Якщо роботодавець — приватний підприємець (продовження)
В одному з попередніх номерів нашої газети було розглянуто особливості прийняття та звільнення найманих працівників фізичної особи — підприємця (див. статтю «Якщо роботодавець — приватний підприємець» // «Податки та бухгалтерський облік, 2012, № 39, с. 34). У цій статті йтиметься про оподаткування виплат, що нараховуються підприємцем своїм працівникам, звітність підприємця, подання якої пов'язане з наявністю у нього найманих працівників, а також про те, яку кадрову документацію слід вести підприємцю, щоб уникнути конфліктних ситуацій із працівниками.
Лілія УШАКОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Закон № 2464 — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
Порядок № 4 — Порядок формування та подання страхувальниками звітності по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затверджений постановою Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 18.01.2011 р. № 4.
Порядок № 22-2 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 08.10.2010 р. № 22-2.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.
Наказ № 489 — наказ Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.
Документація підприємця, ведення якої пов'язане з наявністю в нього найманих працівників
Перебуваючи у трудових відносинах з найманими працівниками, підприємцю доцільно вести кадрову документацію. У цьому розділі статті ми поговоримо про ті документи, які згодом допоможуть підприємцю-роботодавцю уникнути конфліктних ситуацій не лише з працівниками, а й з перевіряючими органами.
Заяви та накази (розпорядження) про прийняття на роботу та про припинення трудового договору. Оскільки з працівником укладається письмовий трудовий договір, в якому працівник, проставляючи свій підпис, виражає тим самим свою згоду на прийняття або звільнення з роботи, то, на наш погляд, видавати накази про прийняття та про звільнення з роботи підприємцю не має сенсу. Це саме стосується й заяв про прийняття на роботу та про звільнення.
Накази (розпорядження) про надання відпустки. Рекомендуємо видавати, оскільки це допоможе в подальшому уникнути можливих непорозумінь з працівниками щодо використаних ними днів відпусток.
Особиста справа працівника. Роботодавцю бажано мати щодо кожного працівника, як мінімум, копії паспорта, реєстраційного номера облікової картки платника податків (ідентифікаційного номера) та свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування працівника (за наявності). Крім того, якщо працівник має право на пільги та гарантії, установлені чинним трудовим законодавством (наприклад, на скорочений режим робочого часу, додаткову відпустку на дітей тощо), податкову соціальну пільгу, що надається відповідно до положень ПКУ, інші пільги, то підприємцю слід мати документи, які підтверджують право працівника на такі пільги і гарантії.
Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (типова форма № П-10 затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 р. № 277 ). Підприємці її не ведуть, оскільки трудові книжки не зберігають.
Штатний розпис. Доцільно вести в разі, якщо в трудовому договорі не вказано оклад (ставку) працівника (наприклад, зазначено, що зарплата виплачується працівнику в розмірі не нижче мінімального). Складається в довільній формі.
Табель обліку робочого часу (типова форма № П-4 затверджена наказом № 489). Рекомендуємо вести, якщо розмір заробітку працівника залежить від фактично відпрацьованого ним часу. Крім того, він необхідний для розрахунку виплат з тимчасової непрацездатності, відпускних.
Розрахунково-платіжна відомість працівника . Радимо вести роботодавцю, оскільки вона підтверджує суму нарахованого робітнику доходу та правильність утримання з такої суми податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) та єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ).
Відомість на виплату зарплати (додаток 1 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637). Цей документ є підтвердженням того, що заробітну плату працівником отримано. Вважаємо за необхідне вести.
Проте, незважаючи на наші рекомендації, підприємець, який має найманих працівників, має право самостійно вирішувати, які з перелічених вище документів він вестиме, а які йому не потрібні.
А далі розглянемо, як оподатковуються виплати, нараховані підприємцем найманим працівникам у межах трудового договору.
