Один за всех, или Выполнение дополнительных обязанностей

Один за всех, или Выполнение дополнительных обязанностей

Работник в отпуске или в командировке, болеет или временно отсутствует по другим уважительным причинам. В такой ситуации закономерно возникают вопросы, касающиеся порядка оформления трудовых отношений с работником, которому поручают выполнять работу временно отсутствующего работника, и оплаты выполнения им дополнительных обязанностей. В данной статье мы рассмотрим, как эти вопросы решаются на предприятиях негосударственной формы собственности.

Лилия УШАКОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Постановление № 1145 — постановление Совета Министров СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.81 г. № 1145.

Постановление № 1545 — постановление Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 г. № 1545-XII.

Разъяснение № 30/39 — Разъяснение Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы и Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.65 г. № 30/39.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.

Генеральное соглашение на 2010 — 2012 годы — Генеральное соглашение о регулировании основных принципов и норм реализации социально-экономической политики и трудовых отношений в Украине на 2010 — 2012 годы от 09.11.2010 г.

Действующее трудовое законодательство устанавливает следующие способы выполнения работниками дополнительных обязанностей:

1) выполнение обязанности временно отсутствующего работника;

2) временное заместительство;

3) совмещение профессий (должностей);

4) расширение зоны обслуживания, увеличение объема выполняемой работы.

Каждый из перечисленных способов выполнения дополнительных обязанностей является самостоятельным способом построения трудовых отношений с работником, с присущими только ему особенностями. В то же время все эти способы имеют много общего. Для того чтобы верно определить способ выполнения работником дополнительных обязанностей, работодателю в первую очередь следует установить причину возникновения необходимости в привлечении работника предприятия к дополнительной работе. Если такая причина связана с необходимостью выполнения работы временно отсутствующего работника (например, в связи с его нахождением в отпуске, командировке, декрете, на больничном и т. д.), то построение трудовых отношений должно происходить в рамках таких способов, как выполнение обязанностей временно отсутствующего работника либо временное заместительство. Если же причина — наличие вакантной должности в штатном расписании (это возможно, например, в случае увольнения работника или введения новой должности в штатное расписание), то выполнение дополнительных обязанностей следует оформить как совмещение профессий (должностей) или расширение зоны обслуживания, увеличение объема выполняемой работы.

Принимая решение об увеличении трудовой нагрузки на работника, работодатель обязан учитывать установленный ст. 31 КЗоТ запрет на требование от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, в связи с чем отметим следующее.

Определение понятия «трудовой договор» дано в ст. 21 КЗоТ. Согласно данной норме трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим договором, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, которые предусмотрены законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. И хотя данная норма КЗоТ не содержит указания на обязанность работника выполнять работу исключительно по определенной специальности (должности), указанной в трудовом договоре работника, за основу при определении круга обязанностей работника следует брать именно специальность (должность) (см. письмо Минтруда от 08.08.2005 г. № 06-2/196). Составляя должностные (рабочие) инструкции, работодатель в общем случае руководствуется штатным расписанием предприятия и Справочником квалификационных характеристик профессий работников. Выпуск 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности», утвержденный приказом Минтруда от 29.12.2004 г. № 336. При этом обязанности работника в должностной (рабочей) инструкции могут быть как расширены в сравнении с нормативно-установленными в отношении соответствующей специальности (должности), так и сужены. Расширить круг обязанностей работника работодатель вправе всего лишь двумя способами:

1) — получить на это согласие работника;

2) — использовать порядок, установленный ч. 3 ст. 32 КЗоТ (при наличии оснований). Согласно данной норме КЗоТ допускается изменение существенных условий труда в связи с изменениями в организации производства и труда (рационализацией рабочих мест, введением новых форм организации труда, в том числе переходом на бригадную форму организации труда вместо индивидуальной и наоборот, внедрением передовых технологий и др.) при продолжении работы работника по той же специальности, квалификации или должности. Отметим, что изменением существенных условий труда считается, в частности, решение руководителя поручить выполнение работы по вакантной штатной единице другому работнику в порядке совмещения профессий (должностей). О таком существенном изменении условий труда работодатель обязан уведомить работника не позднее чем за два месяца. В случае отказа работника продолжать работу в новых условиях трудовой договор с ним прекращается на основании п. 6 ст. 36 КЗоТ.

