Один за всіх, або Виконання додаткових обов'язків

Один за всіх, або Виконання додаткових обов’язків

Працівник хворіє, перебуває у відпустці, відрядженні або тимчасово відсутній з інших поважних причин. У такій ситуації закономірно виникають питання, що стосуються порядку оформлення трудових відносин із працівником, якому доручають виконувати роботу тимчасово відсутнього працівника, та оплати виконання ним додаткових обов'язків. У цій статті розглянемо, як ці питання вирішуються на підприємствах недержавної форми власності.

Лілія УШАКОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Постанова № 1145 — постанова Ради Міністрів СРСР «Про порядок та умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 р. № 1145.

Постанова № 1545 — постанова Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-XII.

Роз'яснення № 30/39 — роз'яснення Державного комітету Ради Міністрів СРСР з питань праці і заробітної плати та Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.65 р. № 30/39.

Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.

Генеральна угода на 2010 — 2012 роки — Генеральна угода про регулювання основних принципів і норм реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин в Україні на 2010 — 2012 роки від 09.11.2010 р.

Чинне трудове законодавство встановлює такі способи виконання працівниками додаткових обов'язків:

1) виконання обов'язку тимчасово відсутнього працівника;

2) тимчасове заступництво;

3) суміщення професій (посад);

4) розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваної роботи.

Кожний із перелічених способів виконання додаткових обов'язків є самостійним способом побудови трудових відносин з працівником із притаманними тільки йому особливостями. Водночас усі ці способи мають чимало спільного. Щоб правильно визначити спосіб виконання працівником додаткових обов'язків, роботодавцю, насамперед, слід установити причину виникнення необхідності в залученні працівника підприємства до додаткової роботи. Якщо така причина пов'язана з необхідністю виконання роботи тимчасово відсутнього працівника (наприклад, у зв'язку з його перебуванням у відпустці, відрядженні, декреті, на лікарняному тощо), то побудова трудових відносин має відбуватися в межах таких способів, як виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, або тимчасове заступництво. Якщо ж причина — наявність вакантної посади у штатному розписі (це можливо, наприклад, у разі звільнення працівника або запровадження нової посади до штатного розпису), то виконання додаткових обов'язків слід оформити як суміщення професій (посад) або розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваної роботи.

Приймаючи рішення про збільшення трудового навантаження на працівника, роботодавець зобов'язаний ураховувати встановлену ст. 31 КЗпП заборону вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, у зв'язку з чим зазначимо таке.

Визначення поняття «трудовий договір» надано у ст. 21 КЗпП. Згідно з цією нормою трудовий договір — це угода між працівником та роботодавцем, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а роботодавець зобов'язується виплачувати працівнику заробітну плату та забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. І хоча ця норма КЗпП не містить вказівки на обов'язок працівника виконувати роботу виключно за певною спеціальністю (посадою), зазначеною у трудовому договорі працівника за основу при визначенні кола обов'язків працівника слід брати саме спеціальність (посаду) (див. лист Мінпраці від 08.08.2005 р. № 06-2/196). Складаючи посадові (робочі) інструкції, роботодавець у загальному випадку керується штатним розписом підприємства та Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності», затвердженим наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336. При цьому обов'язки працівника в посадовій (робочій) інструкції може бути як розширено порівняно з нормативно встановленими щодо відповідної спеціальності (посади), так і звужено. Розширити коло обов'язків працівника роботодавець має право всього лише двома способами:

1) отримати на це згоду працівника;

2) використати порядок, установлений ч. 3 ст. 32 КЗпП (за наявності підстав). Згідно з цією нормою КЗпП допускається зміна істотних умов праці у зв'язку зі змінами в організації виробництва та праці (раціоналізацією робочих місць, запровадженням нових форм організації праці, у тому числі перехід на бригадну форму організації праці замість індивідуальної і навпаки, упровадження передових технологій тощо) при продовженні роботи працівника за тією ж спеціальністю, кваліфікацією або посадою. Зауважимо, що зміною істотних умов праці вважається, зокрема, рішення керівника доручити виконання роботи за вакантною штатною одиницею іншому працівнику в порядку суміщення професій (посад). Про таку істотну зміну умов праці роботодавець зобов'язаний повідомити працівника не пізніше ніж за два місяці. У разі відмови працівника продовжувати роботу в нових умовах трудовий договір із ним припиняється на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП.

