Підрозділи підприємства: структурні та відокремлені

Нормативний акт

Правове регулювання діяльності підрозділів юрособи

1

2

Цивільний кодекс України

Філією є відокремлений підрозділ юрособи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій (ч. 1 ст. 95).
Представництво — відокремлений підрозділ юрособи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює представництво і захист інтересів юрособи (ч. 2 ст. 95).
Філії та представництва не є юридичними особами. Вони наділяються майном юридичної особи, що їх створила, і діють на підставі затвердженого нею положення (ч. 3 ст. 95).
Керівники філій та представництв призначаються юрособою і діють на підставі виданої нею довіреності (ч. 4 ст. 95).
Відомості про філії та представництва юрособи включаються до єдиного державного реєстру (ч. 5 ст. 95)

Господарський кодекс України

Суб’єкти господарювання мають право відкривати свої філії, представництва, інші відокремлені підрозділи без створення юрособи
(ч. 6 ст. 55).
Підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо), а також функціональних структурних підрозділів апарату управління (управлінь, відділів, бюро, служб тощо) (ч. 1 ст. 64).
Функції, права та обов’язки структурних підрозділів підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими установчими документами
(ч. 2 ст. 64).
Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників та штатний розпис (ч. 3 ст. 64).
Підприємство має право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, погоджуючи питання про розміщення таких підрозділів підприємства з відповідними органами місцевого самоврядування в установленому законодавством порядку. Такі відокремлені підрозділи не мають статусу юрособи і діють на підставі положення про них, затвердженого підприємством. Підприємства можуть відкривати рахунки в установах банків через свої відокремлені підрозділи відповідно до закону
(ч. 4 ст. 64).
Діяльність розташованих на території України відокремлених підрозділів підприємств, які знаходяться за її межами, регулюється ГКУ та іншими законами (ч. 5 ст. 64).
Підприємство, що здійснює зовнішньоекономічну діяльність, може відкривати за межами України свої представництва, філії та виробничі підрозділи, утримання яких здійснюється за кошти підприємства (ч. 3 ст. 68).
Діяльність філій, представництв та інших відокремлених підрозділів підприємств, створених згідно із законодавством інших держав, здійснюється на території України відповідно до законодавства України (ч. 3 ст. 117)

Закон № 755

Відокремлений підрозділ юридичної особи — це філія, інший підрозділ юрособи, що знаходиться поза її місцезнаходженням та виробляє продукцію, виконує роботи або операції, надає послуги від імені юрособи, або представництво, яке здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи (ч. 1 ст. 1).
Відокремлені підрозділи юрособи не підлягають держреєстрації (ч. 4 ст. 4).
Представництва, філії іноземних компаній в Україні підлягають акредитації на території України в порядку, установленому законом (ч. 5 ст. 4).
Відомості про відокремлені підрозділи юрособи залучаються до його реєстраційної справи та включаються до Єдиного держреєстру (ч. 1 ст. 28)

Ознака

Відокремлений підрозділ

Структурний підрозділ

1

2

3

Місцезнаходження

Завжди розташовується окремо від юрособи, тобто має свою адресу місцезнаходження

Може розташовуватися як за окремою адресою, так і за адресою головного підприємства

Примітка. Відмінність, як бачимо, полягає в тому, що відокремлений підрозділ завжди розташовується поза місцезнаходженням головного підприємства. Допустимі різні варіанти — від розташування філії в сусідньому офісі, будівлі відносно місцезнаходження головного підприємства до створення відокремленого підрозділу в іншому районі, місті, області, державі.
ПКУ вказує на таку ознаку відокремлених підрозділів, як наявність податкової адреси — місцезнаходження, відомості про яке містяться в Єдиному держреєстрі.