Далее с учетом норм и гарантий, установленных законодательством Украины, а также действующих на территории нашей страны соответствующих законодательных актов Союза ССР, в частности постановления № 1145, разъяснения № 30/39*, рассмотрим подробно порядок оформления трудовых отношений и оплаты выполнения работником дополнительных обязанностей в зависимости от способа их выполнения.

* Несмотря на то что постановление № 1145 и разъяснение № 30/39 приняты еще во времена СССР, они продолжают действовать и сейчас в части, не противоречащей законодательству Украины, как базовые документы, которые содержат общие нормы, принципы и определения способов выполнения работниками дополнительных обязанностей (см. постановление Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 г. № 1545-XII, письмо Минтруда от 02.12.2005 г. № 9942/0/14-05/018-17). Указанные документы утратили силу лишь в отношении ограничений на совмещение профессий (должностей), правил введения совмещения и оплаты работы, выполняемой в порядке совмещения или исполнения обязанностей временно отсутствующего работника. Связано это с тем, что согласно ч. 1 ст. 21 КЗоТ выполняемая работа определяется соглашением между работником и работодателем, а размеры доплат за совмещение профессий (должностей) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в соответствии со ст. 105 КЗоТ устанавливаются в коллективном договоре.

Под выполнением обязанностей временно отсутствующего работника следует понимать выполнение работником с его согласия в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены) наряду с основной работой, предусмотренной трудовым договором работника, обязанностей другого, временно отсутствующего работника (ст. 105 КЗоТ и п. 2 постановления № 1145).

Из данного определения можно сделать следующие выводы:

во-первых, данный способ выполнения дополнительных обязанностей применяется, когда необходимо заменить работника, временно отсутствующего в связи с командировкой, отпуском, болезнью или по другим причинам, за которым согласно действующему законодательству сохраняется место работы (должность);

во-вторых, увеличение трудовой нагрузки происходит с согласия работника;

в-третьих , выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит без освобождения от основной работы, предусмотренной трудовым договором работника;

в-четвертых, выполнение дополнительных обязанностей происходит в течение рабочего дня (рабочей смены) с соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени, установленной КЗоТ.

Проводя выбор работника, который будет выполнять работу временно отсутствующего, работодатель должен учитывать наличие у такого работника соответствующей профессиональной подготовки и времени для выполнения наряду со своей основной работой дополнительной работы.

В соответствии со ст. 105 КЗоТ работникам, которые выполняют на том же предприятии (в учреждении, организации) наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, обязанности временно отсутствующего работника, производится доплата.

При определении размера доплаты работодатель должен руководствоваться положениями коллективного договора, заключенного на предприятии, а также соблюдать нормы и гарантии, установленные действующим законодательством, генеральным и отраслевыми соглашениями. В соответствии с приложением 3 к Генеральному соглашению на 2010 — 2012 годы**, действие которого распространяется на весь период до принятия нового генерального соглашения, за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника производится доплата в размере до 100 % тарифной ставки (оклада, должностного оклада) отсутствующего работника.

** Отметим, что для тех предприятий, которые не были представлены уполномоченными представителями со стороны собственника и со стороны профсоюза (объединения профсоюзов) при заключении генерального соглашения, обязательными будут нормы, социальные гарантии, льготы, компенсации, установленные законодательными и нормативно-правовыми актами на государственном уровне. В то же время законодательство не запрещает субъектам (предприятиям) разных форм собственности применять при заключении коллективного договора нормы и положения действующего Генерального соглашения. Аналогичное разъяснение предоставило Минтруда в письме от 17.03.2011 г. № 2774/0/14-11/18 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 92.

Возложение на работника дополнительной работы в порядке выполнения обязанностей временно отсутствующего работника оформляется приказом (распоряжением) руководителя, в котором устанавливаются конкретные объемы дополнительно выполняемых работ, а также размер доплаты. Данный приказ должен быть согласован с работником.

Следует также отметить, что п. 15 постановления № 1145 содержит перечень категорий работников, на которых действие данного постановления не распространяется и которые соответственно не имеют права на доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Такими работниками являются, в частности:

— руководители предприятий, учреждений и организаций и их заместители и помощники;

— главные специалисты;

— руководители структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместители.

