Подразделения предприятия: структурные и обособленные

Нормативный акт

Правовое регулирование деятельности подразделений юрлица

1

2

Гражданский кодекс Украины

Филиалом является обособленное подразделение юрлица, находящееся вне его местонахождения и осуществляющее все либо часть его функций
(ч. 1 ст. 95).
Представительство — обособленное подразделение юрлица, которое находится вне его местонахождения и осуществляет представительство и защиту интересов юрлица (ч. 2 ст. 95).
Филиалы и представительства не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом юридического лица, которое их создало, и действуют на основании утвержденного им положения (ч. 3 ст. 95).
Руководители филиалов и представительств назначаются юрлицом и действуют на основании выданной им доверенности (ч. 4 ст. 95).
Сведения о филиалах и представительствах юрлица включаются в единый государственный реестр (ч. 5 ст. 95)

Хозяйственный кодекс Украины

Субъекты хозяйствования имеют право открывать свои филиалы, представительства, другие обособленные подразделения без создания юрлица (ч. 6 ст. 55).
Предприятие может состоять из производственных структурных подразделений (производств, цехов, отделений, участков, бригад, бюро, лабораторий и т. д.), а также функциональных структурных подразделений аппарата управления (управлений, отделов, бюро, служб и т. д.) (ч. 1 ст. 64).
Функции, права и обязанности структурных подразделений предприятия определяются положениями о них, которые утверждаются в порядке, определенном уставом предприятия либо иными учредительными документами (ч. 2 ст. 64).
Предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание (ч. 3 ст. 64).
Предприятие имеет право создавать филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения, согласовывая вопрос о размещении таких подразделений предприятия с соответствующими органами местного самоуправления в установленном законодательством порядке. Такие обособленные подразделения не имеют статуса юрлица и действуют на основании положения о них, утвержденного предприятием. Предприятия могут открывать счета в учреждениях банков через свои обособленные подразделения в соответствии с законом (ч. 4 ст. 64).
Деятельность расположенных на территории Украины обособленных подразделений предприятий, которые находятся за ее пределами, регулируется ХКУ и другими законами (ч. 5 ст. 64).
Предприятие, осуществляющее внешнеэкономическую деятельность, может открывать за пределами Украины свои представительства, филиалы и производственные подразделения, содержание которых осуществляется за средства предприятия (ч. 3 ст. 68).
Деятельность филиалов, представительств и других обособленных подразделений предприятий, созданных согласно законодательству других государств, осуществляется на территории Украины в соответствии с законодательством Украины (ч. 3 ст. 117)

Закон № 755

Обособленное подразделение юридического лица — это филиал, другое подразделение юрлица, которое находится вне его местонахождения и производит продукцию, выполняет работы либо операции, предоставляет услуги от имени юрлица, либо представительство, которое осуществляет представительство и защиту интересов юридического лица (ч. 1 ст. 1).
Обособленные подразделения юрлица не подлежат госрегистрации (ч. 4 ст. 4).
Представительства, филиалы иностранных компаний в Украине подлежат аккредитации на территории Украины в порядке, установленном законом (ч. 5 ст. 4).
Сведения об обособленных подразделениях юрлица привлекаются к его регистрационному делу и включаются в Единый госреестр (ч. 1 ст. 28)

Признак

Обособленное подразделение

Структурное подразделение

1

2

3

Местонахождение

Всегда располагается отдельно от юрлица, т. е. имеет свой адрес местонахождения

Может располагаться как по отдельному адресу, так и по адресу головного предприятия

Примечание. Отличие, как видим, заключается в том, что обособленное подразделение всегда располагается вне местонахождения головного предприятия. Допустимы самые разные варианты — от расположения филиала в соседнем офисе, здании по отношению к местонахождению головного предприятия до создания обособленного подразделения в другом районе, городе, области, государстве.
НКУ указывает на такой признак обособленных подразделений, как наличие налогового адреса — местонахождения, сведения о котором содержатся в Едином госреестре.

