Штатное расписание на предприятии: составляем и вносим изменения

Штатное расписание на предприятии: составляем и вносим изменения

Штатное расписание — организационно-распорядительный документ, которое используется, в частности, для решения кадровых вопросов. Однако является ли этот документ обязательным для предприятия или можно обойтись и без него? По какой форме составляется штатное расписание и кем утверждается? Как вносить в него изменения, если возникла у предприятия такая необходимость? На эти и многие вопросы руководители предприятий и работники кадровых служб найдут ответы в данной статье.

Лилия УШАКОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

ХКУ — Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Классификатор профессий — Национальный классификатор Украины «Классификатор профессий ДК 003: 2010», утвержденный приказом Госпотребстандарта Украины от 28.07.2010 г. № 327.

Приказ № 57 — приказ Минфина Украины «Об утверждении документов, применяемых в процессе выполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57.

Перечень № 41 — Перечень типовых документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.

Письмо № 162 — письмо Минтруда Украины от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07.

На сегодняшний день действующее трудовое законодательство не содержит терминологического определения штатного расписания. Не содержит оно и указаний на обязательное наличие штатного расписания у каждого субъекта хозяйствования.

Вместе с тем упоминание о таком документе имеется в ст. 64 ХКУ, которая предоставляет право предприятиям самостоятельно определять свою организационную структуру, устанавливать численность работников и штатное расписание. Означает ли это, что штатное расписание предприятие может, но не обязано составлять? Давайте разбираться.

Частью 2 ст. 97 КЗоТ определено, что формы и системы оплаты труда, нормы труда, расценки, тарифные сетки, ставки, схемы должностных окладов, условия введения и размеры надбавок, доплат, премий, вознаграждений и других поощрительных, компенсационных и гарантийных выплат устанавливаются предприятиями, учреждениями, организациями самостоятельно в коллективном договоре с соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным и отраслевым (региональными) соглашениями.

Однако, как правило, в коллективном договоре увязка должностей (профессий) с должностными окладами (тарифными ставками) не отражается. Данные сведения являются «слишком точными и конкретными» для такого документа. Документом, который призван установить такое соответствие, как раз и является штатное расписание.

Согласно разъяснениям, представленным Минтруда в письме № 162, штатное расписание — это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников. Кроме прочего, штатное расписание содержит наименования должностей, численность работников предприятия и оклады по каждой должности.

Наличие штатного расписания на предприятии существенно упрощает решение целого ряда вопросов, связанных с управленческой, кадровой, бухгалтерской, плановой работой.

Именно на основании штатного расписания производятся подбор персонала на вакантные должности, прием на работу, перевод работников на другую работу, определение должностных окладов работников в зависимости от занимаемой должности, установление надбавок и доплат по каждой должности, анализ количественного и качественного состава работников, планирование расходов на оплату труда, составление отчетности в службу занятости о наличии вакансий, о принятых работниках (форма № 3-ПН «Отчет о наличии вакансий» утверждена приказом Минтруда Украины от 19.12.2005 г. № 420 и форма № 5-ПН «Отчет о принятых работниках» утверждена приказом Минсоцполитики Украины от 14.07.2011 г. № 279), а также о работниках, которые будут уволены в связи с сокращением штата (п. 1 ст. 40 КЗоТ), и о фактически уволенных (форма № 4-ПН (план) «Отчет о запланированном увольнении работников» и форма № 4-ПН (факт) «Отчет о фактическом увольнении работников», утверждены приказом Минтруда Украины от 19.12.2005 г. № 420) и т. д.

Кроме того, на необходимости наличия штатного расписания у субъектов хозяйствования настаивает Минтруда (в настоящее время Минсоцполитики). Так, в письме № 162 данное Министерство указало, что «...с учетом необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным».

Учитывая вышеизложенное, мы бы посоветовали тем предприятиям, которые на сегодняшний день не имеют штатного расписания, разработать и утвердить его. А как это сделать, мы расскажем далее.

Единой типовой формы штатного расписания на сегодняшний день не существует. Исключение составляют только бюджетные предприятия, учреждения и организации, форма штатного расписания для которых утверждена приказом № 57. Остальные предприятия разрабатывают форму штатного расписания самостоятельно исходя из структуры предприятия, положения об оплате труда, численности работников и т. д. Вместе с тем за основу, дабы «не изобретать велосипед», такие предприятия могут взять форму штатного расписания, утвержденную указанным приказом для бюджетников.

