Дисциплинарные правонарушения: порядок привлечения бухгалтера к ответственности

Дисциплинарные правонарушения: порядок привлечения бухгалтера к ответственности

Нина КОСТЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Как известно, есть два вида дисциплинарных взысканий: выговор или увольнение. При этом ч. 2 ст. 147 КЗоТ предусматривает, что для отдельных категорий работников другие дисциплинарные взыскания могут быть предусмотрены законодательством, уставами и положениями о дисциплине. Бухгалтер к таким категориям работников не относится, а потому ни в уставе, ни в каких-либо иных внутренних документах предприятия дополнительные виды дисциплинарных взысканий, применяемые к бухгалтеру в случае нарушения его служебных обязанностей, установлены быть не могут. Бухгалтеру, нарушившему трудовую дисциплину, как и любому другому работнику, можно только объявить выговор или уволить его.

Вопросы нарушения трудовой дисциплины рассмотрены в п. 24 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам по согласованию с ВЦСПС от 20 июля 1984 г. № 213, которые на сегодняшний день формально не отменены, а потому действуют в части, не противоречащей законодательству Украины (см., в частности, письма Минсоцполитики от 29.05.2007 г. № 134/06/187-07, от 24.05.2012 г. № 81/06/187-12).

В этом документе указывается, что нарушение трудовой дисциплины, т. е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, влечет за собой применение мер дисциплинарного или общественного воздействия, а также применение иных мер, предусмотренных действующим законодательством. Это означает, что нарушение возложенных на работника трудовых обязанностей относится к нарушениям трудовой дисциплины. То есть в ситуации, когда бухгалтер, например, допускает ошибки при ведении бухгалтерского и налогового учета, составлении первичных документов, нарушает сроки предоставления налоговой и финансовой отчетности и т. п., такие его действия рассматриваются как нарушение трудовых обязанностей, а значит, и как нарушение трудовой дисциплины.

За указанные нарушения руководитель, руководствуясь ст. 149 КЗоТ, вправе запросить у бухгалтера письменное пояснение и, учитывая степень тяжести совершенного проступка, размер причиненного ущерба, обстоятельства, при которых совершен такой проступок, и предыдущую работу сотрудника, издать приказ об объявлении ему выговора. При условии, что в течение года со дня объявления выговора бухгалтер не будет вновь привлечен к дисциплинарной ответственности, он считается не имеющим дисциплинарного взыскания.

Если же работник бухгалтерской службы систематически (три или более нарушений в течение года) не выполняет без уважительных причин обязанности, возложенные на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, работодатель имеет право на основании п. 3 ст. 40 КЗоТ расторгнуть с ним трудовой договор.

Рассмотрим общие требования, которые должны быть соблюдены при увольнении бухгалтера, а также те особенности, которые в такой общий алгоритм вносит тот факт, что трудовые отношения прекращаются с лицом, в обязанности которого входило ведение налогового и бухгалтерского учета.

Алгоритм действий работодателя при расторжении трудового договора в случае нарушения бухгалтером трудовой дисциплины в самом общем виде может быть представлен следующим образом.

Следует отметить, что действующее законодательство каких-либо специальных требований к процедуре увольнения главного бухгалтера не предъявляет. Однако в силу особого характера трудовых обязанностей главного бухгалтера у работодателя неизбежно возникает ряд дополнительных вопросов при увольнении такого нерядового сотрудника. Все основания расторжения трудового договора с бухгалтером можно условно разделить на две основные группы — основания, не связанные с нарушением бухгалтером трудовой дисциплины (заключение между работодателем и бухгалтером соглашения о расторжении трудового договора, окончание срока действия трудового договора, увольнение бухгалтера по собственному желанию и др.), и основания, которые применяются в случае привлечения бухгалтера к дисциплинарной ответственности в виде увольнения.

