Якщо роботодавець — приватний підприємець

Якщо роботодавець — приватний підприємець

У нашій країні із законодавством, що постійно змінюється, зуміти забезпечити роботою не лише себе, а й своїх найманих працівників — справжній подвиг. Використання найманої праці приватним підприємцем має свої особливості. У цій статті ми розглянемо низку питань, що мають значення для підприємців, які вже є роботодавцями, та тих, які тільки вирішили ними стати. Зокрема це питання, що стосуються укладення, реєстрації та розірвання трудового договору, унесення до нього змін та доповнень, особливостей заповнення трудових книжок найманих працівників.

Лілія УШАКОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

Постанова № 9 — постанова Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 р. № 9.

Порядок № 260 — Порядок реєстрації трудового договору між працівником та фізичною особою, затверджений наказом Мінпраці України від 08.06.2001 р. № 260.

Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці України, Мінсоцзахисту України, Мін'юсту України від 29.07.93 р. № 58.

Наказ № 489 — наказ Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.

Згідно з чинним законодавством фізична особа — підприємець (далі — підприємець) може працювати на загальній або на спрощеній системі оподаткування. Кількість найманих працівників, які працюють у підприємця, є одним із факторів, що визначає можливість ведення ним підприємницької діяльності на бажаній системі оподаткування.

Наведемо в таблиці обмеження, установлені ПКУ щодо кількості найманих працівників, з якими укладено трудовий договір, при застосуванні різних систем оподаткування.

Як бачимо, для підприємців-загальносистемників обмежень щодо кількості найманих працівників немає, тому вони можуть використовувати працю стількох працівників, скільки йому необхідно. А от єдинникам груп 2 і 3 необхідно вести їх облік. Облік найманих працівників підприємець веде самостійно з дотриманням умови перебування на спрощеній системі оподаткування, що встановлює граничну кількість найманих працівників у відповідній групі платників єдиного податку. При розрахунку загальної кількості осіб, що перебувають у трудових відносинах із підприємцем-єдинником, наймані працівники, які перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами й у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею встановленого законодавством віку , не враховуються (п.п. 291.4.1 ПКУ).

Зауважимо, що з 01.01.2012 р. підприємці, які працюють на єдиній системі оподаткування, не здійснюють доплату єдиного податку за найманих працівників та не отримують на таких осіб в податковому органі довідки про трудові відносини фізичної особи з платником єдиного податку.

Отже, якщо ви не є єдиноподатником, який працює у групі 1, та маєте намір прийняти (або вже прийняли) на роботу працівників за трудовим договором, то ця стаття для вас. Відразу ж підкреслимо, що з точки зору трудового законодавства, і зокрема КЗпП, роботодавець-підприємець і роботодавець — юридична особа рівні у своїх правах та обов'язках. Далі розглянемо особливості оформлення трудових відносин між працівником та підприємцем.

Прийняття працівника на роботу до підприємця здійснюється в такому порядку.

1. Укладається трудовий договір . Трудовий договір — це угода між працівником та роботодавцем, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, та дотримуватися внутрішнього трудового розпорядку, а роботодавець зобов'язується виплачувати працівнику заробітну плату та забезпечувати умови праці, передбачені законодавством про працю та угодою сторін (ст. 21 КЗпП). Трудовий договір може бути укладено:

— на невизначений строк (безстроковий трудовий договір);

— на визначений строк, установлений за погодженням сторін;

— на час виконання певної роботи.

Трудовий договір між працівником та підприємцем укладається в письмовій формі у трьох примірниках (ст. 24 КЗпП, п. 2 Порядку № 260). Зразок форми такого договору затверджено наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260. Оскільки форма є примірною, сторони трудового договору, за необхідності, можуть внести до нього додаткові умови (наприклад, умову про встановлення випробування при прийнятті на роботу та його строк). Проте слід мати на увазі: якщо такі умови договору погіршують порівняно з чинним законодавством становище працівника, вони вважатимуться недійсними.

