Вы нам писали. Утеряны талоны на ГСМ: каковы налоговые последствия

Утеряны талоны на ГСМ: каковы налоговые последствия

Предприятия — владельцы автотранспортных средств уже давно оценили преимущества заправки горючим с помощью талонов. Во-первых, нет необходимости выдавать наличные водителям. Во-вторых, цена топлива фиксируется на момент его оплаты и сохраняется на весь срок действия талонов. В-третьих, талоны обычно принимаются во всей сети АЗС продавца, что позволяет водителю выбрать удобную точку заправки на маршруте движения. Однако, как и у любой другой вещи, у талонов есть свой недостаток — они теряются. Столкнулся с такой проблемой и наш читатель, обратившийся в редакцию с просьбой разъяснить налоговые последствия этой ситуации. Выполняем его просьбу.

Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Правила № 1442 — Правила розничной торговли нефтепродуктами, утвержденные постановлением КМУ от 20.12.97 г. № 1442.

Порядок № 1379 — Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 01.11.2011 г. № 1379.

Инструкция № 281 — Инструкция о порядке приема, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и в организациях Украины, утвержденная приказом Министерства топлива и энергетики Украины, Министерства экономики Украины, Министерства транспорта и связи Украины, Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 20.05.2008 г. № 281/171/578/155.

Остановимся на всех нюансах проблемной ситуации, в которой оказался наш читатель.

Предприятие, имеющее на балансе несколько автомобилей, заключило договор с продавцом нефтепродуктов о приобретении ГСМ через сеть его АЗС с использованием талонов.

На основании данного договора на текущий счет продавца перечислена необходимая сумма средств в качестве 100 % предоплаты, после чего согласно договору право собственности на ГСМ перешло от продавца к покупателю.

Приобретенное топливо на основании акта приема-передачи передано продавцу на ответственное хранение.

На оплаченное количество топлива продавцом выданы покупателю талоны определенных номиналов с нанесенными на них штрих-кодами по видам горючего, серийным обозначением и индивидуальным номером. Срок действия талонов — 3 месяца.

На сумму предоплаты (по первому событию) продавцом выписана налоговая накладная, на основании которой покупателем отражен у себя налоговый кредит по НДС.

Полученные талоны предприятие выдает водителям с тем, чтобы они по мере необходимости могли обменять их на соответствующее количество топлива на АЗС.

Однако один из водителей потерял два талона на бензин А95 номиналом 20 л на общую сумму 451,20 грн.

Можно ли восстановить утерянные талоны? Возникают ли какие-либо налоговые последствия в связи с утерей талонов?

Чтобы ответить на поставленные вопросы, рассмотрим общий порядок отпуска ГСМ по талонам, вариант выхода из ситуации без налоговых последствий, а также те случаи, когда без налоговых последствий не обойтись.

Отпуск нефтепродуктов потребителям осуществляется на основании договоров или за наличные (п. 7.1 Инструкции № 281).

При этом, как указывает п. 10 Правил № 1442, расчеты за проданные нефтепродукты с применением согласно договорам талонов или ведомостей на отпуск нефтепродуктов осуществляются исключительно через учреждения банков.

Дадим определение талону. Для этого обратимся к разд. 3 Инструкции № 281. Здесь сказано, что талон представляет собой специальный талон, приобретенный на условиях и по отпускной цене установленного номинала, подтверждающий право его собственника на получение на АЗС фиксированного количества ГСМ определенного наименования и марки, указанных на нем.

Таким образом, талон — это документ, который подтверждает право покупателя на получение уже оплаченного топлива, хранящегося на АЗС. При этом талоны не являются средством платежа за ГСМ, поскольку их оплата уже предварительно осуществлена по безналичному расчету. На то, что талоны на отпуск топлива не являются средствами платежа, указали и налоговики в консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2009, № 13, с. 11.

Форму, содержание и степень защиты бланков талонов устанавливает их эмитент, т. е. предприятие — поставщик ГСМ. На талоне обязательно должны быть указаны его серийный и порядковый номера (п.п. 10.3.3.1 Инструкции № 281).

Как правило, талоны бывают многоразового использования и содержат номинал, вид и марку топлива. АЗС могут выпускать талоны различного номинала на приобретение различных марок топлива (например, 5 л, 10 л, 20 л и т. д. на бензин, дизельное топливо, газ).

Подробнее с порядком приобретения и использования ГСМ вы можете ознакомиться в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 88, с. 4.

Для приобретения топлива с использованием талонов прежде всего с его продавцом (собственником АЗС) заключается соответствующий договор. В нем указываются марка и вид ГСМ, их стоимость, способ получения (в данном случае — талоны), перечень АЗС, которые отпускают топливо, момент перехода права собственности, срок действия талонов. Также в договоре предусматриваются варианты действий с просроченными, поврежденными талонами (например, продление, обмен на денежные средства или другие талоны) и утерянными талонами (в частности, блокирование, аннулирование или восстановление).

Поэтому в случае утери талонов предприятию следует, руководствуясь договором, побыстрее обратиться к своему контрагенту — поставщику нефтепродуктов (или его представителю в регионе) с письменной заявкой о блокировании или аннулировании этих талонов.