Так, увольнение как дисциплинарное взыскание может применяться в ситуации, когда:

1. Бухгалтер систематически не выполняет свои трудовые обязанности. В этом случае он может быть уволен на основании п. 3 ст. 40 КЗоТ. Для применения увольнения по данному основанию работодатель должен:

1.1. Установить факт совершения бухгалтером дисциплинарного проступка. Подтверждающими документами могут быть докладная записка непосредственного начальника работника на имя руководителя предприятия, акт, подписанный комиссией, состоящей не менее чем из 3-х человек. Доказательством регулярных опозданий на работу может являться также табель учета использования рабочего времени. Невыполнение работником по требованию работодателя работы, не предусмотренной в трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка, не может повлечь за собой увольнение работника.

1.2. Выяснить, не было ли нарушение (ненадлежащее выполнение) трудовых обязанностей обусловлено уважительными причинами (абз. первый п. 23 постановления № 9). Для определения причины нарушения работником обязанностей необходимо потребовать от него предоставления письменных пояснений.

1.3. Установить не единичный факт нарушения работником трудовых обязанностей, а систематичность нарушений. О систематическом характере нарушений можно говорить лишь в том случае, если в отношении бухгалтера ранее выносились приказы о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора (абз. второй п. 23 постановления № 9).

1.4. Получить согласие профсоюзного органа.

2. Бухгалтер может быть уволен за такое дисциплинарное нарушение, как прогул, если он отсутствовал на работе три часа и более беспрерывно либо суммарно в течение рабочего дня без уважительных причин, независимо от того, повлекло это за собой какие-либо негативные последствия или нет. Для применения дисциплинарного взыскания в виде расторжения трудового договора работодателю в этом случае следует:

2.1. Установить факт отсутствия работника на работе три и более часа беспрерывно либо суммарно в течение рабочего дня без уважительных причин (например, в связи с самовольным использованием без согласования с работодателем дней отгулов, очередного отпуска, прекращение выполнения трудовых обязанностей до окончания срока трудового договора).

2.2. Подтвердить факт отсутствия бухгалтера на рабочем месте с помощью соответствующих документов. Подтверждающими документами могут быть докладная записка непосредственного начальника работника на имя руководителя предприятия и акт об отсутствии на рабочем месте, подписанный комиссией, состоящей не менее чем из 3-х человек.

2.3. Убедиться, что работник отсутствовал на работе без уважительной причины. Для этого у него необходимо истребовать письменное объяснение. Подобное требование работодателя оформляется приказом, доведенным до сведения работника под роспись. В нем целесообразно установить срок, достаточный для подготовки подобных объяснений. Если работник отказывается дать пояснения по поводу совершенного проступка, об этом составляется соответствующий акт.

2.4. Если работник не является на работу в течение нескольких дней и не сообщает о причине своего отсутствия, необходимо отправить по его домашнему адресу письмо с уведомлением о вручении, в котором потребовать представления объяснений в письменной форме. В случае отказа работника дать объяснение по поводу своего отсутствия на работе составляется соответствующий акт.

2.5. Соблюдать сроки применения увольнения за прогул: такое взыскание может быть применено не позднее одного месяца со дня выявления прогула, не учитывая времени освобождения работника от работы в связи с временной нетрудоспособностью или пребыванием в отпуске, и не позднее шести месяцев со дня его совершения.

2.6. Не применять других мер дисциплинарного взыскания к работнику за прогул.

2.7. Получить согласие профсоюзного органа.

2.8. Ознакомить работника с приказом о наложении дисциплинарного взыскания в виде увольнения. Если работник отказывается расписаться о своем ознакомлении с приказом, об этом нужно составить соответствующий акт. Приказ (распоряжение) и пояснительная записка работника, либо соответствующий акт об отказе давать пояснения, помещаются в личное дело работника. Срок, в течение которого работнику должно быть оглашено содержание приказа (распоряжения) об увольнении, КЗоТ не устанавливает, поэтому следует руководствоваться п. 31 Типовых правил № 213, которым установлен для этого трехдневный срок.