Возможность вступать в правоотношения от имени юрлица

Может вступать в правоотношения с третьими лицами в пределах полномочий, предоставленных головным предприятием. Подтверждением их наличия будет доверенность, выдаваемая юрлицом руководителю подразделения

Не обладает полномочиями выступать в отношениях с третьими лицами от имени юрлица

Примечание. На отношения, в которых обособленное подразделение выступает от имени юрлица, распространяются нормы о представительстве. Чтобы определить, имел ли право руководитель филиала на совершение того или иного действия, в частности на заключение договора, суды проверяют содержание устава предприятия, положения о филиале (представительстве) и выданной такому руководителю доверенности (см. постановление Киевского апелляционного хозсуда от 15.11.2006 г. № 8/215, постановления ВХСУ от 21.04.2008 г. № 4/2771-27/370, от 06.04.2010 г. № 07/194-09, от 15.05.2008 г. № 2-26/3726-2007).
Иначе говоря, руководитель обособленного подразделения действует от своего имени, но, как и любой представитель, вместо юрлица. Сведения о нем как о лице, уполномоченном действовать от имени юрлица, вносятся в Единый госреестр.
Структурное подразделение функциями представительства не наделено. Однако это не означает, что руководитель такого подразделения не может быть наделен определенными полномочиями, позволяющими ему совершать фактические действия и подписывать документы от имени юрлица. Например, если устав предприятия позволяет, директор может наделить главного бухгалтера полномочием на подписание договоров на время его отсутствия. Однако при этом главный бухгалтер не будет действовать в качестве руководителя такого структурного подразделения, как бухгалтерия. Он будет действовать напрямую от юрлица и полномочия его будут определяться исключительно такими внутренними документами, как устав предприятия и приказ руководителя.

Наличие у руководителя подразделения доверенности, дающей право совершать действия от имени юрлица

Руководители обособленных подразделений действуют на основании доверенности юридического лица, которая дает возможность осуществлять представительство юрлица перед другими лицами, вступать с ними во взаимоотношения от имени и в интересах юридического лица

Такая доверенность не выдается

Примечание. Доверенность, выдаваемая руководителю обособленного подразделения, обязательного нотариального удостоверения не требует.
При отсутствии доверенности руководитель филиала не сможет совершать самостоятельно никаких юридически значимых действий — Положение о филиале не заменяет доверенность и не оформляет полномочия руководителя филиала надлежащим образом.

Выполняемые функции

Не ограничены: это могут быть любые функции, которыми наделено само головное предприятие

Ограничены каким-то определенным направлением — производственная функция, торговая, управленческая

Примечание. Максимально «функциональными» выступают филиалы. В связи с этим в юридической литературе подчеркивается, что полномочия филиала являются более широкими и включают в себя изготовление продукции, выполнение работ либо предоставление услуг от имени юрлица, а также представительство и защиту его прав и интересов (абз. первый ч. 1 ст. 1 Закона № 755).

В свою очередь, полномочия представительства ограничиваются только представительством и защитой прав и интересов юрлица.
Однако такой широкий набор функциональных обязанностей не дает филиалу статус юрлица.
Не должен вводить в заблуждение тот факт, что согласно приведенному в ст. 1 Закона № 755 определению обособленным считается подразделение, которое производит продукцию, выполняет работы либо операции, предоставляет услуги. Иногда высказывается мнение, что обособленным должно считаться любое подразделение, находящееся по другому адресу, нежели адрес госрегистрации юрлица, и выполняющее любые из названных действий. Условно говоря, при таком подходе любой цех, склад, торговая точка и т. п. должны получить статус обособленного подразделения.
Мы с таким подходом согласиться не можем. Как представляется, определяющей становится оговорка о том, что обособленное подразделение названные функции выполняет «от имени юрлица». Выступать от чьего-либо имени, как известно, можно лишь в отношениях с третьими лицами и только в силу специального поручения на это (то ли по закону, то ли по доверенности). Структурное подразделение действовать от имени юрлица не может. Это не исключает того, что юрлицо может наделить, к примеру, сотрудника структурного подразделения полномочием на подписание тех или иных первичных документов. В этой ситуации элементов отношения представительства не возникает. Поэтому, скажем, отпускающий и принимающий товары склад, производственный цех, находящаяся в помещении по отдельному адресу бухгалтерия обособленными подразделениями считаться не могут, даже если их отдельные сотрудники наделены полномочиями на подписание первичных документов.
Когда же речь идет об обособленном подразделении, то, во-первых, в пределах своих полномочий филиал может и сам выступать инициатором заключения тех или иных сделок, во-вторых, не будучи самостоятельным субъектом хозяйствования, филиал, тем не менее, подписывает документы с указанием в них своего статуса. То есть юридические последствия наступают для юрлица, но в документах будет указано, что от имени юрлица действует филиал либо другое обособленное подразделение.