Можливість вступати у правовідносини від імені юрособи

Може вступати у правовідносини з третіми особами в межах повноважень, наданих головним підприємством. Підтвердженням їх наявності буде довіреність, що видається юрособою керівнику підрозділу

Не має повноважень виступати у відносинах з третіми особами від імені юрособи

Наявність у керівника підрозділу довіреності, що дає право вчинювати дії від імені юрособи

Керівники відокремлених підрозділів діють на підставі довіреності юридичної особи, яка дає можливість здійснювати представництво юрособи перед іншими особами, вступати з ними у взаємовідносини від імені та в інтересах юридичної особи

Така довіреність не видається

Виконувані функції

Не обмежені: це можуть бути будь-які функції, якими наділене саме головне підприємство

Обмежені якимсь певним напрямом — виробнича функція, торговельна, управлінська

Примітка. Максимально «функціональними» виступають філії. У зв’язку з цим в юридичній літературі підкреслюється, що повноваження філії є більш широкими та включають виготовлення продукції, виконання робіт або надання послуг від імені юрособи, а також представництво і захист її прав та інтересів (абзац перший ч. 1 ст. 1 Закону № 755).
У свою чергу, повноваження представництва обмежуються тільки представництвом і захистом прав та інтересів юрособи.

Наявність банківського рахунка

Можуть відкрити окремий банківський рахунок для обслуговування своєї діяльності. Наявність такого рахунка з юридичної точки зору не є обов’язковою ознакою відокремленого підрозділу

Не можуть мати окремого банківського рахунка

Майнова відокремленість

Мають окремо виділене майно з можливістю самостійної реалізації відносно нього тих прав, які було делеговано керівнику відокремленого підрозділу

Відсутня. Закріплення того чи іншого майна за певними структурними підрозділами може здійснюватися виключно в цілях інвентаризації, тобто мати лише внутрішнє значення. При цьому будь-якими повноваженнями щодо розпоряджання таким майном структурний підрозділ не наділяється

Примітка. Філія не стає власником виділеного їй майна, оскільки не має статусу юрособи. Проте її наділено повноваженням самостійно таким майном розпоряджатися. Усі дії, вчинені філією щодо переданого їй майна, створюють юридичні наслідки для головного підприємства.
Для виділення філії майна необхідно складання акта передачі майна, що є внутрішнім документом головної організації. Цей документ необхідний, насамперед, у цілях контролю з боку керівництва головної організації за керівником філії, а також для відображення в бухгалтерському обліку передачі майна, що відбулася. Найменування акта може бути будь-яким, наприклад, акт передачі майна філії.
Головне підприємство, залишаючись власником майна, переданого філії, може в будь-який час забрати його у філії. Крім того, передача майна філії не є перешкодою для того, щоб на нього було звернено стягнення за боргами головного підприємства.

Уключення відомостей до Єдиного держреєстру

Відомості про відокремлений підрозділ в обов’язковому порядку включаються до Єдиного держреєстру

Відомості про структурний підрозділ не включаються до Єдиного держреєстру

Примітка. Досить поширеною є думка про те, що підприємство внаслідок того, що ГКУ визнає за ним право самостійно визначати внутрішню організацію та структуру, має право на власний розсуд вирішувати питання про надання тому чи іншому підрозділу статусу відокремленого. Вважаємо, що акцент має бути зроблено дещо інший: якщо юрособа наділяє свій підрозділ правомочністю виступати від імені такого підприємства у відносинах з третіми особами, розпоряджатися певним майном, самостійно вирішувати питання про вчинення тих чи інших правочинів тощо, скористатися вказаними повноваженнями підрозділ зможе тільки в разі, якщо відомості про нього буде включено до Єдиного держреєстру.

Створення відокремленого підрозділу

Етап 1. Прийняття рішення про створення відокремленого підрозділу

Рішення про створення філії чи іншого відокремленого підрозділу юридичної особи приймається його органом управління. Питання створення філій та інших відокремлених підрозділів віднесено до виключної компетенції загальних зборів учасників. Додатково цей момент слід застерегти у статуті господарського товариства.

Рішення про створення філії оформляється у вигляді протоколу. Це може бути протокол загальних зборів учасників або рішення учасника госптовариства (для товариств з одним учасником).