Далі з урахуванням норм та гарантій, установлених законодавством України, а також відповідних законодавчих актів Союзу РСР, що діють на території нашої країни, зокрема, постанови № 1145, роз'яснення № 30/39*, розглянемо докладно порядок оформлення трудових відносин та оплати виконання працівником додаткових обов'язків залежно від способу їх виконання.

* Незважаючи на те що постанову № 1145 та роз’яснення № 30/39 прийнято ще за часів СРСР, вони продовжують діяти і зараз у частині, що не суперечить законодавству України, як базові документи, що містять загальні норми, принципи та визначення способів виконання працівниками додаткових обов’язків (див. постанову Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-XII, лист Мінпраці від 02.12.2005 р. № 9942/0/14-05/018-17). Зазначені документи втратили чинність лише щодо обмежень на суміщення професій (посад), правил запровадження суміщення та оплати роботи, що виконується в порядку суміщення або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Це пов’язане з тим, що згідно з ч. 1 ст. 21 КЗпП виконувана робота визначається угодою між працівником та роботодавцем, а розміри доплат за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника відповідно до ст. 105 КЗпП установлюються в колективному договорі.

Під виконанням обов'язків тимчасово відсутнього працівника слід розуміти виконання працівником за його згодою протягом установленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни) разом з основною роботою, передбаченою трудовим договором працівника, обов'язків іншого, тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП та п. 2 постанови № 1145 ).

Із цього визначення можна зробити такі висновки:

по-перше, цей спосіб виконання додаткових обов'язків застосовується, коли необхідно замінити працівника, тимчасово відсутнього у зв'язку з відрядженням, відпусткою, хворобою чи з інших причин, за яким згідно з чинним законодавством зберігається місце роботи (посада);

по-друге, збільшення трудового навантаження відбувається з відома працівника;

по-третє , виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника відбувається без звільнення від основної роботи, передбаченої трудовим договором працівника;

по-четверте, виконання додаткових обов'язків відбувається протягом робочого дня (робочої зміни) з дотриманням нормальної тривалості робочого часу, установленої КЗпП.

Вибираючи працівника, який виконуватиме роботу тимчасово відсутнього, роботодавець повинен ураховувати наявність у такого працівника відповідної професійної підготовки та часу для виконання разом зі своєю основною роботою додаткової роботи.

Відповідно до ст. 105 КЗпП працівникам, які виконують на тому ж підприємстві (в установі, організації) разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, обов'язки тимчасово відсутнього працівника, здійснюється доплата.

При визначенні розміру доплати роботодавець повинен керуватися положеннями колективного договору, укладеного на підприємстві, а також дотримувати норми та гарантії, установлені чинним законодавством, генеральною та галузевими угодами. Відповідно до додатка 3 до Генеральної угоди на 2010 — 2012 роки*, дія якої поширюється на весь період до прийняття нової генеральної угоди, за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника здійснюється доплата в розмірі до 100 % тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника.

Покладання на працівника додаткової роботи в порядку виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника оформляється наказом (розпорядженням) керівника, в якому встановлюються конкретні обсяги робіт, що виконуються додатково, а також розмір доплати. Цей наказ має бути погоджено з працівником.

Слід також зауважити, що п. 15 постанови № 1145 містить перелік категорій працівників, на яких дія цієї постанови не поширюється та які відповідно не мають права на доплату за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. Такими працівниками є, зокрема:

— керівники підприємств, установ і організацій та їх заступники й помічники;

— головні спеціалісти;

— керівники структурних підрозділів, відділів, цехів, служб та їх заступники.

Водночас чинне законодавство надає право підприємствам недержавної форми власності в колективних договорах установлювати додаткові порівняно з чинним законодавством гарантії та пільги, у тому числі й щодо доплат керівним працівникам за виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників.

