Темы статей
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Годовая инвентаризация: самые важные моменты

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Декабрь, 2013/№ 97
Печать
Статья
img 1

инвентаризация

img 2

Годовая инвентаризация: самые важные моменты

Традиционно перед составлением годовой финансовой отчетности предприятия проводят инвентаризацию. И хотя эта обязательная процедура довольно известна, тем не менее, каждый раз она открывает свои неизведанные, а порой попросту подзабытые «грани».

Как же организовать инвентаризационный процесс? В какой последовательности проводить инвентаризацию? Какие специфические особенности сопровождают инвентаризационную работу в отношении тех или иных активов и обязательств? Какими документами оформить результаты инвентаризации? Как урегулировать инвентаризационные расхождения?

На эти и многие другие «инвентаризационные» вопросы давайте найдем ответы вместе.

Наталья Белова, Татьяна Войтенко, налоговые эксперты

Инвентаризация: проводим по порядку

Проверить и документально подтвердить наличие, состояние и оценку материальных и нематериальных активов, другого имущества, капитала, инвестиций, расчетов, резервов и обязательств позволяет один из важнейших методов бухгалтерского учета — инвентаризация. Проводится таковая дабы обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия (ст. 10 Закона о бухучете).

Случаи и периодичность инвентаризации

Сразу скажем, что по охвату проверяемого имущества инвентаризации бывают полными (сплошными) и выборочными (частичными), а по основаниям проведения — плановыми (предсказуемыми) и внеплановыми (внезапными).

Полные инвентаризации охватывают их объекты (вид имущества, место хранения) полностью. Выборочные же имеют целью установить состояние и наличие отдельных ценностей в месте хранения. Например, выборочная инвентаризация проводится по тем ценностям, в отношении которых предприятием получен отказ поставщиков удовлетворить претензии вследствие их недогрузки или когда подобные претензии получены от покупателей.

Сроки проведения плановых инвентаризаций на предприятии предварительно утверждаются, а подготовка к ним заключается в проведении комплекса подготовительных работ по группированию, размещению материальных ценностей в порядке, удобном для подсчета, измерения и взвешивания. В то время как каждая внезапная инвентаризация начинается выполнением подготовительных мероприятий уже в присутствии инвентаризационной комиссии. Подготовительные процедуры состоят также в завершении проработки документов по движению ценностей, определении остатков последних на начало инвентаризации.

При этом в обязанности руководителя предприятия входит организация проведения инвентаризации в самые кратчайшие сроки и с наименьшими затратами.

В общем случае порядок и сроки проведения инвентаризации регламентированы Инструкцией № 69. Но есть в данном вопросе и исключения. К примеру, особые правила инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них, а также драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в отходах и ломе, установлены Инструкцией № 84, а нефти и нефтепродуктов — Инструкцией № 281. Однако мы в рамках данного материала остановимся лишь на порядке проведения инвентаризации, предусмотренном Инструкцией № 69.

При этом уточним, что вопросы инвентаризации регулирует также Положение № 158. Поэтому имейте в виду: его требования распространяются не только на инвентаризацию, связанную с передачей в аренду и приватизацией имущества госпредприятий, но и на все прочие случаи проведения инвентаризации с учетом особенностей, предусмотренных Инструкцией № 69 (п. 11 Инструкции № 69). На этот факт указывал в свое время и Минфин в письме от 21.10.2003 г. № 31-04200-30-23/154.

Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяет руководитель предприятия

Так, инвентаризация может проводиться раз в месяц, квартал, полугодие, год или с любой другой периодичностью. Однако существуют случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным. Они перечислены в пп. 3, 4 и 6 Инструкции № 69. Для вашего удобства мы приведем их в табл. 1.

Таблица 1. Случаи проведения обязательной инвентаризации

№ п/п

Случаи проведения обязательной инвентаризации

Дата проведения

1

2

3

1

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

Не ранее 1 октября*

2

При смене материально ответственных лиц

На день приема-передачи дел

3

При установлении фактов хищения или злоупотреблений, порчи ценностей

На день установления таких фактов

4

При получении отказа поставщика удовлетворить претензию о недогрузке товаров или при получении от покупателя претензии о недогрузке товаров проводится выборочная инвентаризация тех товаров, на которые заявлены такие претензии

На дату получения претензии (отказа поставщика удовлетворить претензию)

5

При коллективной (бригадной) материальной ответственности — в случае смены руководителя коллектива (бригадира), выбытия из коллектива (бригады) более половины его членов и по требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады)

На дату наступления перечисленных событий

6

При передаче предприятий и их структурных подразделений**

На дату передачи

7

В случае ликвидации предприятия

Перед составлением промежуточного ликвидационного баланса

8

По судебному решению или на основании должным образом оформленного документа органа, который согласно закону имеет право требовать проведения инвентаризации

В срок, указанный в документе соответствующего органа, но не ранее получения предприятием такого документа

9

При передаче имущества госпредприятия в аренду, приватизации имущества госпредприятия, преобразовании госпредприятия в акционерное общество, в других законодательно предусмотренных случаях

В сроки, установленные Положением № 158, т. е. на последнее число месяца, на которое осуществляется оценка имущества

10

В случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия

На день после окончания таких явлений

* Инвентаризация зданий, сооружений и прочих недвижимых объектов основных средств может проводиться один раз в 3 года, а библиотечных фондов — по решению руководителя предприятия один раз в 5 лет или ежегодно с охватом инвентаризацией не менее 20 % единиц библиотечного фонда с обязательным завершением начатой инвентаризации этого имущества в структурном подразделении (у материально ответственного лица) в течение 30 дней. ** Инвентаризация может не проводиться при передаче предприятий и их структурных подразделений в пределах одного органа, в сфере управления которого находятся эти предприятия.

 

Во всех перечисленных случаях проведения обязательной инвентаризации проверяется наличие и состояние не только собственных активов, но и имущества, которое не принадлежит предприятию и учет которого ведется на забалансовых счетах (например, имущества, принятого по договорам аренды, комиссии, ответственного хранения и т. д.). Исключение составляют случаи проведения инвентаризации при получении отказа поставщика удовлетворить претензию о недогрузке товара или при получении такой претензии от покупателя товаров. В этой ситуации проводится инвентаризация только тех товаров, которые заявлены в указанных претензиях (п. 6 Инструкции № 69).

Между тем, кроме оговоренных Инструкцией № 69 случаев, существуют и другие, когда предприятие обязано позаботиться о проведении инвентаризации. Так, по предписаниям п.п. 20.1.9 НКУ контролирующие органы имеют право в ходе проверки требовать от плательщиков налогов проведения инвентаризации основных средств, ТМЦ и денежных средств, в том числе снятия остатков ТМЦ и наличных. При этом игнорирование подобного требования налоговиков может стать основанием для применения административного ареста имущества налогоплательщика. В рассматриваемой ситуации инвентаризация должна быть проведена до окончания проверки, поскольку ее результаты повлияют и на результаты проверки тоже.

Изучив случаи, в которых проведение инвентаризации является обязательным, перейдем к порядку ее осуществления.

img 3Состав инвентаризационных комиссий и их функции

Для проведения инвентаризации на предприятии должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п.п. 11.1 Инструкции № 69). Состав такой комиссии утверждает руководитель предприятия своим приказом, а входят в нее руководители подразделений и главный бухгалтер. Данную комиссию возглавляет руководитель предприятия или его заместитель.

Необходимость введения в состав инвентаризационной комиссии главного бухгалтера обусловлена тем, что в ходе инвентаризации могут быть выявлены недостачи или потери имущества вследствие хищения либо порчи, в результате чего потребуется списание их с баланса, как это предусматривает Инструкция № 291. А согласно ч. 7 ст. 8 Закона о бухучете материалы, связанные с недостачей или возмещением потерь от недостачи, хищения и порчи активов предприятия, оформляются как раз при участии главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия работает на предприятии круглый год, но самостоятельно не проводит инвентаризацию, а выполняет в основном организационные, регулирующие и контрольные функции, перечисленные в п.п. 11.3 Инструкции № 69.

Непосредственно проведением инвентаризации на конкретных объектах и конкретного имущества занимаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе инженера, технолога, механика, производителя работ, товароведа, экономиста, бухгалтера и др. При этом в круг лиц рабочей инвентаризационной комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризируемые ценности, цены и первичный учет. Как правило, состав рабочих инвентаризационных комиссий оговаривают непосредственно в приказе на проведение инвентаризации. Возглавляют такие комиссии представители руководителя предприятия, который назначил инвентаризацию. Особо заметьте: не разрешается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии при инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц одного и то же работника два года подряд.

Помните, что материально ответственные лица в состав инвентаризационных комиссий входить не могут, поскольку они являются лицами, которых проверяют

Инвентаризация проводится полным составом инвентаризационной комиссии и в обязательном присутствии материально ответственного лица (п.п. 11.2 Инструкции № 69).

Впрочем, если член инвентаризационной комиссии отсутствует по уважительной причине, например в связи с болезнью или командировкой, руководитель предприятия или другое должностное лицо, которое утвердило состав инвентаризационной комиссии, соответствующим распоряжением может осуществить его замену. На это обращает внимание Минфин в письме от 15.12.2003 г. № 31-04200-30-23/191.

Безусловно, на крупных предприятиях функции постоянно действующей и рабочей инвентаризационных комиссий различны: первая организует работу и принимает решения по результатам инвентаризации, а вторая — собственно и проводит инвентаризацию в местах хранения и производства ценностей.