При укладенні трудового договору роботодавець-підприємець має право вимагати від працівника пред'явлення таких документів:

— паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу (ч. 2 ст. 24 КЗпП, ст. 200 КпАП);

— реєстраційного номера облікової картки платника податків (ідентифікаційного номера). Цей документ не надають особи, які через релігійні переконання відмовилися від реєстраційного номера облікової картки платника податків (ідентифікаційного номера), про що мають відповідну відмітку в паспорті;

— трудової книжки (ч. 2 ст. 24 КЗпП, п. 1.3 Інструкції № 58). Без трудової книжки приймаються на роботу особи, які працюватимуть на умовах сумісництва, та особи, які вперше шукають роботу та не мають трудової книжки;

— військово-облікового документа (посвідчення про приписку до призовної ділянки — у призовників, військового квитка або тимчасового посвідчення — у військовозобов'язаних) (ч. 4 ст. 34 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.92 р. № 2232-XII);

— свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (п. 17 Порядку видачі свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.08.2000 р. № 1306). Особи, які вперше шукають роботу, таке свідоцтво не надають;

— документа про освіту (спеціальність, кваліфікацію) (ч. 2 ст. 24 КЗпП). Надається в разі, якщо це необхідно для допуску до виконання певної роботи;

— документа про стан здоров'я (висновок попереднього медичного огляду) (ч. 2 ст. 24 КЗпП) — пред'являється, якщо передбачено законодавством;

— інших документів, на вимогання яких від осіб, що приймаються на роботу, не встановлено заборону ст. 25 КЗпП (наприклад, автобіографії, характеристики, рекомендації, документи, що свідчать про отримання спеціальних знань, досвід роботи тощо).

2. Працівник приступає до роботи.

3. Трудовий договір реєструється в центрі зайнятості за місцем проживання підприємця. Звертаємо увагу: підприємцю, який використовує працю найманих працівників за трудовими договорами, не зареєстрованими в центрі зайнятості, загрожує адмінштраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.) (ст. 41 КпАП).

Реєстрація трудового договору здійснюється в тижневий строк з моменту фактичного допуску працівника до роботи. При цьому фактичним допуском слід вважати виконання роботи працівником за розпорядженням або з відома роботодавця (п. 7 постанови № 9).

На реєстрацію укладений трудовий договір може подаватися як особисто підприємцем, так і його уповноваженою особою, яка згідно з нотаріальною довіреністю представляє інтереси такого підприємця. Реєстрація трудового договору може проводитися або у присутності найманого працівника, або без нього.

Для проведення реєстрації трудового договору в центрі зайнятості сторони договору подають документи, перелічені в наведеній далі таблиці (пп. 3 і 4 Порядку № 260).

У день подання до центру зайнятості перелічених вище документів відповідальна особа центру зайнятості:

1) ознайомлює присутні сторони (сторону) трудового договору під підпис у журналі з порядком реєстрації та зняття з реєстрації трудового договору, унесення відповідних записів до трудової книжки працівника та її зберігання;

2) реєструє трудовий договір у Книзі реєстрації трудових договорів, присвоюючи йому номер та проставляючи дату його реєстрації;

3) проставляє на трьох примірниках трудового договору (п. 16 зразка трудового договору) дату реєстрації трудового договору та його номер (відповідають зазначеним у Книзі реєстрації трудових договорів), указує найменування центру зайнятості, в якому зареєстровано договір, свої прізвище, ім'я, по батькові, ставить підпис та печатку центру зайнятості;

4) вручає один примірник зареєстрованого трудового договору підприємцю (уповноваженій особі), другий — працівнику. Третій примірник трудового договору залишається в центрі зайнятості. Якщо реєстрація трудового договору здійснювалася без працівника, відповідальна особа центру зайнятості робить у Книзі реєстрації трудових договорів відмітку про вручення підприємцю (або за нотаріальною довіреністю уповноваженій ним особі) двох примірників зареєстрованого трудового договору для подальшої передачі одного примірника працівнику. Вручити трудовий договір найманому працівнику підприємець (уповноважена особа) зобов'язаний протягом 3 робочих днів із дня його отримання (абзац другий п. 7 Порядку № 260);

5) інформує Пенсійний фонд про проведення державної реєстрації трудового договору між підприємцем та працівником не пізніше наступного робочого дня після її проведення. Водночас зазначимо, що на практиці Пенсійний фонд просить роботодавців-підприємців надавати копії трудових договорів, укладених із найманими працівниками та зареєстрованих у центрі зайнятості.

