Если работодатель — частный предприниматель (продолжение)
В одном из предыдущих номеров нашей газеты были рассмотрены особенности приема и увольнения наемных работников физического лица — предпринимателя (см. статью «Если работодатель — частный предприниматель» // «Налоги и бухгалтерский учет, 2012, № 39, с. 34). В данной статье пойдет речь о налогообложении выплат, начисляемых предпринимателем своим работникам, отчетности предпринимателя, предоставление которой связано с наличием у него наемных работников, а также рассмотрим, какую кадровую документацию имеет смысл вести предпринимателю, дабы избежать конфликтных ситуаций с работниками.
Лилия УШАКОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Закон № 2464 — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.
Порядок № 4 — Порядок формирования и представления страхователями отчетности по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержденный постановлением Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 18.01.2011 г. № 4.
Порядок № 22-2 — Порядок формирования и представления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 08.10.2010 г. № 22-2.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.
Приказ № 489 — приказ Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.
Документация предпринимателя, ведение которой связано с наличием у него наемных работников
Находясь в трудовых отношениях с наемными работниками, предпринимателю целесообразно вести кадровую документацию. В этом разделе статьи мы поговорим о тех документах, которые впоследствии помогут избежать предпринимателю-работодателю конфликтных ситуаций не только с работниками, но и с проверяющими органами.
Заявления и приказы (распоряжения) о приеме на работу и о прекращении трудового договора. Поскольку с работником заключается письменный трудовой договор, в котором работник, проставляя свою подпись, выражает тем самым свое согласие на прием или увольнение с работы, то, на наш взгляд, издавать приказы о приеме и об увольнении с работы предпринимателю не имеет смысла. Это же касается и заявлений о приеме на работу и об увольнении.
Приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска . Рекомендуем издавать, поскольку это поможет в дальнейшем избежать возможных недоразумений с работниками относительно отгулянных ими дней отпусков.
Личное дело работника . Работодателю желательно иметь по каждому работнику как минимум копии паспорта, регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов (идентификационного номера) и свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании работника (при наличии). Кроме того, если работник имеет право на льготы и гарантии, установленные действующим трудовым законодательством (например, на сокращенный режим рабочего времени, дополнительный отпуск на детей и т. д.), налоговую социальную льготу, предоставляемую в соответствии с положениями НКУ, другие льготы, то предпринимателю следует иметь документы, которые подтверждают право работника на такие льготы и гарантии.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10 утверждена приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. № 277 ). Предприниматели не ведут, поскольку трудовые книжки не хранят.
Штатное расписание . Целесообразно вести, если в трудовом договоре не указан оклад (ставка) работника (например, указано, что зарплата выплачивается работнику в размере не ниже минимального). Составляется в произвольной форме.
Табель учета рабочего времени (типовая форма № П-4 утверждена приказом № 489). Рекомендуем вести, если размер заработка работника зависит от фактически отработанного им времени. Кроме того, он необходим для расчета выплат по временной нетрудоспособности, отпускных.
Расчетно-платежная ведомость работника . Советуем вести работодателю, поскольку она подтверждает сумму начисленного работку дохода и правильность удержания с такой суммы налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ).
Ведомость на выплату зарплаты (приложение 1 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637). Данный документ является подтверждением того, что заработная плата работником получена. Считаем необходимым вести.
Однако несмотря на наши рекомендации, предприниматель, имеющий наемных работников, вправе самостоятельно решать, какие из вышеперечисленных документов он будет вести, а какие ему не нужны.
Далее рассмотрим, как облагаются выплаты, начисленные предпринимателем наемным работникам в рамках трудового договора.
Права и гарантии наемных работников частных предпринимателей
Работники, которые трудоустроены частными предпринимателями, имеют равные права и гарантии с работниками, работающими у юридических лиц. То есть такие работники имеют право, в частности:
1) на оплату труда в размере не менее минимальной заработной платы, установленной законом на соответствующий месяц при выполнении месячной нормы труда. Минимальная зарплата на 2012 год установлена ст. 13 Закона Украины «О Государственном бюджете Украины на 2012 год» от 22.12.2011 г. № 4282-VI и составляет:
— в месячном размере: в январе — марте — 1073 грн., в апреле — июне — 1094 грн., в июле — сентябре — 1102 грн., в октябре — ноябре — 1118 грн., в декабре — 1134 грн.;
— в почасовом размере: в январе — марте — 6,43 грн., в апреле — июне — 6,56 грн., в июле — сентябре — 6,61 грн., в октябре — ноябре — 6,70 грн., в декабре — 6,80 грн.