Вместе с тем на малых предприятиях допустимо, чтобы члены постоянно действующей инвентаризационной комиссии самостоятельно проводили инвентаризацию, т. е. одновременно являлись и членами рабочей инвентаризационной комиссии. Однако по распоряжению руководителя все равно должна быть создана постоянно действующая комиссия. Перед началом инвентаризации в таком случае следует издать приказ о создании рабочей инвентаризационной комиссии, в которую и будут входить члены постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Для наглядности перечислим функции постоянно действующей и рабочей инвентаризационных комиссий в табл. 2.

Таблица 2. Функции инвентаризационной комиссии

Вид комиссии

Выполняемые функции

Подпункт Инструкции № 69

1

2

3

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия

— организует проведение инвентаризации; — проводит инструктаж с членами рабочих инвентаризационных комиссий; — осуществляет контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период; — проверяет правильность определения результатов инвентаризации, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей, а также другие нарушения; — рассматривает письменные пояснения лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей; — отражает в протоколе свои предложения по регулированию выявленных недостач и потерь, а также по зачету пересортицы. В протоколе должны быть приведены сведения о причинах и о лицах, виновных в недостачах, потерях и излишках и примененные к ним меры; — проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, заслушивает на своих заседаниях руководителей подразделений по этому вопросу

П.п. 11.3

Рабочая инвентаризационная комиссия

— проводит инвентаризацию имущества, товарно-материальных ценностей, средств, ценных бумаг и прочих денежных документов и незавершенного производства в местах хранения и производства; — принимает участие совместно с бухгалтерией предприятия в определении результатов инвентаризации и разрабатывает предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли; — вносит предложения по упорядочению приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью, а также относительно реализации не нужных предприятию материальных ценностей и имущества; — несет ответственность: за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации согласно приказу руководителя предприятия; за полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках проверяемого имущества, материальных ценностей, денежных средств и документов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;

— оформляет протокол с указанием в нем состояния складского хозяйства, результатов инвентаризации и заключений по ним, предложений о зачете недостач и излишков по пересортице, списания недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач

П.п. 11.4

 

Этапы проведения инвентаризации

 

Любая инвентаризация на предприятии проходит в четыре этапа. Представим их в виде схемы.

 

img 4

img 5

img 6

 

Важно! Результаты инвентаризации могут быть перепроверены в ходе контрольной проверки. Такую проверку проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия при участии членов рабочей комиссии и материально ответственных лиц после окончания инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции и т. д.), где проводилась инвентаризация. При этом проверяются наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом материальные ценности (п.п. 11.6 Инструкции № 69).

Если в ходе контрольной проверки выявлены значительные расхождения между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки, назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей. А первый состав рабочей комиссии, допустивший нарушения в ходе инвентаризации, должен быть привлечен к ответственности.

Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляют Актом, форма которого приведена в приложении № 1 к Инструкции № 69. Регистрацию проведенных контрольных проверок осуществляет бухгалтерия предприятия в Книге регистрации контрольных проверок инвентаризаций по форме приложения № 2 к Инструкции № 69.

Ну вот, с общим порядком проведения инвентаризации разобрались, а теперь рассмотрим особенности инвентаризации конкретных активов и обязательств предприятия.

Инвентаризируем основные средства

Основные средства относятся к активам предприятия, для которых, в свою очередь, Инструкцией № 69 установлен единый порядок проведения такой нелегкой процедуры, как инвентаризация. Вместе с тем, ввиду разнородности и разнофункциональности материальных ценностей, объединяемых понятием «основные средства», специфика проведения их инвентаризации все же присутствует.

Поэтому именно на таких моментах акцентируем ваше внимание.

 

Порядок проведения инвентаризации

 

По предписаниям п.п. «б» п. 3 Инструкции № 69 инвентаризация основных средств должна проводиться ежегодно в период с 1 октября по 31 декабря (в обязательном порядке перед составлением годовой бухгалтерской отчетности). Правда, некоторые объекты основных средств инвентаризировать ежегодно вовсе не требуется. Так, исключение из правил составляют случаи инвентаризации:

— зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных средств — может проводиться один раз в 3 года;

— библиотечных фондов (в зависимости от избранного предприятием подхода к ее проведению) — по решению руководителя предприятия либо один раз в 5 лет, либо ежегодно с охватом инвентаризацией не менее 20 % единиц библиотечного фонда с обязательным ее завершением в структурном подразделении (у материально ответственного лица) в течение 30 дней.

Ну а теперь перейдем непосредственно к процедурным моментам инвентаризации основных средств.

Для начала очертим цели, которые ставятся перед инвентаризацией основных средств. Так, основные задачи инвентаризации основных средств определены п. 7 Инструкции № 69, согласно которому таковыми являются:

— проверка фактического наличия основных средств (сопоставление учетных данных с фактическими, выявление расхождений — излишков, недостач);

— выявление активов, не используемых предприятием;

— проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств;

— проверка реальной стоимости числящихся на балансе основных средств (решение вопроса о необходимости проведения их переоценки — дооценки, уценки).

Понятно, что инвентаризация любых ценностей, а значит, и основных средств возможна только при наличии соответствующего распорядительного документа (приказа) по предприятию, а также созданной инвентаризационной комиссии.

Еще до начала инвентаризации основных средств упомянутой инвентаризационной комиссии следует проверить:

— наличие и состояние регистров аналитического учета основных средств (инвентарных карточек, инвентарных книг или описей);

— наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

— наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием в аренду, на ответственное хранение, во временное пользование или залог. При отсутствии соответствующих документов принимаются меры для их получения или оформления;

— наличие документов на объекты основных средств, переведенные на консервацию или выведенные из эксплуатации в связи с реконструкцией, техническим перевооружением и другими улучшениями.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в них должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации недвижимости инвентаризационная комиссия обязана проверить наличие документов, подтверждающих нахождение объектов в собственности предприятия

Точно так же, в ходе проведения инвентаризации основных средств проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, подтверждающих право собственности предприятия на них (п.п. 11.7 Инструкции № 69).

Перед проведением инвентаризации у материально ответственных лиц в письменной форме берут расписки в подтверждение того, что все приходные и расходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию, принятые объекты оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Кстати сказать, расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи основных средств формы № 1-инв, утвержденной постановлением № 241 (далее — Инвентаризационная опись).

Важно! Проведение инвентаризации возможно только полным составом инвентаризационной комиссии и исключительно в присутствии материально ответственного лица (п.п. 11.2 Инструкции № 69).

После проведения вышеперечисленных подготовительных процедур инвентаризационная комиссия в обязательном порядке:

— проверяет фактическое наличие объектов основных средств и производит осмотр каждого объекта основных средств в натуре;

— заносит в Инвентаризационные описи полное наименование каждого объекта, его назначение, инвентарный номер и краткую информацию о техническом состоянии объекта;

— при выявлении объектов, которые не числятся в учете, а также объектов, по которым в учетных регистрах отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, включает в Инвентаризационную опись недостающие или правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям указывается их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), общая полезная площадь, число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и др.; по мостам — местонахождение, использованные материалы и основные размеры; по дорогам — тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширина полотна и т. п. Одновременно с этим инвентаризационная комиссия обязана выяснить, когда и по чьему распоряжению возведены выявленные инвентаризацией неучтенные объекты, куда списаны затраты на их возведение, и отразить это в протоколе. Оценка объектов, обнаруженных во время инвентаризации, на которые отсутствуют приходные документы, осуществляется в порядке, определенном законодательством об оценке имущества, имущественных прав и профессиональной оценочной деятельности (т. е. с привлечением специалиста-оценщика). На это указывает Минфин в письме от 22.02.2010 г. № 31-34000-20-27/3776;

— составляет отдельные Инвентаризационные описи на арендованные, находящиеся на хранении или в залоге объекты основных средств, а также на объекты, временно не используемые в связи с реконструкцией, консервацией или капитальным ремонтом. Описи арендованных объектов составляются отдельно по каждому арендодателю. В них, кроме установленных сведений, указывается также наименование арендодателя и срок аренды;

— оценивает фактическое состояние объектов (пригодны ли к дальнейшей эксплуатации или нет), выявляет объекты основных средств, не соответствующие установленным П(С)БУ 7 критериям признания активом, причины такого несоответствия, а также объекты, по которым полностью начислена амортизация, но которые продолжают эксплуатироваться. Так, например, объекты, не соответствующие критериям основных средств, комиссия может порекомендовать перевести в состав других активов (ТМЦ, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т. п.), списать с баланса (если объекты не соответствуют критериям признания активом);

— при выявлении пригодных для использования объектов основных средств, остаточная стоимость которых согласно учетным данным равна нулю, оформляет предложения об определении их справедливой и ликвидационной стоимости (п.п. 11.7 Инструкции № 69);

— устанавливает объекты основных средств, полезность которых уменьшилась, и определяет причины такого уменьшения, а также выявляет объекты основных средств, причины уменьшения полезности которых перестали существовать;

— анализирует ранее определенные сроки полезного использования объектов основных средств;

— в случае выявления объектов основных средств, остаточная стоимость которых существенно отличается от их справедливой стоимости, устанавливает наличие оснований для проведения их переоценки (дооценки, уценки);

— получает объяснения материально ответственных лиц о причинах недостач и излишков, а также других явлений, в результате которых предприятие потерпело убытки;

— составляет протокол заседания, в котором указывает все недостатки, установленные в ходе инвентаризации основных средств;

— рассматривает возможность проведения зачета недостач и излишков по пересортице, списания недостачи или взыскания ущерба с виновных лиц;

— вносит предложения по вопросам упорядочения использования и хранения объектов основных средств.