При вирішенні питання щодо здійснення доплати за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника також має значення, чи передбачено посадовою (робочою) інструкцією працівника, що він повинен виконувати обов'язки тимчасово відсутнього іншого працівника на відповідній посаді. І якщо такий пункт у посадовій інструкції є, доплата за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника не виплачується (див. консультацію фахівців Мінпраці в газеті «Праця і зарплата», 2009, № 39, с. 10).

Що стосується оподаткування доплати за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, то оскільки ця виплата входить до фонду додаткової заробітної плати згідно з п.п. 2.2.1 Інструкції № 5, то вона обкладається податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) та з неї утримується та на неї нараховується єдиний соціальний внесок на загальнообов'язкове соціальне страхування (далі — ЄСВ).

Тимчасовим заступництвом вважається виконання службових обов'язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це викликано виробничою необхідністю (абзац перший п. 1 роз'яснення № 30/39).

Тобто в цьому випадку тимчасовий заступник, на відміну від виконуючого обов'язки тимчасово відсутнього працівника, на період заступництва:

по-перше, звільняється від виконання своїх обов'язків;

по-друге, виконує виключно обов'язки працівника, тимчасово відсутнього у зв'язку з відрядженням, відпусткою, хворобою чи з інших причин. Призначення працівника виконуючим обов'язки за вакантною посадою не допускається** (п. 2 роз'яснення № 30/39).

** Єдиним винятком є призначення працівника виконуючим обов’язки за вакантною посадою вищим за рівнем органом управління . У цьому випадку не пізніше місячного строку з дня прийняття працівника на роботу керівник підприємства надає до вищого за рівнем органу управління документи для призначення такого працівника на вакантну посаду, а вищий за рівнем орган управління, у свою чергу, у місячний строк із дня отримання документів розглядає питання про призначення працівника на цю посаду.

Як і в розглянутому вище випадку, виконання додаткових обов'язків, збільшення трудового навантаження працівника має відбуватися за його згодою.

Тимчасове заступництво, як правило, застосовується в разі необхідності заміщення працівника, який обіймає вищу посаду (наприклад, коли керівника підприємства, виробництва, цеху, відділення замінює працівник нижчої за рівнем посади). Тобто тимчасове заступництво, по суті, дозволяє роботодавцю на практиці перевірити потенційні можливості працівника — тимчасового заступника з метою його подальшого просування по службі.

Виконання обов'язків за посадою тимчасово відсутнього працівника (тимчасове заступництво) покладається на іншого працівника наказом (розпорядженням) керівника підприємства, який має бути погоджено з працівником — тимчасовим заступником. Адже тимчасове переведення працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, допускається тільки за його згодою (ст. 33 КЗпП).

Працівнику за період виконання обов'язків за посадою тимчасово відсутнього працівника виплачується доплата в розмірі різниці між його фактичним окладом та посадовим окладом працівника, якого він заміщає (абзац другий п. 1 роз'яснення № 30/39).

Звертаємо увагу на те, що згідно з п. 1 роз'яснення № 30/39 не мають права на різницю в окладах:

1) штатні заступники керівника або його помічники (за відсутності посади заступника), якщо вони тимчасово заміщають такого керівника;

2) головні інженери підприємств, установ або організацій у період тимчасового заміщення керівника.

Водночас госпрозрахункові підприємства мають право передбачити можливість такої виплати для перелічених вище осіб у колективному договорі.

Що стосується можливої виплати премії, то тимчасові заступники преміюються за умовами та в розмірах, установлених за посадою працівника, якого вони заміщують. При цьому премія нараховується на посадовий оклад заступника (абзац третій п.п. «б» п. 1 роз'яснення № 30/39).

Доплата та премія за тимчасове заступництво входять до фонду оплати праці відповідно до пп. 2.2.1 і 2.2.2 Інструкції № 5, а отже, обкладаються ПДФО та ЄСВ.

Суміщення професій (посад) — це виконання працівником разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою), в одного і того самого роботодавця за згодою працівника протягом установленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни) (ст. 105 КЗпП, п. 2 постанови № 1145).

