Штатний розпис на підприємстві: складаємо та вносимо зміни

Штатний розпис на підприємстві: складаємо та вносимо зміни

Штатний розпис — організаційно-розпорядчий документ, що використовується, зокрема, для вирішення кадрових питань. Проте є цей документ обов’язковим для підприємства чи можна обійтися і без нього? За якою формою складається штатний розпис та ким затверджується? Як уносити до нього зміни, якщо в підприємства виникла така необхідність? На ці та багато інших запитань керівники підприємств та працівники кадрових служб знайдуть відповіді в цій статті.

Лілія УШАКОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

Класифікатор професій — Національний класифікатор України «Класифікатор професій ДК 003: 2010», затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327.

Наказ № 57 — наказ Мінфіну України «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57.

Перелік № 41 — Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.

Лист № 162 — лист Мінпраці України від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07.

Сьогодні чинне трудове законодавство не містить визначення терміна «штатний розпис». Не містить воно і вказівок на обов’язкову наявність штатного розпису в кожного суб’єкта господарювання.

Водночас згадка про такий документ є у ст. 64 ГКУ, що надає право підприємствам самостійно визначати свою організаційну структуру, установлювати чисельність працівників та штатний розпис. Чи означає це, що штатний розпис підприємство може, проте не зобов’язане складати? Давайте розбиратися.

Частиною 2 ст. 97 КЗпП визначено, що форми та системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови введення та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат установлюються підприємствами, установами, організаціями самостійно в колективному договорі з дотриманням норм та гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами.

Утім, як правило, у колективному договорі відповідність посад (професій) та посадових окладів (тарифних ставок) не відображається. Ці відомості є «занадто точними та конкретними» для такого документа. Документом, яким покликано встановити таку відповідність, саме і є штатний розпис.

Згідно з роз’ясненнями, наданими Мінпраці в листі № 162, штатний розпис — це документ, що встановлює для цього підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників. Крім іншого, штатний розпис містить найменування посад, чисельність працівників підприємства та оклади за кожною посадою.

Наявність штатного розпису на підприємстві істотно спрощує вирішення цілої низки питань, пов’язаних з управлінською, кадровою, бухгалтерською, плановою роботою.

Саме на підставі штатного розпису здійснюється підбір персоналу на вакантні посади, прийняття на роботу, переведення на іншу роботу працівників, визначення посадових окладів працівників залежно від посади, установлення надбавок та доплат за кожною посадою, аналіз кількісного та якісного складу працівників, планування витрат на оплату праці, складання звітності до служби зайнятості про наявність вакансій, про прийнятих працівників (форма № 3-ПН «Звіт про наявність вакансій», затверджена наказом Мінпраці України від 19.12.2005 р. № 420 та форма № 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників», затверджена наказом Мінсоцполітики України від 14.07.2011 р. № 279), а також про працівників, які будуть вивільнені у зв’язку зі скороченням штату (п. 1 ст. 40 КЗпП) та про фактично вивільнених (форма № 4-ПН (план) «Звіт про заплановане вивільнення працівників» та форма № 4-ПН (факт) «Звіт про фактичне вивільнення працівників», затверджені наказом Мінпраці України від 19.12.2005 р. № 420) тощо.

Крім того, на необхідності наявності штатного розпису в суб’єктів господарювання наполягає Мінпраці (сьогодні — Мінсоцполітики). Так, у листі № 162 це міністерство зазначило таке: «...з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим».

Ураховуючи викладене, ми б порадили підприємствам, які наразі не мають штатного розпису, розробити та затвердити його. А як це зробити, розповімо далі.

Єдиної типової форми штатного розпису на сьогодні не існує. Виняток становлять тільки бюджетні підприємства, установи та організації, форму штатного розпису для яких затверджено наказом № 57. Інші підприємства розробляють форму штатного розпису самостійно, виходячи зі структури підприємства, положення про оплату праці, чисельності працівників тощо. Водночас, щоб «не винаходити велосипед», за основу такі підприємства можуть узяти форму штатного розпису, затверджену зазначеним наказом для бюджетників.

У загальному випадку штатний розпис містить: гриф затвердження, заголовок та текст. У тексті вказують:

— найменування структурних підрозділів;

— найменування посад (професій);

— кількість штатних одиниць;

— розміри окладів (тарифних ставок), надбавок та доплат за кожною посадою;

— місячний фонд заробітної плати.