В Инвентаризационные описи основные средства заносятся по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта с указанием инвентарного номера, изготовителя, года выпуска, первоначальной стоимости, суммы износа, срока полезного использования и других сведений. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Обратите внимание: на объекты, ввод в эксплуатацию которых не оформлен в установленном порядке (независимо от их фактической эксплуатации), инвентаризационные комиссии должны составить отдельные Инвентаризационные описи.

Как быть, если инвентаризационная комиссия установила тот факт, что выполненные работы капитального характера (к примеру, надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (например, снос отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете предприятия? В таком случае она должна определить сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта и привести в Инвентаризационной описи данные о произведенных изменениях. В то же время инвентаризационная комиссия должна установить виновных в этом лиц и причины, по которым конструктивные изменения тех или иных объектов не получили отражения в учетных регистрах.

Машины, оборудование и силовые установки заносятся в Инвентаризационные описи индивидуально с указанием инвентарного номера, предприятия-изготовителя по техническому паспорту, года выпуска, назначения, мощности и т. д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений предприятия и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в Инвентаризационных описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельные Инвентаризационные описи

В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, приведшие эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. д.). Списание таких объектов осуществляется в соответствии с действующим порядком.

Основные средства, которые ремонтируются на других предприятиях, вносятся в Инвентаризационную опись на основании документов о сдаче объектов в ремонт.

Те объекты основных средств, которые на дату проведения инвентаризации будут вне предприятия (находящиеся в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины и т. п.), должны быть проинвентаризированы инвентаризационной комиссией до момента временного выбытия их с такого предприятия.

При проведении инвентаризации библиотечных фондов инвентаризационная комиссия определяет способ проведения инвентаризации; выявляет ошибки, допущенные при шифровке документов, расстановке фонда, оформлении выдачи документов пользователям, а также устанавливает задолженность пользователей перед библиотекой, выявляет дублетные документы, документы, не отвечающие профилю комплектования фонда подразделения или библиотеки в целом, и документы, требующие ремонта, переплета и т. п. В случае установления факта отсутствия документа проводится его поиск в срок, установленный правилами пользования библиотекой, но не более 30 дней.

Помните: инвентаризации подлежат не только собственные основные средства, находящиеся непосредственно на предприятии (или переданные в аренду, на ответственное хранение и т. д.), но и основные средства, не принадлежащие предприятию (арендованные, принятые на ответственное хранение), учет которых ведется на забалансовых счетах (п. 5 Инструкции № 69). При этом Инвентаризационные описи арендованных объектов составляются отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр Инвентаризационной описи арендованных основных средств высылается (передается) арендодателю.

По окончании инвентаризации основных средств у материально ответственных лиц снова отбирают расписки в том, что все ценности, поименованные в Инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в их присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии они не имеют, а ценности, перечисленные в описи, находятся на их ответственном хранении.

 

Документальное оформление

Для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, компьютерной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т. д.) применяется, повторим, Инвентаризационная опись основных средств формы № инв-1, утвержденная постановлением № 241.

Здесь стоит обратить внимание на следующее. Несмотря на то, что постановление № 241 было принято еще во времена СССР, его положения продолжают действовать и поныне. Ведь с тех пор «своя» форма для отражения данных инвентаризации основных средств в Украине так и не появилась, а как предусмотрено постановлением Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 г. № 1545-ХII, до принятия соответствующих актов законодательства Украины на территории республики по вопросам, не урегулированным законодательством Украины, применяются акты законодательства Союза ССР. Кстати, на правомерность применения субъектами хозяйствования типовых форм первичной документации, утвержденных постановлением № 241, обращал внимание и Госкомстат в письме от 30.01.2003 г. № 03-04-05/18. К тому же, применять упомянутые типовые формы первичной учетной документации до утверждения новых предписывает также п. 13 Положения № 158.

В то же время никто не запрещает предприятию доработать существующую форму Инвентаризационной описи формы № инв-1 и дополнить ее необходимыми с его точки зрения реквизитами либо использовать самостоятельно разработанную форму с учетом требований ст. 9 Закона о бухучете.

Инвентаризационная опись составляется инвентаризационной комиссией, как правило, в одном экземпляре отдельно по каждому местонахождению ценностей и каждому должностному лицу, ответственному за сохранность основных средств. При этом, как того требует п. 5 Инструкции № 69, на основные средства, полученные в аренду (учитываемые на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы») или находящиеся на ответственном хранении (учитываемые на забалансовом счете 023 «Материальные ценности на ответственном хранении»), составляются отдельные Инвентаризационные описи формы № инв-1. Такие описи оставляются в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а второй направляется собственнику такого имущества.

Инвентаризационную опись члены инвентаризационной комиссии заполняют непосредственно во время проведения инвентаризации

Впрочем, при большой номенклатуре инвентарных объектов и автоматизированном ведении бухгалтерского учета целесообразнее, чтобы графы 1 — 6 Инвентаризационной описи формы № инв-1 еще до начала инвентаризации были заполнены бухгалтерией предприятия. Это позволит избежать несовпадений названий и характеристик основных средств, зафиксированных в бухгалтерском учете и занесенных в Инвентаризационную опись, что иногда случается при проведении инвентаризации. Тогда в описи комиссия заполняет графу 7 о фактическом наличии инвентарных объектов. При выявлении во время инвентаризации объектов основных средств, которые не отражены в бухгалтерском учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, комиссия должна включить недостающие сведения в Инвентаризационную опись. В частности, должны быть приведены данные о дате их приобретения или сооружения (п.п. 11.7 Инструкции № 69).

Стоит отметить, что графа 6 «Номер паспорта» Инвентаризационной описи заполняется на основные средства, содержащие драгоценные металлы.

Как установлено п. 18 Положения № 158, основные средства должны вноситься в Инвентаризационную опись по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта с указанием:

— инвентарного номера;

— изготовителя;

— года выпуска;

— первоначальной стоимости;

— суммы износа;

— срока полезного использования;

— других сведений.

Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, он вносится в Инвентаризационную опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Еще раз повторим: на основные средства, принятые в аренду, Инвентаризационная опись составляется отдельно.

Форма Инвентаризационной описи № инв-1 рассчитана для отражения данных инвентаризации на три даты. На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения основных средств во время инвентаризации.

Строки Инвентаризационной описи, оставшиеся незаполненными, прочеркиваются.

После оформления в установленном порядке Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, где на выявленные недостачи и излишки составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № инв-18), утвержденная постановлением № 241.

Приведем образец заполнения Инвентаризационной описи основных средств формы № инв-1.

 

img 7
img 8
img 9

Инвентаризируем запасы

Одним из объектов бухгалтерского учета, подлежащих инвентаризации, являются запасы. Проведение их инвентаризации заключается в проверке фактического наличия, условий хранения и реальной стоимости. Порядок проведения инвентаризации запасов описан в Инструкции № 69. Рассмотрим его подробнее.

Порядок проведения инвентаризации

Перед началом инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц (например, при коллективной материальной ответственности) следует взять расписку в том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы переданы бухгалтерской службе и все ТМЦ, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

Инвентаризация ТМЦ проводится полным составом инвентаризационной комиссии путем проверки их наличия на местах хранения или использования в присутствии материально ответственных лиц. Запасы вносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию.

Проверка фактического наличия ТМЦ включает в себя их пересчет, взвешивание, измерение и проверку пригодности. Причем масса (объем) навалочных материалов может определяться на основе обмеров и технических расчетов. Акты обмеров и расчетов прилагаются к описи.

Перевешивание, обмер, подсчет ТМЦ проводятся в порядке размещения ценностей в данном помещении, не допуская беспорядочного перехода комиссии от одного вида ценностей к другому. При хранении ТМЦ в различных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опечатывается и комиссия переходит в следующее помещение (п.п. «а» п.п. 11.8 Инструкции № 69).

Если инвентаризация ценностей в помещении, где они хранятся, не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение следующих дней. После того как инвентаризационная комиссия оставила это помещение, председатель инвентаризационной комиссии опечатывает его. Во время перерыва в работе инвентаризационной комиссии инвентаризационные описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В инвентаризационных описях МБП указываются их наименование и первоначальная стоимость. МБП, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по месту их нахождения и по лицам, на ответственном хранении которых они находятся. Допускается составление групповых инвентаризационных описей МБП, выданных в индивидуальное пользование работникам, с указанием в них ответственных за эти предметы лиц (на которых ведутся личные карточки) с их распиской в описи (п.п. «е» п.п. 11.8 Инструкции № 69). Если предметы спецодежды находятся в ремонте или стирке, они вносятся в инвентаризационные описи на основании квитанций предприятий бытового обслуживания, других предприятий или организаций.

Тара вносится в инвентаризационную опись по видам (текстильная, стеклянная и т. п.), целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта).

При инвентаризации ценностей, находящихся в пути, а также находящихся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии), проверяется обоснованность сумм, учтенных на соответствующих счетах. Такие суммы признаются, если они подтверждены надлежащим образом оформленными документами.

ТМЦ, переданные в переработку на другие предприятия, вносятся в инвентаризационную опись на основании подтверждающих документов с указанием наименования перерабатывающего их предприятия, наименования ценностей, количества, фактической стоимости по данным учета, даты передачи их в переработку, номера и даты документа.

Количество запасов, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов. При этом обязательной проверке в натуре подвергается часть указанных ценностей (п.п. «в» п.п. 11.8 Инструкции № 69).

