Бухгалтер: круг полномочий и пределы ответственности

Бухгалтер: круг полномочий и пределы ответственности

Елена УВАРОВА, юрист газеты «Налоги и бухгалтерский учет»

Как известно, предприятие вольно самостоятельно определять удобную либо приемлемую для себя форму организации ведения бухучета. Это может быть:

1. Введение в штат предприятия должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером.

2. Обращение к услугам специалиста по бухучету, зарегистрированного в качестве предпринимателя без создания юридического лица.

3. Заключение договора об оказании услуг по ведению бухучета с централизованной бухгалтерией или аудиторской фирмой.

4. Самостоятельное ведение бухучета и составление отчетности непосредственно руководителем предприятия (за исключением предприятий, отчетность которых должна обнародоваться).

От того, на каком из названных вариантов остановится предприятие, во многом будут зависеть условия и основания привлечения лица, занимающегося ведением налогового и бухгалтерского учета на предприятии, к ответственности.

Как предусмотрено ч. 2 ст. 8 Закона о бухучете, вопросы организации бухучета на предприятии относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами. Чаще всего учредительные документы оставляют вопрос о форме организации бухучета на предприятии на откуп руководителю. Впрочем, учитывая значимость вопросов ведения налогового и бухгалтерского учета, учредители могут включить в устав условие о том, в какой форме должен быть организован учет на предприятии, или оговорить обязанность директора согласовать кандидатуру на должность главбуха с общим собранием участников. Такой вариант хотя и вполне оправдан, потребует достаточно больших временных затрат для своей реализации.

Но если выбрать форму организации ведения бухучета на предприятии учредители либо директор могут, то определить пределы ответственности лица, на которое возложены соответствующие полномочия, — не в их компетенции. Пределы ответственности лица, ведущего учет на предприятии, во многом зависят от того, в каких отношениях с предприятием — в трудовых или в гражданско-правовых — состоит такое лицо, а также от того, насколько четко определены его права и обязанности. Итак, в случае нарушения возложенных на него обязанностей бухгалтер может быть привлечен к юридической ответственности, а именно:

— к дисциплинарной ответственности, которая представляет собой ответственность работника за нарушение трудовой дисциплины (трудового законодательства, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций и т. п.);

— к материальной ответственности, заключающейся в обязанности виновного лица возместить нанесенный нарушением ущерб;

— к административной ответственности, заключающейся в применении к виновному лицу административно-правовых санкций в соответствии с КоАП, другими законодательными актами Украины, за совершение административного правонарушения;

— к уголовной ответственности, основывающейся на нормах УКУ и предусматривающей ответственность за совершение лицом общественно опасного деяния, которое содержит состав преступления.

Дадим общую характеристику каждой из возможных форм ведения учета на предприятии в свете вопроса ответственности за его организацию.

При определении обязанностей и прав главного бухгалтера предприятия следует руководствоваться нормами Закона о бухучете и Справочника № 336.

Согласно ч. 7 ст. 8 Закона о бухучете главный бухгалтер или лицо, выполняющее его обязанности:

— обеспечивает соблюдение на предприятии установленных единых методологических основ (принципов) бухгалтерского учета, составление и предоставление в установленные сроки финансовой отчетности;

— организует контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;

— участвует в оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, кражи и порчи активов предприятия;

— обеспечивает проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах и других обособленных подразделениях.

Руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения учета, обеспечить неуклонное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к такому учету, правомерных требований бухгалтера относительно порядка оформления и передачи первичных документов в бухгалтерию или другое подразделение предприятия (ч. 6 ст. 8 Закона о бухучете).

Перечисленные в Законе о бухучете обязанности и права бухгалтера носят общий характер. Поэтому полный перечень должностных обязанностей с учетом конкретных задач, функций, прав, ответственности работника и особенностей штатного расписания предприятия определяется должностной инструкцией, разработанной на основании Справочника № 336. При этом положения должностной инструкции должны соответствовать действующему законодательству.

