Лікарняні та декретні. Виправляємо помилку в сумі лікарняних

Виправляємо помилку в сумі лікарняних

Ситуація, коли страхувальник-роботодавець неправильно визначає суми виплат у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю внаслідок помилок, що виникають при обчисленні страхового стажу, досить часто зустрічається на практиці. Це пов'язане, насамперед, з особливостями обчислення страхового стажу, які встановлено ст. 7 Закону № 2240. Нагадаємо: згідно з цією нормою страховий стаж обчислюється:

— до 28.02.2001 р. — згідно з Правилами обчислення загального трудового стажу для призначення працівникам допомоги по тимчасовій непрацездатності, затвердженими постановою КМУ від 19.10.98 р. № 1658;

— з 28.02.2001 р. по 31.01.2010 р. — у порядку та на умовах, передбачених ст. 7 Закону № 2240 у редакції, що діяла до 01.01.2011 р.;

— з 01.01.2011 р. — за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування згідно зі ст. 7 Закону № 2240 у редакції, що діє з 01.01.2011 р.

Докладно про особливості обчислення страхового стажу наші читачі могли дізнатися зі статті «Розрахунок лікарняних: теорія та практика» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 18, с. 11). Тут же розглянемо порядок дій страхувальника, коли помилка, пов'язана з неправильним визначенням страхового стажу працівника, призвела до завищення суми лікарняних, у тому числі допомоги по тимчасовій непрацездатності, що виплачується за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — ФТВП).

Отже, у разі виявлення такої помилки порядок дій страхувальника такий.

1. Розраховуємо та сторнуємо у місяці виявлення помилки надмірно нараховані суми оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності, оплачені за рахунок коштів підприємства, та допомоги по тимчасовій непрацездатності, виплаченої за рахунок коштів ФТВП.

2. Визначаємо та сторнуємо надмірно утримані з лікарняних працівника суми податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) та єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ), а також надмірно нараховані на лікарняні суми ЄСВ.

3. Перераховуємо робочому органу Фонду, який здійснював фінансування, надмірно отримані суми страхових коштів.

4. Розраховуємо та нараховуємо пеню за кожен день прострочення платежу. При визначенні періоду прострочення платежу, відлік кількості днів прострочення необхідно здійснювати починаючи з дня, наступного за триденним строком повернення надмірно отриманих страхових коштів, який встановлено абзацом четвертим ч. 1 ст. 21 Закону № 2240, і по день фактичного перерахування Фонду суми надмірно отриманих страхових коштів включно. Це випливає з положень абзацу четвертого ч. 1 ст. 21 Закону № 2240. Згідно з роз'ясненнями, наданими ФТВП у листі від 05.04.2011 р. № 01-16-755, у разі отримання від ФТВП страхових коштів, що перевищують фактичні витрати на надання допомог працівникам, такий страхувальник зобов'язаний повернути невикористані страхові кошти до робочого органу Фонду, який здійснював фінансування, протягом трьох робочих днів після виплати допомог застрахованим особам, але не пізніше третього робочого дня після найближчого з моменту отримання коштів від Фонду строку виплати зарплати . Якщо страхувальник повертає надмірно отримані страхові кошти робочому органу ФТВП у зазначений триденний строк, то фінансові санкції до страхувальника не застосовуються. В іншому випадку він зобов'язаний нарахувати на несвоєчасно повернену суму пеню в розмірі 0,1 % за кожний день прострочення.

Розрахунок пені здійснюється відповідно до ст. 22 і 30 Закону № 2240 (у редакції, що діє з 01.01.2011 р.) за такою формулою:

П = Н х K х 0,1 %,

де П — сума пені;

Н — фактично перерахована Фонду сума надмірно отриманих страхових коштів;

K — кількість днів прострочення платежу;

0,1 % — ставка для нарахування пені.

5. Того ж дня, коли були повернені робочому органу ФТВП надмірно отримані суми, перераховуємо йому пеню.