В приходных документах на ТМЦ, которые поступили на объект и приняты во время инвентаризации, материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии проставляет отметку «после инвентаризации» со ссылкой на дату отдельной описи, в которую включены эти ценности. После этого такую надпись заверяет председатель рабочей инвентаризационной комиссии (п.п. «г» п.п. 11.8 Инструкции № 69). При этом в отдельной инвентаризационной описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» указывают: дату поступления ценностей, поставщика, наименование ТМЦ, количество, цену и общую сумму.

Учтите: в отдельных случаях во время проведения инвентаризации с разрешения руководителя предприятия и главного бухгалтера в присутствии членов инвентаризационной комиссии может осуществляться отпуск ТМЦ. В такой ситуации отпущенные ТМЦ заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации», а в расходных документах проставляется соответствующая отметка в порядке, аналогичном для ценностей, поступивших во время инвентаризации. Такую надпись заверяет председатель рабочей инвентаризационной комиссии (п.п. «д» п.п. 11.8 Инструкции № 69).

Обратите внимание: порядок проведения инвентаризации отдельных запасов регулируется не Инструкцией № 69, а другими нормативными документами, устанавливающими свои специфические особенности. Например, при инвентаризации ГСМ нужно руководствоваться требованиями Инструкции № 281, а инвентаризация драгоценных металлов и камней проводится с учетом норм Инструкции № 84.

Документальное оформление

Данные инвентаризации запасов оформляются путем составления инвентаризационных описей отдельно на ТМЦ (п.п. «б» п.п. 11.8 Инструкции № 69):

находящиеся на предприятии. При этом составляется Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей формы № инв-3, утвержденной постановлением № 241, или типовой формы № М-21, утвержденной приказом Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов» от 21.06.96 г. № 193. Последняя форма утверждена позднее. Однако многим предприятиям удобнее использовать старую форму № инв-3, поскольку она содержит больше необходимой информации. В частности, в ней есть графы для сравнения данных о фактическом наличии ТМЦ с данными бухгалтерского учета и расписка материально ответственного лица. Важно, что Госкомстат не возражает против использования формы № инв-3, а значит, по своему усмотрению предприятие может применять любую из этих двух форм (см. письма от 26.05.2004 г. № 03-04-05/41 и от 15.07.2010 г. № 14/2-18/72).

Инвентаризационная опись составляется в одном экземпляре отдельно по каждому местонахождению и материально ответственному лицу или группе лиц, на хранении которых находятся ценности. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

Если при проведении инвентаризации по условиям организации производства инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу произвести подсчет материальных ценностей и записать их в Инвентаризационную опись формы № инв-3 или типовой формы № М-21, применяется Инвентаризационный ярлык формы № инв-2, утвержденной постановлением № 241. Ярлык заполняется инвентаризационной комиссией в одном экземпляре и хранится вместе с пересчитанными ТМЦ по месту их нахождения. Данные формы № инв-2 используются для заполнения Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей;

находящиеся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке). При этом составляется Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение формы № инв5, утвержденной постановлением № 241. В описи делается ссылка на соответствующие документы о передаче таких ТМЦ. Данная опись составляется инвентаризационной комиссией в одном экземпляре;

принятые на ответственное хранение (на комиссию, в переработку). Их вписывают в отдельную Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение, формы № инв-5, утвержденной постановлением № 241. Копии инвентаризационных описей направляются собственникам ценностей;

находящиеся в пути (например, отгруженные поставщиком по железной дороге и не прибывшие на дату проведения инвентаризации на предприятие). При этом составляется Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, формы № инв-6, утвержденной постановлением № 241. Эта форма заполняется в одном экземпляре на основании документов, которые подтверждают нахождение ТМЦ в пути.

На выявленные в ходе инвентаризации не пригодные для использования в хозяйственной деятельности ценности (испорченные, просроченные и т. п.) составляются отдельные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещаются обособленно.

В бухгалтерии данные всех инвентаризационных описей сверяются с данными бухгалтерского учета. В случае обнаружения расхождений (излишков или недостач) по таким ТМЦ составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № инв-19, утвержденная постановлением № 241). По ТМЦ, находящимся на ответственном хранении, составляются отдельные сличительные ведомости.

Результаты инвентаризации обобщаются на заседании рабочей инвентаризационной комиссии и оформляются протоколом

В протоколе отражаются (п.п. 11.4 Инструкции № 69):

— информация о состоянии складского хозяйства предприятия;

— результаты инвентаризации и выводы по ним;

— предложения комиссии по зачету недостач и излишков по пересортице;

— предложения о списании недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием принятых мер по предупреждению таких потерь и недостач.

Все материалы по инвентаризации и протокол рабочей инвентаризационной комиссии передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии, которая, в свою очередь (п.п. 11.3 Инструкции № 69):

— проверяет правильность выведения результатов инвентаризации;

— проверяет обоснованность предложений по зачету пересортицы ценностей во всех местах их хранения;

— рассматривает письменные пояснения лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения;

— фиксирует в своем протоколе предложения по регулированию выявленных недостач и потерь от порчи ценностей, а также зачетам по пересортице. В указанном протоколе должны быть приведены сведения о причинах и о лицах, виновных в недостачах, потерях и излишках, а также о принятых к ним мерах.

Протокол постоянно действующей инвентаризационной комиссии в пятидневный срок рассматривает и утверждает руководитель предприятия (п.п. «в» п.п. 11.12 Инструкции № 69).

После утверждения протокол приобретает силу распорядительного документа и становится основанием (первичным документом) для осуществления записей в бухгалтерском учете (см. письмо Минфина от 13.12.2004 г. № 31-04200-30-10/22823).

Утвержденные результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете предприятия в месяце завершения инвентаризация, но не позднее декабря отчетного года (п.п. «г» п.п. 11.12 Инструкции № 69).

Инвентаризируем нематериальные активы

Порядок проведения инвентаризации

Информация о наличии и движении НМА отражается на счете 12 «Нематериальные активы».

Порядок проведения инвентаризации НМА оговаривает разд. VII Методрекомендаций № 1327

Согласно этому документу инвентаризация НМА и оформление ее результатов происходят в общем порядке, установленном Инструкцией № 69. Так что при инвентаризации НМА в соответствии с п. 7 Инструкции № 69:

— устанавливают фактическое наличие НМА;

— выявляют расхождения между фактическим наличием НМА и их наличием по данным бухгалтерского учета (расчет инвентаризационных разниц — излишков и недостач);

— выявляют неиспользуемые НМА;

— определяют реальную стоимость НМА и при необходимости проводят их переоценку.

Вместе с тем присущая НМА особенность («нематериальность» формы) обязывает при их инвентаризации учитывать важные нюансы.

Так, наличие объектов НМА инвентаризационная комиссия устанавливает:

— по документам, которые послужили основанием для их оприходования,

— или дополнительно по документам, которыми оформлены (т. е. подтверждаются) соответствующие права.

В частности, с целью идентификации объектов НМА проверяют наличие и действительность документов, которые удостоверяют правомерность получения прав собственности, прав использования объектов интеллектуальной собственности (патентов, свидетельств, дипломов, лицензий, договоров и т. п.).

Кроме того, в ходе инвентаризации выясняют, соответствуют ли имеющиеся активы критериям отнесения к НМА, установленным П(С)БУ 8, а также оценивают фактическое состояние инвентаризируемых объектов (пригодны к дальнейшему использованию или нет).

Те НМА, которые не пригодны к дальнейшему использованию в хозяйственном обороте и не отвечают требованиям П(С)БУ 8, подлежат списанию с баланса на основании оформленного Акта выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов типовой формы № НА-3. Эта форма утверждена приказом № 732.

Документальное оформление

img 10Сведения о выявленных в процессе инвентаризации объектах НМА инвентаризационная комиссия заносит в Инвентаризационную опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов типовой формы № НА-4, которая также утверждена приказом № 732.

Как видно из названия, данная форма предназначена только для объектов права интеллектуальной собственности в составе НМА. Однако исходя из положений п. 7.2 Методрекомендаций № 1327 Минфин предлагает применять ее для оформления результатов инвентаризации всех имеющихся на предприятии НМА.

Впрочем, предприятие с учетом особенностей своей деятельности может дополнить утвержденную типовую форму № НА-4 новыми реквизитами (если в этом возникает необходимость). Добро на это дает и Госкомстат (см. письмо от 07.03.2007 г. № 14/2-25/149).

Инвентаризационную опись типовой формы № НА-4 составляют в одном экземпляре отдельно по каждому местонахождению объектов НМА и по каждому лицу, ответственному за использование объектов НМА. В опись включается каждый отдельный объект НМА.

Если в ходе инвентаризации выявлены объекты НМА, которые по каким-либо причинам не были отражены в учете, то их инвентаризационная комиссия также заносит в Инвентаризационную опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов типовой формы № НА-4. Эти объекты оценивают в порядке, определенном законодательством об оценке имущества, имущественных прав и профессиональной оценочной деятельности.

Для постановки их на учет составляют Акт ввода объекта нематериальных активов в хозяйственный оборот. При его составлении за основу берут Акт ввода в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов типовой формы № НА-1, утвержденной приказом № 732.

После оформления Инвентаризационной описи типовой формы № НА-4 рабочая инвентаризационная комиссия передает ее в бухгалтерию для заполнения данных о количестве, стоимости объектов НМА и сумме накопленной амортизации по данным бухгалтерского учета (графы 8 — 10 Инвентаризационной описи).