Держреєстратору може бути подано витяг із проколу загальних зборів. Витяг має бути підписано головуючим на загальних зборах та скріплено печаткою юридичної особи. Нотаріально посвідчувати такий витяг не потрібно (див. лист Держкомпідприємництва від 05.10.2004 р. № 6809).

Звертаємо увагу на необхідність правильного зазначення найменування відокремленого підрозділу. Так, згідно з п. 1.8 Вимог щодо написання найменування юридичної особи або її відокремленого підрозділу, затверджених наказом Мін’юсту від 05.03.2012 р. № 368/5, найменування відокремленого підрозділу має містити слова «відокремлений підрозділ» («філія», «представництво» тощо) та вказувати на приналежність до юридичної особи, яка створила зазначений відокремлений підрозділ. Крім того, до найменування відокремленого підрозділу застосовуються все ті вимоги та обмеження, що і до найменування юрособи, зокрема:

— найменування має бути викладене українською мовою та додатково англійською (за наявності)*;

* Щоправда, у зв’язку з набуттям чинності 10 серпня 2012 року Законом України «Про засади державної мовної політики» від 03.07.2012 р. № 5029-VI підхід до вирішення цього питання може змінитися (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 69). Поки ж держреєстратори продовжують керуватися наведеними вимогами.

— назва може складатися з власної назви, а також містити інформацію відносно мети діяльності, відокремлений підрозділ може також мати скорочене найменування;

— найменування відокремленого підрозділу юрособи не може бути тотожне найменуванню іншої юрособи або її відокремленого підрозділу;

— у найменуванні відокремленого підрозділу заборонено використання найменувань органів держвлади, місцевого самоврядування та історичних державних найменувань, перелік яких установлюється Кабміном;

— у назві підрозділу не може використовуватися слово «національний»;

— обмеження щодо кількості символів у найменуванні скасовано;

— при написанні найменування використовуються літери українського алфавіту й такі розділові знаки та символи: дужки ( ), крапка (.), кома (,), апостроф ( ‘ ), дефіс (-), тире ( — ), номер (№), знак оклику (!), коса риска (/), лапки (« »), двокрапка (:), знак питання (?), плюс (+), знак рівності (=), зірочка (*), ет комерційна (@), а також, у разі необхідності, цифри: арабські (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0) та римські (I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, L, C, D, M). Використання інших символів у найменуванні заборонено.

Етап 2. Розробка та затвердження положення
про відокремлений підрозділ

Як передбачає чинне законодавство, відокремлений підрозділ юрособи діє на підставі затвердженого ним положення. Проте при цьому в законодавстві немає жодних формалізованих вимог до змісту положення про філію, представництво чи інший відокремлений підрозділ (за винятком відокремлених підрозділів окремих юросіб, до яких висуваються спеціальні вимоги, наприклад, підрозділів кредитних спілок, примірний статут та примірні внутрішні положення для яких затверджено розпорядженням Держкомісії з регулювання ринків фінпослуг від 13.03.2008 р. № 338). Тому суб’єкти господарювання в цьому питанні можуть почуватися досить спокійно, проте мінімальний перелік відомостей, які необхідно включити до положення про філію, ми все ж назвемо:

— найменування та місцезнаходження підрозділу;

— організаційна структура та функції філії, повноваження, права й обов’язки його керівника;

— порядок організації роботи, звітності та надання інформації про діяльність відокремленого підрозділу;

— інші питання, пов’язані з діяльністю підрозділу та його взаємодією з головним підприємством.

Слід звернути увагу, що згідно з п. 3 ч. 1 ст. 77 Закону про АТ кожне акціонерне товариство повинне здійснювати зберігання положення про кожну філію та кожне представництво АТ. Як зазначено в ч. 2 цієї статті, ці документи зберігаються в акціонерному товаристві за його місцезнаходженням або в іншому місці, відомому і доступному акціонерам.