В общем случае штатное расписание содержит: гриф утверждения, заголовок и текст. В тексте указывают:

— наименования структурных подразделений;

— наименования должностей (профессий);

— количество штатных единиц;

— размеры окладов (тарифных ставков), надбавок и доплат по каждой должности;

— месячный фонд заработной платы.

При разработке штатного расписания рекомендуется составлять его таким образом, чтобы должности соответствовали структуре предприятия в порядке подчиненности подразделений и при этом учитывалась бы подчиненность внутри структурного подразделения.

Функции по составлению штатного расписания могут быть делегированы как определенным службам, отделам, так и отдельным работникам предприятия. Как правило, это зависит от размера предприятия. На крупных и средних предприятиях эти функции обычно выполняют отделы по организации и оплате труда, службы персонала, отделы кадров. На малых предприятиях, где такие отделы (службы) могут попросту не существовать, а также у физических лиц предпринимателей обязанность по составлению штатного расписания может быть возложена на конкретное лицо, например, на бухгалтера.

Рассмотрим пошаговый процесс составления штатного расписания на предприятии.

Шаг 1 — определение структуры предприятия, форм и систем оплаты труда. Штатное расписание составляется на основании внутренних документов предприятия, к которым относятся коллективный договор, Положение об оплате труда, Правила внутреннего трудового распорядка и т. д.

На первом этапе составления штатного расписания необходимо четко прорисовать структуру предприятия. В большинстве случаев организационная структура предприятия представляет собой документ, в котором схематически отображены структурные подразделения, установлен порядок их подчиненности, вертикальные и горизонтальные связи между подразделениями.

Названия структурным подразделениям, как правило, предприятия присваивают самостоятельно. Вместе с тем в отдельных случаях от правильного названия отдела или цеха может зависеть возможность получения работниками, которые в них работают, определенных льгот и гарантий. Поэтому если трудящиеся на конкретном предприятии заняты на работах, связанных с отрицательным влиянием на здоровье вредных производственных факторов, то при установлении названий структурным подразделениям следует учитывать названия, указанные в Списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость работников на работах в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск, утвержденном постановлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290. Если же работа отдельных работников связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных, географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, то структурные подразделения следует называть с учетом положений Списка производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных, географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, что дает право на ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда, утвержденного постановлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290.

В общем же случае структурные подразделения разделяют на группы:

— административно-управленческий аппарат (дирекция, экономическая служба, секретариат, отдел кадров, др.);

— производственные подразделения (у торговых предприятий — отделы продаж);

— вспомогательные и обслуживающие подразделения предприятия.

Как указывалось выше, формы и системы оплаты труда устанавливаются предприятиями в коллективном договоре с соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным и отраслевым (региональными) соглашениями. Если коллективный договор на предприятии не заключен, работодатель должен согласовать данные вопросы с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем), а в случае его отсутствия — с другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.

Шаг 2 — установление перечня должностей и профессий работников . В штатном расписании должны быть указаны все необходимые для нормальной работы предприятия должности и профессии, в том числе вакантные. Ведь именно на основании данного документа планируется необходимая численность работников.

Что касается должностей, на которых работают совместители, то, несмотря на то, что в п. 2.6 Инструкции по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286 указано, что в учетную численность штатных работников не включаются работники, принятые на работу по совместительству с других предприятий, в штатном расписании должности совместителей должны быть указаны наряду с должностями основных работников.

При разработке штатного расписания необходимо иметь в виду, что работодатель имеет право давать штатным единицам только такие названия, которые указаны в приложениях А и Б, к Классификатору профессий* и квалификационных справочниках. Эти же названия впоследствии будут использоваться в текстах приказов по личному составу, записях в трудовую книжку.

* С 01.11.2010 г. действует Классификатор профессий ДК 003:2010.

В случае необходимости работодатель может создавать производные названия профессий или должностей, профессиональных работ от названий, указанных в приложениях А и Б к Классификатору профессий, путем присоединения производных слов, приведенных в приложении В к Классификатору (например, ведущий бухгалтер (код КП 3433), заместитель главного бухгалтера (код КП 1231)).