По результатам инвентаризации комиссия оформляет протокол, в котором отражает выводы и предложения относительно урегулирования инвентаризационных разниц.

На выявленные в ходе инвентаризации расхождения (недостачи, излишки) бухгалтерия составляет сличительную ведомость. К ней должны быть приложены письменные пояснения лиц, ответственных за сохранность и использование НМА.

Инвентаризируем незавершенное производство

Порядок проведения инвентаризации

Давайте вспомним, что представляет собой незавершенное производство (далее — НЗП). Поможет нам в этом п. 6 П(С)БУ 9. Согласно данному пункту под НЗП понимают не законченные обработкой и сборкой детали, узлы, изделия и незаконченные технологические процессы.

На предприятиях, выполняющих работы и предоставляющих услуги, НЗП состоит из расходов на выполнение неоконченных работ (услуг), в отношении которых предприятие еще не признало доход.

Именно такие материальные ценности (расходы на неоконченные работы (услуги)) подлежат изучению в ходе инвентаризации НЗП. Законченные же обработкой ценности (т. е. готовая продукция) инвентаризируем в составе ТМЦ (подробнее см. с. 17).

Из-за особенностей производственного цикла каждого конкретного предприятия единого алгоритма проведения инвентаризации НЗП любого вида нет. Однако при инвентаризации НЗП нужно учитывать общие правила, которые изложены в п.п. 11.9 Инструкции № 69. С ними мы сейчас и ознакомимся.

Так, инвентаризацию НЗП проводят, чтобы:

— определить фактическое наличие не законченных обработкой полуфабрикатов, продукции и общей суммы затрат в НЗП;

— выявить фактическую комплектность НЗП, обеспеченность сборки деталями;

— выявить неучтенный брак;

— определить остатки НЗП по аннулированным заказам, а также по тем, выполнение которых приостановлено;

— определить соответствие фактического расхода сырья и материалов на единицу продукции с их расходом по нормативам;

— проверить правильность распределения затрат по видам продукции и уточнения себестоимости выпущенной продукции.

В описи НЗП не включают сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся около рабочих мест и не начатые обработкой (п.п. «б» п.п. 11.9 Инструкции № 69)

Такие запасы фиксируют в инвентаризационных описях ТМЦ или отдельных инвентаризационных описях остатков материалов и полуфабрикатов, не подвергшихся обработке.

Заготовки НЗП должны быть приведены в порядок, который обеспечил бы правильность и удобство подсчета их количества. Остатки НЗП проверяют путем фактического подсчета, взвешивания, измерения.

Количество сырья и материалов, которые входят в состав неоднородной массы или смеси в НЗП, определяют с применением технических расчетов (п.п. «в» п.п. 11.9 Инструкции № 69). При этом в описях приводят два количественных показателя: (1) количество этой массы или смеси и (2) количество сырья и материалов, входящих в ее состав.

А что, если в НЗП находятся не законченные сборкой узлы? В таком случае определяют количество израсходованных на их сборку деталей. Для этого не законченные сборкой узлы, находящиеся в НЗП, разукомплектовывают в специальных ведомостях.

Подсчитанное при проведении инвентаризации фактическое число деталей и полуфабрикатов фиксируют в инвентаризационных описях по каждому цеху (участку) и материально ответственному лицу. В них указывают наименования заделов, стадии и степени готовности. После этого фактическое количество НЗП сопоставляют с данными количественного (оперативного) учета деталей. Путем такого сравнения выявляют недостачи и излишки деталей, а также скрытый брак.

Обнаруженный в ходе инвентаризации брак оформляют работники отдела технического контроля. Окончательно забракованные детали в состав НЗП не включаются.

Инвентаризацию НЗП проводят с периодичностью и в сроки, которые устанавливает руководитель предприятия с учетом перечня обязательных оснований для ее проведения, предусмотренных Инструкцией № 69.

В то же время есть производственные предприятия, которые остатки НЗП инвентаризируют ежемесячно, поскольку без этого показателя невозможно установить себестоимость готовой продукции.

Документальное оформление

В связи с отсутствием единого алгоритма проведения инвентаризации НЗП не существует и типовой формы инвентаризационной описи НЗП. Поэтому каждое предприятие самостоятельно устанавливает порядок инвентаризации НЗП с учетом своей специфики и отраслевых инструкций по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции, а также разрабатывает индивидуальную инвентаризационную опись.

Предприятия с несложным производственным процессом при инвентаризации НЗП используют Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей формы № инв-3, утвержденную постановлением № 241. Остальные же предприятия корректируют эту форму «под себя» (например, меняют состав и наименование граф, строк, позиций) или даже разрабатывают собственные формы первичных документов для оформления инвентаризации НЗП.

Инвентаризируем незавершенное капитальное строительство и ремонт

Порядок проведения инвентаризации

Наличие и объем незавершенного капитального строительства и незаконченных ремонтов устанавливается при инвентаризации путем проверки их в натуре.

Инвентаризацию капитального строительства проводят по каждому отдельному объекту строительства и по каждому материально ответственному лицу

При инвентаризации незавершенного капитального строительства рабочая инвентаризационная комиссия проверяет состояние законсервированных объектов, строительство которых временно приостановлено, устанавливает причины и основания для их консервации. Также фиксируют наличие в составе незавершенного капитального строительства оборудования, переданного для монтажа, который фактически не начат (п.п. «г» п.п. 11.9 Инструкции № 69).

По полностью построенным и фактически введенным в эксплуатацию объектам без оформления надлежащих документов, а также по завершенным, но по каким-либо причинам не введенным в эксплуатацию объектам в отдельных инвентаризационных описях указывают причины задержки оформления документов и сдачи в эксплуатацию таких объектов (п.п. «д» п.п. 11.9 Инструкции № 69).

На объекты, строительство которых прекращено, а также на проектно-изыскательские работы в отношении неосуществленного строительства, которые подлежат списанию с баланса, составляют отдельные инвентаризационные описи. В них приводят данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причины прекращения (неосуществления) строительства.

В инвентаризационных описях незавершенного капитального строительства указывают наименование объекта, объем выполненных работ по видам, конструктивным элементам, оборудованию.

При инвентаризации незавершенных ремонтов члены инвентаризационной комиссии:

— изучают первичные документы, на основании которых осуществляется ремонт основных средств;

— проверяют соответствие фактических расходов на ремонт объекта основных средств сметной стоимости ремонта, рассчитанной до постановки такого объекта на ремонт;

— определяют степень готовности ремонтируемого объекта, подсчитывают экономию или перерасход средств;

— делают выводы о целесообразности продолжения затяжных и/или дорогостоящих ремонтов;

— анализируют причины приостановления ремонта отдельных объектов основных средств, ремонтные работы по которым прекращены.

На незаконченный капитальный ремонт зданий, сооружений, машин, оборудования и других объектов составляют отдельный акт. В нем указывают: название ремонтируемого объекта, опись и процент выполненных работ, сметную и фактическую стоимость выполненных работ.

Инвентаризацию незавершенного ремонта основных средств (зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и т. п.) оформляют Актом инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма № инв-10, утвержденная постановлением № 241). Этот акт инвентаризационная комиссия составляет в одном экземпляре на основании проверки состояния работ в натуре. Данная форма объединяет в себе показатели инвентаризационной описи и сличительной ведомости. То есть результат инвентаризации (экономия или перерасход) фиксируют непосредственно в ней.

Бухгалтерия предприятия заполняет в Акте графы 1 — 6, 8 и 9, а затем передает его рабочей инвентаризационной комиссии. Комиссия на основании проверки состояния ремонтных работ заполняет графу 7 Акта, подписывает его и передает в бухгалтерию.

Инвентаризируем наличные

Порядок проведения инвентаризации

При проведении инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе предприятия, необходимо руководствоваться нормами сразу трех нормативных документов — Инструкции № 69, Положения № 637 и Положения № 158.

В соответствии с п. 7 Инструкции № 69 основными задачами инвентаризации кассы, в частности, являются:

— выявление фактического наличия денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов;

— установление излишка или недостачи денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

— проверка соблюдения условий и порядка хранения денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов.

Для проведения инвентаризации наличности и других ценностей в кассе предприятия его руководителем издается приказ, которым назначается инвентаризационная комиссия и устанавливаются сроки ее проведения. При этом периодичность проведения такой инвентаризации руководитель определяет самостоятельно, кроме случаев, прямо оговоренных п. 3 Инструкции № 69 (см. с. 4).

Процедура инвентаризации кассы включает в себя (п. 4.10 Положения № 637) пересчет фактического наличия:

наличных денежных средств (в национальной и в иностранной валюте);

денежных документов (почтовых марок, оплаченных проездных билетов, оплаченных путевок в санатории, пансионаты, дома отдыха и т. п.);

ценных бумаг (векселей, акций, инвестиционных сертификатов и т. д.);

чековых книжек.

Непосредственно перед инвентаризацией у каждого материально ответственного лица (лица, отвечающего за сохранность денежных средств) берется расписка, которой оно подтверждает, что к началу данной инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства, сданные в бухгалтерию, и вся денежная наличность, поступившая под его ответственность, оприходованы, а выбывшая списана в расход (п. 4.10 Положения № 637). Это необходимо для исключения возможных заявлений кассира (после проведения инвентаризации кассы) о наличии у него документов, не включенных в последний отчет. Упомянутая расписка содержится в преамбуле Акта о результатах инвентаризации имеющихся денежных средств, форма которого установлена приложением 7 к Положению № 637.