3. В отношении главного бухгалтера и его заместителя п. 1 ст. 41 КЗоТ установлено дополнительное основание (кроме оснований, предусмотренных ст. 40) для расторжения трудового договора. Так, эти категории работников могут быть уволены в случае одноразового грубого нарушения ими трудовых обязанностей. При решении вопроса о том, является ли нарушение трудовых обязанностей грубым, следует исходить из характера проступка, обстоятельств, при которых он совершен, какой нанесен им (мог быть нанесен) ущерб (см. п. 27 постановления № 9).

Бухгалтер, как и любой другой сотрудник, может быть также уволен в случае появления на работе в нетрезвом состоянии, в состоянии наркотического или токсического опьянения (при условии, что работодатель обеспечит себя соответствующими доказательствами).

Если бухгалтер изначально был принят на работу с испытательным сроком, неудовлетворительный результат испытания — самостоятельное основание для увольнения. Увольнение по данному основанию возможно только в пределах испытательного срока, т. е. до его истечения. Начиная со следующего после истечения испытательного срока дня работник может быть уволен только по общим основаниям. Получать согласие профсоюза на увольнение по данному основанию не нужно.

Основанием для увольнения бухгалтера может стать его недостаточная квалификация. Применяя это основание для увольнения, работодатель должен:

1. Установить и зафиксировать фактические данные, подтверждающие, что в результате недостаточной квалификации бухгалтер не может надлежащим образом выполнять возложенные на него трудовые обязанности или их выполнение противопоказано по состоянию здоровья. Доказательством несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе может быть заключение аттестационной комиссии. Доказательствами, в совокупности с которыми рассматривается заключение аттестационной комиссии в случае разрешения спора в судебном порядке, могут выступать результаты проверок работы предприятия, в том числе налоговых, документы, отчеты, планы, докладные и другие доказательства некачественного или ненадлежащего выполнения трудовых обязанностей.

Обратим внимание: если бухгалтер был принят на работу без предоставления им документа об образовании либо иного документа, подтверждающего уровень образования, квалификацию, специальность, он не может быть уволен на основании п. 2 ст. 40 КЗоТ, поскольку работодатель знал об отсутствии соответствующих документов, заключая с таким работником трудовой договор.

2. Выяснить, возможен ли перевод бухгалтера на другую работу.

3. Получить согласие профсоюза на увольнение.

Поскольку ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии возложена на собственника или на уполномоченный им орган (п. 3 ст. 8 Закона о бухучете), то именно собственник (уполномоченное им лицо) должен побеспокоиться о том, чтобы была правильно организована смена главного бухгалтера.

Порядок передачи дел при смене главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, определяется предприятием самостоятельно, если иное не предусмотрено законодательством (см. письмо Минфина от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518). В общем случае, последовательность действий при смене главбуха предприятия можно представить так:

1. Принятие решения об увольнении старого главного бухгалтера.

2. Поиск и принятие решения о трудоустройстве нового главного бухгалтера.

3. Прием-передача дел.

4. Уведомление соответствующих органов о смене главного бухгалтера.

5. Ознакомление с делами предприятия нового главбуха.

Порядок проведения приема-передачи дел между старым и новым главными бухгалтерами ни в одном действующем законодательном акте не установлен. Минфин рекомендует порядок передачи дел разрабатывать самостоятельно (письмо Минфина от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518). Передача дел, как правило, сводится к следующему:

1. Издание приказа (распоряжения) о передаче дел. В нем следует установить период для передачи дел, состав комиссии, которая участвует в этом, необходимость привлечения третьих лиц (независимого аудита и т. п.). При этом необходимо учитывать, что увольняющийся по собственному желанию работник будет работать зачастую не более двух недель после подачи заявления на увольнение.