Проверить, погашены ли к этому моменту утерянные талоны, поставщику должно быть несложно, ведь заправка таким способом отражается в сменном отчете АЗС по форме № 17-НП (п.п. 10.3.3.2 Инструкции № 281), в котором приводятся, в частности, данные о количестве поступившего и отпущенного топлива. Такой отчет после завершения каждой смены материально ответственное лицо АЗС составляет в двух экземплярах, первый из которых с приложенными первичными документами (ТТН, талонами, ведомостями установленной формы и т. п.) передает в свою бухгалтерию, а второй оставляет у себя (пп. 16.1, 16.2 Инструкции № 281).

Так что если талонами никто не успел воспользоваться вместо вас, приобретенное топливо будет в сохранности. Каким именно образом оплаченное количество ГСМ может быть получено покупателем на АЗС в создавшихся условиях, каждый поставщик решает самостоятельно. Например, вместо утерянных талонов предприятию могут быть выданы дубликаты либо предложен другой удобный вариант заправки. В любом случае никаких налоговых последствий ни для предприятия, ни для водителя, потерявшего талоны, здесь не будет.

Если с поставщиком нефтепродуктов о восстановлении утерянных талонов договориться не удалось (например, блокирование, восстановление, замена, продление талонов не предусмотрены договором) или их уже успел использовать кто-то другой, топливо по этим талонам по понятным причинам никогда не сможет быть получено предприятием. А это, с налоговой точки зрения, расценивается как использование, не связанное с хозяйственной деятельностью субъекта предпринимательства.

Налог на добавленную стоимость. При сложившихся обстоятельствах от предприятия потребуется откорректировать ранее отраженный налоговый кредит по НДС, приходящийся на стоимость «утраченных» ГСМ, начислив на основании п. 189.1 НКУ налоговые обязательства по НДС по основной ставке исходя из цены приобретения данных ГСМ и выписав самому себе налоговую накладную в двух экземплярах (оба из которых остаются у предприятия) с указанием в ней типа причины «13» (т. е. в связи с использованием производственных или непроизводственных средств, других товаров/услуг не в хозяйственной деятельности) (п. 8 Порядка № 1379).

Эта налоговая накладная в день возникновения налоговых обязательств заносится в раздел I Реестра выданных и полученных налоговых накладных с учетом таких особенностей:

— в графе 4 проставляется вид документа — «ПНП13» или «ПНЕ13»;

— в графу 5 предприятием вписывается свое наименование;

— в графе 6 проставляется нуль («0»).

Остальные графы Реестра заполняются в общем порядке.

Налог на прибыль. В налогово-прибыльном учете стоимость «утраченных» ГСМ не включается в состав налоговых расходов также по причине их нехозяйственного использования. При этом, правда, сумма компенсации прямых убытков, полученная от виновного лица, не попадет в состав налоговых доходов предприятия (п.п. 136.1.5 НКУ), что подтверждают и специалисты Миндоходов в консультации, размещенной в разделе 102.06.06 ЕБНЗ.

Обратите внимание на то, что работник, по вине которого были утеряны талоны на ГСМ, может быть привлечен работодателем к материальной ответственности в порядке, предусмотренном КЗоТ, ведь недостача талонов приводит к недостаче ГСМ.

По общему правилу, в случае нанесения работником материального ущерба предприятию наступает ограниченная материальная ответственность. Это означает, что работник возмещает ущерб, причиненный предприятию при выполнении трудовых обязанностей, лишь в пределах нанесенного ущерба, но не более своего среднего месячного заработка (ст. 133 КЗоТ). Сумма ущерба, превышающая этот размер, работником не возмещается. Если же фактическая сумма ущерба меньше среднего месячного заработка, то работник обязан возместить всю сумму причиненного работодателю ущерба. При этом размер нанесенного ущерба определяют по фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета, исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа в соответствии с установленными нормами (абз. 1 ст. 135³ КЗоТ). Также имейте в виду, что ограниченная материальная ответственность в названном случае наступает только при нанесении вреда по небрежности. Если имели место умышленная порча или уничтожение, то ответственность будет полной. Подробно вопросы привлечения к материальной ответственности работников предприятия рассмотрены в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 11, с. 111.

Так что для работника, потерявшего талоны на ГСМ, сложившуюся ситуацию приятной не назовешь. Тем более что тому есть еще одна причина — обложение стоимости «утраченного» топлива НДФЛ.

Налог на доходы физических лиц. Если «рассеянный» водитель не компенсировал предприятию стоимость «утраченного» топлива, то в целях налогообложения она рассматривается как дополнительное благо, полученное от работодателя, и подлежит обложению НДФЛ с применением «натурального» коэффициента (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ). Такой доход отражается в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком «126».

Стоимость горючего не является объектом для начисления и удержания ЕСВ, поскольку она не относится к фонду оплаты труда.

Подобных проблем у вас не должно быть, если для заправки своих «железных коней» вы пользуетесь топливной картой (смарт-картой). Обычно она обслуживается с обязательным введением ПИН-кода, который можно сменить неограниченное количество раз по мере необходимости, а это уже определенная гарантия безопасности. К тому же у предприятия есть возможность оперативного получения информации о фактах заправки автомобилей в сети АЗС (номер карты, дата заправки, адрес АЗС, вид ГСМ, количество литров). Карта блокируется по заявке в любой момент.

Как видим, сохранность приобретенного топлива зависит не только от внимательности водителей, но и от выбранного предприятием способа заправки автомобилей. Желаем вам избежания потерь и успешного решения вопросов!