Вместе с тем действующее законодательство предоставляет право предприятиям негосударственной формы собственности в коллективных договорах устанавливать дополнительные по сравнению с действующим законодательством гарантии и льготы, в том числе и в отношении доплат руководящим работникам за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников.

При решении вопроса проведения доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника также имеет значение, предусмотрено ли должностной (рабочей) инструкцией работника, что он должен выполнять обязанности временно отсутствующего другого работника на соответствующей должности. И если такой пункт в должностной инструкции имеется, доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника не выплачивается (см. консультацию специалистов Минтруда в газете «Праця і зарплата», 2009, № 39, с. 10).

Относительно налогообложения доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника отметим следующее. Поскольку данная выплата входит в фонд дополнительной заработной платы согласно п.п. 2.2.1 Инструкции № 5, то она облагается в составе зарплаты налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и с нее удерживается и на нее начисляется единый социальный взнос на общеобязательное социальное страхование (далее — ЕСВ).

Временным заместительством считается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью (абзац первый п. 1 разъяснения № 30/39).

То есть в данном случае временный заместитель, в отличие от исполняющего обязанности временно отсутствующего работника, на период заместительства:

во-первых, освобождается от выполнения своих обязанностей;

во-вторых, выполняет исключительно обязанности работника, временно отсутствующего в связи с командировкой, отпуском, болезнью либо по другим причинам. Назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается* (п. 2 разъяснения № 30/39).

* Единственным исключением является назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности вышестоящим органом управления. В данном случае не позднее месячного срока со дня принятия работника на работу руководитель предприятия предоставляет в вышестоящий орган управления документы для назначения такого работника на вакантную должность, а вышестоящий орган управления в свою очередь в месячный срок со дня получения документов рассматривает вопрос о назначении работника на данную должность.

Как и в рассмотренном выше случае выполнения дополнительных обязанностей, увеличение трудовой нагрузки работника должно происходить с его согласия.

Временное заместительство, как правило, применяется в случае необходимости замещения работника, занимающего более высокую должность (например, когда руководителя предприятия, производства, цеха, отделения заменяет работник нижестоящей должности). То есть временное заместительство по своей сути позволяет работодателю на практике проверить потенциальные возможности работника — временного заместителя с целью его дальнейшего продвижения по службе.

Выполнение обязанностей по должности временно отсутствующего работника (временное заместительство) возлагается на другого работника приказом (распоряжением) руководителя предприятия, который должен быть согласован с работником — временным заместителем. Ведь временный перевод работника на другую работу, не обусловленную трудовым договором, допускается только по его согласию (ст. 33 КЗоТ).

За период выполнения обязанностей по должности временно отсутствующего работника выплачивается доплата в размере разницы между фактическим окладом работника и должностным окладом того работника, которого он замещает (абзац второй п. 1 разъяснения 30/39).

Обращаем внимание на то, что согласно п. 1 разъяснения № 30/39 не имеют права на разницу в окладах:

1) штатные заместители руководителя или его помощники (при отсутствии должности заместителя) в случае, если они временно замещают такого руководителя;

2) главные инженеры предприятий, учреждений или организаций в период временного замещения руководителя.

Вместе с тем хозрасчетные предприятия вправе предусмотреть возможность такой выплаты для вышеперечисленных лиц в коллективном договоре.

Что касается возможной выплаты премии, то временные заместители премируются по условиям и в размерах, установленных по должности замещаемого ими работника. При этом премия насчитывается на должностной оклад заместителя (абзац третий п.п. «б» п. 1 разъяснения № 30/39).

Доплата и премия за временное заместительство входят в фонд оплаты труда в соответствии с пп. 2.2.1 и 2.2.2 Инструкции № 5 соответственно и, следовательно, облагаются НДФЛ и ЕСВ в составе зарплаты.

Совмещение профессий (должностей) — это выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности), у одного и того же работодателя с согласия работника в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены) (ст. 105 КЗоТ, п. 2 постановления № 1145).