2. Проведение инвентаризации. Инвентаризацию проводят лишь в случае, если уходящий главный бухгалтер был материально ответственным лицом, например, выполнял обязанности кассира (п.п. «в» п. 3 Инструкции № 69). В таком случае инвентаризацию кассы проводят на день приема-передачи дел. Результаты инвентаризации оформляют отдельным актом проверки кассы — актом о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 7 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637).

Необходимость инвентаризации других объектов учета может возникнуть лишь тогда, когда прием-передача дел происходит в преддверии составления годовой отчетности и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация еще не проводилась (п.п. «б» п. 3 Инструкции № 69).

3. Проверка наличия документов, составление акта приема-передачи дел. На определенную дату, согласованную с увольняющимся главбухом, выполняют все бухгалтерские записи, все первичные документы должны быть укомплектованы в дела, сформирован оборотный баланс, составлена и подана отчетность. Передаваемые документы должны быть подшиты в дела в соответствии с номенклатурой дел, разработанной на предприятии, а книги и журналы регистрации подготовлены к передаче.

Новый главбух (при его отсутствии — другое уполномоченное лицо) проверяет наличие всех документов в делах. Важно проверить наличие подписей уполномоченных лиц на первичных документах и в целом правильность их составления. Если необходимые журналы (книги), первичные документы, бланки отчетов отсутствуют, об этом делают соответствующие записи в акте приема-передачи, а журнал (книгу) заводят новый.

Все выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указывают в акте приема-передачи дел.

Новому главбуху особенно важно проверить наличие документов и отражение хозяйственных операций, которые послужили основанием для составления отчетности за последние три года. Но как правило, при передаче дел это бывает невозможно. Поэтому на практике довольно часто проводят проверку выборочно или сплошным порядком по самому важному участку за определенный период. В случае обнаружения факта недостачи и порчи документов руководитель обязан осуществить необходимые мероприятия, предусмотренные законодательством для такой ситуации.

Передачу дел необходимо зафиксировать письменно, составив акт приема-передачи дел. Законодательно форма акта не установлена, поэтому составить его следует в произвольной форме. В акте желательно отразить такую информацию:

— наименование предприятия, код ЕГРПОУ, наименование самого документа, дата составления, место составления, цель составления, Ф.И.О. и должность передающего и принимающего;

— перечень документов, которые передаются новому бухгалтеру, с указанием их названия, года составления, количества страниц, количества папок и т. п. (такую опись можно оформить в виде приложения к акту);

— состояние и местонахождение архива бухгалтерских документов;

— привести расшифровку отдельных объектов активов и обязательств: суммы дебиторской и кредиторской задолженности, перечень и остатки на счетах учета наличных и безналичных денежных средств;

— привести все выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности.

Акт должны подписать уходящий и новый бухгалтеры (либо иное уполномоченное лицо), а также участвующие в приеме-передаче дел лица. В случае наличия возражений акт может быть подписан с оговорками и возражениями.

К акту могут быть приложены пояснения, служебные записки, другие документы, которые были составлены членами комиссии в ходе передачи дел, аудиторское заключение (в случае проведения независимого аудита), акт инвентаризации кассы и др.

Акт целесообразно составить в трех экземплярах, один из которых остается в бухгалтерии, а второй — у бухгалтера, передающего дела, третий — у бухгалтера (либо иного уполномоченного лица), принимающего дела.

Отметим, что работодатели, желая обеспечить непосредственную передачу дел от старого главбуха новому, нередко идут на принятие на работу нового главного бухгалтера еще до увольнения старого. При этом расторжение трудового договора со старым главбухом откладывается до того момента, когда будут переданы дела принимаемому на его должность лицу и сдана очередная отчетность.