Права та гарантії найманих працівників приватних підприємців
Працівники, яких працевлаштовано приватними підприємцями, мають рівні права та гарантії з працівниками, які працюють у юридичних осіб. Тобто такі працівники мають право, зокрема:
1) на оплату праці в розмірі не менше мінімальної заробітної плати , установленої законом на відповідний місяць при виконанні місячної норми праці. Мінімальну зарплату на 2012 рік установлено ст. 13 Закону України «Про Державний бюджет України на 2012 рік» від 22.12.2011 р. № 4282-VI та становить:
— у місячному розмірі: у січні — березні — 1073 грн., у квітні — червні — 1094 грн., у липні — вересні — 1102 грн., у жовтні — листопаді — 1118 грн., у грудні — 1134 грн.;
— у погодинному розмірі: у січні — березні — 6,43 грн., у квітні — червні — 6,56 грн., у липні — вересні — 6,61 грн., у жовтні — листопаді — 6,70 грн., у грудні — 6,80 грн.
Нагадаємо, що заробітна плата — це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) працівнику у зв'язку з відносинами трудового найму (п.п. 14.1.48 ПКУ, ст. 1, 2 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР). Розширений перелік складових заробітної плати наведено в Інструкції № 5, і наші читачі можуть із ним ознайомитися в тематичному номері «Виплати працівникам» // «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 34.
Нарахована працівнику заробітна плата підлягає індексації. Порядок її проведення було докладно розглянуто у статті «Індексація грошових доходів громадян: порядок проведення» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 9, с. 26). Щоб полегшити нашим читачам розрахунок величини приросту індексу споживчих цін для проведення індексації, редакція газети «Податки та бухгалтерський облік» щомісячно публікує вже розраховані величини приросту індексу споживчих цін для кожного базового місяця.
Згідно зі ст. 155 КЗпП і ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР заробітна плата повинна виплачуватися підприємцем не рідше 2 разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, і не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Тобто заробітна плата за першу половину місяця (за перші 15 днів) має бути виплачена не пізніше 22 числа поточного місяця (15 + 7), заробітна плата за другу частину місяця — не пізніше 7 числа місяця, наступного за місяцем нарахування зарплати (з дотриманням вимоги про 16 календарних днів між виплатами зарплати).
Виплата заробітної плати здійснюється в робочі дні. Якщо день виплати заробітної плати збігся зі святковим, неробочим або вихідним днем, заробітна плата виплачується напередодні (ч. 2 ст. 115 КЗпП).
При цьому розмір заробітної плати за першу половину місяця має бути не менше оплати за фактично відпрацьований час із розрахунку тарифної ставки (окладу) працівника.
Розрахунок та нарахування заробітної плати найманим працівникам, які працюють у приватних підприємців, здійснюються виходячи з фактично відпрацьованого часу або залежно від виробітку та встановленого такому працівнику у трудовому договорі окладу (тарифної ставки) або відрядних розцінок.
Далі в таблиці наведемо особливості включення заробітної плати до бази обкладення ПДФО та ЄСВ, а також ставки, за якими здійснюється утримання із суми заробітної плати ПДФО та ЄСВ і нарахування ЄСВ на заробітну плату працівників підприємця.