Саму же инвентаризацию кассы инвентаризационная комиссия проводит в такой последовательности:

— вначале записывает последние номера приходного и расходного кассовых ордеров;

подсчитывает фактическое наличие в кассе наличных денежных средств, денежных документов, ценных бумаг и т. д.;

— проверяет правильность оприходования и списания наличных денежных средств, а также оформления денежных документов;

сопоставляет фактическое наличие наличных денежных средств, денежных документов, ценных бумаг и т. п. с данными бухгалтерского учета;

оформляет Акт о результатах инвентаризации имеющихся денежных средств.

В ходе инвентаризации комиссия проверяет все наличные денежные средства, хранящиеся в кассе, путем полного их покупюрно-помонетного пересчета

Пересчитанный комиссией остаток наличных денег в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Если предприятие применяет РРО, то комиссия сверяет имеющуюся на месте проведения кассиром расчетов наличность с суммой, указанной в дневном Х-отчете РРО (в РК и КУРО).

Будьте внимательны! Никакие документы или расписки в остаток наличности не включаются. Точно так же заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному инвентаризируемому предприятию, во внимание не принимаются. Это четко оговорено п. 37 Положения № 158.

Наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная кассовыми документами*, считается излишком (п. 4.10 Положения № 637). Если при инвентаризации комиссией выявлено, что наличных денежных средств в кассе хранится меньше, нежели числится по данным учета, то такая ситуация расценивается как недостача.

* Кассовыми документами по п. 1.2 Положения № 637 являются документы (кассовые ордера и ведомости на выплату денег, расчетные документы, квитанции программно-технических комплексов самообслуживания, ведомости закупки сельскохозяйственной продукции, другие приходные и расходные кассовые документы), с помощью которых в соответствии с законодательством Украины оформляются кассовые операции, отчеты об использовании средств, а также соответствующие журналы установленной формы для регистрации этих документов и книги учета.

В процессе инвентаризации, как уже упоминалось, комиссия также должна проверить правомерность оприходования и выдачи наличности из кассы и правильность документального оформления операций с наличными денежными средствами с применением таких первичных кассовых документов, как:

— приходные кассовые ордера (типовая форма № КО-1) и расходные кассовые ордера (типовая форма № КО-2);

— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 или КО-3а);

— реестр депонированной заработной платы;

— книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег (типовая форма № КО-5);

— кассовая книга (типовая форма № КО-4).

В случае автоматизированного ведения кассовой книги предприятием проверяется к тому же правильность работы программных средств обработки кассовых документов.

Отдельно подчеркнем: проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии не допускается (п.п. 11.2 Инструкции № 69).

Документальное оформление

По окончании инвентаризации денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе предприятия, для фиксации ее итогов составляется уже не раз называвшийся Акт о результатах инвентаризации имеющихся денежных средств, форма которого приведена в приложении 7 к Положению № 637 (далее — Акт).

Упомянутый Акт оформляется в двух экземплярах, подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом (т. е. кассиром), которое, ко всему прочему, подтверждает, что:

— денежные средства, указанные в Акте, находятся у него на хранении под его ответственность;

— все имеющиеся денежные средства проверены комиссией в его присутствии;

— претензий к инвентаризационной комиссии такое лицо не имеет.

Один экземпляр Акта передается в бухгалтерию предприятия, а второй — остается у материально ответственного лица.

В случае смены материально ответственных лиц Акт составляется в трех экземплярах. Один из них передается в бухгалтерию, второй вручается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, а третий — материально ответственному лицу, принявшему ценности.

В Акте указываются данные о фактическом наличии денежных средств и других ценностей в кассе предприятия, а также их остаток по данным бухгалтерского учета. Наличность в иностранной валюте вносится в Акт с указанием названия и суммы иностранной валюты, курса НБУ, действовавшего на дату проведения инвентаризации, суммы иностранной валюты в пересчете в денежную единицу Украины (п. 37 Положения № 158).

Если во время инвентаризации в кассе выявлены недостачи или излишки ценностей, то в Акте комиссия отражает соответствующую сумму таких недостач или излишка и выясняет обстоятельства их возникновения

Для этого материально ответственное лицо дает письменные пояснения причин, вследствие которых возникли недостачи или излишки. Также в Акт заносится решение, принятое руководителем предприятия, в этом отношении.

Обнаруженный в процессе инвентаризации излишек впоследствии приходуется в кассе посредством выписки приходного кассового ордера или путем проведения через РРО с помощью операции «Служебное внесение». Сумма излишка засчитывается в доход соответствующего предприятия (в бухгалтерском учете — по предписаниям п. 5 П(С)БУ 15 с отражением по кредиту субсчета 719 «Прочие доходы от операционной деятельности», в налоговом — согласно п.п. 135.5.4 НКУ как прочий доход).

Сумма недостачи денежных средств в кассе предприятия взыскивается с виновного лица в полном объеме (как правило, это кассир, с которым заключен договор о полной материальной ответственности). На объект обложения налогом на прибыль сумма недостачи наличности, даже несмотря на то что в бухгалтерском учете она может быть включена в расходы, никоим образом не повлияет ввиду отсутствия связи таких сумм с хозяйственной деятельностью предприятия. В то же время при возмещении материально ответственным лицом суммы недостачи она не увеличит доход на основании п.п. 136.1.5 НКУ.

Инвентаризируем бланки строгой отчетности

Порядок проведения инвентаризации

Выше мы уже отметили, что при проведении инвентаризации кассы проверяют фактическое наличие и условия хранения не только наличных денежных средств, но также и ценных бумаг, чековых книжек и других денежных документов. Одновременно с этим инвентаризируют и бланки документов строгой отчетности.

Как и инвентаризация любых других ценностей, инвентаризация бланков документов строгой отчетности проводится по решению руководителя предприятия, но не реже одного раза в год перед составлением годовой финансовой отчетности.

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица, отвечающего за сохранность ценностей, берется расписка о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на ценности сданы в бухгалтерию и все бланки документов строгой отчетности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Забегая вперед, скажем, что подобная расписка включена в заголовочную часть Инвентаризационной описи ценностей и бланков документов строгой отчетности (форма № инв-16*).

* Форма утверждена постановлением № 241.

В процессе проведения инвентаризации бланков документов строгой отчетности инвентаризационная комиссия, созданная приказом руководителя предприятия, обязана:

— проверить их фактическое наличие по видам бланков (с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков) и сопоставить полученные данные с данными бухгалтерского учета;

— подсчитать фактическую и номинальную (если таковая предусмотрена) стоимость бланков строгой отчетности по каждому месту их хранения и материально ответственному лицу;

— проверить правильность ведения, а также свое­временность составления специальных документов первичного учета бланков строгой отчетности, утвержденных приказом Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности» от 11.03.96 г. № 67, а именно: приходно-расходных накладных на бланки строгой отчетности (типовая форма № СЗ-1), приходно-расходных книг по учету бланков строгой отчетности (типовая форма № СЗ-2), актов на списание использованных бланков строгой отчетности (типовая форма № СЗ-3), актов проверки наличия бланков строгой отчетности (типовая форма № СЗ-4), карточек-справок по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (типовая форма № СЗ-5). Если для бланков документов строгой отчетности применяют другие специальные формы первичных документов, то тогда проверяют их. Так, для трудовых книжек это будут утвержденные приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277: Книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-9), Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10), Акты на списание бланков трудовых книжек или вкладышей к ним (типовая форма № П-11);

— установить наличие аннулированных (испорченных) бланков строгой отчетности.

Документальное оформление

Результаты инвентаризации фактического наличия бланков строгой отчетности, а также выявленные количественные расхождения между данными инвентаризации и данными бухгалтерского учета отражают в Инвентаризационной описи ценностей и бланков документов строгой отчетности (форма № инв-16).

Кстати, в пользу того, чтобы для оформления результатов инвентаризации бланков документов строгой отчетности предприятия применяли именно форму № инв-16, высказался в свое время Госкомстат в письме от 30.01.2003 г. № 03-04-05/18.

В Инвентаризационную опись бланков документов строгой отчетности подлежат внесению их название, номер, серия и номинальная стоимость (п. 37 Положения № 158). При наличии документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем.

Инвентаризационная опись формы № инв-16 составляется в двух экземплярах, подписывается инвентаризационной комиссией и материально ответственным лицом

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию предприятия, а второй остается у материально ответственного лица, которое принимает бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение.

При смене материально ответственных лиц данная Инвентаризационная опись составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).

Графы 1 — 8 Инвентаризационной описи формы № инв-16 еще до начала инвентаризации заполняет бухгалтерия предприятия, после чего опись передают инвентаризационной комиссии. Комиссия непосредственно при проведении инвентаризации заполняет графы 9 — 10 описи о фактическом наличии бланков документов строгой отчетности. Потом подписанная всеми членами комиссии и материально ответственным лицом опись передается в бухгалтерию. Работник бухгалтерии отражает в ней наличие бланков документов строгой отчетности по учетным данным. Затем непосредственно в форме № инв-16 определяются результаты инвентаризации (излишек или недостача).

На последней странице Инвентаризационной описи формы № инв-16 перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации.

Отметим также, что при выявлении результатов инвентаризации бланки документов строгой отчетности принимаются к учету в сумме фактически понесенных расходов на их приобретение. Для установления учетного остатка «строгих» бланков используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

Инвентаризируем расчеты

Инвентаризация расчетов, напомним, заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах учета дебиторской и кредиторской задолженности. То есть в ходе проведения инвентаризации расчетов инвентаризационной комиссии предстоит установить наличие у предприятия дебиторской и кредиторской задолженности, оценить ее реальную величину, определить сроки возникновения такой задолженности и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности, если это имеет место, а также принять меры для устранения расхождений по выявленным суммам.

