О документальном оформлении кассовых операций
Письмо Национального банка Украины от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645
Национальный банк Украины рассмотрел <…> письмо <…> относительно предоставления разъяснения по вопросам документального оформления кассовых операций предприятием <…> и в пределах компетенции сообщает следующее.
Относительно первого вопроса
В соответствии с пунктом 4.8 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 № 637 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 13.01.2005 под № 40/10320, с изменениями (далее — Положение), на предприятиях, имеющих одного кассира, при необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности на время исполнения им обязанностей кассира.
Предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, исполнение его обязанностей могут возлагать в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.
Таким образом, на предприятиях в случае необходимости временной замены кассира или отсутствия должности кассира исполнение его обязанностей может возлагаться по письменному приказу руководителя на бухгалтера (в том числе привлеченного на договорных началах) или другого работника с заключением договора о полной материальной ответственности. При этом подпись руководителя на расходных кассовых документах должна быть обязательно.
Кроме того, считаем, что руководитель при наличии на предприятии должностей главного бухгалтера и кассира не имеет права единолично подписывать кассовые документы.
В то же время в случае отсутствия на предприятии других работников руководитель имеет право подписывать кассовые документы единолично, как руководитель предприятия.
Относительно второго вопроса
Согласно пункту 3.11 Положения приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (приложение 4 к Положению), который ведется отдельно по приходным и расходным операциям. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании расходных ведомостей, регистрируются в таком журнале после осуществления выплат, указанных в расходной ведомости.
Регистрация кассовых ордеров и расходных ведомостей может осуществляться с помощью компьютерных средств, обеспечивающих формирование и распечатывание необходимых кассовых документов. В то же время в документе «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», который формируется и распечатывается за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения средств.
Таким образом, предприятиям разрешается ведение необходимых кассовых документов в электронном виде, в том числе и журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
Заместитель Председателя Национального банка Украины В. Рычаковская
комментарий редакции
Нацбанк растолковывает отдельные нормы
Положения о кассовых операциях
В этом и следующем из опубликованных сегодня писем НБУ разъясняются по два вопроса, касающихся определенных нюансов документального оформления кассовых операций. Как известно, все вопросы этой тематики урегулированы таким популярным среди бухгалтеров нацбанковским нормативно-правовым актом, как Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637). Прокомментируем, что еще нового сказал регулятор в этих письмах по поводу отдельных норм указанного документа.
1. Директор имеет право подписывать кассовые документы единолично, только если он единственный сотрудник на предприятии.
Помните из классики отечественного юмора:
— А чем вы докажете, что вы — кассир? Чем?
— Я — кассир! Вот деньги, билеты, окошко и надпись: «Сидоров — кассир».
— Вы не Сидоров — кассир! Вы пришли с улицы и сели*.
* М. Жванецкий. «У кассы».
Чтобы к кассиру любого предприятия ни у кого не появилось подобных претензий, Нацбанк в этой части комментируемого письма предостерегает всех: полномочия кассира следует оформить надлежащим образом, как того требует п. 4.8 Положения № 637.
Прежде всего должность кассира должна быть предусмотрена в штатном расписании. При необходимости временной замены работника, занимающего эту должность, или при отсутствии в штатном расписании такой должности исполнение обязанностей кассира может возлагаться в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера (в том числе привлеченного на договорных началах) или другого работника. Во всех указанных случаях обязательны, во-первых, договор о полной материальной ответственности с таким (постоянным или временным) работником и, во-вторых, подпись руководителя на расходных кассовых документах , причем одной его подписи, как подчеркивается в письме НБУ, будет при этом недостаточно.
Отсюда следует тот логический вывод, к которому пришел и Нацбанк: если на каком-либо предприятии работает два и более сотрудника, то руководитель такого предприятия не имеет права подписывать кассовые документы единолично, так как всегда существует возможность тем или иным образом возложить обязанности кассира на кого-либо другого, кроме самого руководителя. И только в случае отсутствия на предприятии других работников у него появляется такое право как у руководителя предприятия, при этом, как следует из письма, ставить вторую подпись еще и за кассира ему незачем.
2. Журналы регистрации ПКО и РКО, как и кассовая книга, тоже могут быть «электронными». С одной стороны, само время подталкивает все большее и большее количество предприятий к компьютеризации своего учета, в том числе и учета движения наличных денежных средств. Благо, Положение № 637 (как и его предшественники) давно уже содержит достаточно прогрессивные нормы, позволяющие вести кассовую книгу в электронной форме при помощи компьютерных средств, соблюдая при этом целый ряд требований, установленных на сегодня п. 4.4 этого Положения.
С другой же стороны, в нем ничего не сказано о возможности ведения «на компьютере» такой типовой формы, как Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3 или № КО-3а; см. приложение 4 к Положению № 637). А между тем согласно п. 3.11 этого Положения приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу должны регистрироваться бухгалтером в указанном журнале, который ведется отдельно по приходным и расходным операциям.
В результате получается довольно странная штука: предприятиям, которые ведут кассовую книгу в электронном виде, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по-прежнему приходится вести от руки «на бумаге». Хотя сказать «по-прежнему» здесь будет не совсем корректно, так как еще Порядком ведения кассовых операций в народном хозяйстве Украины, утвержденном постановлением Правления НБУ от 25.06.92 г. № 11 (первый известный нам документ подобного рода в независимой Украине), предусматривалось, что «регистрация приходных и расходных кассовых ордеров может осуществляться с использованием средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», которая составляется за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств». Одновременно с этим указанный документ разрешал также вести автоматизированным способом и кассовую книгу.
Сравните приведенную выше цитату с тем, что написано авторами письма во втором абзаце ответа на этот вопрос — не правда ли, очень похоже? То же самое присутствовало во всех «кассовых» нормативно-правовых актах НБУ, вплоть до принятия Положения № 637, из которого норма об «электронном» журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по необъяснимой причине куда-то исчезла.
Как видно из последнего абзаца этого письма, Нацбанк не против ее возрождения, но было бы, конечно, куда лучше решать такие серьезные вопросы не в эпистолярном, а в нормотворческом жанре — путем внесения соответствующих дополнений непосредственно в Положение № 637.
Игорь Хмелевский