4. Уноситься запис про прийняття на роботу до трудової книжки працівника. Зареєстрований трудовий договір є підставою для внесення до трудової книжки запису про прийняття на роботу. Запис про прийняття на роботу вноситься підприємцем до трудової книжки найманого працівника, якщо для такого працівника це місце роботи є основним. Трудові книжки працівників-сумісників ведуться їх роботодавцями за їх основним місцем роботи. Запис про прийняття на роботу вноситься, як правило, у центрі зайнятості безпосередньо підприємцем. Порядок унесення цього запису такий (п. 2.20-1 Інструкції № 58):

— у графі 3 як заголовок зазначається: «Фізична особа — підприємець», далі — прізвище, ім'я та по батькові підприємця;

нижче під заголовком

— у графі 1 — проставляється порядковий номер запису*;

— у графі 2 — указується дата прийняття найманого працівника на роботу (як правило, дата фактичного допуску працівника до роботи**);

— у графі 3 — робиться запис: «Прийнятий на роботу (професія, посада) за трудовим договором (дата і номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (повна назва центру зайнятості)». Звертаємо увагу: найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, має відповідати найменуванням робіт, професій і посад, указаним у Національному класифікаторі України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженому наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327;

— у графі 4 — указується, на підставі чого цей запис було внесено до трудової книжки працівника: «Трудовий договір (номер), зареєстрований (дата реєстрації)».

* Записи у трудовій книжці робляться арабськими цифрами (число і місяць — двозначними).

** Із положень ч. 4 ст. 24 КЗпП випливає, що трудовий договір вважається укладеним із моменту фактичного допуску працівника до роботи.

Наведемо на с. 39 приклад запису про прийняття на роботу до підприємця.

Після внесення запису про прийняття на роботу трудова книжка повертається працівнику. Роботодавець-підприємець трудові книжки працівників не зберігає, оскільки згідно з п. 2.20-1 Інструкції № 58 вони зберігаються безпосередньо в таких працівників.

Окремо розглянемо випадок, коли працівник працевлаштовується вперше. Як уже зазначалося, при проведенні реєстрації трудового договору такий працівник не надає до центру зайнятості трудову книжку. Не заводить на такого працівника трудову книжку і його роботодавець-підприємець, незважаючи на вимогу, установлену ч. 3 ст. 48 КЗпП. Річ у тім, що згідно з пп. 2.11 — 2.12 Інструкції № 58 оформлення трудової книжки працівника, який працевлаштовується вперше, починається із заповнення титульного аркуша, а підприємець не має права заповнювати цю сторінку трудової книжки. Це, зокрема, підтверджує Мінпраці в листах від 23.03.2006 р. № ДЦ-12-1528/0/6-06, від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07. Період роботи в підприємця в цьому випадку підтверджуватиметься зареєстрованим у центрі зайнятості трудовим договором.

Не виключено, що після реєстрації трудового договору в центрі зайнятості сторони договору можуть прийняти рішення про внесення до нього змін або доповнень, які можуть стосуватися, зокрема, режиму роботи працівника, оплати його праці, матеріальної відповідальності тощо.