Порядок проведения инвентаризации

Процедура проведения инвентаризации расчетов, в том числе дебиторской задолженности, определена п.п. 11.11 Инструкции № 69. Одновременно с этим, предприятиям нужно также руководствоваться нормами П(С)БУ 10 и П(С)БУ 11, устанавливающих правила признания и оценки дебиторской и кредиторской задолженности.

В процессе инвентаризации дебиторская и кредиторская задолженности подлежат проверке на предмет соблюдения срока исковой давности, обоснованности сумм, числящихся на счетах учета расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, по полученным и выданным векселям, полученным заемным средствам, с под­отчетными лицами, депонентами, прочими дебиторами и кредиторами.

Согласно п.п. «а» п.п. 11.11 Инструкции № 69 инвентаризация дебиторской задолженности начинается с того, что предприятие-кредитор для подтверждения реальности суммы задолженности направляет (передает) предприятиям-дебиторам скрепленные подписью и печатью выписки с регистров аналитического учета о числящейся за ними задолженности в форме Акта сверки расчетов. В таких Актах указываются номер договора, дата и сумма перечисления средств или дата и сумма отгрузки товаров (работ, услуг). В свою очередь, предприятие-дебитор в течение 10 дней со дня получения акта сверки обязано вернуть его подписанным с подтверждением суммы задолженности либо же с обоснованными возражениями.

В аналогичном порядке подтверждаются и суммы кредиторской задолженности.

Особо тщательной проверке должны быть подвергнуты суммы задолженности поставщикам по неотфактурованным поставкам (когда отсутствуют расчетные документы на полученные материальные ценности). На них после их проверки бухгалтерия обязана затребовать от поставщиков расчетно-платежные документы. Поставщики обязаны предоставить покупателям такие документы либо сообщить причины непредоставления последних. Если у поставщика не значится задолженности, он также обязан поставить в известность покупателя об отсутствии такой задолженности (п.п. «б» п.п. 11.11 Инструкции № 69).

После подписания актов сверки расчетов с покупателями (заказчиками), поставщиками (подрядчиками), прочими дебиторами и кредиторами на соответствующих счетах их бухгалтерского учета должны оставаться исключительно согласованные суммы задолженностей

В тех отдельных случаях, когда до конца отчетного периода (года) не удалось устранить возникшие разногласия или расшифровать невыясненные расхождения, допускается отражение расчетов с дебиторами и кредиторами каждой из сторон в своем балансе в суммах, вытекающих из записей в бухгалтерском учете и признаваемых ею правильными. Причем, если дебитор и кредитор не согласуют расхождения, то именно заинтересованная сторона (т. е. предприятие-кредитор) обязана принять меры к урегулированию таких расхождений в установленном порядке. То есть она вправе передать материалы о таких разногласиях для принятия решения в хозяйственный суд (п.п. «в» п.п. 11.11 Инструкции № 69, письмо Минфина от 18.09.2007 г. № 31-34000-10-10/18896).

Кроме сказанного, во время проведения инвентаризации расчетов инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

— принятые меры по взысканию дебиторской задолженности;

— суммы кредиторской и дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности. При этом в случае выявления безнадежной дебиторской задолженности она подлежит списанию по решению руководителя на расходы предприятия или за счет созданного резерва сомнительных долгов. Кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности отражается в составе прочих доходов от операционной деятельности;

— правильность расчетов с учреждениями банков, финансовыми, налоговыми и казначейскими органами, а также структурными подразделениями предприятия, выделенными на отдельные балансы.

Суммы по расчетам с банками, финансовыми, налоговыми и казначейскими органами должны быть согласованы с ними в обязательном порядке

Отражение в балансе неурегулированных сумм по таким задолженностям недопустимо (п.п. «г» п.п. 11.11 Инструкции № 69);

— задолженность подотчетных лиц. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам, а также «неотчитанные» суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу, даты их выдачи и причины образования;

— реальность задолженности перед работниками предприятия. Во время инвентаризации задолженности работникам предприятия выявляются суммы своевременно невостребованной заработной платы, подлежащей зачислению в состав депонентов. Одновременно с этим проверяются суммы и выявляются причины возникновения переплат рабочим и служащим;

— правильность и обоснованность сумм задолженностей по недостачам и хищениям, а также принятые меры по взысканию этой задолженности. Инвентаризация задолженности по недостачам и потерям от порчи ценностей должна обеспечить проверку причин, по которым задерживается рассмотрение материалов по выявленной недостаче и отнесение ее на виновных лиц или списание в установленном порядке. В акте инвентаризации расчетов по возмещению материальных убытков указываются фамилия должника, за что и когда возник долг, дата принятия решения суда или другого органа (добровольного согласия должника) о возмещении суммы материального ущерба, а если такое решение не принято, то указывается, когда предприятием предъявлен иск и сумма задолженности на дату инвентаризации (п. 42 Положения № 158).

Документальное оформление

Документальное оформление инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами заключается в составлении Актов сверки расчетов со всеми предприятиями-контрагентами, а также Акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № инв-17, утвержденной постановлением № 241, и Справки (приложение к форме № инв-17) к нему.

Касательно Акта сверки расчетов отметим, что законодательно утвержденной его формы не существует. Между тем на практике в качестве образца зачастую используют форму, приведенную в приложении 1 к приказу Минэкономики, Минфина, Госкомстата от 10.11.98 г. № 148/234/383 (далее — приказ № 148/234/383).

Как вариант, допустимо использование самостоятельно разработанной формы Акта сверки расчетов с указанием всех реквизитов, присущих первичному документу согласно ст. 9 Закона о бухучете. В частности, в Актах сверки расчетов приводятся такие данные:

— название документа;

— дата и место его составления;

— название предприятия, от имени которого составлен документ;

— название предприятия-контрагента, с которым осуществляется сверка взаиморасчетов;

— период, за который проводится сверка;

— название, дата составления и номер документа, на основании которого возникла (погашена) задолженность;

— сумма дебиторской (кредиторской) задолженности по данным предприятия-кредитора (дебитора);

— сумма задолженности по данным предприятия-контрагента;

— расхождения в сумме задолженности между данными предприятий-контрагентов;

— подписи представителей предприятий.

Особо заметьте: Акт сверки расчетов подписывается уполномоченными представителями предприятий-контрагентов.

Здесь хотим обратить ваше внимание на один очень важный нюанс. Так, по нормам ст. 264 ГКУ течение исковой давности прерывается совершением лицом действия, свидетельствующего о признании им своего долга или другой обязанности. Исковая давность прерывается в случае предъявления лицом иска к одному из нескольких должников, а также если предметом иска является лишь часть требования, право на которую имеет истец. После прерывания течение исковой давности начинается заново. Время, прошедшее до прерывания течения исковой давности, в новый срок не засчитывается.

В свою очередь, по предписаниям ст. 8 Закона о бухучете главный бухгалтер или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, организует контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций, обеспечивает проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях предприятия.

Ссылаясь на вышеназванную статью Закона о бухучете, ВХСУ в постановлении от 05.09.2012 г. по делу № 5006/16/12/2012 приходит к выводу, что главный бухгалтер относится к уполномоченным лицам предприятия. А ввиду того, что форма Акта сверки расчетов, утвержденная приказом № 148/234/383, не требует подписания такого Акта руководителями предприятий (дебитора и кредитора), подписанные уполномоченными работниками бухгалтерской службы предприятий и скрепленные печатями сторон Акты сверки расчетов прерывают течение срока исковой давности.

Вполне очевидно, что наличие на Актах сверки расчетов двух подписей (руководителей и главных бухгалтеров предприятий-контрагентов) однозначно свидетельствует о прерывании течения срока исковой давности по подтвержденной задолженности

На практике, кстати, в рассылаемых (передаваемых) предприятиям-дебиторам Актах сверки расчетов изначально «забивают» две подписи.

Приведем пример заполнения Акта сверки расчетов.

 

img 11

 

Полученные от предприятий-дебиторов Акты сверки расчетов служат основой для заполнения Справки (приложение к форме № инв-17), которая составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. Вместе с тем сюда же включают данные о дебиторской и кредиторской задолженности, которая не подтверждена Актами сверки расчетов.

Упомянутую Справку составляют в одном экземпляре, указывая в ней: сведения о каждом дебиторе и кредиторе (название и адрес), за что числится задолженность, даты (с какого времени), суммы и основания возникновения задолженности (документ, подтверждающий ее возникновение). Отдельно при этом в Справке выделяют несогласованные суммы задолженностей, а также указывают причины и лиц, виновных в пропуске срока исковой давности по дебиторской задолженности (п.п. «д» п.п. 11.11 Инструкции № 69). Причем относительно дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности инвентаризационная комиссия обязана потребовать письменные пояснения от соответствующих работников (п. 47 Положения № 158).

Заметим, что при автоматизированном ведении бухгалтерского учета Справку к форме № инв-17 можно не составлять, поскольку ее заменяют оборотно-сальдовые ведомости по счетам расчетов с дебиторами и кредиторами, распечатанные из используемой предприятием компьютерной программы. Однако это касается только текущей задолженности предприятий. По задолженности с истекшим сроком исковой давности отдельную Справку составить все же придется (п.п. «д» п.п. 11.11 Инструкции № 69). При этом в такой Справке, повторим, наряду с другими сведениями в обязательном порядке указываются лица, виновные в пропуске срока исковой давности по дебиторской задолженности.

