Дисциплінарні правопорушення: порядок притягнення бухгалтера до відповідальності

Дисциплінарні правопорушення: порядок притягнення бухгалтера до відповідальності

Бухгалтера, який працює за трудовим договором та порушив свої службові обов’язки, як і будь-якого іншого працівника, може бути звільнено. Проте специфіка роботи бухгалтера зумовлює деякі особливості в загальному алгоритмі дій роботодавця при розірванні трудового договору із працівником, який веде податковий та бухгалтерський облік.

Ніна КОСТЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Як відомо, є два види дисциплінарних стягнень: догана або звільнення. При цьому ч. 2 ст. 147 КЗпП визначено, що для окремих категорій працівників законодавством, статутами та положеннями про дисципліну можуть бути передбачені й інші дисциплінарні стягнення. Бухгалтер до таких категорій працівників не належить, а тому ані у статуті, ані в будь-яких інших внутрішніх документах підприємства додаткові види дисциплінарних стягнень, що застосовуються до бухгалтера в разі порушення ним службових обов’язків, установлені бути не можуть. Бухгалтеру, який порушив трудову дисципліну, як і будь-якому іншому працівнику, можна тільки оголосити догану або звільнити його.

Питання порушення трудової дисципліни розглянуто в п. 24 Типових правил № 213, які на сьогодні формально не скасовані, а тому діють в частині, що не суперечить законодавству України (див., зокрема, листи Мінсоцполітики від 29.05.2007 р. № 134/06/187-07, від 24.05.2012 р. № 81/06/187-12).

У цьому документі вказується, що порушення трудової дисципліни, тобто невиконання або неналежне виконання з вини працівника покладених на нього трудових обов’язків, тягне за собою застосування заходів дисциплінарного або громадського впливу, а також застосування інших заходів, передбачених чинним законодавством. Це означає, що порушення покладених на працівника трудових обов’язків належить до порушень трудової дисципліни. Тобто в ситуації, коли бухгалтер, наприклад, допускає помилки при веденні бухгалтерського та податкового обліку, складанні первинних документів, порушує строки подання податкової та фінансової звітності тощо, такі його дії розглядаються як порушення трудових обов’язків, а отже, і як порушення трудової дисципліни.

За вказані порушення керівник на підставі ст. 149 КЗпП має право вимагати від бухгалтера письмове пояснення та, ураховуючи ступінь тяжкості вчиненого проступку, розмір заподіяної шкоди, обставини, за яких вчинено такий проступок, та попередню роботу працівника, видати наказ про оголошення йому догани. За умови, що протягом року із дня оголошення догани бухгалтера не буде знову притягнено до дисциплінарної відповідальності, він вважається таким, що не має дисциплінарного стягнення.

Якщо ж працівник бухгалтерської служби систематично (три або більше порушень протягом року) не виконує без поважних причин обов’язки, покладені на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, роботодавець має право на підставі п. 3 ст. 40 КЗпП розірвати з ним трудовий договір.

Розглянемо загальні вимоги, що має бути дотримано при звільненні бухгалтера, а також особливості, які до такого загального алгоритму вносяться через те, що трудові відносини припиняються з особою, до обов’язків якої входило ведення податкового та бухгалтерського обліку.

Алгоритм дій роботодавця при розірванні трудового договору в разі порушення бухгалтером трудової дисципліни в загальному вигляді може бути зображено так.

Слід зауважити, що чинне законодавство будь-яких спеціальних вимог до процедури звільнення головного бухгалтера не висуває. Проте зважаючи на особливий характер трудових обов’язків головного бухгалтера в роботодавця неминуче виникає низка додаткових запитань при звільненні такого непересічного працівника. Усі підстави розірвання трудового договору з бухгалтером можна умовно розподілити на дві основні групи — підстави, не пов’язані з порушенням бухгалтером трудової дисципліни (укладення між роботодавцем та бухгалтером угоди про розірвання трудового договору, закінчення строку дії трудового договору, звільнення бухгалтера за власним бажанням тощо), та підстави, що застосовуються в разі притягнення бухгалтера до дисциплінарної відповідальності у вигляді звільнення.

