;

2) оформить согласованные изменения и дополнения в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Данное соглашение составляется в произвольной форме в трех аутентичных экземплярах и подписывается сторонами договора. Обращаем внимание, что перерегистрировать в данном случае трудовой договор не нужно;

3) письменно уведомить центр занятости об изменениях, которые будут вноситься в зарегистрированный трудовой договор. Для этого вместе с тремя экземплярами дополнительного соглашения к трудовому договору в центр занятости подается письмо-сопровождение. Один экземпляр дополнительного соглашения останется в центре занятости, остальные два будут возвращены сторонам договора.

Итак, определившись с особенностями приема работника на работу и порядком внесения изменений в трудовой договор, перейдем к заключительному этапу трудовых отношений — к увольнению работника.

Действующим законодательством установлена возможность прекращения трудового договора исключительно по основаниям, предусмотренным КЗоТ. Перечень таких оснований, а также их анализ приведены в тематическом номере «Прекращение трудовых отношений» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 48). Поэтому в данной статье перечислять их не будем, а перейдем непосредственно к порядку снятия трудового договора с регистрации в центре занятости.

Итак, в случае расторжения трудового договора по инициативе работника или работодателя либо по соглашению сторон, предприниматель вносит в трудовой договор дату прекращения трудового договора и делает запись об основании, согласно которому трудовой договор расторгается, со ссылкой на соответствующую норму КЗоТ (п. 17 образца трудового договора). Данная запись заверяется подписями работника и работодателя-предпринимателя.

При этом независимо от основания, по которому увольняется работник, предприниматель обязан произвести с ним окончательный расчет и выплатить в день увольнения все причитающиеся такому работнику суммы (заработную плату за фактически отработанное время в месяце увольнения, компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отпуска и дополнительного отпуска на детей, выходного пособия при увольнении (при необходимости)). Об особенностях проведения окончательного расчета читайте в статье «Окончательный расчет при увольнении» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 48, с. 39).

Далее работник и работодатель (на основании нотариальной доверенности его уполномоченное лицо) с двумя экземплярами трудового договора и с тем же пакетом документов, который был необходим для госрегистрации трудового договора (см. таблицу на с. 37), идут в центр занятости, в котором был зарегистрирован трудовой договор, где на третьем экземпляре трудового договора (который, хранится в центре занятости) указывают дату увольнения, основание прекращения трудового договора и ставят свои подписи.

Согласно п. 9 Порядка № 260 ответственное лицо центра занятости:

1) в течение трех рабочих дней снимает трудовой договор с регистрации (как правило, на практике трудовой договор снимается с регистрации сразу же в день подачи в центр занятости для снятия его с регистрации), о чем делает соответствующую запись в книге регистрации трудовых договоров;

2) на основании записи о снятии трудового договора с регистрации, сделанного в книге регистрации трудовых договоров, делает на трех экземплярах трудового договора запись о снятии трудового договора с регистрации, заверяя ее подписью и печатью центра занятости;

3) возвращает два экземпляра трудового договора с записью о снятии трудового договора с регистрации работнику и работодателю (третий экземпляр останется в центре занятости);

4) информирует Пенсионный фонд о снятии трудового договора с регистрации не позднее следующего рабочего дня после проведения процедуры снятия трудового договора.

Сделанная работником центра занятости запись в трудовом договоре о снятии его с регистрации дает право работодателю внести в трудовую книжку работника запись об увольнении с последнего места работы.

Порядок внесения в трудовую книжку записи об увольнении следующий:

— в графе 1 указывается порядковый номер записи;

— в графе 2 — дата увольнения, указанная в трудовом договоре;

— в графе 3 — запись «Уволен с работы (далее указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующую норму КЗоТ)»;

— в графе 4 — дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: «Трудовой договор (номер) снят с регистрации (дата)».

На с. 40 приведем пример такой записи.