Так, в круг должностных обязанностей главного бухгалтера входят, в частности:

— обеспечение ведения бухгалтерского учета согласно единым методологическим принципам, установленным Законом о бухучете, с учетом особенностей деятельности предприятия и технологии обработки учетных данных;

— организация работы бухгалтерской службы и контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;

— предъявление требований ко всем подразделениям, службам и работникам по неуклонному соблюдению порядка оформления и предоставления к учету первичных документов;

— принятие всех необходимых мер для предупреждения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и сохранности обработанных документов, регистров и отчетности на протяжении установленного срока;

— обеспечение составления на основе данных бухгалтерского учета финансовой отчетности предприятия, ее подписание и предоставление в установленные сроки пользователям;

— осуществление мероприятий по предоставлению полной, правдивой и непредвзятой информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движении денежных средств предприятия;

— участие в подготовке и предоставлении других видов периодической отчетности, которые предусматривают подпись главного бухгалтера, органам высшего уровня в соответствии с нормативными актами, утвержденными формами и инструкциями;

— перечисление по согласованию с собственником (руководителем) предприятия налогов и сборов, предусмотренных законодательством, осуществление расчетов с другими кредиторами согласно договорным обязательствам;

— осуществление контроля за ведением кассовых операций, рациональным и эффективным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

— участие в проведении инвентаризационной работы на предприятии, оформление материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, хищений и порчи активов предприятия;

— обеспечение проверки состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях;

— организация работы по подготовке определенных предложений для собственника (руководителя) предприятия и т. д.

В числе прав главного бухгалтера можно назвать, например, такие:

— возможность подписывать и визировать документы в рамках своей компетенции;

— представление интересов предприятия во взаимоотношениях с его структурными подразделениями и другими организациями по финансово-хозяйственным и иным вопросам, входящим в компетенцию главного бухгалтера;

— осуществление контроля структурных подразделений и должностных лиц в вопросах соблюдения порядка учета, хранения и расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, рационального и эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

— ведение переписки с другими предприятиями и организациями по вопросам, входящим в его компетенцию;

— получение от структурных подразделений и специалистов предприятия информации и документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей;

— вынесение на рассмотрение руководства предприятия предложений по улучшению деятельности предприятия, проектов приказов в рамках своей компетенции и т. д.

Образец должностной инструкции главного бухгалтера можно найти в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 61, с. 10.

Введение в штат главного бухгалтера можно смело назвать наиболее распространенным среди субъектов хозяйствования вариантом организации ведения налогового и бухгалтерского учета. Что касается ответственности, то должность главного бухгалтера обуславливает следующую специфику:

1. Главный бухгалтер выполняет свои полномочия на основании трудового договора, будучи наемным сотрудником предприятия, а это значит, что предприятие при наличии определенных обстоятельств может ставить вопрос о его привлечении к материальной ответственности (например, если будет установлено, что ненадлежащее выполнение главным бухгалтером его должностных обязанностей привело к наложению на предприятие финансовых санкций).

2. В то же время, поскольку отношения между главбухом и предприятием трудовые, а не гражданско-правовые, предприятие ограничено в своих материальных претензиях только средним заработком бухгалтера (за редким исключением, о чем см. на с. 19).

3. Главный бухгалтер признается должностным лицом предприятия, а потому в ряде случаев он может выступать субъектом административной или даже уголовной ответственности.

4. Наличие у главного бухгалтера статуса наемного работника, с одной стороны, дает ему ряд предусмотренных трудовым законодательством гарантий, в том числе при расторжении трудового договора, с другой — налагает обязанность подчиняться внутреннему трудовому распорядку, за нарушение которого бухгалтер может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (вплоть до увольнения).

5. Рассматривая вопрос о пределах ответственности главного бухгалтера, нельзя не вспомнить о том, что ему нередко приходится совмещать свои непосредственные трудовые обязанности с выполнением других функций, в рамках которых бухгалтер может нести полную ответственность (например, выполняя функции кассира).

Напомним: госорганы последовательно высказываются в пользу того, что должность главного бухгалтера может вводиться лишь на предприятиях, на которых создана бухгалтерская служба. Если в штате предприятия числится единственный бухгалтер, то быть главным по определению он не может. Это подтверждают Министерство труда и социальной политики Украины в письмах от 26.10.2009 г. № 642/13/84-09, от 30.03.2010 г. № 3200/0/14-10/13, от 13.01.2010 г. № 4/13/116-10, а также Министерство финансов Украины в письме от 07.04.2010 г. № 31-34000-10-10/7408.

Посмотрим, как это отразится на решении вопроса об ответственности за нарушения, связанные с ведением налогового и бухгалтерского учета.

Представить себе ситуацию, при которой на предприятии работает единственный бухгалтер, несложно. Едва ли не каждый бухгалтер либо имеет собственный опыт самостоятельных сражений на налогово-бухучетном поле, либо знаком с историями из профессиональной жизни коллег, которые не понаслышке знают о трудностях ведения налогового и бухгалтерского учета на предприятиях, в штат которых включен лишь один бухгалтер.

Наличие в штате предприятия бухгалтера не мешает, по нашему мнению, руководителю взять функции по ведению бухгалтерского учета на себя, что найдет отражение не только во внутренних документах предприятия, но и в оформлении документов, которые должны быть подписаны главбухом. Так, если функции ведения бухучета и подачи налоговой отчетности лежат непосредственно на директоре, то, например, в декларации руководителю достаточно расписаться только за себя (п.п. 48.5.1 НКУ). Напомним, раньше при такой организации ведения бухгалтерского учета директор вынужден был расписываться в декларации дважды — за себя и за лицо, ответственное за ведение бухучета.

В такой ситуации, работая под началом директора, взявшего на себя груз ведения налогового и бухгалтерского учета, заверяющего своей подписью налоговую и финансовую отчетность, а также первичные документы, бухгалтер не рискует быть привлеченным к административной либо уголовной ответственности за ошибки в налоговом или бухгалтерском учете. Всю ответственность на себя берет директор.

Однако куда более распространен на практике вариант, когда ведение налогового и бухгалтерского учета — удел единственного на предприятии бухгалтера. Считаем, что в этой ситуации он фактически выступает в статусе главного бухгалтера, а это, в частности, означает, что его можно признать должностным лицом предприятия и привлечь при наличии необходимых обстоятельств к административной либо к уголовной ответственности.

Предприятие может обратиться и к такой форме организации бухгалтерского учета, когда функции бухгалтера выполняет специалист, являющийся работником аудиторской фирмы, или же бухгалтер-предприниматель.

Ведение бухгалтерского учета предприятия аудиторской фирмой или бухгалтером-предпринимателем имеет свои преимущества. В частности, данная форма организации бухгалтерского учета позволяет облегчить администрирование, поскольку отсутствует необходимость в обустройстве рабочих мест для бухгалтеров, приобретении программного обеспечения и т. п.

Отношения, которые возникают между предприятием и аудиторской фирмой или бухгалтером-предпринимателем, носят характер гражданско-правовых и регулируются нормами ГКУ и ХКУ. Оформляются такие отношения путем заключения договора о предоставлении услуг, по которому одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию другой стороны (заказчика) предоставить услугу (в данном случае — бухгалтерские услуги), а заказчик обязуется оплатить исполнителю указанную услугу (ст. 901 ГКУ). В договоре должны быть указаны предмет договора, стоимость услуг, порядок оплаты, права и обязанности сторон, порядок урегулирования споров, ответственность, срок действия договора и др.

При заключении договора с аудиторской фирмой или бухгалтером-предпринимателем следует указать четкий перечень услуг по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности, порядок составления, предоставления и перечень форм отчетности, а также другие действия исполнителя, в частности предоставление консультаций по бухгалтерскому учету и налогообложению, проведение аудита. Кроме того, в договоре желательно предусмотреть:

— сроки обработки документов и составления отчетности;

— требования к качеству предоставляемых услуг;

— место предоставления услуг и хранения документов и отчетности;

— ответственность аудиторской фирмы либо бухгалтера-предпринимателя за некачественное предоставление услуг, в частности за допущение ошибок, которые привели к наложению на предприятие и его должностных лиц штрафных санкций.

Поскольку бухгалтер-предприниматель не является наемным работником предприятия, его нельзя привлечь ни к дисциплинарной, ни к материальной ответственности в порядке, предусмотренном КЗоТ. Однако в случае причинения материального ущерба предприятию в результате виновных действий такого лица (например, если будет доказано, что в результате неисполнения либо ненадлежащего исполнения бухгалтером-предпринимателем предусмотренных договором обязанностей предприятие было вынуждено заплатить финансовые санкции) бухгалтеру-предпринимателю может быть предъявлено требование возместить понесенный ущерб. Кроме того, договором об оказании услуг могут быть установлены дополнительные санкции в виде штрафа либо пени за неисполнение условий договора.

В отличие от бухгалтера — наемного сотрудника, к аудиторской фирме либо бухгалтеру-предпринимателю можно предъявить требование о возмещении ущерба в полном объеме.

Кроме того, представители госорганов настаивают на том, что лицо, ответственное за ведение налогового и бухгалтерского учета согласно гражданско-правовому договору, может быть привлечено к административной ответственности в качестве должностного лица за нарушения, допущенные при выполнении обязанностей в рамках такого договора (см., например, письма ГлавКРУ от 15.10.2002 г. № 13-14/1-668, ГНАУ от 29.10.2009 г. № 11145/6/10-5015/3550, консультацию в разделе 020.06 ЕБНЗ). Однако что касается административной и уголовной ответственности бухгалтера-предпринимателя, то этот вопрос не столь однозначен, как это представляется названным выше госорганам. Объясним, в чем заключается предмет спора.

Среди административных правонарушений, к ответственности по которым может быть привлечен бухгалтер, практически во всех статьях в качестве субъекта ответственности названы должностные лица предприятий, к которым лица, оказывающие услуги по гражданско-правовому договору, не относятся (см. письмо Минюста от 03.11.2006 г. № 22-48-548, см. также постановление Пленума ВСУ от 08.10.2004 г. № 15), а значит, и к ответственности по перечисленным выше статьям КоАП привлечены быть не могут.

По этой же причине бухгалтер-предприниматель не может считаться исполнителем таких преступлений, как уклонение от уплаты налогов, сборов, других обязательных платежей (ст. 212 УКУ), злоупотребление властью либо служебным положением (ст. 364 УКУ), служебная халатность (ст. 367 УКУ). Более реальной выглядит угроза привлечения физлица-предпринимателя к ответственности по ст. 396 УКУ за сокрытие преступления (например, того же уклонения от уплаты налогов), если предпринимателю было о нем заранее известно.

Физлицо-предприниматель может заключить трудовой либо гражданско-правовой договор с лицом, в обязанности которого, к примеру, может входить:

— ведение Книги учета доходов и расходов;

— составление и подача налоговой отчетности физлица-предпринимателя;

— уплата налога с доходов физических лиц, если у предпринимателя есть наемные работники, составление и подача Налогового расчета по форме № 1ДФ;

— заполнение первичных документов и др.

Следует признать обоснованной позицию, согласно которой бухгалтер физического лица — предпринимателя не может ставить вместо него подпись в подаваемой контролирующим органам отчетности, поскольку действующее законодательство не предусматривает возможности в таких случаях осуществлять представительство перед контролирующими органами.

Институт представительства, предусмотренный гражданским законодательством, на такие отношения, основанные не на свободном волеизъявлении и имущественной самостоятельности (как это предусмотрено в ГКУ), а на подчинении и осуществлении одной из сторон отношений властных полномочий, не распространяется. Подписать отчетность, тем самым подтвердив достоверность указанных в ней данных, предприниматель должен самостоятельно. Перепоручить это кому-то и тем самым переложить ответственность за нарушение требований налогового, пенсионного либо иного законодательства на другое лицо, в том числе на своего наемного работника, предприниматель не может. Выполнение же действий, носящих исключительно технический характер (каковым и является физическое предоставление отчетности в тот или иной государственный орган), на основании доверенности является вполне допустимым и не нарушающим требования действующего законодательства.

Бухгалтер либо другой наемный работник физлица-предпринимателя может быть наделен правом подписи первичных документов. Последние служат подтверждением совершения той или иной хозяйственной операции, представлять физлицо-предпринимателя в которой по выданному им поручению может и его наемный работник, в том числе бухгалтер.

Другими словами, бухгалтер предпринимателя не может брать на себя ответственность за деятельность самого предпринимателя. Последний несет индивидуальную ответственность за правильность определения сумм своих налоговых обязательств, ненарушение сроков предоставления налоговой отчетности и своевременность уплаты налогов и сборов. Что касается бухгалтера, то в зависимости от того, на условиях какого договора — трудового или гражданско-правового — он выполняет возложенные на него предпринимателем функции, в случае их нарушения к нему может быть предъявлено требование о возмещении нанесенного его действиями предпринимателю ущерба в ограниченном либо в полном размере.

Теперь перейдем к более детальному рассмотрению вопросов об условиях и порядке привлечения бухгалтера к дисциплинарной, материальной, административной либо уголовной ответственности.