Так, звільнення як дисциплінарне стягнення може застосовуватися в ситуації, коли:

1. Бухгалтер систематично не виконує свої трудові обов’язки. У цьому випадку його може бути звільнено на підставі п. 3 ст. 40 КЗпП. Для застосування звільнення за цією підставою роботодавець повинен:

1.1. Установити факт учинення бухгалтером дисциплінарного проступку. Підтвердними документами можуть бути доповідна записка безпосереднього начальника працівника на ім’я керівника підприємства, акт, підписаний комісією у складі не менше ніж 3-х осіб. Доказом регулярних запізнень на роботу може бути також табель обліку використання робочого часу. Невиконання працівником на вимогу роботодавця роботи, яку не передбачено у трудовому договорі або правилах внутрішнього трудового розпорядку, не може спричинити звільнення працівника.

1.2. З’ясувати, чи не було порушення (неналежне виконання) трудових обов’язків зумовлене поважними причинами (абзац перший п. 23 постанови № 9). Для визначення причини порушення працівником обов’язків необхідно зажадати від нього надання письмових пояснень.

1.3. Установити не одиничний факт порушення працівником трудових обов’язків, а систематичність порушень. Про систематичний характер порушень можна говорити лише у випадку, якщо щодо бухгалтера раніше виносилися накази про накладення дисциплінарного стягнення у вигляді догани (абзац другий п. 23 постанови № 9).

1.4. Отримати згоду профспілкового органу.

2. Бухгалтера може бути звільнено за таке дисциплінарне порушення, як прогул, якщо він був відсутній на роботі три години і більше безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин, незалежно від того, спричинило це будь-які негативні наслідки чи ні. Для застосування дисциплінарного стягнення у вигляді розірвання трудового договору роботодавцю в цьому випадку слід:

2.1. Установити факт відсутності працівника на роботі три і більше години безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин (наприклад, у зв’язку із самовільним використанням без погодження з роботодавцем днів відгулів, чергової відпустки, припинення виконання трудових обов’язків до закінчення строку трудового договору).

2.2. Підтвердити факт відсутності бухгалтера на робочому місці за допомогою відповідних документів. Підтвердними документами можуть бути доповідна записка безпосереднього начальника працівника на ім’я керівника підприємства та акт про відсутність на робочому місці, підписаний комісією, що складається не менше ніж із 3-х осіб.

2.3. Переконатися, що працівник був відсутній на роботі без поважної причини. Для цього в нього необхідно зажадати письмове пояснення. Подібна вимога роботодавця оформляється наказом, доведеним до відома працівника під розписку. У ньому доцільно встановити строк, достатній для підготовки подібних пояснень. Якщо працівник відмовляється дати пояснення з приводу вчиненого проступку, про це складається відповідний акт.

2.4. Якщо працівник не з’являється на роботу протягом декількох днів та не повідомляє про причину своєї відсутності, необхідно відправити на його домашню адресу лист з повідомленням про вручення, в якому запропонувати надати пояснення у письмовій формі. У разі відмови працівника дати пояснення з приводу своєї відсутності на роботі, складається відповідний акт.

2.5. Дотримуватись строків застосування звільнення за прогул: таке стягнення може бути застосовано не пізніше одного місяця з дня виявлення прогулу, не враховуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебуванням у відпустці, та не пізніше шести місяців із дня його вчинення.

2.6. Не застосовувати інших заходів дисциплінарного стягнення до працівника за прогул.

2.7. Отримати згоду профспілкового органу.

2.8. Ознайомити працівника з наказом про накладення дисциплінарного стягнення у вигляді звільнення. Якщо працівник відмовляється поставити підпис про ознайомлення з наказом, про це потрібно скласти відповідний акт. Наказ (розпорядження) та пояснювальна записка працівника або відповідний акт про відмову давати пояснення поміщаються в особову справу працівника. Строк, протягом якого працівнику має бути оголошено зміст наказу (розпорядження) про звільнення, КЗпП не встановлює, тому слід керуватися п. 31 Типових правил № 213, яким установлено для цього триденний строк.

