Місце складання первинного документа як його реквізит
У накладній на відпуск товару відсутній такий реквізит, як місце складання. Чи можуть не визнати накладну первинним документом і зняти у зв'язку з цим витрати підприємства?
(м. Львів)
І Закон про бухоблік, і Положення № 88 дійсно відносять до обов’язкових реквізитів первинного документа місце складання документа. Увагу на необхідність його зазначення звертав і Мінфін. Так, у листі від 26.08.2011 р. № 31-08420-07-25/21247 Мінфін підкреслює, що обов'язковими реквізитами первинного документа є дата і місце його складання. Крім того, у листі розкрито особливості заповнення цього реквізиту:
— в інформації про місце складання документа необхідно вказувати населений пункт, в якому його складено;
— якщо первинний документ оформляється за межами населеного пункту, як місце складання зазначається відповідна адміністративно-територіальна одиниця;
— у разі оформлення первинного документа за господарською операцією, здійсненою за межами України, також указується назва країни.
Інакше кажучи, при зазначенні місця складання первинного документа йдеться саме про населений пункт (наприклад, «м. Львів»), а не про конкретну адресу (із зазначенням населеного пункту, вулиці, будинку, офісу). Вважаємо, тут доречно послатися на Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», схвалені протоколом засідання Методкомісії Держкомархіву України від 07.11.2003 р. № 7. У них, зокрема, констатується, що такий реквізит, як місце складання документа, має узгоджуватися з адміністративно-територіальним поділом країни, офіційно встановленими назвами населених пунктів із застосуванням загальноприйнятих географічних скорочень — «м.», «смт», «с.» тощо. Цікаво, що згадані Методрекомендації допускають можливість незазначення цього реквізиту, якщо місце складання документа виходить з інших його реквізитів (наприклад, з назви організації, що склала документ, або даних про неї). Інакше кажучи, за загальним правилом діє презумпція: якщо не зазначено інше, документ вважається складеним у місці знаходження організації, яка його видала. Необхідність у заповненні цього реквізиту виникає лише в тому випадку, якщо місцезнаходження організації та місце складання документа не збігаються. Якщо документ складається у філії організації, то вказується місцезнаходження філії.
Що стосується складання первинного документа за межами населеного пункту, то Мінфін не вказує, до якого ступеня слід деталізувати адміністративно-територіальну одиницю. Згідно з Державним класифікатором об'єктів адміністративно-територіального устрою України одиницями адміністративно-територіального устрою є АР Крим, області, райони, міста, райони в містах, селища міського типу, сільради, селища, села. Для більшої впевненості в такій ситуації можна вказати район області та область. Якщо ж документ складено на території міста, що має районний поділ, необхідності в зазначенні району міста немає.
Дехто з фахівців висловлює точку зору, що в первинному документі мають бути зазначені не просто дата й місце його складання, а місце й дата здійснення господарської операції. Обґрунтовується така позиція посиланням на ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, згідно з якою підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факти їх здійснення. Первинні документи повинні складатися або під час здійснення господарської операції, або, якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення. Свого часу саме з такого тлумачення наведених законодавчих положень виходила і ДПАУ (див. лист від 27.12.2004 р. № 14170/5/14-3216), підкреслюючи, що незазначення в актах наданих послуг місця й дати надання таких послуг вважається порушенням ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88. Більш того, інколи суди дослухаються до подібних аргументів. На жаль, існують прецеденти, коли відсутність такого реквізиту призводила до невизнання витрат (див., наприклад, постанову Окружного адмінсуду м. Києва від 16.06.2009 р. № 6/187). Утім, вітчизняна судова практика настільки різнопланова, що, як правило, можна знайти судове рішення як на користь тієї чи іншої позиції, так і проти неї.
Підбадьорити суб'єктів господарювання має те, що ВАСУ надає такому реквізиту первинного документа, як місце його складання, значно меншого значення. Так, у деяких своїх рішеннях ВАСУ зауважив, що відсутність цього реквізиту в первинному документі є несуттєвим недоліком, який не позбавляє такий документ статусу первинного та не зменшує його значення як такого, що підтверджує здійснення тієї чи іншої господарської операції (див. постанови ВАСУ від 30.08.2011 р. № К-38259/10, від 13.12.2011 р. № К/9991/48451/11). Більше того, окремі форми первинних документів, у тому числі й накладна на відпуск матеріалів (типова форма № М-11, затверджена наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193), не містять такого реквізиту, як «місце складання», що може стати додатковим, нехай і непрямим, аргументом у спорі з податковими органами.
Олена Уварова, юрист