Сделаем выводы из данного определения:

во-первых, совмещение профессий (должностей) предполагает, что совмещаемая должность внесена в штатное расписание предприятия и она вакантна. При отсутствии вакансии совмещение невозможно;

во-вторых, выполнение дополнительных обязанностей в порядке совмещения профессий (должностей) допускается только с согласия работника. Как отмечалось выше, согласно ч. 3 ст. 32 КЗоТ введение совмещения профессий (должностей) считается изменением существенных условий труда, поэтому оно возможно при одновременном соблюдении следующих двух условий:

— введение совмещения профессий (должностей) вызвано изменениями в организации производства и труда;

— работник был уведомлен (желательно в письменной форме) о введении совмещения профессий (должностей) не позднее чем за два месяца. Если оба условия соблюдаются, а работник не дает согласия на совмещение профессий (должностей), трудовой договор с ним может быть прекращен на основании п. 6 ст. 36 КЗоТ;

в-третьих , выполнение обязанностей по вакантной должности происходит без освобождения от основной работы, предусмотренной трудовым договором работника;

в-четвертых, при совмещении профессий (должностей) дополнительные обязанности по другой (совмещаемой) профессии (должности) выполняются в рамках рабочего времени по основному месту работы.

Поручение работнику выполнения дополнительных обязанностей в порядке совмещения профессий (должностей) оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Работникам, которые выполняют наряду со своей основной работой дополнительную работу по другой профессии (должности) без освобождения от основной работы, на основании ст. 105 КЗоТ производится доплата за совмещение профессий (должностей). Размер доплаты за совмещение профессий (должностей) устанавливается в каждом конкретном случае отдельно на условиях, предусмотренных коллективным договором, с соблюдением требований генерального соглашения, если его подписывали. Отметим, что в приложении 3 к Генеральному соглашению на 2010 — 2012 годы указано, что размер доплаты одному работнику не ограничивается максимальным размером и устанавливается в пределах экономии фонда заработной платы по тарифной ставке и окладом совмещаемой должности работника.

Доплата за совмещение профессий (должностей) входит в состав фонда дополнительной заработной платы согласно п.п. 2.2.1 Инструкции № 5 и облагается НДФЛ и ЕСВ в составе зарплаты.

Кроме рассмотренного в данном разделе совмещения профессий (должностей), для выполнения работы по вакантной должности работников можно привлекать и другим способом, а именно путем расширения зоны обслуживания (увеличения объема выполняемых работ). О нем пойдет речь далее.

Расширение зоны обслуживания или увеличение объема выполняемых работ предполагает выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности.

То есть, если при совмещении профессий (должностей) работник выполняет дополнительный объем работы по другой профессии (должности), которая предусмотрена штатным расписанием и является вакантной, то при расширении зоны обслуживания или увеличении объема выполняемой работы работник выполняет дополнительный объем работы той же профессии (должности), которая является вакантной.

Все остальные условия, позволяющие увеличить трудовую нагрузку работника путем расширения его зоны обслуживания или увеличения объема выполняемой работы, аналогичны приведенным выше в разделе «Совмещение профессий». То есть расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемой работы) работника возможно только с его согласия и с учетом требований ч. 3 ст. 32 КЗоТ. Дополнительные обязанности должны выполняться работником в пределах рабочего времени по основному месту работы.

Возложение на работника обязанностей в случае расширения зоны обслуживания или увеличения объема выполняемых работ оформляется путем издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя предприятия.

За расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) производится доплата. Размер доплаты в каждом конкретном случае работодатель устанавливает самостоятельно с учетом положений коллективного договора и отражает его в приказе (распоряжении) о возложении дополнительных функций в порядке расширения зоны обслуживания (увеличения объема выполняемых работ). Если на предприятие распространяется действие Генерального соглашения на 2010 — 2012 годы, то размер доплаты за расширение зоны обслуживания или увеличение объема выполняемых работ одному работнику не ограничивается и определяется наличием экономии по тарифным ставкам и окладам, которые могли бы выплачиваться при условии соблюдения нормативной численности работников.

Доплата за расширение зоны обслуживания или увеличение объема выполняемых работ включается в фонд оплаты труда согласно п.п. 2.2.1 Инструкции № 5. Такая выплата в составе заработной платы облагается НДФЛ и ЕСВ.

Уверены, что материал, приведенный в данной статье, поможет определиться, как в случае возникшей необходимости оформить и оплатить выполнение работником дополнительных обязанностей.