Записи, сделанные предпринимателем в трудовой книжке работника, подтверждаются личной подписью должностного лица центра занятости и удостоверяются печатью центра занятости.

Рассмотренный нами порядок увольнения работника идеально подходит для случаев, когда работник и работодатель-предприниматель расстаются мирно. Однако, что делать предпринимателю, если расставание с работником не такое безоблачное? Выход есть, и он содержится в абзаце втором п. 9 Порядка № 260, которым установлена возможность снятия трудового договора с регистрации предпринимателем (его уполномоченным лицом) в одностороннем порядке (в отсутствие уволенного работника), при условии подачи в центр занятости следующих документов:

1) экземпляра трудового договора предпринимателя;

2) заявления о снятии трудового договора с регистрации с указанием даты увольнения с работы работника и оснований расторжения указанного договора;

3) копий документов, подтверждающих:

— направление работнику уведомления о намерении расторгнуть с ним трудовой договор (заказным письмом с уведомлением о вручении). Если вручить почтовое отправление невозможно — подаются копии подтверждающих документов;

— проведение предусмотренного законодательством окончательного расчета с работником или копию платежной ведомости с указанием суммы депонированной заработной платы работника.

То есть, если предстоит увольнение «с проблемами», работодатель должен:

— направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением извещение о намерении расторгнуть с ним трудовой договор, дате такого расторжения и дате похода в центр занятости для снятия трудового договора с регистрации, а также о необходимости получить окончательный расчет в день увольнения. В результате у предпринимателя будет на руках уведомление о том, что работник письмо получил, а значит, оповещен о необходимости прийти в центр занятости для снятия трудового договора с регистрации и дате такого похода;

— рассчитать и начислить все причитающиеся к выплате увольняемому работнику суммы;

— в день увольнения снять с текущего счета в банке денежные средства для выплаты причитающихся работнику сумм и перечислить НДФЛ и ЕСВ, удержанный с таких сумм, ЕСВ, начисленный на такие суммы. Если в течение трех рабочих дней работник не появится на работе, денежные средства, которые должны были быть выплачены работнику, депонируются (возвращаются обратно в банк), а в платежной ведомости указывается депонированная сумма.

После того как все необходимые документы, перечисленные выше, будут собраны, работодатель (его уполномоченное лицо) может обращаться в центр занятости для снятия трудового договора с регистрации без работника. Отметим, что на практике в некоторые центры занятости настаивают на наличии работника при снятии трудового договора с регистрации, указывая на то, что срок, в течение которого расторгнутый договор должен быть снят с регистрации, законодательно не установлен и они готовы подождать, пока уволенный работник одумается и согласиться прийти в центр занятости. Вместе с тем, при выполнении предпринимателем требований абзаца второго п. 9 Порядка № 260 они обязаны снимать трудовые договоры с регистрации в отсутствие работника. Об этом, в частности, говорится в решении ВСУ «О возобновлении на работе, взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула, взыскании компенсации за неиспользованные ежегодные отпуска» от 08.06.2011 г. № 6-50815св10. Расторжение трудового договора без наемного работника должно быть проведено в указанные выше сроки — в течение 3 рабочих дней со дня обращения.

Работник, которой отсутствовал во время снятия с регистрации трудового договора, может впоследствии обратиться в центр занятости для проставления в его экземпляре трудового договора отметки о снятии такого договора с регистрации. Такая отметка проставляется ответственным лицом центра занятости в течение трех рабочих дней со дня такого обращения. Если для работника данное место работы было основным, запись в трудовой книжке о его увольнении заверяется должностным лицом центра занятости в указанном выше порядке.

Вот и все особенности оформления трудовых отношений в случае, если одной из сторон трудового договора является частный предприниматель. А о расчете, начислении и налогообложении выплат, производимых частным предпринимателем наемным работникам, об отчетности предпринимателя, предоставление которой связано с наличием у него наемных работников, пойдет речь в одном из следующих номеров нашей газеты.