| Х | База оподаткування | Ставка податку/розмір внеску | |
| ПДФО | Нарахована заробітна плата, зменшена на суму ЄСВ та податкової соціальної пільги* (далі — ПСП) за її наявності | 15 і 17 %*** | |
| ЄСВ | у частині утримань | Нарахована заробітна плата за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються згідно із Законом про оплату праці. При цьому нарахування ЄСВ здійснюється в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ** | 3,6 % |
| у частині нарахувань | Залежить від класу професійного ризику виробництва****, до якого підприємець належить залежно від виду економічної діяльності (від 36,76 до 49,7 %) | ||
| * До заробітної плати найманих працівників ПСП застосовується в загальному порядку, визначеному ст. 169 ПКУ. Розміри ПСП, що застосовуються у 2012 році, залежно від категорії платника податків, та граничні розміри доходу, який дає право на застосування ПСП, наведено в довідковій інформації в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 6, с. 14. ** У 2012 році розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ дорівнює: у січні — березні — 18241 грн., у квітні — червні — 18598 грн., у липні — вересні — 18734 грн., у жовтні — листопаді — 19006 грн., у грудні — 19278 грн. *** Нагадаємо читачам, що відповідно до змін, унесених до п. 167.1 ПКУ з 28.04.2012 р., ставки ПДФО застосовуються так: — 15 % застосовується до бази оподаткування або її частини, що не перевищує десятикратного розміру мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня звітного податкового року (у 2012 році — 10730 грн.); — 17 % — до частини бази оподаткування, що перевищує зазначену вище величину. **** Звертаємо увагу, що на заробітну плату працівників-інвалідів підприємці нараховують ЄСВ у тому самому розмірі, що і на заробітну плату інших працівників. Річ у тім, що підприємці не вказані в ч. 13 ст. 8 Закону № 2464 серед роботодавців, які можуть нараховувати ЄСВ на заробітну плату працівників-інвалідів у пільговому розмірі (8,41 %). | |||
2) на отримання в разі настання страхового випадку в період роботи у такого підприємця, таких соціальних допомог:
— допомоги по тимчасовій непрацездатності;
— допомоги по вагітності та пологах;
— допомоги на поховання,
виплата яких здійснюється за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати непрацездатності (далі — ФТВП), крім того, на оплату перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів підприємця. Порядок розрахунку, нарахування, виплати лікарняних докладно розглянуто в тематичному номері «Лікарняні від оформлення до обліку» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 18), декретних — у статті «Якщо працівниця збирається в декрет» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 21, с. 37). Щодо оподаткування цих виплат зазначимо таке. Суми допомоги по тимчасовій непрацездатності та оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності включаються до бази для нарахування та утримання ЄСВ (ч. 1 ст. 7 Закону № 2464). Згідно зі ст. 8 Закону № 2464 лікарняні обкладаються ЄСВ за спеціальними ставками:
— у частині нарахування — 33,2 %;
— у частині утримання — 2 % .
Лікарняні обкладаються ПДФО за ставками, встановленими п. 167.1 ПКУ (15 і 17 %) у складі заробітної плати.
Допомога по вагітності та пологах та допомога на поховання не обкладаються ЄСВ , оскільки вони не включаються до фонду оплати праці згідно з п. 3.2 Інструкції № 5 та не вказані окремо як база для нарахування та утримання ЄСВ у ст. 7 Закону № 2464.
ПДФО із сум допомоги по вагітності та пологах та допомоги на поховання не утримується на підставі пп. 165.1.1 і 165.1.22 ПКУ відповідно;
3) на оплачувані щорічні відпустки (ст. 6 — 8 Закону про відпустки), додаткові відпустки у зв'язку з навчанням (ст. 13 — 15 Закону про відпустки), соціальну додаткову відпустку на дітей (ст. 19 Закону про відпустки), інші види відпусток, установлені Законом про відпустки, зокрема на відпустку без збереження заробітної плати (ст. 25, 26 Закону про відпустки), відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону про відпустки), відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки). Зауважимо, що тривалість щорічної основної відпустки працівника не може бути менше 24 календарних днів. При звільненні найманий працівник підприємця має право на отримання компенсації за невикористані дні щорічної відпустки та додаткової відпустки на дітей. Порядок надання, розрахунку та виплати відпускних розглянуто у статті «Щорічна відпустка» (див. Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 34, с. 5), а компенсації за невикористані дні відпусток — у статті «Остаточний розрахунок при звільненні» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 48, с. 39). Відпускні обкладаються ПДФО та ЄСВ у складі заробітної плати;
4) на отримання вихідної допомоги при звільненні . Якщо трудовий договір із працівником припиняється на підставі п. 6 ст. 36, пп. 1, 2 і 6 ст. 40 КЗпП виплата вихідної допомоги здійснюється в розмірі не нижче середнього місячного заробітку працівника, який звільняється, а в разі припинення трудового договору на підставі ст. 38 і 39 КЗпП внаслідок порушення роботодавцем законодавства про працю, колективного (трудового) договору — не нижче тримісячного середнього заробітку працівника, який звільняється (ст. 44 КЗпП). Порядок розрахунку середнього заробітку для визначення суми вихідної допомоги при звільненні розглянуто у статті «Остаточний розрахунок при звільненні» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 48, с. 39). Щодо оподаткування сум вихідної допомоги при звільненні, то з роз'яснень, наведених у листі ДПАУ від 09.03.2011 р. № 4628/6/17-0715 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 25), можна зробити висновок, що для цілей обкладення ПДФО вихідна допомога не є заробітною платою та включається до оподатковуваного доходу одержувача на підставі п.п. 164.2.18 ПКУ. Отже, ПСП до вихідної допомоги не застосовується, і ця виплата не враховується при визначенні права на ПСП. Сума вихідної допомоги при звільненні обкладається ПДФО за ставками 15 і 17 %.