Етап 3. Уключення відомостей про відокремлений підрозділ до Єдиного держреєстру, узяття на облік у держорганах

Відомості про відокремлені підрозділи юридичної особи має бути включено до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців, незважаючи на те, що відокремлені підрозділи юрособами не є та як самостійні суб’єкти державній реєстрації не підлягають.

Для включення відомостей про відокремлений підрозділ до Єдиного держреєстру підприємство повинне подати (направити рекомендованим листом з описом вкладення) державному реєстратору за своїм місцезнаходженням заповнену Реєстраційну картку про створення відокремленого підрозділу за формою № 5, яку затверджено наказом Мін’юсту від 14.10.2011 р. № 3178/5, та рішення органу управління юридичної особи про створення відокремленого підрозділу (як уже зазначалося, це може бути витяг із протоколу загальних зборів, рішення учасника товариства).

За відсутності в державного реєстратора зауважень до поданих документів він зобов’язаний протягом двох робочих днів залучити їх до реєстраційної справи юридичної особи, внести відповідний запис до ЄДР і того ж дня передати відповідні відомості про відокремлений підрозділ органам статистики, державної податкової служби, Пенсійного фонду України та фондів соціального страхування за місцезнаходженням юридичної особи та за місцезнаходженням відокремленого підрозділу (ч. 9 ст. 28 Закону № 755). Тому в загальному випадку для юридичної особи відсутня необхідність в окремому поданні документів до кожного із зазначених органів.

До ЄДР держреєстратор вносить такі відомості про відокремлений підрозділ:

— ідентифікаційний код відокремленого підрозділу (код ЄДРПОУ), який згідно з Положенням про Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України в редакції постанови КМУ від 22.06.2005 р. № 499 присвоюється самим державним реєстратором;

— повне найменування відокремленого підрозділу;

— місцезнаходження відокремленого підрозділу;

— види діяльності відокремленого підрозділу (усі або тільки окремі види діяльності юридичної особи);

— прізвище, ім’я та по батькові осіб, які мають право вчиняти юридичні дії від імені юридичної особи на підставі довіреності, у тому числі підписувати договори, їх ідентифікаційні номери платників податків;

— дата взяття на облік в органах статистики, державної податкової служби, Пенсійного фонду України, фондів соціального страхування;

— дата і номер запису про включення відомостей до Єдиного реєстру;

— місце проведення запису про включення відомостей до Єдиного реєстру;

— місцезнаходження реєстраційної справи юридичної особи;

— прізвище, ім’я та по батькові посадової особи, яка внесла до Єдиного реєстру запис про включення відомостей про відокремлений підрозділ юридичної особи.

Щоб отримати довідку з ЄДРПОУ для відокремленого підрозділу юрособи, необхідно звернутися до ограну держстатистики із запитом про надання адміністративної послуги з видачі відповідної довідки та документом, що підтверджує повноваження представника, який надав запит. Послуга з видачі довідки є платною. Плата становить:

13 грн. — для видачі довідки протягом 5 робочих днів;

17 грн. — для видачі довідки протягом 2 робочих днів;

26 грн. — для видачі довідки протягом 1 робочого дня.

Отриманий код за ЄДРПОУ є податковим номером для відокремленого підрозділу (п. 2.2 Порядку № 1588).

Узяття відокремленого підрозділу на облік як платника податків здійснюється на підставі повідомлення про створення такого підрозділу, яке державний реєстратор направляє органу державної податкової служби за місцезнаходженням такого підрозділу (п. 3.2 Порядку № 1588).

Як підтвердження взяття на облік податковий орган направляє новому платнику податків довідку за ф. № 4-ОПП.

За бажанням відокремлений підрозділ за місцем своєї реєстрації для взяття на податковий облік може самостійно подати (п.п. 4.2.2 Порядку № 1588):

заяву за ф. № 1-ОПП;

копію документа, що підтверджує присвоєння коду за ЄДРПОУ;

копію витягу з Єдиного держреєстру із зазначенням відомостей про відокремлений підрозділ.