3. Щодо головного бухгалтера та його заступника п. 1 ст. 41 КЗпП установлено додаткову підставу (крім підстав, передбачених ст. 40) для розірвання трудового договору. Так, ці категорії працівників може бути звільнено в разі одноразового грубого порушення ними трудових обов’язків. При вирішенні питання про те, чи є порушення трудових обов’язків грубим, слід виходити з характеру проступку, обставин, за яких його вчинено, якої завдано ним (могло бути завдано) шкоди (див. п. 27 постанови № 9 ).

Бухгалтера, як і будь-якого іншого працівника, може бути також звільнено в разі появи на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп’яніння (за умови, що роботодавець забезпечить себе відповідними доказами).

Якщо бухгалтера первісно було прийнято на роботу зі строком випробування, незадовільний результат випробування — самостійна підстава для звільнення. Звільнення за цією підставою можливо тільки в межах строку випробування, тобто до його закінчення. Починаючи з наступного після закінчення строку випробування дня працівник може бути звільнений тільки за загальними підставами. Отримувати згоду профспілки на звільнення за цією підставі не потрібно.

Підставою для звільнення бухгалтера може стати його недостатня кваліфікація. Застосовуючи цю підставу для звільнення, роботодавець повинен:

1. Установити та зафіксувати фактичні дані, які підтверджують, що в результаті недостатньої кваліфікації бухгалтер не може належно виконувати покладені на нього трудові обов’язки або їх виконання протипоказано за станом здоров’я. Доказом невідповідності працівника обійманій посаді або виконуваній роботі може бути висновок атестаційної комісії. Доказами, сукупно з якими розглядається висновок атестаційної комісії в разі вирішення спору в судовому порядку, можуть бути результати перевірок роботи підприємства, у тому числі податкових, документи, звіти, плани, доповіді та інші докази неякісного або неналежного виконання трудових обов’язків.

Звернемо увагу: якщо бухгалтера було прийнято на роботу без надання ним документа про освіту чи іншого документа, що підтверджує рівень освіти, кваліфікацію, спеціальність, його не може бути звільнено на підставі п. 2 ст. 40 КЗпП, оскільки роботодавець знав про відсутність відповідних документів, укладаючи з таким працівником трудовий договір.

2. З’ясувати, чи можливе переведення на іншу роботу бухгалтера.

3. Отримати згоду профспілки на звільнення.

Оскільки відповідальність за організацію бухгалтерського обліку на підприємстві покладено на власника або на уповноважений ним орган (п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік), то саме власник (уповноважена ним особа) повинен потурбуватися про те, щоб було правильно організовано зміну головного бухгалтера.

Порядок передачі справ при зміні головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, визначається підприємством самостійно, якщо інше не передбачено законодавством (див. лист Мінфіну від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518). У загальному випадку послідовність дій при зміні головбуха підприємства є такою:

1. Прийняття рішення про звільнення старого головного бухгалтера.

2. Пошук та прийняття рішення про працевлаштування нового головного бухгалтера.

3. Приймання-передача справ.

4. Повідомлення відповідних органів про зміну головного бухгалтера.

5. Ознайомлення зі справами підприємства нового головбуха.

Порядок проведення приймання-передачі справ між старим та новим головними бухгалтерами в жодному чинному законодавчому акті не встановлено. Мінфін рекомендує порядок передачі справ розробляти самостійно (лист Мінфіну від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518). Передача справ, як правило, зводиться до такого:

1. Видання наказу (розпорядження) про передачу справ. У ньому слід установити період для передачі справ, склад комісії, що бере участь у цьому, необхідність залучення третіх осіб (незалежного аудиту тощо). При цьому необхідно враховувати, що працівник, який звільняється за власним бажанням, працюватиме часто не більше двох тижнів після подання заяви на звільнення.

2. Проведення інвентаризації. Інвентаризацію проводять лише в разі, якщо головний бухгалтер, який іде, був матеріально відповідальною особою, наприклад, виконував обов’язки касира (п.п. «в» п. 3 Інструкції № 69). У такому разі інвентаризацію каси проводять на день приймання-передачі справ. Результати інвентаризації оформляють окремим актом перевірки каси — актом про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637).

Необхідність інвентаризації інших об’єктів обліку може виникнути лише тоді, коли приймання-передача справ відбувається напередодні складання річної звітності та дату обов’язкової інвентаризації визначено в обліковій політиці підприємства, а інвентаризація ще не проводилася (п.п. «б» п. 3 Інструкції № 69).

3. Перевірка наявності документів, складання акта приймання-передачі справ. На певну дату, погоджену з головбухом, який звільняється, виконують усі бухгалтерські записи, усі первинні документи має бути укомплектовано у справи, сформовано оборотний баланс, складено та подано звітність. Документи, що передаються, мають бути підшиті у справи відповідно до номенклатури справ, розробленої на підприємстві, а книги та журнали реєстрації — підготовлені до передачі.

Новий головбух (за його відсутності — інша уповноважена особа) перевіряє наявність усіх документів у справах. Необхідно перевірити наявність підписів уповноважених осіб на первинних документах та в цілому правильність їх складання. Якщо необхідні журнали (книги), первинні документи, бланки звітів відсутні, про це роблять відповідні записи в акті приймання-передачі, а журнал (книгу) заводять новий.

Усі виявлені під час перевірки порушення, помилки та неточності вказують в акті приймання-передачі справ.

Новому головбуху слід перевірити наявність документів та відображення господарських операцій, які стали підставою для складання звітності за останні три роки. Проте, як правило, при передачі справ це зробити неможливо. Тому на практиці досить часто проводять перевірку вибірково або суцільним порядком за найважливішою ділянкою за певний період. У разі виявлення факту нестачі та зіпсуття документів керівник зобов’язаний здійснити необхідні заходи, передбачені законодавством для такої ситуації.

Передачу справ необхідно зафіксувати письмово, склавши акт приймання-передачі справ. Законодавчо форму акта не встановлено, тому скласти його слід у довільній формі. В акті бажано відобразити таку інформацію:

— найменування підприємства, код ЄДРПОУ, найменування самого документа, дату складання, місце складання, мету складання, П. І. Б. та посаду тих, хто передає та приймає;

— перелік документів, що передаються новому бухгалтеру, із зазначенням їх назви, року складання, кількості сторінок, кількості папок тощо (такий опис можна оформити у вигляді додатка до акта);

— стан та місцезнаходження архіву бухгалтерських документів;

— навести розшифровку окремих об’єктів активів та зобов’язань: суми дебіторської та кредиторської заборгованості, перелік та залишки на рахунках обліку готівкових та безготівкових грошових коштів;

— навести всі виявлені під час перевірки порушення, помилки та неточності.

Акт повинні підписати старий і новий бухгалтери (чи інша уповноважена особа), а також особи, які беруть участь у прийманні-передачі справ. У разі наявності заперечень акт може бути підписано із застереженнями та запереченнями.

До акта може бути додано пояснення, службові записки, інші документи, що були складені членами комісії під час передачі справ, аудиторський висновок (у разі проведення незалежного аудиту), акт інвентаризації каси тощо.

Акт доцільно скласти у трьох примірниках, один з яких залишається в бухгалтерії, другий — у бухгалтера, який передає справи, третій — у бухгалтера (або іншої уповноваженої особи), який приймає справи.

Зауважимо, що роботодавці, бажаючи забезпечити безпосередню передачу справ від старого головбуха новому, часто приймають на роботу нового головного бухгалтера ще до звільнення старого. При цьому розірвання трудового договору зі старим головбухом відкладається до того моменту, коли буде передано справи особі, яка приймається на його посаду, та здана чергова звітність.

Такі дії суперечать вимогам чинного законодавства (див. лист Мінпраці від 23.10.2009 р. № 251/06/186-09). Так, КЗпП, зокрема, не передбачає будь-яких винятків із правила, згідно з яким трудовий договір має бути розірвано з ініціативи працівника за умови, що він письмово попередить про це роботодавця за два тижні. Затримувати працівника на більш тривалий строк за будь-якими підставами не можна. Роботодавцю це, зокрема, загрожуватиме штрафом за ст. 41 КпАП від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн.). Більше того, у передбачених ч. 1 ст. 38 КЗпП випадках роботодавець зобов’язаний розірвати трудовий договір з працівником у строк, про який він просить.

Додамо, що для розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця також необхідне дотримання передбачених законодавством строків. Так, якщо звільнення застосовується за вчинення працівником дисциплінарного проступку (прогулу, систематичного невиконання трудових обов’язків або їх одноразового грубого порушення), то звільнити працівника потрібно не пізніше шести місяців із дня вчинення дисциплінарного проступку і не пізніше одного місяця з дня його виявлення. Тому бажання роботодавця забезпечити належну передачу справ старим головбухом також має бути реалізовано в межах цих строків.

Важливий момент, на який слід звернути увагу: прийняти на роботу нового головного бухгалтера до звільнення старого не можна, оскільки посада ще не є вакантною. Цей заснований на вимогах законодавства висновок ускладнює механізм приймання-передачі справ між особами, які змінюють одна одну на цій посаді. До цього механізму має бути включена проміжна ланка: справи від особи, яка звільняється з посади головного бухгалтера, передаються, як пропонує Мінпраці, керівнику підприємства, який потім передає їх новому головному бухгалтеру вже після укладення з ним трудового договору. Варто зауважити, що цей висновок має характер рекомендації. Відповідальною особою, якій може бути передано справи головним бухгалтером, що звільняється, може бути й інший працівник підприємства, якому відповідні повноваження надано наказом керівника.

При ознайомленні нового головного бухгалтера зі справами підприємства йому бажано ознайомитися насамперед з установчими документами підприємства, його структурою. Потім не зайвим буде зробити таке:

— ознайомитися з обліковою політикою підприємства (наказ про облікову політику та про організацію бухгалтерського обліку на підприємстві);

— перевірити наявність реєстраційних та дозвільних документів підприємства;

— ознайомитися з актами останніх перевірок підприємства, аудиторськими висновками (якщо вони є);

— ознайомитися з укладеними господарськими договорами;

— ознайомитися зі схемою документообігу;

— переглянути фінансову та податкову звітність попереднього бухгалтера за останній звітний період.

Зміна особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку, спричинює необхідність повідомити податкові органи про зміни, що відбулися. Зробити це слід шляхом подання форми № 1-ОПП з відміткою «Зміни», зазначивши в ній відомості про осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та податкового обліку юрособи або його відокремлених підрозділів. Неповідомлення податкового органу про зміни, що відбулися, може стати підставою застосування до підприємства штрафу за ст. 117 ПКУ у розмірі 510 грн. (див. також розділ 040.12 ЄБПЗ).

Якщо договір «Про визнання електронних документів» укладався у письмовій формі, то, як визнають самі податківці, переукладати його з органом ДПС не потрібно. Достатньо у строки до моменту подання наступної електронної звітності отримати нові посилені сертифікати відкритих ключів на нового бухгалтера. Якщо платник податків подає до органу ДПС нові посилені сертифікати ЕЦП, договір вважається продовженим до закінчення строку дії нових посилених сертифікатів ключів.

Якщо ж договір укладався в електронній формі, то ЕЦП платника податків та його посадових осіб імпортуються до бази сертифікатів разом із договором, а тому для імпортування до бази сертифікатів нової ЕЦП зазначений договір слід переукласти (розділ 020.03 ЄБПЗ).

Не слід забувати і про необхідність при зміні бухгалтера подати до банку нової картки із зразками підписів нового бухгалтера і керівника, навіть якщо він не змінився (п. 18.13 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління Нацбанку від 12.11.2003 р. № 492). Нову картку має бути нотаріально посвідчено (у населених пунктах, де немає нотаріальних контор чи приватних нотаріусів, картки посвідчуються сільською, селищною, міською або районною радою). Форму картки зі зразками підписів наведено в додатку 2 до Інструкції № 492. Якщо ж призначається тимчасово виконуючий обов’язки бухгалтера, то подається нова тимчасова картка тільки зі зразком підпису особи, яка тимчасово виконує обов’язки (п. 18.15 Інструкції № 492).