Наличие банковского счета

Могут открыть отдельный банковский счет для обслуживания своей деятельности. Наличие такого счета с юридической точки зрения не является обязательным признаком обособленного подразделения

Не могут иметь отдельного банковского счета

Имущественная обособленность

Имеют отдельно выделенное имущество с возможностью самостоятельной реализации в отношении него тех прав, которые были делегированы руководителю обособленного подразделения

Отсутствует. Закрепление того или иного имущества за определенными структурными подразделениями может осуществляться исключительно в целях инвентаризации, т. е. иметь лишь внутреннее значение. При этом какими-либо полномочиями по распоряжению таким имуществом структурное подразделение не наделяется

Примечание. Филиал не становится собственником выделенного ему имущества, поскольку не имеет статуса юрлица. Однако он наделен полномочием самостоятельно таким имуществом распоряжаться. Все действия, совершенные филиалом по отношению к переданному ему имуществу, создают юридические последствия для головного предприятия.

Для выделения филиалу имущества необходимо составление акта передачи имущества, являющегося внутренним документом головной организации. Этот документ необходим, прежде всего, в целях контроля со стороны руководства головной организации за руководителем филиала, а также для отражения в бухгалтерском учете состоявшейся передачи имущества. Наименование акта может быть любым, например, акт передачи имущества филиалу.
Головное предприятие, оставаясь собственником имущества, переданного филиалу, может в любое время забрать его у филиала. Кроме того, передача имущества филиалу не является препятствием для того, чтобы на него было обращено взыскание по долгам головного предприятия.

Включение сведений в Единый госреестр

Сведения об обособленном подразделении в обязательном порядке включаются в Единый госреестр

Сведения о структурном подразделении не включаются в Единый госреестр

Примечание. Достаточно распространенным является мнение о том, что предприятие в силу того, что ХКУ признает за ним право самостоятельно определять внутреннюю организацию и структуру, вольно на свое усмотрение решать вопрос о придании тому или иному подразделению статуса обособленного. Считаем, что акцент должен быть сделан несколько иной: если юрлицо наделяет свое подразделение правомочием выступать от имени такого предприятия в отношениях с третьими лицами, распоряжаться определенным имуществом, самостоятельно решать вопрос о совершении тех или иных сделок и т. п., воспользоваться указанными полномочиями подразделение сможет только в том случае, если сведения о нем будут включены в Единый госреестр.

Создание обособленного подразделения

Этап 1. Принятие решение о создании обособленного подразделения

Решение о создании филиала либо другого обособленного подразделения юридического лица принимается его органом управления. Вопросы создания филиалов и других обособленных подразделений отнесены к исключительной компетенции общего собрания участников. Дополнительно этот момент следует оговорить в уставе хозяйственного общества.

Решение о создании филиала оформляется в виде протокола. Это может быть протокол общего собрания участников либо решение участника хозобщества (для обществ с одним участником).

Госрегистратору может быть подано извлечение из прокола общего собрания. Извлечение должно быть подписано председательствующим на общем собрании и скреплено печатью юридического лица. Нотариально удостоверять такое извлечение не нужно (см. письмо Госкомпредпринимательства от 05.10.2004 г. № 6809).

Обращаем внимание на необходимость правильного указания наименования обособленного подразделения. Так, согласно п. 1.8 Требований по написанию наименования юридического лица либо его обособленного подразделения, утвержденных приказом Минюста от 05.03.2012 г. № 368/5, наименование обособленного подразделения должно содержать слова «обособленное подразделение» («филиал», «представительство» и др.) и указывать на принадлежность к юридическому лицу, которое создало указанное обособленное подразделение. Кроме того, к наименованию обособленного подразделения применяются все те же требования и ограничения, что и к наименованию юрлица, в частности:

— наименование должно быть изложено на украинском языке и дополнительно на английском (при наличии)*;

* Правда, в связи со вступлением в силу 10 августа 2012 года Закона Украины «О принципах государственной языковой политики» от 03.07.2012 г. № 5029-VI подход к решению данного вопроса может измениться (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 69). Пока же госрегистраторы продолжают руководствоваться приведенными требованиями.

— название может состоять из собственного названия, а также содержать информацию в отношении цели деятельности, обособленное подразделение может также иметь сокращенное наименование;

— наименование обособленного подразделения юрлица не может быть тождественно наименованию другого юрлица либо его обособленного подразделения;

— в наименовании обособленного подразделения запрещено использование наименований органов госвласти, местного самоуправления и исторических государственных наименований, перечень которых устанавливается Кабмином;

— в названии подразделения не может использоваться слово «национальный»;

— ограничения в отношении количества символов в наименовании отменены;

— при написании наименования используются буквы украинского алфавита и такие разделительные знаки и символы: скобки (), точка (.), запятая (,), апостроф (‘), дефис (-), тире (—), номер (№), знак восклицания (!), косая черта (/), кавычки (« »), двоеточие (:), знак вопроса (?), плюс (+), знак равенства (=), звездочка (*), эт коммерческая (@), а также, в случае необходимости, цифры: арабские (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0) и римские (I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, L, C, D, M). Использование других символов в наименовании запрещено.