6. Складаємо та направляємо до робочого органу ФТВП письмове повідомлення про факт виявлення помилки, підписане керівником та головним бухгалтером. Таке повідомлення має містити таку інформацію:

— найменування страхувальника;

— реєстраційний код страхувальника в органі Фонду або його номер в Державному реєстрі (для зареєстрованих після 01.01.2011 р.) та код ЄДРПОУ;

— період виявлення помилки;

— зміст помилки з посиланням на чинне законодавство, відповідно до якого здійснюються виправлення (із зазначенням прізвища, ініціалів застрахованої особи, номера листка непрацездатності та виду допомоги, за яким виявлено помилку (у нашому випадку — допомога по тимчасовій непрацездатності)) (див. лист від 05.04.2011 р. № 01-16-755);

— суму відкоригованих витрат;

— суму нарахованої пені;

— дату складання повідомлення.

Повідомлення складається у двох примірниках. Один примірник зберігається у страхувальника (копія), другий — в органі ФТВП разом зі звітом страхувальника за той квартал, в якому це повідомлення було отримано.

7. Відображаємо проведене коригування сум лікарняних у:

а) звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП, затвердженому постановою правління Фонду від 18.01.2011 р. № 4. У таблиці I «Розрахунки по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування» вказуємо:

— у рядку 4 — суму нарахованої пені;

— у рядку 17 — суму перерахованої пені;

— у рядку 19 — суму надмірно отриманих у зв'язку з наявністю помилки та повернених ФТВП страхових коштів на виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності;

— у рядку 21 — відкориговану суму витрат з початку року.

У таблиці II «Розшифровка витрат за рахунок страхових коштів Фонду» проставляємо в рядку 1 відкориговану суму допомоги по тимчасовій непрацездатності;

б) Податковому розрахунку за формою № 1ДФ, затвердженому наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020, відсторнована сума лікарняних зменшить загальну суму заробітної плати, нарахованої за звітний квартал, яка відображається з ознакою доходу «101»;

в) звіті з ЄСВ за формою додатка 4 до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 08.10.2010 р. № 22-2 (далі — додаток 4). У таблиці 1 додатка 4, зокрема, зазначаються:

— у рядках 1.3 і 1.4 — з урахуванням сторнування суми оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності та допомоги по тимчасовій непрацездатності відповідно (якщо звіт за місяць, у якому була допущена помилка, вже здано, а інших нарахованих лікарняних у звітному місяці не було, то заповнюємо зі знаком «-»);

— у рядках 2.3, 2.3.1 — 2.3.4 — у розрізі ставок у частині нарахувань суми допомоги по тимчасовій непрацездатності з урахуванням проведеного сторнування;

— у рядках 3.3, 3.3.1 — 3.3.4 — у розрізі ставок у частині нарахувань суми ЄСВ з урахуванням сторнування в частині нарахувань;

— у рядку 4.3 — з урахуванням сторнування суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, з яких утримуватиметься ЄСВ;

— у рядках 5, 5.5 — з урахуванням сторнування суму ЄСВ у частині утримань.

У таблиці 6 додатка 4 щодо працівника, якому змінено нараховану суму лікарняних, указуються:

— у графі 9 «Код категорії ЗО»:

«29» — звичайний працівник;

«36» — працюючий інвалід на підприємстві, в організації, установі;

«37» — особа, яка працює на підприємстві або в організації всеукраїнських громадських організацій інвалідів, зокрема товариствах УТОГ і УТОС, в яких кількість інвалідів становить не менше 50 % загальної чисельності працюючих, та за умови, що фонд оплати праці таких інвалідів складає не менше 25 % суми витрат на оплату праці;

«39» — працюючий інвалід на підприємстві або в організації громадських організацій інвалідів, в яких чисельність інвалідів становить не менше 50 % загальної чисельності працюючих, та за умови, що фонд оплати праці таких інвалідів складає не менше ніж 25 % суми витрат на оплату праці;

— у графі 11 — місяць і рік, за який здійснюється коригування сум лікарняних;

— у графі 15 — з мінусом надмірно нарахована сума лікарняних;

— у графі 17 — з мінусом надмірно утримана сума ЄСВ.

Лілія Ушакова, економіст-аналітик