ЄСВ із суми вихідної допомоги при звільненні не справляється, оскільки ця виплата не входить до фонду оплати праці (п.п. 3.8 Інструкції № 5) та вказана в п. 4 розд. I Переліку № 1170 у складі виплат, на які не здійснюється нарахування ЄСВ;
5) на інші пільги та гарантії, установлені чинним законодавством .
Далі розглянемо, яку звітність доведеться подавати підприємцю у зв'язку з наявністю в нього найманих працівників.
Звітність підприємця, що надається у зв'язку з наявністю найманих працівників
Перелік звітів, які необхідно буде подавати підприємцю, в якого є наймані працівники, а також строки їх подання приведемо в таблиці на с. 40.
| Звіт | Хто подає звіт | Строки подання звіту | Куди подавати звіт |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за формою № 1ДФ*, затверджений наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020 | Підприємці, які у звітному кварталі виплачували (нараховували) доходи найманим працівникам та іншим фізичним особам (у тому числі фізичним особам — підприємцям), та утримували (перераховували) з таких доходів ПДФО | Щоквартально, протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу** | До податкового органу за місцем обліку підприємця |
| * Докладно про заповнення цього звіту читайте в тематичному номері «Заповнюємо розрахунок за ф. № 1ДФ» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 30) та у статті «Податкова соціальна пільга: запитували? — відповідаємо!» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 77, с. 30). | |||
| Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування до органів Пенсійного фонду України (додаток 4 до Порядку № 22-2) | Підприємці-роботодавці | Не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним місяцем* | До відділення Пенсійного фонду за місцем обліку підприємця |
| * Якщо останній день строку подання звіту припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, то останнім днем подання звіту вважається перший після нього робочий день. | |||
| Звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП (додаток 1 до Порядку № 4) | Підприємці, в яких є заборгованість перед ФТВП та які у звітному кварталі отримували (виплачували) допомогу по тимчасовій непрацездатності та по вагітності та пологах тощо (тобто був рух коштів між підприємцем та ФТВП) | Щоквартально не пізніше 20 числа наступного за звітним періодом місяця* | До органу ФТВП за місцем узяття їх на облік або за місцем обліку, указаному в Держреєстрі загально-обов'язкового державного страхування (для зареєстрованих після 01.01.2011 р.) |
| Звіт за формою Ф14-ФСС з ТВП (додаток 2 до Порядку № 4) | Підприємці, які отримували від ФТВП та видавали найманим працівникам путівки на санаторно-курортне лікування, путівки на оздоровлення дітей працівників у дитячих закладах оздоровлення (далі — ДЗО) у разі, якщо путівки до ДЗО отримувалися за рахунок коштів ФТВП повністю та передавалися працівнику через підприємця | ||
| * Якщо останній день строку подання звітів припадає на вихідний, святковий або неробочий день, то останнім днем строку вважається перший після нього робочий день | |||
| Звіт щодо сплати заборгованості зі сплати страхових коштів до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (далі — ФНВ) (додаток до постанови правління ФНВ від 30.11.2010 р. № 31) | Підприємці, які мають заборгованість зі сплати страхових коштів до ФНВ, що утворилася станом на 01.01.2011 р. | Подається до повного погашення заборгованості щоквартально до 20 квітня; 20 липня; 20 жовтня; 25 січня | Робочому органу ФНВ за місцем обліку підприємця |
| Відомість розподілу чисельності працівників, річного фактичного обсягу реалізованої продукції (робіт, послуг) за видами економічної діяльності (додаток 5 до постанови правління ФНВ від 30.11.2010 р. № 30) | Підприємці, які використовують працю громадян на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством про працю | Щорічно до 25 січня року, наступного за звітним | Робочому органу виконавчої дирекції ФНВ за місцем обліку підприємця |
| Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів за формою № 10-ПI (річна)*, затверджений наказом Мінпраці від 10.02.2007 р. № 42 | Підприємці, в яких працює за основним місцем роботи 8 і більше осіб**
| Щорічно до 1 березня року, наступного за звітним періодом. | До відділення Фонду соціального захисту інвалідів за місцем їх обліку |
| * Докладно про порядок заповнення та подання звіту читайте у статті «Звіт до Фонду інвалідів: від рядка до рядка» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 10, с. 27). | |||
| Звіт про наявність вакансій (форма № 3-ПН), затверджений наказом Мінпраці від 19.12.2005 р. № 420 | Подається за бажанням підприємцями в разі необхідності підбору працівників за сприяння центрів зайнятості* | Щомісячно за наявності вакансій | До центру зайнятості за місцем обліку підприємця |
| * Також підприємці можуть подавати цей звіт з метою виконання вимог ст. 19 Закону України «Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні» від 21.03.91 р. № 875-XII. Суди розглядають факт надання відомостей про наявність вільних місць до центрів зайнятості як доказ того, що роботодавець виконав свої зобов'язання з працевлаштування інвалідів (див. постанову Київського окружного адміністративного суду від 03.03.2010 р. у справі № 2-а-817/10/1070, ухвалу ВАСУ від 23.12.2010 р. у справі № К-29130/10, ухвалу Київського апеляційного адмінсуду від 15.07.2009 р. у справі № 22-а-23903/08, постанову ВСУ від 25.06.2011 р. у справі № 21-56а11). | |||
| Звіт про заплановане вивільнення працівників (форма № 4-ПН (план)), затверджений наказом Мінпраці від 19.12.2005 р. № 420 | Підприємці, які планують звільняти працівників у зв'язку зі змінами в організації виробництва та праці або припиненням діяльності, тобто при звільненні на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП | За два місяці до звільнення працівників на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП | До центру зайнятості за місцем обліку підприємця |
| Звіт про фактичне вивільнення працівників (форма № 4-ПН (факт)), затверджений наказом Мінпраці від 19.12.2005 р. № 420 | Підприємці після припинення трудового договору з працівником на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП | Протягом 10 днів після вивільнення працівників на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП | До центру зайнятості за місцем обліку підприємця |
| Звіт про прийнятих працівників (форма № 5-ПН), затверджений наказом Мінсоцполітики від 14.07.2011 р. № 279 | Підприємець, який прийняв на роботу найманого працівника | Не пізніше 10 днів із дня прийняття працівника на роботу (першого робочого дня працівника)* | До центру зайнятості за місцем обліку підприємця |
| * Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, днем закінчення строку подання звіту є перший за ним робочий день. Звертаємо увагу: на думку фахівців центру зайнятості, при обчисленні 10-денного строку необхідно враховувати день прийняття на роботу працівника. Водночас, за загальними правилами обчислення строків (прийнятих у тому числі у сфері трудових відносин) день, установлений для відліку, не враховується (ч. 5 ст. 2411 КЗпП) | |||
На завершення хотілося б побажати нашим підприємцям та їх найманим працівникам тривалих та взаємовигідних трудових відносин. А визначитися з необхідною підприємцю кадровою документацією, а також переліком та строками подання звітності, що заповнюється у зв'язку з наявністю найманих працівників, допоможе матеріал цієї статті. І ще, шановні підприємці, не забувайте про трудові та соціальні права і гарантії своїх працівників.