Напомним, что заработная плата — это основная и дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) работнику в связи с отношениями трудового найма (п.п. 14.1.48 НКУ, ст. 1,2 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР). Расширенный перечень составляющих заработной платы приведен в Инструкции № 5, и наши читатели могут с ним ознакомиться в тематическом номере «Выплаты работникам» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 34.
Начисленная работнику заработная плата подлежит индексации. Порядок ее проведения был подробно рассмотрен в статье «Индексация денежных доходов граждан: порядок проведения» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 9, с. 26). Чтобы облегчить нашим читателям расчет величины прироста индекса потребительских цен для проведения индексации, редакция газеты «Налоги и бухгалтерский учет» ежемесячно публикует уже рассчитанные величины прироста индекса потребительских цен для каждого базового месяца.
Согласно ст. 155 КЗоТ и ст. 24 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР заработная плата должна выплачиваться предпринимателем не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней, и не позднее 7 дней после окончания периода, за который осуществляется выплата. То есть заработная плата за первую половину месяца (за первые 15 дней должна быть выплачена не позже 22 числа текущего месяца (15 + 7), заработная плата за вторую часть месяца — не позже 7 числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (с соблюдением требования о 16 календарных днях между выплатами зарплаты).
Выплата заработной платы производится в рабочие дни. В случае если день выплаты заработной платы совпал с праздничным, нерабочим или выходным днем, заработная плата выплачивается накануне (ч. 2 ст. 115 КЗоТ).
При этом размер заработной платы за первую половину месяца должен быть не менее оплаты за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки (оклада) работника.
Расчет и начисление заработной платы наемным работникам, работающим у частных предпринимателей, производится исходя из фактически отработанного времени или в зависимости от выработки, и установленного такому работнику в трудовом договоре оклада (тарифной ставки) или сдельных расценок.
Ниже в таблице приведем особенности включения заработной платы в базу обложения НДФЛ и ЕСВ, а также ставки НДФЛ, размеры ЕСВ, по которым производится удержание с суммы заработной платы НДФЛ и ЕСВ, и начисление ЕСВ на заработную плату работников предпринимателя.
| Х | База обложения | Ставка налога/размер взноса | |
| НДФЛ | Начисленная заработная плата, уменьшенная на сумму ЕСВ и налоговой социальной льготы* (далее — НСЛ) при ее наличии | 15 % и 17 %*** | |
| ЕСВ | в части удержаний | Начисленная заработная плата по видам выплат, которые включают основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, определяемые согласно Закону об оплате труда. При этом начисление ЕСВ производится в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ** | 3,6 % |
| в части начислений | Зависит от класса профессионального | ||
| * К заработной плате наемных работников НСЛ применяется в общем порядке, определенном ст. 169 НКУ. Размеры НСЛ, применяемые в 2012 году, в зависимости от категории налогоплательщика, и предельные размеры дохода, который дает право на применение НСЛ, приведены в справочной информации в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 6, с. 14. | |||
2) на получение в случае наступления страхового случая в период работы у такого предпринимателя следующих социальных пособий:
— пособия по временной нетрудоспособности;
— пособия по беременности и родам;
— пособия на погребение,
выплата которых производится за счет средств Фонда социального страхования по временной нетрудоспособности (далее — ФВПТ), кроме того, на оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств предпринимателя. Порядок расчета, начисления, выплаты больничных подробно рассмотрен в тематическом номере «Больничные от оформления до учета» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 18), декретных — в статье «Если работница собирается уходить в декрет» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 21, с. 37). Относительно налогообложения данных выплат отметим следующее. Суммы пособия по временной нетрудоспособности и оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности включаются в базу для начисления и удержания ЕСВ (ч. 1 ст. 7 Закона № 2464). Согласно ст. 8 Закона № 2464 больничные облагаются ЕСВ по специальным ставкам:
— в части начисления — 33,2 %;
— в части удержания — 2 %.
Больничные облагаются НДФЛ по ставкам, установленным п. 167.1 НКУ (15 и 17 %) в составе заработной платы.
Пособие по беременности и родам и пособие на погребение не облагаются ЕСВ, поскольку они не включаются в фонд оплаты труда согласно п. 3.2 Инструкции № 5 и не указаны отдельно в качестве базы для начисления и удержания ЕСВ в ст. 7 Закона № 2464.