Этап 2. Разработка и утверждение положения об обособленном
подразделении

Как предусматривает действующее законодательство, обособленное подразделение юрлица действует на основании утвержденного им положения. Однако при этом в законодательстве нет каких-либо формализованных требований к содержанию положения о филиале, представительстве либо ином обособленном подразделении (за исключением обособленных подразделений отдельных юрлиц, к которым предъявляются специальные требования, например, подразделений кредитных союзов, примерный устав и примерные внутренние положения для которых утверждены распоряжением Госкомиссии по регулированию рынков финуслуг от 13.03.2008 г. № 338). Поэтому субъекты хозяйствования в этом вопросе могут чувствовать себя достаточно спокойно, однако минимальный перечень сведений, которые необходимо включить в положение о филиале, мы все же назовем:

— наименование и местонахождение подразделения;

— организационная структура и функции филиала, полномочия, права и обязанности его руководителя;

— порядок организации работы, отчетности и предоставления информации о деятельности обособленного подразделения;

— другие вопросы, связанные с деятельностью подразделения и его взаимодействием с головным предприятием.

Следует обратить внимание, что согласно п. 3 ч. 1 ст. 77 Закона об АО каждое акционерное общество должно осуществлять хранение положения о каждом филиале и каждом представительстве АО. Как указано в ч. 2 это статьи эти документы хранятся в акционерном обществе по его местонахождению либо в другом месте, известном и доступном акционерам.

Этап 3. Включение сведений об обособленном подразделении
в Единый госреестр, постановка на учет в госорганах

Сведения об обособленных подразделениях юридического лица должны быть включены в Единый государственный реестр юридических лиц и физических лиц — предпринимателей, несмотря на то что обособленные подразделения юрлицами не являются и как самостоятельные субъекты государственной регистрации не подлежат.

Для включения сведений об обособленном подразделении в Единый госреестр предприятие должно подать (направить заказным письмом с описью вложения) государственному регистратору по собственному местонахождению заполненную Регистрационную карточку о создании обособленного подразделения по форме № 5, которая утверждена приказом Минюста от 14.10.2011 г. № 3178/5, и решение органа управления юридического лица о создании обособленного подразделения (как мы указывали, это может быть извлечение из протокола общего собрания, решение участника общества).

При отсутствии у государственного регистратора замечаний к поданным документам он обязан в течение двух рабочих дней приобщить их к регистрационному делу юридического лица, внести соответствующую запись в ЕГР и в тот же день передать соответствующие сведения об обособленном подразделении органам статистики, государственной налоговой службы, Пенсионного фонда Украины и фондов социального страхования по местонахождению юридического лица и по местонахождению обособленного подразделения (ч. 9 ст. 28 Закона № 755). Поэтому в общем случае для юридического лица отсутствует необходимость в отдельном предоставлении документов в каждый из указанных органов.

В ЕГР госрегистратор вносит такие сведения об обособленном подразделении:

— идентификационный код обособленного подразделения (код ЕГРПОУ), который согласно Положению о Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины в редакции постановления КМУ от 22.06.2005 г. № 499 присваивается самим государственным регистратором;

— полное наименование обособленного подразделения;

— местонахождение обособленного подразделения;

— виды деятельности обособленного подразделения (все или только отдельные виды деятельности юридического лица);

— фамилия, имя и отчество лиц, которые имеют право совершать юридические действия от имени юридического лица на основании доверенности, в том числе подписывать договоры, их идентификационные номера налогоплательщиков;

— дата постановки на учет в органах статистики, государственной налоговой службы, Пенсионного фонда Украины, фондов социального страхования;

— дата и номер записи о включении сведений в Единый реестр;

— место проведения записи о включении сведений в Единый реестр;

— местонахождение регистрационного дела юридического лица;

— фамилия, имя и отчество должностного лица, которое внесло в Единый реестр запись о включении сведений об обособленном подразделении юридического лица.

Чтобы получить справку из ЕГРПОУ для обособленного подразделения юрлица, необходимо обратиться в орган госстатистики с запросом о предоставлении административной услуги по выдаче соответствующей справки и документом, подтверждающим полномочия представителя, который предоставил запрос. Услуга по выдаче справки является платной и составляет:

13 грн. — для выдачи справки в течение 5 рабочих дней;

17 грн. — для выдачи справки в течение 2 рабочих дней;

26 грн. — для выдачи справки в течение 1 рабочего дня.