Результаты инвентаризации расчетов, как мы уже упоминали, оформляют Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № инв-17). Основанием для заполнения данного Акта инвентаризации расчетов является Справка (приложение к форме № инв-17).

В Акте инвентаризации расчетов следует перечислить наименование проинвентаризированных счетов (субсчетов), указать суммы выявленной подтвержденной и не подтвержденной Актами сверки расчетов дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, а также суммы кредиторской и дебиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности (п. 43 Положения № 158). На необходимости включения в Акт инвентаризации расчетов данных как о согласованных задолженностях, так и не подтвержденных Актами сверки расчетов акцентировал внимание Минфин в письме от 18.09.2007 г. № 31-34000-10-10/18896.

Акт по форме № инв-17 составляется инвентаризационной комиссией в одном экземпляре, подписывается председателем и всеми членами комиссии, а затем передается в бухгалтерию.

Указанный Акт инвентаризации расчетов вместе Актами сверки расчетов после принятия решения собственником (руководителем) предприятия об урегулировании расхождений в данных о задолженности является основанием для отражения соответствующих сумм в бухгалтерском учете в составе текущей, сомнительной, безнадежной задолженности и прочих операционных доходов (П(С)БУ 10 и П(С)БУ 11, письмо Минфина от 13.12.2004 г. № 31-04200-30-10/22823).

Выявленная в результате инвентаризации расчетов безнадежная дебиторская задолженность, в том числе задолженность, по которой истек срок исковой давности, исключается из активов (списывается с баланса) с одновременным уменьшением размера резерва сомнительных долгов. При недостаточности суммы данного резерва безнадежная дебиторская задолженность относится к прочим операционным расходам.

Инвентаризируем расходы будущих периодов и обеспечения предстоящих расходов и платежей

Порядок проведения инвентаризации

Расходы будущих периодов. Чтобы грамотно провести инвентаризацию расходов будущих периодов, нужно вспомнить, что они собой представляют. Понятие «расходы будущих периодов» расшифровывает п. 2.36 Методрекомендаций № 433. Согласно ему это расходы, которые были осуществлены в текущем или предыдущем отчетном периоде, но относятся к следующим отчетным периодам.

Примерный перечень расходов, которые можно отнести к расходам будущих периодов, дает Инструкция № 291. В этот перечень входят:

— расходы, связанные с подготовительными работами в сезонных отраслях промышленности;

— расходы, связанные с освоением новых производств и агрегатов;

— уплаченные авансом арендные платежи;

— оплата страхового полиса;

— оплата торгового патента;

— стоимость подписки на газеты, журналы, периодические и справочные издания и т. п.

Указанные расходы первоначально учитывают на счете 39 «Расходы будущих периодов», а затем в периоде их начисления списывают в состав расходов отчетного периода

При проведении инвентаризации расходов будущих периодов инвентаризационная комиссия:

— изучает первичные документы, на основании которых сформирован показатель счета 39 «Расходы будущих периодов»;

— проверяет реальность суммы расходов будущих периодов, зачисленной на баланс предприятия;

— выявляет расхождения между фактической суммой расходов будущих периодов, а также суммой таких расходов по данным бухгалтерского учета;

— проверяет правильность списания расходов будущих периодов в периоде их начисления в состав расходов отчетного периода.

Обеспечения предстоящих расходов и платежей. Напомним, что порядок создания и отражения в учете обеспечений предстоящих расходов и платежей регулирует П(С)БУ 11. Так, п. 4 данного П(С)БУ под обеспечением понимает обязательство с неопределенными суммой или временем погашения на дату баланса.

В свою очередь, согласно п. 13 П(С)БУ 11 обеспечения создаются для возмещения будущих операционных расходов на:

— оплату отпусков работникам;

— дополнительное пенсионное обеспечение;

— выполнение гарантийных обязательств;

— реструктуризацию, выполнение обязательств при прекращении деятельности;

— выполнение обязательств по обременительным контрактам и т. д.

Учет таких сумм предприятие ведет на счете 47 «Обеспечение предстоящих расходов и платежей».

Инвентаризацию обеспечений предстоящих расходов и платежей проводят с целью:

проверки обоснованности создания того или иного вида обеспечения. При этом учитывайте требования П(С)БУ 11. В соответствии с ними обеспечения создают при возникновении в результате прошлых событий обязательства, погашение которого, вероятно, приведет к уменьшению ресурсов, воплощающих в себе экономические выгоды, и если его оценка может быть достоверно определена. Обеспечения не создают для покрытия будущих убытков от деятельности предприятия (п. 14 П(С)БУ 11);

оценки правильности расчета суммы созданного обеспечения. Напомним, что сумма обеспечения определяется по правилам п. 16 П(С)БУ 11, т. е. по учетной оценке ресурсов (за вычетом суммы ожидаемого возмещения), необходимых для погашения соответствующего обязательства, на дату баланса. Обеспечения долгосрочных обязательств признаются в сумме их нынешней стоимости;

проверки правильности списания сумм обеспечений предстоящих расходов и платежей в периоде их использования. При этом учитывайте, что обеспечение используется для возмещения только тех расходов, для покрытия которых оно создано (п. 17 П(С)БУ 11);

оценки обоснованности размера обеспечений на дату проведения инвентаризации, а также соответствия таких обеспечений перечню создаваемых обеспечений. Такой перечень утверждает руководитель предприятия распорядительным документом. Если в результате инвентаризации установлено, что в будущем отсутствует вероятность выбытия активов для погашения обязательств, то сумма созданного обеспечения подлежит сторнированию (п. 18 П(С)БУ 11).

При проведении инвентаризации обеспечений предстоящих расходов и платежей руководствуемся требованиями п.п. 11.10 Инструкции № 69. В частности:

остаток обеспечения на выплату отпусков (в том числе отчисление на государственное социальное страхование из этих сумм) по состоянию на конец отчетного года определяем путем расчета, который базируется на количестве дней не использованного работниками предприятия ежегодного отпуска и среднедневной оплате труда работников. При этом среднедневная зарплата определяется в соответствии с Порядком № 100;

— при инвентаризации обеспечения на выплату предусмотренного законодательством вознаграждения за выслугу лет уточняем размер обеспечения, который не должен превышать суммы начисленного вознаграждения и подлежит отнесению в состав расходов производства и обращения (п.п. «б» п.п. 11.10 Инструкции № 69);

— к сумме обеспечений на выплату отпусков и вознаграждения за выслугу лет прибавляем отчисления на государственное социальное страхование с этих сумм (в части начислений) по установленным нормативам (п.п. «в» п.п. 11.10 Инструкции № 69);

— инвентаризация страхового резерва небанковского финансового учреждения, который создается для покрытия рисков невозврата основного долга по кредитам, заключается в обосновании соответствия остатка указанного резерва предельному размеру такого резерва на дату инвентаризации (п.п. «г» п.п. 11.10 Инструкции № 69).

Каких-либо особых требований в отношении сроков проведения инвентаризации расходов будущих периодов и обеспечений предстоящих расходов и платежей Инструкция № 69 не содержит. Поэтому их инвентаризацию проводят с периодичностью и в сроки, которые устанавливает руководитель предприятия с учетом перечня обязательных оснований для ее проведения, предусмотренных Инструкцией № 69.

 

Документальное оформление

 

Для оформления инвентаризации расходов будущих периодов применяют Акт инвентаризации расходов будущих периодов формы № инв-11, утвержденной постановлением № 241.

Рабочая инвентаризационная комиссия составляет данный документ в одном экземпляре, подписывает и передает в бухгалтерию

А вот для отражения результатов инвентаризации обеспечений предстоящих расходов и платежей специально разработанной формы акта не существует. В связи с этим вы можете разработать свою форму, взяв за основу форму № инв-11, с учетом особенностей формирования обеспечений и показателей, влияющих на них.

Итак, инвентаризация проведена. Время подвести итоги. О том, как документально оформить и отра­зить в учете результаты инвентаризации, читайте в следующей статье.

 

выводы


img 12
 
 
  • Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 октября, предприятия обязаны провести инвентаризацию активов и обязательств.

  • Проводить инвентаризацию допускается лишь полным составом инвентаризационной комиссии и исключительно в присутствии материально ответственного лица.

  • В процессе инвентаризации могут быть выявлены объекты основных средств, которые не числятся в учете, а также объекты, по которым в учетных регистрах отсутствуют характеризующие их данные или эти данные указаны неправильно. В таком случае инвентаризационная комиссия должна включить в инвентаризационную опись недостающие или правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

  • Проверка фактического наличия ТМЦ включает в себя их пересчет, взвешивание, измерение и проверку пригодности. Причем массу (объем) навалочных материалов можно определять на основе обмеров и технических расчетов. Акты обмеров и расчетов прилагают к описи.

  • Для идентификации объектов НМА проверяют наличие и действительность документов, которые удостоверяют правомерность получения прав собственности, прав использования объектов интеллектуальной собственности (патентов, свидетельств, дипломов, лицензий, договоров и т. п.).

  • Никакие документы или расписки в остаток наличности инвентаризационная комиссия не включает. Заявления кассира о наличии в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих предприятию, во внимание не принимаются.

  • При инвентаризации расчетов с покупателями и другими дебиторами предприятия-кредиторы обязаны составить и направить дебиторам для подтверждения выписки с регистров аналитического учета (акты сверки расчетов) о числящейся за ними задолженности.
 
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше