Место составления первичного документа как его реквизит
В накладной на отпуск товара отсутствует такой реквизит, как «Место составления». Могут ли не признать накладную первичным документом и снять в связи с этим расходы предприятия?
(г. Львов)
И Закон о бухучете, и Положение № 88 действительно к числу обязательных реквизитов первичного документа относят место составления документа. Внимание на необходимость его указания обращал и Минфин. Так, в письме от 26.08.2011 г. № 31-08420-07-25/21247 Минфин подчеркивает, что обязательным реквизитом первичного документа являются дата и место его составления. Кроме того, в письме раскрыты особенности заполнения данного реквизита:
— в информации о месте составления документа необходимо указывать населенный пункт, в котором он составлен;
— если первичный документ оформляется за пределами населенного пункта, в качестве места составления указывается соответствующая административно-территориальная единица;
— в случае оформления первичного документа по хозяйственной операции, осуществленной за пределами Украины, также указывается название страны.
Иначе говоря, при указании места составления первичного документа речь идет именно о населенном пункте (например, «м. Львів»), а не о конкретном адресе (с указанием населенного пункта, улицы, дома, офиса). Думаем, тут уместно сослаться на Методические рекомендации по применению ДСТУ 4163-2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», одобренные протоколом заседания Методкомиссии Госкомархива Украины от 07.11.2003 г. № 7. В них, в частности, указывается, что такой реквизит, как «место составления документа», должен согласовываться с административно-территориальным делением страны , официально установленными названиями населенных пунктов с применением общепринятых географических сокращений «м.», «смт.», «с.» и т. д. Интересно, что упомянутые Методрекомендации допускают возможность неуказания данного реквизита, если место составления документа следует из других его реквизитов (например, из названия составившей документ организации или данных о ней). Иначе говоря, по общему правилу действует презумпция, что если не указано иное, документ считается составленным в месте нахождения организации, его выдавшей. Необходимость в заполнении данного реквизита возникает лишь в том случае, если место нахождения организации и место составления документа не совпадают. Если документ составляется в филиале организации, то указывается местонахождение филиала.
Что касается составления первичного документа за пределами населенного пункта, то Минфин не указывает, до какой степени следует детализировать административно-территориальную единицу. Согласно Государственному классификатору объектов административно-территориального устройства Украины единицами административно-территориального устройства выступают АР Крым, области, районы, города, районы в городах, поселки городского типа, сельсоветы, поселки, села. Для большей уверенности в такой ситуации можно указать район области и область. Если же документ составлен на территории города, имеющего районное деление, необходимости указания района города нет.
Некоторыми специалистами высказывается точка зрения, что в первичном документе должны быть указаны не просто дата и место его составления, а место и дата осуществления хозоперации. Обосновывается такая позиция ссылкой на ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, согласно которой основанием для бухгалтерского учета хозопераций служат первичные документы, фиксирующие факты их осуществления. Первичные документы должны составляться либо во время осуществления хозоперации, либо, если это невозможно, непосредственно после окончания хозоперации. В свое время именно из такого понимания приведенных законодательных положений исходила и ГНАУ (см. письмо от 27.12.2004 г. № 14170/5/14-3216), подчеркивая, что неуказание в актах оказанных услуг места и даты предоставления таких услуг считается нарушением ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88. Более того, иногда суды внимают подобным аргументам. К сожалению, есть прецеденты, когда отсутствие такого реквизита приводило к непризнанию расходов (см., например, постановление Окружного админсуда г. Киева от 16.06.2009 г. № 6/187). Впрочем, отечественная судебная практика столь разнопланова, что, как правило, можно найти судебное решение как в пользу той или иной позиции, так и против нее.
Ободрить субъектов хозяйствования должен тот факт, что ВАСУ придает такому реквизиту первичного документа как место его составления куда меньшее значение. Так, в ряде своих решений ВАСУ указал, что отсутствие данного реквизита в первичном документе является несущественным недостатком, который не лишает такой документ статуса первичного и не преуменьшает его значение как подтверждающего совершение той или иной хозяйственной операции (см. постановления ВАСУ от 30.08.2011 г. № К-38259/10, от 13.12.2011 г. № К/9991/48451/11). Более того, ряд существующих форм первичных документов, в том числе и накладная на отпуск материалов (типовая форма № М-11 утверждена приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193), не содержат такого реквизита, как «место составления», что может служить дополнительным, пускай и косвенным, аргументом в споре с налоговыми органами.
Елена Уварова, юрист