Із цього визначення можна зробити такі висновки:

по-перше, суміщення професій (посад) передбачає, що суміщувану посаду внесено до штатного розпису підприємства і вона вакантна. За відсутності вакансії суміщення неможливе;

по-друге, виконання додаткових обов'язків у порядку суміщення професій (посад) допускається тільки за згодою працівника. Як уже зазначалося, згідно з ч. 3 ст. 32 КЗпП запровадження суміщення професій (посад) вважається зміною істотних умов праці, тому воно можливе при одночасному дотриманні таких двох умов:

— запровадження суміщення професій (посад) викликано змінами в організації виробництва і праці;

— працівника було повідомлено (бажано в письмовій формі) про запровадження суміщення професій (посад) не пізніше ніж за два місяці. Якщо обидві умови дотримуються, а працівник не дає згоди на суміщення професій (посад), трудовий договір із ним може бути припинено на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП;

по-третє , виконання обов'язків за вакантною посадою відбувається без звільнення від основної роботи, передбаченої трудовим договором працівника;

по-четверте, при суміщенні професій (посад) додаткові обов'язки за іншою (суміщуваною) професією (посадою) виконуються в межах робочого часу за основним місцем роботи.

Доручення працівнику виконання додаткових обов'язків у порядку суміщення професій (посад) оформляється наказом (розпорядженням) керівника підприємства .

Працівникам, які виконують разом зі своєю основною роботою додаткову роботу за іншою професією (посадою) без звільнення від основної роботи, на підставі ст. 105 КЗпП здійснюється доплата за суміщення професій (посад). Розмір доплати за суміщення професій (посад) установлюється в кожному конкретному випадку окремо на умовах, передбачених колективним договором, із дотриманням вимог генеральної угоди (якщо її підписували). Зауважимо, що в додатку 3 до Генеральної угоди на 2010 — 2012 роки зазначено, що розмір доплати одному працівнику не обмежується максимальним розміром та встановлюється в межах економії фонду заробітної плати за тарифною ставкою та окладом суміщуваної посади працівника.

Доплата за суміщення професій (посад) входить до складу фонду додаткової заробітної плати згідно з п.п. 2.2.1 Інструкції № 5 та обкладається ПДФО та ЄСВ у складі заробітної плати.

Крім розглянутого в цьому розділі суміщення професій (посад), для виконання роботи за вакантною посадою працівників можна залучати й у інший спосіб, а саме — шляхом розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт). Про нього йтиметься далі.

Розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт передбачає виконання працівником разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за однією і тією самою професією або посадою.

Отже, якщо при суміщенні професій (посад) працівник виконує додатковий обсяг роботи за іншою професією (посадою), яка передбачена штатним розписом та є вакантною, то при розширенні зони обслуговування або збільшенні обсягу виконуваної роботи працівник виконує додатковий обсяг роботи за тією самою професією (посадою), яка є вакантною.

Усі інші умови, що дозволяють збільшити трудове навантаження працівника шляхом розширення його зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваної роботи, аналогічні наведеним вище в розділі «Суміщення професій». Тобто розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваної роботи) працівника можливе тільки за його згодою та з урахуванням вимог ч. 3 ст. 32 КЗпП. Додаткові обов'язки повинні виконуватися працівником у межах робочого часу за основним місцем роботи.

Покладання на працівника обов'язків у разі розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт оформляється шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) керівника підприємства.

За розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) здійснюється доплата. Розмір доплати в кожному конкретному випадку роботодавець установлює самостійно з урахуванням положень колективного договору та відображає його в наказі (розпорядженні) про покладення додаткових функцій у порядку розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт). Якщо підприємство підписувало Генеральну угоду на 2010 — 2012 роки, розмір доплати за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт одному працівнику не обмежується та визначається наявністю економії за тарифними ставками та окладами, які могли б виплачуватися за умови дотримання нормативної чисельності працівників.

Доплата за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт уключається до фонду оплати праці згідно з п.п. 2.2.1 Інструкції № 5. Така виплата у складі заробітної плати обкладається ПДФО та ЄСВ.

Сподіваємося, що матеріал, наведений у цій статті, допоможе визначитися, як у разі необхідності оформити та оплатити виконання працівником додаткових обов'язків.