При розробці штатного розпису рекомендується складати його так, щоб посади відповідали структурі підприємства в порядку підпорядкованості підрозділів і при цьому враховувалася б підпорядкованість усередині структурного підрозділу.

Функції зі складання штатного розпису може бути делеговано як певним службам, відділам, так і окремим працівникам підприємства. Як правило, це залежить від розміру підприємства. На великих та середніх підприємствах ці функції зазвичай виконують відділи з організації та оплати праці, служби персоналу, відділи кадрів. На малих підприємствах, де таких відділів (служб) може просто не бути, а також у фізичних осіб — підприємців обов’язок зі складання штатного розпису може бути покладено на конкретну особу, наприклад, на бухгалтера.

Розглянемо покроковий процес складання штатного розпису на підприємстві.

Крок 1 — визначення структури підприємства, форм та систем оплати праці. Штатний розпис складається на підставі внутрішніх документів підприємства, до яких належать колективний договір, Положення про оплату праці, Правила внутрішнього трудового розпорядку тощо.

На першому етапі складання штатного розпису необхідно чітко визначити структуру підприємства. Здебільшого організаційна структура підприємства є документом, в якому схематично відображені структурні підрозділи, установлено порядок їх підпорядкованості, вертикальні та горизонтальні зв’язки між підрозділами.

Назви структурним підрозділам, як правило, підприємства присвоюють самостійно. Водночас в окремих випадках від правильної назви відділу або цеху може залежати можливість отримання працівниками, які в них працюють, певних пільг та гарантій. Тому якщо працівники на конкретному підприємстві зайняті на роботах, пов’язаних з негативним впливом на здоров’я шкідливих виробничих факторів, то при встановленні назв структурним підрозділам слід ураховувати назви, указані у Списку виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку, затвердженому постановою КМУ від 17.11.97 р. № 1290. Якщо ж робота окремих працівників пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних, географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, то структурні підрозділи слід називати з урахуванням положень Списку виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, що дає право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці, затвердженого постановою КМУ від 17.11.97 р. № 1290.

У загальному ж випадку структурні підрозділи розподіляють на групи:

— адміністративно-управлінський апарат (дирекція, економічна служба, секретаріат, відділ кадрів тощо);

— виробничі підрозділи (у торговельних підприємств — відділи продажів);

— допоміжні та обслуговуючі підрозділи підприємства.

Як уже зазначалося, форми та системи оплати праці встановлюються підприємствами в колективному договорі з дотриманням норм та гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами. Якщо колективний договір на підприємстві не укладено, роботодавець повинен погоджувати ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), а в разі його відсутності — з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Крок 2 — установлення переліку посад та професій працівників . У штатному розписі має бути вказано всі необхідні для нормальної роботи підприємства посади та професії, у тому числі вакантні. Адже саме на підставі цього документа планується необхідна чисельність працівників.

Що стосується посад, на яких працюють сумісники, то незважаючи на те що в п. 2.6 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286, зазначено, що до облікової чисельності штатних працівників не включаються працівники, прийняті на роботу за сумісництвом з інших підприємств, у штатному розписі посади сумісників має бути вказано поряд із посадами основних працівників.

При розробці штатного розпису необхідно мати на увазі, що роботодавець має право давати штатним одиницям тільки такі назви, які зазначені в додатках А і Б Класифікатора професій* та кваліфікаційних довідниках. Ці ж назви згодом використовуватимуться в текстах наказів з особового складу, записах до трудової книжки.

* З 01.11.2010 р. діє Класифікатор професій ДК 003:2010.

У разі потреби роботодавець може створювати похідні назви професій або посад, професійних робіт від назв, указаних в додатках А і Б Класифікатора професій, шляхом приєднання похідних слів, наведених у додатку В Класифікатора (наприклад, провідний бухгалтер (код КП 3433), заступник головного бухгалтера (код КП 1231)).

Роботодавець має право розширити назви професій термінами та словами, що уточнюють місце роботи, виконувані роботи, сферу діяльності за умови дотримання лаконічності викладу, якщо інше не передбачено Класифікатором професій або відповідними законодавчо-правовими актами (наприклад, начальник «саме цього» відділу).