Водночас питання внесення змін до зареєстрованого трудового договору Порядком № 260 не врегульовано. Окремі роз'яснення з цього питання було надано Мінпраці в листі від 23.10.2008 р. № 330/06/186-08 та Інспекцією з контролю за дотриманням законодавства про зайнятість населення Державного центру зайнятості в листі від 30.03.2006 р. № ДЦ12-1660/0/6-06 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 41). Ураховуючи ці роз'яснення, сторони трудового договору повинні:

1) погоджувати зміни та доповнення, які вноситимуться до трудового договору;

2) оформити погоджені зміни та доповнення у вигляді додаткової угоди до трудового договору. Ця угода складається в довільній формі у трьох автентичних примірниках та підписується сторонами договору. Звертаємо увагу, що перереєстровувати в цьому випадку трудовий договір не потрібно;

3) письмово повідомити центр зайнятості про зміни, які вноситимуться до зареєстрованого трудового договору. Для цього разом із трьома примірниками додаткової угоди до трудового договору до центру зайнятості подається лист-супровід. Один примірник додаткової угоди залишиться в центрі зайнятості, інші два буде повернено сторонам договору.

Отже, визначившись з особливостями прийняття працівника на роботу та порядком унесення змін до трудового договору, перейдемо до завершального етапу трудових відносин — до звільнення працівника.

Чинним законодавством установлено можливість припинення трудового договору виключно за підставами, передбаченими КЗпП . Перелік таких підстав, а також їх аналіз наведено в тематичному номері «Припинення трудових відносин» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 48). Тому в цій статті їх не перелічуватимемо, а перейдемо безпосередньо до порядку зняття трудового договору з реєстрації в центрі зайнятості.

Отже, у разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника чи роботодавця або за угодою сторін підприємець вносить до трудового договору дату припинення трудового договору та робить запис про підставу, згідно з якою трудовий договір розривається, з посиланням на відповідну норму КЗпП (п. 17 зразка трудового договору). Цей запис завіряється підписами працівника і роботодавця-підприємця.

При цьому незалежно від підстави, за якою звільняється працівник, підприємець зобов'язаний здійснити з ним остаточний розрахунок та виплатити в день звільнення всі належні такому працівнику суми (заробітну плату за фактично відпрацьований час у місяці звільнення, компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки та додаткової відпустки на дітей, вихідну допомогу при звільненні (за необхідності)). Про особливості проведення остаточного розрахунку читайте у статті «Остаточний розрахунок при звільненні» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 48, с. 39).

Далі працівник і роботодавець (на підставі нотаріальної довіреності його уповноважена особа) із двома примірниками трудового договору та з тим самим пакетом документів, який був необхідний для держреєстрації трудового договору (див. таблицю на с. 36) ідуть до центру зайнятості, в якому було зареєстровано трудовий договір, де на третьому примірнику трудового договору (який зберігається в центрі зайнятості) указують дату звільнення, підставу припинення трудового договору та ставлять свої підписи.

Згідно з п. 9 Порядку № 260 відповідальна особа центру зайнятості:

1) протягом трьох робочих днів знімає трудовий договір з реєстрації (як правило, на практиці трудовий договір знімається з реєстрації відразу ж у день подання до центру зайнятості для зняття його з реєстрації), про що робить відповідний запис у книзі реєстрації трудових договорів;

2) на підставі запису про зняття трудового договору з реєстрації, зробленого у книзі реєстрації трудових договорів, робить на трьох примірниках трудового договору запис про зняття трудового договору з реєстрації, завіряючи його підписом та печаткою центру зайнятості;

3) повертає два примірники трудового договору із записом про зняття трудового договору з реєстрації працівнику та роботодавцю (третій примірник залишиться в центрі зайнятості);

4) інформує Пенсійний фонд про зняття трудового договору з реєстрації не пізніше наступного робочого дня після проведення процедури такого зняття.

Зроблений працівником центру зайнятості запис у трудовому договорі про зняття його з реєстрації дає право роботодавцю внести до трудової книжки працівника запис про звільнення останнього з роботи.

Порядок внесення до трудової книжки запису про звільнення такий:

— у графі 1 указується порядковий номер запису;

— у графі 2 — дата звільнення, зазначена у трудовому договорі;

— у графі 3 — робиться запис «Звільнений з роботи (далі вказується підстава звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП)»;

— у графі 4 — указується дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: «Трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)».

Наведемо приклад такого запису на с. 40.

Записи, зроблені підприємцем у трудовій книжці працівника, підтверджуються особистим підписом посадової особи центру зайнятості та завіряються печаткою центру зайнятості.

