Щодо документального оформлення касових операцій
Лист Національного банку України від 14.02.2012 р. № 11-117/708-1645
Національний банк України розглянув <…> лист <…> щодо надання роз'яснення з питань документального оформлення касових операцій підприємством <…> та в межах компетенції повідомляє таке.
Щодо першого запитання
Відповідно до пункту 4.8 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 р. за № 40/10320, зі змінами (далі — Положення), на підприємствах, які мають одного касира, у разі необхідності тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. Із цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.
Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посаду касира, виконання його обов'язків можуть покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
Таким чином, на підприємствах у разі необхідності тимчасової заміни касира або відсутності посади касира виконання його обов'язків може покладатися за письмовим наказом керівника на бухгалтера (у тому числі залученого на договірних засадах) чи іншого працівника з укладенням договору про повну матеріальну відповідальність. При цьому підпис керівника на видаткових касових документах має бути обов'язково.
Крім того, вважаємо, що керівник за наявності на підприємстві посад головного бухгалтера та касира не має права одноосібно підписувати касові документи.
Водночас у разі відсутності на підприємстві інших працівників керівник має право підписувати касові документи одноосібно як керівник підприємства.
Щодо другого запитання
Згідно з пунктом 3.11 Положення прибуткові та видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, указаних у видатковій відомості.
Реєстрація касових ордерів та видаткових відомостей може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, що забезпечують формування та роздрук необхідних касових документів. Водночас у документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формується та роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів.
Таким чином, підприємствам дозволяється ведення необхідних касових документів в електронному вигляді, у тому числі й журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.
Заступник Голови Національного банку України В. Ричаківська
коментар редакції
Нацбанк розтлумачує окремі норми Положення про касові операції
У цьому та наступному з опублікованих сьогодні листів НБУ роз'яснюється по два питання, що стосуються окремих нюансів документального оформлення касових операцій. Як відомо, усі питання цієї тематики врегульовано таким популярним серед бухгалтерів нацбанківським нормативно-правовим актом, як Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637). Прокоментуємо, що ще нового зазначив регулятор у цих листах щодо окремих норм указаного документа.
1. Директор має право підписувати касові документи одноосібно, тільки якщо він — єдиний працівник на підприємстві.
Пам'ятаєте з класики вітчизняного гумору:
— А чим ви доведете, що ви — касир? Чим?
— Я — касир! Ось гроші, квитки, віконце та напис: «Сидоров — касир».
— Ви не Сидоров — касир! Ви прийшли з вулиці та сіли*.
* М. Жванецький «Біля каси».
Щоб до касира будь-якого підприємства ні в кого не виникло подібних претензій, Нацбанк у цій частині листа, що коментується, застерігає всіх: повноваження касира слід оформити належним чином, як того вимагає п. 4.8 Положення № 637.
Насамперед посаду касира має бути передбачено у штатному розписі. У разі необхідності тимчасової заміни працівника, який обіймає цю посаду, або відсутності у штатному розписі такої посади виконання обов'язків касира може покладатися відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера (у тому числі залученого на договірних засадах) чи іншого працівника. У всіх зазначених випадках обов'язковими є, по-перше, договір про повну матеріальну відповідальність з таким (постійним або тимчасовим) працівником та, по-друге, підпис керівника на видаткових касових документах, причому одного його підпису, як підкреслюється в листі НБУ, буде при цьому недостатньо.
Звідси випливає той логічний висновок, якого дійшов і Нацбанк: якщо на якомусь підприємстві працює два і більше працівника, то керівник такого підприємства не має права підписувати касові документи одноосібно, оскільки завжди існує можливість у той чи інший спосіб покласти обов'язки касира на когось іншого, крім самого керівника. І лише в разі відсутності на підприємстві інших працівників у нього з'являється таке право як у керівника підприємства, при цьому, як випливає з листа, ставити другий підпис ще і за касира йому не потрібно.
2. Журнали реєстрації ПКО і ВКО, як і касова книга, теж можуть бути «електронними». З одного боку, стрімкий плин часу підштовхує все більшу кількість підприємств до комп'ютеризації свого обліку, у тому числі й обліку руху готівкових грошових коштів. На щастя, Положення № 637 (як і його попередники) давно вже містить досить прогресивні норми, що дозволяють вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів, дотримуючи при цьому низку вимог, установлених на сьогодні п. 4.4 цього Положення.
З іншого ж боку, у ньому нічого не сказано про можливість ведення «на комп'ютері» такої типової форми, як Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. № КО-3 або № КО-3а; див. додаток 4 до Положення № 637). А тим часом згідно з п. 3.11 цього Положення прибуткові та видаткові касові ордери до передачі в касу повинні реєструватися бухгалтером у вказаному журналі, який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями.
У результаті виходить досить дивна річ: підприємствам, які ведуть касову книгу в електронному вигляді, журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, як і раніше, доводиться вести вручну «на папері». Хоча вислів «як і раніше» тут не зовсім коректний, оскільки ще Порядком ведення касових операцій у народному господарстві України, затвердженим постановою Правління НБУ від 25.06.92 р. № 11 (перший відомий нам «касовий» документ Нацбанку в незалежній Україні), передбачалося, що «реєстрація прибуткових і видаткових касових ордерів може здійснюватися з використанням засобів обчислювальної техніки. При цьому в машинограмі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», яка складається за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху грошових коштів». Одночасно з цим зазначений документ дозволяв також вести автоматизованим способом і касову книгу.
Порівняйте наведену вище цитату з тим, що написано авторами листа в другому абзаці відповіді на це запитання — дуже схоже, чи не так? Те ж саме присутнє в усіх «касових» нормативно-правових актах НБУ аж до прийняття Положення № 637, з якого норма про «електронний» журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів з незрозумілої причини кудись зникла.
Як видно з останнього абзацу цього листа, Нацбанк не проти її відродження, але було б, звісно, значно краще вирішувати такі серйозні питання не в епістолярному, а в нормотворчому жанрі — шляхом внесення відповідних доповнень безпосередньо до Положення № 637.
Ігор Хмелевський