Водночас уносити до штатного розпису професії (посади), що є похідними від двох або більше професій (посад), зазначених у Класифікаторі професій, не можна, оскільки це є порушенням порядку створення нових назв професій і посад, установленого Класифікатором. Наприклад, посади бухгалтера (код КП 3433) та касира (код КП 3433) об’єднати у штатному розписі в одну посаду бухгалтер-касир не можна. У цьому випадку має місце суміщення професій (посад). Тому в таких випадках до штатного розпису має бути введено дві або більше посад (професій), а працівнику, який їх суміщає, повинна здійснюватися доплата за суміщення посад (професій).

Ця вимога не поширюється на посади, які в Класифікаторові професій указані через дефіс і є встановленою кодифікованою назвою однієї посади, наприклад, касир-експерт (код КП 3433), водій-випробувач (код КП 7231).

Також слід звернути увагу на те, що окремі професійні назви робіт у Класифікаторі професій ДК 003:2010 записані з використанням дужок, в яких може визначатися:

— складова професійної назви роботи (наприклад, «Технік обчислювального (інформаційно-обчислювального) центру» код КП 3114);

— вид економічної діяльності або напрям використання професійної назви роботи (наприклад, «Флюсовар (доменне виробництво)» код КП 8121 і «Флюсовар (сталеплавильне виробництво) код КП 8122);

— загальноприйнятий іншомовний синонім професійної назви роботи, який може використовуватися як самостійна або альтернативна назва роботи (наприклад, «Фахівець з питань зайнятості (хедхантер)» код КП 2412.2);

— родинна (однотипна) професійна назва роботи, яка може застосовуватися роботодавцями окремо в межах цієї класифікаційної групи (наприклад, «Менеджер (управитель) систем якості» код КП 1493).

Використання роботодавцем таких професійних назв робіт вимагає конкретного визначення, наприклад, «Технік обчислювального центру», «Хедхантер», «Менеджер систем якості».

Звертаємо увагу: питання щодо відповідності найменувань посад та професій у штатному розписі Класифікатору професій принципове для працівників, яким на законодавчому рівні встановлено пільги та гарантії залежно від посади (право на скорочений робочий день, додаткову відпустку, пенсію на пільгових умовах, отримання доплат і надбавок до посадового окладу (тарифної ставки) тощо). При переведенні працівника на іншу роботу назва професії працівника є підставою для застосування до нього положень ст. 32 КЗпП, що визначають наявність істотних змін умов праці. Тому ігнорування назв професій, що містяться в Класифікаторі професій, може суттєво позначитися на правах та обов’язках сторін трудового договору (див. лист Мінпраці від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08).

Крок 3 — розрахунок чисельності штатних одиниць. Під штатною одиницею розуміється посадова одиниця, установлена штатним розписом підприємства. Кількість штатних одиниць звичайні підприємства визначають самостійно, керуючись економічною обґрунтованістю та доцільністю утримання запланованої чисельності персоналу.

Чисельність фахівців та службовців визначається відповідно до типових структур апарату управління, нормативів чисельності та норм обслуговування з урахуванням обсягів роботи підрозділу.

Чисельність основних виробничих робітників за професіями розраховується виходячи з технологічної трудомісткості виконуваних робіт, номенклатури та кількості виробів, що випускаються.

Чисельність допоміжних робітників визначається виходячи з норм обслуговування, які залежать від виробничих площ, кількості встановленого устаткування, кількості одиниць зберігання на складах та інших показників.

Звертаємо увагу: залежно від потреб підприємства допускається у штатному розписі за посадами встановлювати кількість штатних одиниць менше 1, наприклад 0,75 або 0,5 тощо. Їх установлюють у випадках, якщо за цією посадою не потрібна зайнятість працівника повний робочий час.

Водночас на одну «цілу» одиницю, указану у штатному розписі за певною посадою, може бути прийнято як одного працівника, так і, наприклад, двох працівників з неповним робочим днем на 0,5 штатної одиниці кожен. Це означає, що кожен із цих двох працівників відпрацює 50 % робочого часу та отримає, відповідно, половину окладу, установленого за цією посадою.