НДФЛ с сумм пособия по беременности и родам и пособия на погребение не удерживаются на основании пп. 165.1.1 и 165.1.22 НКУ соответственно;
3) на оплачиваемые ежегодные отпуска (ст. 6 — 8 Закона об отпусках), дополнительные отпуска в связи с учебой (ст. 13 — 15 Закона об отпусках), социальный дополнительный отпуск на детей (ст. 19 Закона об отпуска), другие виды отпусков, установленные Законом об отпусках, в частности на отпуск без сохранения заработной платы (ст. 25, 26 Закона об отпусках), отпуск в связи с беременностью и родами (ст. 17 Закона об отпусках), отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках). Отметим, что продолжительность ежегодного основного отпуска работника не может быть меньше 24 календарных дней. При увольнении наемный работник предпринимателя имеет право на получение компенсации за неиспользованные дни ежегодного отпуска и дополнительного отпуска на детей. Порядок предоставления, расчета и выплаты отпускных рассмотрен в статье «Ежегодный отпуск» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 34, с. 5), а компенсации за неиспользованные дни отпусков — в статье «Окончательный расчет при увольнении» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 48, с. 39). НДФЛ и ЕСВ отпускные облагаются в составе заработной платы;
4) на получение выходного пособия при увольнении . В случае если трудовой договор с работником прекращается на основании п. 6 ст. 36, пп. 1, 2 и 6 ст. 40 КЗоТ выплата выходного пособия производится в размере не ниже среднего месячного заработка увольняемого работника, а в случае прекращения трудового договора на основании ст. 38 и 39 КЗоТ вследствие нарушения работодателем законодательства о труде, коллективного (трудового) договора — не ниже трехмесячного среднего заработка увольняемого работника (ст. 44 КЗоТ). Порядок расчета среднего заработка для определения суммы выходного пособия при увольнении рассмотрен в статье «Окончательный расчет при увольнении» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 48, с. 39). Что касается налогообложения сумм выходного пособия при увольнении, то из разъяснений, приведенных в письме ГНАУ от 09.03.2011 г. № 4628/6/17-0715 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 25), можно сделать вывод, что для целей обложения НДФЛ выходное пособие не является заработной платой и включается в налогооблагаемый доход получателя на основании п.п. 164.2.18 НКУ. Следовательно, НСЛ к выходному пособию не применяется, и данная выплата не учитывается при определении права на НСЛ. Сумма выходного пособия при увольнении облагается НДФЛ по ставкам 15 % и 17 %.
ЕСВ с суммы выходного пособия при увольнении не взимается, поскольку данная выплата не входит в фонд оплаты труда (п.п. 3.8 Инструкции № 5) и указана в п. 4 разд. I Перечня № 1170 в составе выплат, на которые не производится начисление ЕСВ;
5) на другие льготы и гарантии, установленные действующим законодательством .
Далее рассмотрим, какую отчетность придется подавать предпринимателю в связи с наличием у него наемных работников.
Отчетность предпринимателя, предоставляемая в связи с наличием наемных работников
Перечень отчетов, которые необходимо будет подавать предпринимателю, у которого есть наемные работники, а также сроки их подачи приведем в таблице на с. 40.
| Отчет | Кто подает отчет | Сроки подачи отчета | Куда подавать отчет |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога по форме № 1ДФ*, утвержденной приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020 | Предприниматели, которые в отчетном квартале выплачивали (начисляли) доходы наемным работникам и другим физическим лицам (в том числе физическим лицам — предпринимателям) и удерживали (перечисляли) с таких доходов НДФЛ | Ежеквартально в течение | В налоговый орган по месту учета предпринимателя |
| * Подробно о заполнении данного отчета читайте в тематическом номере «Заполняем расчет по ф. № 1ДФ» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 30) и статье «Налоговая социальная льгота: спрашивали? отвечаем!» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 77, с. 30). | |||
| Отчет о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в органы Пенсионного фонда Украины (приложение 4 к Порядку № 22-2) | Предприниматели-работодатели | Не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным месяцем* | В отделение Пенсионного фонда по месту учета предпринимателя |
| * Если последний день срока предоставления отчета приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, то последним днем предоставления отчета считается первый после него рабочий день . | |||
| Отчет по форме Ф4-ФСС з ТВП (приложение 1 к Порядку № 4) | Предприниматели, у которых имеется задолженность перед ФВПТ и кто в отчетном квартале получал (выплачивал) пособие по временной нетрудоспособности и по беременности и родам и т. д. (т.е. было движение средств между предпринимателем и ФВПТ) | Ежеквартально не позднее 20 числа следующего за отчетным периодом месяца* | В орган ФВПТ по месту взятия их на учет или по месту учета, указанному в Госреестре общеобязательного государственного страхования (для зарегистрированных после 01.01.2011 г.) |