Узяття на податковий облік підрозділів іноземних компаній здійснюється з урахуванням особливостей, передбачених п. 3.4 Порядку № 1588.

Крім того, якщо за місцезнаходженням відокремленого підрозділу в головного підприємства виникає новий об’єкт оподаткування, з яким пов’язаний обов’язок з подання податкової звітності, сплати податкових зобов’язань (наприклад, для розташування філії орендується комунальна земля, у зв’язку з чим у підприємства виник новий об’єкт оподаткування — земельна ділянка), головному підприємству необхідно додатково стати за місцезнаходженням підрозділу на податковий облік за неосновним місцем (якщо підрозділ знаходиться в іншій адміністративно-територіальній одиниці, ніж само підприємство) або подати до податкового органу повідомлення за ф. № 20-ОПП, якщо місцезнаходження підрозділу — у тій же адміністративно-територіальній одиниці, що й головного підприємства.

Що стосується, зокрема, узяття відокремленого підрозділу на облік в органі Пенсійного фонду України, то згідно з Порядком взяття на облік і зняття з обліку в органах Пенсійного фонду України платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженим постановою правління ПФУ від 27.09.2010 р. № 21-6, воно здійснюється тільки в тому випадку, якщо такий відокремлений підрозділ має окремий баланс та самостійно веде розрахунки із застрахованими особами за своїм місцезнаходженням (див. п. 3.1). Про наявність таких обставин юридична особа в 10-денний строк повідомляє орган Пенсійного фонду України за місцезнаходженням відокремленого підрозділу, що є підставою для взяття відокремленого підрозділу на облік в органах Пенсійного фонду України.

Звертаємо також увагу, що в разі створення філії суб’єктом господарювання, який здійснює види діяльності, що ліцензуються, і така діяльність здійснюватиметься у тому числі за місцезнаходженням філії, до органу ліцензування необхідно подати заяву встановленого зразка про видачу копії ліцензії, а також передбачений законодавчими актами перелік документів (ч. 9 ст. 14 Закону України «Про ліцензування окремих видів господарської діяльності» від 01.06.2000 р. № 1775-III).

Етап 4. Призначення керівника філії та видача йому довіреності

Керівники філій та представництв призначаються юридичною особою та діють на підставі виданої їм довіреності. Будь-яких спеціальних вимог до оформлення довіреності для керівника відокремленого підрозділу в законодавстві немає. Підставою для її видачі є акт органу управління товариством (протокол загальних зборів учасників, рішення учасника, протокол засідання наглядової ради), яким особу призначено керівником відокремленого підрозділу господарського товариства. Нотаріально посвідчувати довіреність необов’язково, утім, за бажанням зробити це можна.

При складанні тексту довіреності важливо звернути увагу на коло повноважень, які надаються керівнику філії чи іншого відокремленого підрозділу. Їх умовно ділять на дві групи — повноваження за поданням юрособи перед іншими суб’єктами господарювання (зокрема, при укладенні правочинів) та повноваження за поданням юрособи в суді та інших державних органах.

Етап 5. Наділення філії певним майном

Як уже зазначалося, відмітною рисою філій та інших відокремлених підрозділів є наділення їх відокремленим майном із можливістю самостійної реалізації щодо нього тих прав, які було делеговано керівнику відокремленого підрозділу. Майно передається (відокремлюється) у тому обсязі та якості, які необхідні для здійснення відокремленим підрозділом автономної діяльності від імені підприємства. Так, згідно зі ст. 8 Закону про бухоблік підприємство має можливість виділення на окремий баланс філій, представництв, відділень та інших відокремлених підрозділів, які зобов’язані вести бухгалтерський облік, з наступним уключенням їх показників до фінансової звітності підприємства.

Крім того, як уже зазначалося, юридична особа може відкривати через свої філії та представництва рахунки в банках (п. 6.1 ст. 6 Закону України «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346).