Больничные и декретные. Исправляем ошибку в сумме больничных

Исправляем ошибку в сумме больничных

Ситуация, когда страхователь-работодатель неверно определяет суммы выплат в связи с временной нетрудоспособностью из-за ошибок, возникающих при исчислении страхового стража, довольно часто встречается на практике. И связано это, в первую очередь, с особенностями исчисления страхового стража, установленными ст. 7 Закона № 2240. Напомним, что согласно данной норме страховой стаж исчисляется:

— до 28.02.2001 г. — согласно Правилам исчисления общего трудового стажа для назначения работникам пособия по временной нетрудоспособности, утвержденным постановлением КМУ от 19.10.98 г. № 1658;

— с 28.02.2001 г. по 31.01.2010 г. — в порядке и на условиях, предусмотренных ст. 7 Закона № 2240 в редакции, которая действовала до 01.01.2011 г.;

— с 01.01.2011 г. — по данным, содержащимся в системе персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования согласно ст. 7 Закона № 2240 в редакции, которая действует с 01.01.2011 г.

Подробно об особенностях исчисления страхового стажа наши читатели могли узнать из статьи «Расчет больничных: теория и практика» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 18, с. 11). Здесь же рассмотрим порядок действий страхователя, когда ошибка, связанная с неверным определением страхового стажа работника, привела к завышению суммы больничных, в том числе пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемого за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — ФВПТ).

Итак, в случае выявления такой ошибки порядок действия страхователя следующий.

1. Рассчитываем и сторнируем в месяце обнаружения ошибки излишне начисленные суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, оплаченных за счет средств предприятия, и пособия по временной нетрудоспособности, выплаченного за счет средств ФВПТ.

2. Определяем и сторнируем излишне удержанные с больничных работника суммы налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ), а также излишне начисленные на больничные суммы ЕСВ.

3. Перечисляем рабочему органу Фонда, который осуществлял финансирование, излишне полученные суммы страховых средств.

4. Рассчитываем и начисляем пеню за каждый день просрочки платежа. При определении периода просрочки платежа отсчет количества дней просрочки необходимо производить начиная со дня, следующего за трехдневным сроком возврата излишне полученных страховых средств, установленным абзацем четвертым ч. 1 ст. 21 Закона № 2240, и по день фактического перечисления Фонду суммы излишне полученных страховых средств включительно. Это следует из положений абзаца четвертого ч. 1 ст. 21 Закона № 2240. Согласно разъяснениям, приведенным ФВПТ в письме от 05.04.2011 г. № 01-16-755, в случае получения от ФВПТ страховых средств, которые превышают фактические расходы на предоставление пособий работникам, такой страхователь обязан вернуть неиспользованные страховые средства в рабочий орган Фонда, осуществлявший финансирование, в течение трех рабочих дней после выплаты пособий застрахованным лицам, но не позже третьего рабочего дня после ближайшего с момента получения средств от Фонда срока выплаты зарплаты. Если страхователь возвращает излишне полученные страховые средства рабочему органу ФВПТ в указанный трехдневный срок, то финансовые санкции к страхователю не применяются. В обратном случае он обязан начислить на несвоевременно возвращенную сумму пеню в размере 0,1 % за каждый день просрочки.

Расчет пени производится в соответствии со ст. 22 и 30 Закона № 2240 (в редакции, действующей с 01.01.2011 г.) по следующей формуле:

П = Н х K х 0,1 %,

где П — сумма пени;

Н — фактически перечисленная Фонду сумма излишне полученных страховых средств;

K — количество дней просрочки платежа;

0,1 % — ставка для начисления пени.

5. В тот же день, когда были возвращены рабочему органу ФВПТ излишне полученные суммы, перечисляем ему пеню.

6. Составляем и направляем в рабочий орган ФВПТ письменное уведомление о факте обнаружения ошибки, подписанное руководителем и главным бухгалтером. Такое уведомление должно содержать следующую информацию:

— наименование страхователя;

— регистрационный код страхователя в органе Фонда или его номер в Государственном реестре (для зарегистрированных после 01.01.2011 г.) и код ЕГРПОУ;

— период выявления ошибки;

— содержание ошибки со ссылкой на действующее законодательство, в соответствии с которым делаются исправления (с указанием фамилии, инициалов застрахованного лица, номера листка нетрудоспособности и вида помощи, по которому выявлена ошибка (в нашем случае — пособия по временной нетрудоспособности)) (см. письмо от 05.04.2011 г. № 01-16-755);

— сумму откорректированных расходов;

— сумму начисленной пени;

— дату составления уведомления.

Уведомление составляется в двух экземплярах. Один экземпляр хранится у страхователя (копия), второй — в органе ФВПТ вместе с отчетом страхователя за тот квартал, в котором это уведомление было получено.

7. Отражаем проведенную корректировку сумм больничных в:

а) отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП, утвержденном постановлением правления Фонда от 18.01.2011 г. № 4. В таблице I. «Розрахунки по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування» указываем:

— в строке 4 — сумму начисленной пени;

— в строке 17 — сумму перечисленной пени;

— в строке 19 — сумму излишне полученных в связи с наличием ошибки и возвращенных ФВПТ страховых средств на выплату пособия по временной нетрудоспособности;

— в строке 21 — откорректированную сумму расходов с начала года.

В таблице II. «Розшифровка витрат за рахунок страхових коштів Фонду» проставляем в строке 1 откорректированную сумму пособия по временной нетрудоспособности;

б) Налоговом расчете по форме № 1 ДФ, утвержденном приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020, отсторнированная сумма больничных уменьшит общую сумму заработной платы, начисленной за отчетный квартал, которая отражается с признаком дохода «101»;

в) отчете по ЕСВ по форме приложения 4 к Порядку формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденному постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 08.10.2010 г. № 22-2 (далее — приложение 4). В таблице 1 приложения 4, в частности, указывается:

— в строках 1.3 и 1.4 — с учетом сторнировки суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности соответственно (если отчет за месяц, в котором была допущена ошибка уже сдан, а других начисленных больничных в отчетном месяце не было, то заполняем со знаком «-»);

— в строках 2.3, 2.3.1 — 2.3.4 — в разрезе ставок в части начислений суммы пособия по временной нетрудоспособности с учетом проведенной сторнировки;

— в строках 3.3, 3.3.1 — 3.3.4 — в разрезе ставок в части начислений суммы ЕСВ с учетом сторнировки в части начислений;

— в строках 4.3 — с учетом сторнировки суммы пособия по временной нетрудоспособности, с которых будет удерживаться ЕСВ;

— в строках 5, 5.5 — с учетом сторнировки сумму ЕСВ в части удержаний.

В таблице 6 приложения 4 по работнику, которому изменена начисленная сумма больничных, указывается:

— в графе 9 «Код категорії ЗО»:

«29» — обычный работник;

«36» — работающий инвалид на предприятии, в организации, учреждении;

«37» — лицо, работающее на предприятии или в организации всеукраинских общественных организаций инвалидов, в частности обществе УТОГ и УТОС, у которых количество инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов составляет не менее 25 % суммы расходов на оплату труда;

«39» — работающий инвалид на предприятии или в организации общественных организаций инвалидов, в которых численность инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов составляет не менее чем 25 % суммы расходов на оплату труда;

— в графе 11 — месяц и год, за который производится корректировка сумм больничных;

— в графе 15 — с минусом излишне начисленная сумма больничных;

— в графе 17 — с минусом излишне удержанная сумма ЕСВ.

Лилия Ушакова, экономист-аналитик