| Отчет по форме Ф14-ФСС з ТВП (приложение 2 к Порядку № 4) | Предприниматели, которые получали от ФВПТ и выдавали наемным работникам путевки на санаторно-курортное лечение, путевки на оздоровление детей работников в детских заведениях оздоровления (далее — ДЗО) в случае, если путевки в ДЗО приобретались за счет средств ФВПТ полностью и передавались работнику через предпринимателя | ||
| *Если последний день срока представления отчетов приходится на выходной, праздничный или нерабочий день, то последним днем срока считается первый после него рабочий день. | |||
| Отчет по уплате задолженности по уплате страховых средств в Фонд социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины (далее — ФНС) (приложение к постановлению правления ФНС от 30.11.2010 № 31) | Предприниматели, которые имеют задолженность по уплате страховых средств в ФНС, образовавшуюся по состоянию на 01.01.2011 г. | Подается до полного погашения задолженности ежеквартально до 20 апреля, 20 июля, 20 октября, 25 января | Рабочему органу ФНС по месту учета предпринимателя |
| Ведомость распределения численности работников, фактического годового объема реализованной продукции (работ, услуг) по видам экономической деятельности (приложение 5 к постановлению правления ФНС от 30.11.2010 г. № 30) | Предприниматели, которые используют труд граждан на условиях трудового договора (контракта) или на иных условиях, предусмотренных законодательством о труде | Ежегодно до 25 января года, следующего за отчетным | Рабочему органу исполнительной дирекции ФНС по месту учета предпринимателя |
| Отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов по форме № 10-ПI (годовая)*, утвержденный приказом Минтруда от 10.02.2007 г. № 42 | Предприниматели, у которых работает по основному месту работы 8 и более человек** | Ежегодно | В отделение Фонда социальной защиты инвалидов по месту их учета |
| * Подробно о порядке заполнения и подачи отчета читайте в статье «Отчет в Фонд инвалидов: от строки к строке» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 10, с. 27). | |||
| Отчет о наличии вакансий (форма № 3-ПН), утвержденный приказом Минтруда от 19.12.2005 г. № 420 | Подается по желанию предпринимателями при необходимости подбора работников при содействии центров занятости* | Ежемесячно при наличии вакансий | В центр занятости по месту учета предпринимателя |
| * Также предприниматели могут подавать данный отчет с целью выполнения требований ст. 19 Закона Украины «Об основах социальной защищенности инвалидов в Украине» от 21.03.91 г. № 875-XII. Суды рассматривают факт предоставления сведений о наличии свободных мест в центры занятости как доказательство того, что работодатель выполнил свои обязательства по трудоустройству инвалидов (см. постановление Киевского окружного административного суда от 03.03.2010 г. по делу № 2-а-817/10/1070, определение ВАСУ от 23.12.2010 г. по делу № К-29130/10, определение Киевского апелляционного админсуда от 15.07.2009 г. по делу № 22-а-23903/08, постановление ВСУ от 25.06.2011 г. по делу № 21-56а11). | |||
| Отчет о запланированном высвобождении работников (форма № 4-ПН (план)), утвержденный приказом Минтруда от 19.12.2005 г. № 420 | Предприниматели, которые планируют увольнять работников в связи с изменениями в организации производства и труда или прекращением деятельности, т. е. при увольнении на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ | За два месяца до увольнения работников на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ | В центр занятости по месту учета предпринимателя |
| Отчет о фактическом высвобождении работников (форма № 4-ПН (факт)), утвержденный приказом Минтруда от 19.12.2005 г. № 420 | Предприниматели после прекращения трудового договора с работником на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ | В течение 10 дней после высвобождения работников на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ | В центр занятости по месту учета предпринимателя |
| Отчет о принятых работниках (форма № 5-ПН), утвержденный приказом Минсоцполитики от 14.07.2011 г. № 279 | Предприниматель, принявший на работу наемного работника | Не позднее 10 дней со дня принятия работника на работу (первого рабочего дня работника)* | В центр занятости по месту учета предпринимателя |
| *Если последний день срока подачи отчета приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, днем окончания срока подачи отчета является первый за ним рабочий день. Обращаем внимание: по мнению специалистов центра занятости, при исчислении 10-дневного срока необходимо учитывать день принятия на работу работника. Вместе с тем по общим правилам исчисления сроков (принятых в том числе в сфере трудовых отношений) день, установленный для отсчета, не учитывается (ч. 5 ст. 2411 КЗоТ). | |||
В заключение хотелось бы пожелать нашим предпринимателям и их наемным работникам длительных и взаимовыгодных трудовых отношений. А определиться с необходимой предпринимателю кадровой документацией, а также перечнем и сроками подачи отчетности, заполняемой в связи с наличием наемных работников, поможет материал данной статьи. И еще, уважаемые предприниматели, не забывайте о трудовых и социальных правах и гарантиях своих работников.