Работодатель вправе расширить названия профессий терминами и словами, которые уточняют место работы, выполняемые работы, сферу деятельности при условии соблюдения лаконичности изложения, если иное не предусмотрено в Классификаторе профессий или соответствующими законодательно-правовыми актами (например, начальник «именно этого» отдела).

Вместе с тем вносить в штатное расписание профессии (должности), производные от двух или более профессий (должностей), указанных в Классификаторе профессий, нельзя, поскольку это является нарушением порядка создания новых названий профессий и должностей, установленного Классификатором. Например, должности бухгалтера (код КП 3433) и кассира (код КП 3433) нельзя объединить в штатном расписании в одну должность бухгалтер-кассир. В данном случае имеет место совмещение профессий (должностей). Поэтому в таких случаях в штатное расписание должны быть введены две или более должности (профессии), а работнику, который их совмещает, должна производиться доплата за совмещение должностей (профессий).

Данное требование не распространяется на должности, которые в Классификаторе профессий указаны через дефис и являются установленным кодифицированным названием одной должности, например, кассир-эксперт (код КП 3433), водитель-испытатель (код КП 7231).

Также следует обратить внимание на то, что отдельные профессиональные названия работ в Классификаторе профессий ДК 003:2010 записаны с использованием скобок, в которых может определяться:

— составляющая профессионального названия работы (например, «Техник вычислительного (информационно-вычислительного) центра», код КП 3114);

— вид экономической деятельности или направление использования профессионального названия работы (например, «Флюсовар (доменное производство)», код КП 8121 и «Флюсовар (сталеплавильное производство)» код КП 8122);

— общепринятый иноязычный синоним профессионального названия работы, который может использоваться как самостоятельное или альтернативное название работы (например, «Специалист по вопросам занятости (хедхантер)», код КП 2412.2);

— родственное (однотипное) профессиональное название работы, которое может применяться работодателями отдельно в пределах данной классификационной группы (например, «Менеджер (управитель) систем качества», код КП 1493).

Использование работодателем таких профессиональных названий работ требует конкретного определения, например, «Техник вычислительного центра», «Хедхантер», «Менеджер систем качества».

Обращаем внимание: вопрос с соответствием наименований должностей и профессий в штатном расписании Классификатору профессий принципиальный для работников, которым на законодательном уровне установлены льготы и гарантии в зависимости от занимаемой должности (право на сокращенный рабочий день, дополнительный отпуск, пенсию на льготных условиях, получение доплат и надбавок к должностному окладу (тарифной ставке) т. д.). При переводе работника на другую работу название профессии работника является основанием для применения к нему положений ст. 32 КЗоТ, определяющих наличие существенных изменений условий труда. Поэтому игнорирование названий профессий, содержащихся в Классификаторе профессий, может значимым образом сказаться на правах и обязанностях сторон трудового договора (см. письмо Минтруда от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08).

Шаг 3 — расчет численности штатных единиц. Под штатной единицей понимается должностная единица, установленная штатным расписанием предприятия. Количество штатных единиц обычные предприятия определяют самостоятельно, руководствуясь экономической обоснованностью и целесообразностью содержания планируемой численности персонала.

Численность специалистов и служащих определяется в соответствии с типовыми структурами аппарата управления, нормативами численности и нормами обслуживания с учетом объемов работы подразделения.

Численность основных производственных рабочих по профессиям рассчитывается исходя из технологической трудоемкости выполняемых работ, номенклатуры и количества выпускаемых изделий.

Численность вспомогательных рабочих определяется исходя из норм обслуживания, которые зависят от производственных площадей, количества установленного оборудования, количества единиц хранения на складах и других показателей.

Обращаем внимание: в зависимости от потребностей предприятия допускается в штатном расписании по должностям устанавливать количество штатных единиц менее 1, например 0,75 или 0,5 или др. Их устанавливают в случаях, если по данной должности не требуется занятость работника полное рабочее время.

В то же время на одну «целую» единицу, указанную в штатном расписании по определенной должности, может быть принят как один работник, так и, например, два работника с неполным рабочим днем на 0,5 штатной единицы каждый. Это означает, что каждый из этих двух работников отработает 50 % рабочего времени и получит соответственно половину оклада, установленного по этой должности.