Такие действия противоречат требованиям действующего законодательства (см. письмо Минтруда от 23.10.2009 г. № 251/06/186-09). Так, КЗоТ не предусматривает каких-либо исключений из правила, согласно которому трудовой договор должен быть расторгнут по инициативе работника при условии, что он письменно предупредит об этом работодателя за две недели. Задерживать работника на более длительный срок по каким-либо основаниям нельзя. Работодателю за это, в частности, будет грозить штраф по ст. 41 КоАП от 30 до 100 ннмдг (от 510 до 1700 грн.). Более того, в предусмотренных ч. 1 ст. 38 КЗоТ случаях работодатель обязан расторгнуть трудовой договор с работником в срок, о котором он просит.

Добавим, что для расторжения трудового договора по инициативе работодателя также необходимо соблюдение предусмотренных законодательством сроков. Так, если увольнение применяется за совершение работником дисциплинарного проступка (прогула, систематического невыполнения трудовых обязанностей либо их разового грубого нарушения), то уволить работника надо не позднее шести месяцев со дня совершения дисциплинарного проступка и не позднее одного месяца со дня его выявления. Поэтому желание работодателя обеспечить надлежащую передачу дел старым главбухом также должно быть реализовано в пределах этих сроков.

Важный момент, на который следует обратить внимание: принять на работу нового главного бухгалтера до увольнения старого нельзя, поскольку занимаемая должность еще не является вакантной. Этот основанный на требованиях законодательства вывод усложняет механизм приема-передачи дел между лицами, которые сменяют друг друга на этой должности. В этот механизм должно быть включено промежуточное звено: дела от лица, которое увольняется с должности главного бухгалтера, передаются, как предлагает Минтруда, руководителю предприятия, который потом передает их новому главному бухгалтеру уже после заключения с ним трудового договора. Стоит отметить, что данный вывод носит характер рекомендации. Ответственным лицом, которому могут быть переданы дела увольняющимся главным бухгалтером, может выступать и другой работник предприятия, которому соответствующие полномочия предоставлены приказом руководителя.

При ознакомлении нового главного бухгалтера с делами предприятия ему желательно ознакомиться в первую очередь с учредительными документами предприятия, его структурой. Затем не лишним будет сделать следующее:

— ознакомиться с учетной политикой предприятия (приказ об учетной политике и об организации бухгалтерского учета на предприятии);

— проверить наличие регистрационных и разрешительных документов предприятия;

— ознакомиться с актами последних проверок предприятия, аудиторскими заключениями (если они есть);

— ознакомиться с заключенными хозяйственными договорами;

— ознакомиться со схемой документооборота;

— просмотреть финансовую и налоговую отчетность предыдущего бухгалтера за последний отчетный период.

Смена лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета, влечет за собой необходимость уведомить налоговые органы о произошедших изменениях. Сделать это следует путем подачи формы № 1-ОПП с отметкой «Зміни», указав в ней сведения о лицах, ответственных за ведение бухгалтерского и налогового учета юрлица либо его обособленных подразделений. Неуведомление налогового органа о произошедших изменениях может стать основанием применения к предприятию штрафа по ст. 117 НКУ в размере 510 грн. (см. также раздел 040.12 ЕБНЗ).

Если договор «О признании электронных документов» заключался в письменной форме, то, как признают сами налоговики, перезаключать его с органом ГНС не нужно. Достаточно в сроки до момента предоставления следующей электронной отчетности получить новые усиленные сертификаты открытых ключей на нового бухгалтера. Если налогоплательщик подает в орган ГНС новые усиленные сертификаты ЭЦП, договор считается продленным до окончания срока действия новых усиленных сертификатов ключей.

Если же договор заключался в электронной форме, то ЭЦП налогоплательщика и его должностных лиц импортируются в базу сертификатов вместе с договором, а потому для импортирования в базу сертификатов новой ЭЦП указанный договор следует перезаключить (раздел 020.03 ЕБНЗ).

Не нужно забывать и о необходимости при смене бухгалтера подачи в банк новой карточки с образцами подписей как нового бухгалтера, так и директора даже при условии, что директор остался прежний (п. 18.13 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденной постановлением Правления Нацбанка от 12.11.2003 г. № 492). Новая карточка должна быть нотариально удостоверена (в населенных пунктах, где нет нотариальных контор или частных нотариусов, карточки удостоверяются сельским, поселковым, городским или районным советом). Форма карточки с образцами подписей приведена в приложении 2 к Инструкции № 492. Если же назначается временно исполняющий обязанности бухгалтера, то подается новая временная карточка только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности (п. 18.15 Инструкции № 492).

Согласно ч. 3 ст. 151 КЗоТ в течение срока действия дисциплинарного взыскания меры поощрения к работнику не применяют. Следовательно, если в отношении работника был вынесен приказ о выговоре, премия, являющаяся мерой поощрения, ему не выплачивается. Однако необходимо разобраться: любая ли премия может считаться поощрительной выплатой?

Так, надбавки и премии, связанные с исполнением производственных заданий и функций, Закон об оплате труда относит к дополнительной зарплате. Инструкция № 5 конкретизирует, что дополнительный фонд оплаты труда включает, в частности:

— надбавки за высокие достижения в труде, в том числе госслужащим;

— надбавки за выполнение особо важной работы на определенный период;

— премии, которые носят систематический характер (ежемесячные, ежеквартальные), независимо от источников финансирования.

Указанные виды выплат нельзя отнести к поощрительным, а потому лишить их работника по причине совершения им дисциплинарного проступка работодатель по своему усмотрению не может. Соглашается с этим выводом и Минсоцполитики в письме от 21.09.2009 г. № 10712/0/14-09/13.

Такие последствия могут наступить лишь в том случае, если норма о выплате систематической премии (ежемесячной, ежеквартальной либо премии, выплачиваемой с другой периодичностью) при условии, что работником в периоде, за который она выплачивается, не был допущен дисциплинарный проступок, включена в положение о премировании (см. письмо Минтруда от 23.09.2008 г. № 618/13/84-08, постановление Киевского апелляционного админсуда от 31.01.2012 г. по делу № 2а-9810/10/1070).

К поощрительным выплатам Закон об оплате труда относит выплаты вознаграждений по итогам работы за год, премий по специальным системам и положениям. Основной их признак: такие выплаты носят единоразовый характер. Более подробную расшифровку поощрительных выплат дает п.п. 2.3.2 Инструкции № 5. Если в отношении работника применено дисциплинарное взыскание в виде выговора, которое на момент принятия решения о выплате премии остается действующим (выговор вынесен менее года назад и решение о досрочном снятии дисциплинарного взыскания работодателем не принималось, о чем должен быть издан отдельный приказ), премия, носящая поощрительный характер, такому работнику не выплачивается. При этом Минтруда в свое время высказал позицию, согласно которой депремирование в связи с совершением работником дисциплинарного проступка может применяться только в отношении премии за тот период, за который премия выплачивается (см. письмо от 21.09.2009 г. № 10712/0/14-09/13). Несмотря на то что такой вывод не следует из предписаний ч. 3 ст. 151 КЗоТ, согласно которой меры поощрения к работнику не применяют в течение всего срока действия дисциплинарного взыскания, суды берут его за основу при рассмотрении соответствующей категории дел (см., например, постановление Херсонского окружного админсуда от 30.09.2010 г. по делу № 2-а-4082/10/2170). Чтобы избежать возникновения спорных ситуаций, целесообразно изначально в положение о премировании включить отдельную норму, предусматривающую, что работнику, к которому применялся выговор, премия не выплачивается только за тот период, в котором было совершено дисциплинарное правонарушение.

Но иногда ненадлежащее выполнение бухгалтером своих трудовых обязанностей влечет за собой ощутимые для предприятия последствия материального характера. Речь идет, например, о ситуации, когда, скажем, забывчивость бухгалтера, по причине которой суммы налоговых обязательств не были уплачены вовремя, приводит к наложению на предприятие штрафных санкций. Может ли предприятие переложить ответственность на бухгалтера? Об этом — следующая статья этого номера.