Полученный код по ЕГРПОУ является налоговым номером для обособленного подразделения (п. 2.2 Порядка № 1588).

Принятие обособленного подразделения на учет в качестве плательщика налогов осуществляется на основании уведомления о создании такого подразделения, которое государственный регистратор направляет органу государственной налоговой службы по местонахождению такого подразделения (п. 3.2 Порядка № 1588).

В качестве подтверждения постановки на учет налоговый орган направляет новому налогоплательщику справку по ф. № 4-ОПП.

При желании обособленное подразделение по месту своей регистрации для постановки на налоговый учет может самостоятельно подать (п.п. 4.2.2 Порядка № 1588):

заявление по ф. № 1-ОПП;

копию документа, подтверждающего присвоение кода по ЕГРПОУ;

копию извлечения из Единого госреестра с указанием сведений об обособленном подразделении.

Постановка на налоговый учет подразделений иностранный компаний осуществляется с учетом особенностей, предусмотренных п. 3.4 Порядка № 1588.

Кроме того, если по местонахождению обособленного подразделения у головного предприятия возникает новый объект налогообложения, с которым связана обязанность по предоставлению налоговой отчетности, уплате налоговых обязательств (например, для расположения филиала арендуется коммунальная земля, в связи с чем у предприятия возник новый объект налогообложения — земельный участок), головному предприятию необходимо дополнительно стать по местонахождению подразделения на налоговый учет по неосновному месту (если подразделение находится в другой административно-территориальной единице, чем само предприятие) либо подать в налоговый орган уведомление по ф. № 20-ОПП, если местонахождение подразделения — в той же административно-территориальной единице, что и головного предприятия.

Что касается, в частности, постановки обособленного подразделения на учет в органе Пенсионного фонда Украины, то согласно Порядку взятия на учет и снятия с учета в органах Пенсионного фонда Украины плательщиков единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденному постановлением правления ПФУ от 27.09.2010 г.
№ 21-6, она осуществляется только в том случае, если такое обособленное подразделение имеет отдельный баланс и самостоятельно ведет расчеты с застрахованными лицами по своему местонахождению (см. п. 3.1). О наличии таких обстоятельств юридическое лицо в 10-дневный срок сообщает органу Пенсионного фонда Украины по местонахождению обособленного подразделения, что является основанием для взятия обособленного подразделения на учет в органах Пенсионного фонда Украины.

Обращаем также внимание, что в случае создания филиала субъектом хозяйствования, который осуществляет лицензируемые виды деятельности и такая деятельность будет осуществляться в том числе по местонахождению филиала, в орган лицензирования необходимо подать заявление установленного образца о выдаче копии лицензии, а также предусмотренный законодательными актами перечень документов (ч. 9 ст. 14 Закона Украины «О лицензировании отдельных видов хозяйственной деятельности» от 01.06.2000 г. № 1775-III).

Этап 4. Назначение руководителя филиала и выдача ему доверенности

Руководители филиалов и представительств назначаются юридическим лицом и действуют на основании выданной им доверенности. Каких-либо специальных требований к оформлению доверенности для руководителя обособленного подразделения в законодательстве нет. Основанием для ее выдачи выступает акт органа управления хозобществом (протокол общего собрания участников, решение участника, протокол заседания наблюдательного совета), которым лицо назначено руководителем обособленного подразделения хозяйственного общества. Нотариально удостоверять доверенность необязательно, но при желании сделать это можно.

При составлении текста доверенности важно обратить внимание на круг тех полномочий, которые предоставляются руководителю филиала либо иного обособленного подразделения. Их условно делят на две группы — полномочия по представлению юрлица перед другими субъектами хозяйствования (в частности, при заключении сделок) и полномочия по представлению юрлица в суде и других государственных органах.

Этап 5. Наделение филиала определенным имуществом

Как мы отмечали, отличительной чертой филиалов и других обособленных подразделений является наделение их обособленным имуществом с возможностью самостоятельной реализации относительно него тех прав, которые были делегированы руководителю обособленного подразделения. Имущество передается (обособляется) в том объеме и качестве, которые необходимы для осуществления обособленным подразделением автономной деятельности от имени предприятия. Так, согласно ст. 8 Закона о бухучете предприятие имеет возможность выделения на отдельный баланс филиалов, представительств, отделений и других обособленных подразделений, которые обязаны вести бухгалтерский учет, с последующим включением их показателей в финансовую отчетность предприятия.

Кроме того, как мы уже указывали, юридическое лицо может открывать через свои филиалы и представительства счета в банках (п. 6.1 ст. 6 Закона Украины «О платежных системах и перечислении средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346).