Шаг 4 — установление размеров окладов, надбавок, доплат. Обычные предприятия размеры окладов (ставок) по каждой должности устанавливают самостоятельно исходя из своих финансовых возможностей. В штатном расписании допускается утверждение одинаковых названий должностей с разными должностными окладами.

При составлении штатного расписания следует учитывать, что должностной оклад, месячная тарифная ставка (оклад) работника не могут быть меньше законодательно установленного размера минимальной заработной платы, которая является государственной социальной гарантией, обязательной на всей территории Украины для предприятий всех форм собственности и хозяйствования.

Размер минимальной заработной платы устанавливается Верховной Радой Украины по представлению Кабинета Министров Украины, как правило, один раз в год в законе о Государственном бюджете Украины. На момент подготовки статьи размер минимальной заработной платы на 2013 год Верховной Радой установлен не был.

Кроме того, предприятиям не стоит забывать о положениях Генерального соглашения о регулировании основных принципов и норм реализации социально-экономической политики и трудовых отношений в Украине (далее — Генеральное соглашение), которые являются обязательными для всех субъектов хозяйствования, находящихся в сфере действия его сторон, подписавших соглашение. При этом, несмотря на то что собственники предприятий не являются непосредственными участниками коллективных переговоров по заключению указанного соглашения, их интересы представляют соответствующие объединения организаций работодателей со всеукраинским статусом в лице уполномоченных ими органов.

Напомним, что 09.11.2010 г. было заключено Генеральное соглашение на 2010 — 2012 годы, согласно п. 2.2 которого в 2010 — 2012 годах размер заработной платы неквалифицированного работника небюджетной сферы за полностью выполненную норму времени в нормальных условиях труда должен превышать фактический размер прожиточного минимума для трудоспособных лиц, рассчитанный специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в области труда и социальной политики за предыдущий месяц согласно законодательству.

Обращаем внимание: с установленным размером минимальной заработной платы следует сравнивать начисленную заработную плату, без учета доплат, надбавок, поощрительных и компенсационных выплат.

Что касается доплат и надбавок, которые могут быть установлены в штатном расписании по отдельным должностям, то их размер также определяется работодателем самостоятельно. Такие надбавки и доплаты являются составляющими системы оплаты труда и носят постоянный характер.

Доплаты и надбавки могут быть установлены как в процентах от должностного оклада, так и в фиксированной сумме. В первом случае при изменении размера должностного оклада (тарифной ставки (оклада)) будет изменяться размер доплаты или надбавки, а во втором — оставаться неизменной.

Перечень возможных доплат и надбавок к должностным окладам, тарифным ставкам (окладам) представлен в тематическом номере «Выплаты работникам» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 76).

Штатное расписание для работников с повременной оплатой труда можно составлять таким образом. Для одинаковых наименований должностей, но с разными должностными окладами — по каждой штатной единице отдельной строкой указывают профессию, квалификацию (разряд, класс, категорию, группу), тарифную ставку (оклад). Если же в пределах структурного подразделения для одинаковых наименований должностей установлены одинаковые оклады, то в одной строке устанавливаются количество штатных единиц работников определенной профессии и квалификации (разряда, класса, категории, группы) и тарифная ставка (оклад).

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в штатном расписании, как правило, устанавливаются тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики предприятия, рассчитываются по определенным методикам с учетом Положения об оплате труда, Положения о премировании и т. д.

Шаг 5 — подготовка проекта штатного расписания. Перед утверждением штатного расписания готовится его проект, который согласовывается с руководителями отделов (служб). Согласованный проект подписывается руководителем предприятия.

Штатное расписание утверждается путем издания соответствующего приказа.

Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в деле службы документации, копии направляются в отдел кадров для проведения набора работников на вакантные должности и в бухгалтерию для начисления заработной платы. Руководителям структурных подразделений предприятия выдаются соответствующие извлечения из штатного расписания, в которых указана информация непосредственно по их подразделениям.

Штатное расписание утверждается руководителем предприятия, как правило, на текущий год. Вместе с тем по усмотрению руководства предприятия штатное расписание может утверждаться и на более короткий срок (например, месяц, квартал, полугодие).

Срок действия штатного расписания следует четко отслеживать. В случае если согласно приказу об утверждении штатного расписания оно вводится на предприятии, например, на 2012 год, то на 2013 год должно быть утверждено новое штатное расписание. Если же срок действия штатного расписания в приказе не оговорен, то продолжает действовать существующее штатное расписание.