Згідно з ч. 3 ст. 151 КЗпП протягом строку дії дисциплінарного стягнення заходи заохочення до працівника не застосовують. Отже, якщо щодо працівника було видано наказ про догану, премія, що є заходом заохочення, йому не виплачується. Проте необхідно розібратися: чи будь-яка премія може вважатися заохочувальною виплатою?

Так, надбавки та премії, пов’язані з виконанням виробничих завдань та функцій, Законом про оплату праці віднесено до додаткової зарплати. В Інструкції № 5 конкретизовано, що додатковий фонд оплати праці включає, зокрема:

— надбавки за високі досягнення у праці, у тому числі держслужбовцям;

— надбавки за виконання особливо важливої роботи на певний період;

— премії, що мають систематичний характер (щомісячні, щоквартальні), незалежно від джерел фінансування.

Зазначені види виплат не можна віднести до заохочувальних, а тому позбавити їх працівника внаслідок учинення ним дисциплінарного проступку роботодавець на свій розсуд не може. Погоджується з цим висновком і Мінсоцполітики в листі від 21.09.2009 р. № 10712/0/14-09/13.

Такі наслідки можуть настати лише у випадку, якщо норма про виплату систематичної премії (щомісячної, щоквартальної або премії, що виплачується з іншою періодичністю) за умови, що працівником у періоді, за який вона виплачується, не було допущено дисциплінарних проступків, уключено до положення про преміювання (див. лист Мінпраці від 23.09.2008 р. № 618/13/84-08, постанову Київського апеляційного адмінсуду від 31.01.2012 р. у справі № 2а-9810/10/1070).

До заохочувальних виплат Закон про оплату праці відносить виплати винагород за підсумками роботи за рік, премій за спеціальними системами та положеннями. Основна їх ознака: такі виплати мають одноразовий характер. Детальнішу розшифровку заохочувальних виплат дає п.п. 2.3.2 Інструкції № 5. Якщо щодо працівника застосовано дисциплінарне стягнення у вигляді догани, яке на момент прийняття рішення про виплату премії залишається діючим (догану винесено менше року тому та рішення про дострокове зняття дисциплінарного стягнення роботодавцем не приймалося, про що має бути видано окремий наказ), премія, що має заохочувальний характер, такому працівнику не виплачується. При цьому Мінпраці свого часу висловило позицію, згідно з якою депреміювання у зв’язку із вчиненням працівником дисциплінарного проступку може застосовуватися тільки щодо премії за той період, у якому було допущено порушення (див. лист від 21.09.2009 р. № 10712/0/14-09/13). Незважаючи на те, що такий висновок не випливає з приписів ч. 3 ст. 151 КЗпП, згідно з якою заходи заохочення до працівника не застосовують протягом усього строку дії дисциплінарного стягнення, суди беруть його за основу при розгляді відповідної категорії справ (див., наприклад, постанову Херсонського окружного адмінсуду від 30.09.2010 р. у справі № 2-а-4082/10/2170). Щоб уникнути спірних ситуацій, доцільно первісно до положення про преміювання включити окрему норму, яка передбачає, що працівнику, до якого застосовувалася догана, премія не виплачується тільки за той період, у якому було вчинено дисциплінарне правопорушення.

Проте іноді неналежне виконання бухгалтером своїх трудових обов’язків спричинює відчутні для підприємства наслідки матеріального характеру. Ідеться, наприклад, про ситуацію, коли, скажімо, забудькуватість бухгалтера, унаслідок якої податкові зобов’язання не було сплачено своєчасно, призводить до накладення на підприємство штрафних санкцій. Чи може підприємство перекласти відповідальність на бухгалтера? Про це — наступна стаття цього номера.