Крок 4 — установлення розмірів окладів, надбавок, доплат. Звичайні підприємства розміри окладів (ставок) за кожною посадою встановлюють самостійно виходячи зі своїх фінансових можливостей. У штатному розписі допускається затвердження однакових назв посад із різними посадовими окладами.

При складанні штатного розпису слід ураховувати, що посадовий оклад, місячна тарифна ставка (оклад) працівника не можуть бути менше законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати, яка є державною соціальною гарантією, обов’язковою на всій території України для підприємств усіх форм власності та господарювання.

Розмір мінімальної заробітної плати встановлюється Верховною Радою України за поданням Кабінету Міністрів України, як правило, один раз на рік у Законі про Державний бюджет України. На момент підготовки статті розмір мінімальної заробітної плати на 2013 рік Верховною Радою встановлено не було.

Крім того, підприємствам не варто забувати про положення Генеральної угоди про регулювання основних принципів та норм реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин в Україні (далі — Генеральна угода), які є обов’язковими для всіх суб’єктів господарювання, що перебувають у сфері дії його сторін, які підписали угоду. При цьому, незважаючи на те що власники підприємств не є безпосередніми учасниками колективних переговорів щодо укладення зазначеного договору, їх інтереси представляють відповідні об’єднання організацій роботодавців зі всеукраїнським статусом в особі уповноважених ними органів.

Нагадаємо: 09.11.2010 р. було укладено Генеральну угоду на 2010 — 2012 роки, згідно з п. 2.2 якої у 2010 — 2012 роках розмір заробітної плати некваліфікованого працівника небюджетної сфери за повністю виконану норму часу в нормальних умовах праці повинен перевищувати фактичний розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб, розрахований спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері праці та соціальної політики за попередній місяць згідно із законодавством.

Звертаємо увагу: з установленим розміром мінімальної заробітної плати слід порівнювати нараховану заробітну плату, без урахування доплат, надбавок, заохочувальних та компенсаційних виплат.

Що стосується доплат і надбавок, які може бути встановлено у штатному розписі за окремими посадами, то їх розмір також визначається роботодавцем самостійно. Такі надбавки та доплати є складовими системи оплати праці та мають постійний характер.

Доплати і надбавки може бути встановлено як у відсотках від посадового окладу, так і у фіксованій сумі. У першому випадку при зміні розміру посадового окладу (тарифної ставки (окладу)) змінюватиметься розмір доплати або надбавки, а в другому — залишатиметься незмінним.

Перелік можливих доплат та надбавок до посадових окладів, тарифних ставок (окладів) надано в тематичному номері «Виплати працівникам» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 76).

Штатний розпис для працівників з погодинною оплатою праці можна складати так. Для однакових найменувань посад, але з різними посадовими окладами — за кожною штатною одиницею окремим рядком указують професію, кваліфікацію (розряд, клас, категорію, групу), тарифну ставку (оклад). Якщо ж у межах структурного підрозділу для однакових найменувань посад установлено однакові оклади, то в одному рядку встановлюються кількість штатних одиниць працівників певної професії та кваліфікації (розряду, класу, категорії, групи) та тарифна ставка (оклад).

Для робітників, праця яких оплачується за відрядною системою, у штатному розписі, як правило, установлюється тарифна ставка або оклад, що залежно від специфіки підприємства розраховуються за певними методиками з урахуванням Положення про оплату праці, Положення про преміювання тощо.

Крок 5 — підготовка проекту штатного розпису. Перед затвердженням штатного розпису готується його проект, який погоджується з керівниками відділів (служб). Погоджений проект підписується керівником підприємства.

Штатний розпис затверджується шляхом видання відповідного наказу.

Перший примірник затвердженого штатного розпису залишається у справі служби документації, копії направляються до відділу кадрів для проведення набору працівників на вакантні посади та до бухгалтерії — для нарахування заробітної плати. Керівникам структурних підрозділів підприємства видаються відповідні витяги зі штатного розпису, в яких вказана інформація безпосередньо за їх підрозділами.

Штатний розпис затверджується керівником підприємства, як правило, на поточний рік. Водночас на розсуд керівництва підприємства штатний розпис може затверджуватися і на коротший строк (наприклад, місяць, квартал, півріччя).