Пример штатного расписания и приказ о его утверждении приведены на с. 36 и 37.

В случае необходимости на протяжении года или другого срока действия штатного расписания в него могут быть внесены изменения. Как правило, такая необходимость может быть вызвана:

— изменением структуры предприятия;

— установлением новых наименований структурным подразделениям;

— введением (выведением) штатных единиц;

— изменением размеров должностных окладов (тарифных ставок (окладов));

— изменением существенных условий труда (систем и размеров оплаты труда, льгот, режима работы, установлением или отменой неполного рабочего времени, изменением разрядов и наименований должностей и т. д).

В случае если такие изменения не существенны, то издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, в котором должны быть указаны причины внесения таких изменений и перечень таких изменений. Пример приказа о внесении изменений представлен на с. 36.

Если же изменения существенные, например, повышаются должностные оклады (тарифные ставки (оклады)) по всем должностям, то имеет смысл изложить штатное расписание в новой редакции, с учетом всех изменений. В данном случае издается приказ об утверждении нового штатного расписания.

Принимая решение о внесении изменений в штатное расписание или изложении его в новой редакции, работодателю следует не забывать о требовании, установленном в ст. 32 КЗоТ. Согласно данной статье об изменении существенных условий труда — систем и размеров оплаты труда, льгот, режима работы, — установлении или отмене неполного рабочего времени, совмещении профессий, изменении разрядов и наименовании должностей и других изменений в сторону ухудшения — работник должен быть извещен в письменной форме не позднее чем за два месяца. При соблюдении работодателем данного требования количество изменений, вносимых в штатное расписание, не ограничено.

Сроки хранения документов, образующихся во время документирования однотипных управленческих функций, выполняемых, в частности, предприятиями, учреждениями и организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документации, которая образуется в результате производственной и научно-технической деятельности организаций, установлены Перечнем № 41.

Данный Перечень является основным нормативным актом, предназначенным для использования всеми субъектами хозяйствования во время отбора на хранение и для уничтожения типовых документов.

Согласно Перечню № 41 сроки хранения документов, касающихся штатов, составляют:

1) штатные расписания и перечни изменений к ним:

— по месту составления — постоянно на предприятиях, документы которых поступают в национальный архивный фонд, и на протяжении 3 лет на предприятиях, документы которых не поступают в национальный архивный фонд;

— в других организациях — на протяжении 3 лет;

2) проекты штатных расписаний, документы (справки, выводы, отзывы) по их разработке — на протяжении 3 лет;

3) переписка об утверждении и изменении штатов — на протяжении 1 года.

Разобравшись с составлением и сроками хранения штатного расписания, естественно возникает вопрос: а предусмотрена ли ответственность за отсутствие штатного расписания на предприятии? Ответ на данный вопрос вы найдете ниже.

По мнению Минтруда, изложенному в письме № 162, утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным ввиду необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда. Поэтому отсутствие последнего следует считать нарушением требований законодательства о труде, за которое предусмотрена административная ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 41 КоАП, налагаемая на должностных лиц предприятия независимо от формы собственности и граждан — субъектов предпринимательской деятельности в виде штрафа в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.).

Позиция Минтруда, на наш взгляд, является довольно спорной, поскольку упоминание о том, что предприятие самостоятельно устанавливает штатное расписание, содержится в ХКУ, который не регулирует трудовые отношения. В трудовом законодательстве, как уже отмечалось ранее, обязанность установления штатного расписания на сегодняшний день не предусмотрена.

Поэтому если на предприятии выполняются требования законодательства о труде, но не установлено штатное расписание, то говорить о каких-либо нарушениях трудового законодательства в данном случае, по нашему мнению, неправомерно.

Вместе с тем какой-либо документ, в котором отражены данные, аналогичные содержащимся в штатном расписании, на предприятии все-таки быть должен (например, эти данные могут быть отражены в коллективном (трудовом) договоре, положении об оплате труда, приказе). Ведь, например, и чтобы начислить работнику заработную плату, бухгалтеру нужно знать его оклад! А если работодатель примет решение установить на предприятии штатное расписание, то в помощь ему будет материал данной статьи.