Розглянутий нами порядок звільнення працівника ідеально підходить для випадків, коли працівник та роботодавець-підприємець розстаються мирно. Проте, що робити підприємцю, якщо розставання з працівником не таке безхмарне? Вихід є, і він міститься в абзаці другому п. 9 Порядку № 260, яким установлено можливість зняття трудового договору з реєстрації підприємцем (його уповноваженою особою) в односторонньому порядку (за відсутності звільненого працівника), за умови подання до центру зайнятості таких документів:

1) примірника трудового договору підприємця;

2) заяви про зняття трудового договору з реєстрації із зазначенням дати звільнення з роботи працівника та підстав розірвання вказаного договору;

3) копій документів, що підтверджують:

— направлення працівнику повідомлення про намір розірвати з ним трудовий договір (рекомендованим листом з повідомленням про вручення). Якщо вручити поштове відправлення неможливо — подаються копії підтвердних документів;

— проведення передбаченого законодавством остаточного розрахунку з працівником або копію платіжної відомості із зазначенням суми депонованої заробітної плати працівника.

Отже, якщо має відбутися звільнення «з проблемами», роботодавець повинен:

— направити працівнику поштою рекомендованим листом із повідомленням про вручення про намір розірвати з ним трудовий договір, дату такого розірвання та дату відвідування центру зайнятості для зняття трудового договору з реєстрації, а також про необхідність отримати остаточний розрахунок у день звільнення. У результаті в підприємця буде на руках повідомлення про те, що працівник лист одержав, а отже, повідомлений про необхідність прийти до центру зайнятості для зняття трудового договору з реєстрації та дату такого відвідування;

— розрахувати та нарахувати всі належні до виплати працівнику, який звільняється, суми;

— у день звільнення зняти з поточного рахунка в банку грошові кошти для виплати належних працівнику сум та перерахувати ПДФО та ЄСВ, утриманий із таких сум, ЄСВ, нарахований на такі суми. Якщо протягом трьох робочих днів працівник не з'явиться на роботі, грошові кошти, які мали бути виплачені працівнику, депонуються (повертаються назад до банку), а у платіжній відомості вказується депонована сума.

Після того, як усі необхідні документи, перелічені вище, буде зібрано, роботодавець (його уповноважена особа) може звертатися до центру зайнятості для зняття трудового договору з реєстрації без працівника. Зауважимо, що на практиці деякі центри зайнятості наполягають на присутності працівника при знятті трудового договору з реєстрації, указуючи на те, що строк, протягом якого розірваний договір має бути знято з реєстрації, законодавчо не встановлений, і вони готові почекати, допоки звільнений працівник отямиться та погодиться прийти до центру зайнятості. Водночас при виконанні підприємцем вимог абзацу другого п. 9 Порядку № 260 вони зобов'язані знімати трудові договори з реєстрації за відсутності працівника. Про це, зокрема, йдеться в рішенні ВСУ «Про поновлення на роботі, стягнення середнього заробітку за час вимушеного прогулу, стягнення компенсації за невикористані щорічні відпустки» від 08.06.2011 р. № 6-50815св10. Розірвання трудового договору без найманого працівника має бути здійснено в зазначені вище строки — протягом 3 робочих днів із дня звернення.

Працівник, який був відсутній під час зняття з реєстрації трудового договору, може згодом звернутися до центру зайнятості для проставляння в його примірнику трудового договору відмітки про зняття такого договору з реєстрації. Така відмітка проставляється відповідальною особою центру зайнятості протягом трьох робочих днів із дня такого звернення. Якщо для працівника це місце роботи було основним, запис у трудовій книжці про його звільнення завіряється посадовою особою центру зайнятості у зазначеному вище порядку.

От і всі особливості оформлення трудових відносин у разі, якщо однією зі сторін трудового договору є приватний підприємець. А про розрахунок, нарахування та оподаткування виплат, що здійснюються приватним підприємцем найманим працівникам, про звітність підприємця, надання якої пов’язане з наявністю у нього найманих працівників, піде мова в одному з наступних номерів нашої газети.