Строк дії штатного розпису слід чітко відстежувати. Якщо згідно з наказом про затвердження штатного розпису він уводиться на підприємстві, наприклад, на 2012 рік, то на 2013 рік має бути затверджено новий штатний розпис. Якщо ж строк дії штатного розпису в наказі не обумовлено, то продовжує діяти існуючий штатний розпис.

Приклади штатного розпису та наказу про його затвердження наведено на с. 36 і 37.

У разі необхідності протягом року чи іншого строку дії штатного розпису до нього може бути внесено зміни. Як правило, така необхідність може бути спричинена:

— зміною структури підприємства;

— установленням нових найменувань структурним підрозділам;

— уведенням (виведенням) штатних одиниць;

— зміною розмірів посадових окладів (тарифних ставок (окладів));

— зміною істотних умов праці (систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, установленням або скасуванням неповного робочого часу, зміною розрядів та найменувань посад тощо).

У випадку якщо такі зміни не істотні, то видається наказ про внесення змін до штатного розпису, в якому має бути вказано причини внесення таких змін та перелік таких змін. Приклад наказу про внесення змін наведено на с. 36.

Якщо ж зміни істотні, наприклад, підвищуються посадові оклади (тарифні ставки (оклади)) за всіма посадами, то має сенс викласти штатний розпис у новій редакції, з врахуванням всіх змін. У цьому випадку видається наказ про затвердження нового штатного розпису.

Приймаючи рішення про внесення змін до штатного розпису або викладення його в новій редакції, роботодавцю слід не забувати про вимогу, установлену у ст. 32 КЗпП. Згідно з цією нормою про зміну істотних умов праці — систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, установлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інші зміни у бік погіршення — працівника має бути повідомлено в письмовій формі не пізніше ніж за два місяці. При дотриманні роботодавцем цієї вимоги кількість змін, що вносяться до штатного розпису, не обмежена.

Строки зберігання документів, що створюються під час документування однотипних управлінських функцій, які виконуються, зокрема, підприємствами, установами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня та масштабу діяльності, форми власності, а також документації, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій, установлено Переліком № 41.

Цей Перелік є основним нормативним актом, призначеним для використання всіма суб’єктами господарювання під час відбору на зберігання та для знищення типових документів.

Згідно з положеннями Переліку № 41 строки зберігання документів, що стосуються штатів, складають:

1) штатні розписи та переліки змін до них:

— за місцем складання — постійно на підприємствах, документи яких надходять до національного архівного фонду, та впродовж 3 років на підприємствах, документи яких не надходять до національного архівного фонду;

— в інших організаціях — упродовж 3 років;

2) проекти штатних розписів, документи (довідки, висновки, відгуки) щодо їх розроблення — упродовж 3 років;

3) листування про затвердження та зміну штатів — упродовж 1 року.

Після того, як ми розібрались зі складанням та строками зберігання штатного розпису, виникає запитання: а чи передбачена відповідальність за відсутність штатного розпису на підприємстві? Відповідь на це запитання наведена далі.

На думку Мінпраці, викладену в листі № 162, затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим зважаючи на необхідність урегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці. Тому його відсутність слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке передбачено адміністративну відповідальність відповідно до ч. 1 ст. 41 КпАП, що накладається на посадових осіб підприємства незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.).

Позиція Мінпраці, на наш погляд, є доволі спірною, оскільки згадка про те, що підприємство самостійно встановлює штатний розпис, міститься в нормах ГКУ, який не регулює трудові відносини. У трудовому законодавстві, як уже зазначалося, обов’язку встановлення штатного розпису на сьогодні не передбачено.

Отже, якщо на підприємстві виконуються вимоги законодавства про працю, але не встановлено штатний розпис, то говорити про будь-які порушення трудового законодавства в цьому випадку, на нашу думку, не правомірно.

Водночас, якийсь документ, в якому відображено дані, аналогічні тим, що містить у собі штатний розпис, на підприємстві все-таки повинен бути (наприклад, ці дані може бути відображено в колективному (трудовому) договорі, положенні про оплату праці, наказі). Адже, приміром, щоб нарахувати працівнику заробітну плату, бухгалтеру потрібно знати його оклад! А якщо роботодавець прийме рішення встановити на підприємстві штатний розпис, то підмогою йому в цьому буде матеріал цієї статті.