Річна інвентаризація: найважливіші моменти

інвентаризація

Річна інвентаризація: найважливіші моменти

Наталя Білова, Тетяна Войтенко, податкові експерти

Перевірити й документально підтвердити наявність, стан та оцінку матеріальних і нематеріальних активів, іншого майна, капіталу, інвестицій, розрахунків, резервів та зобов’язань дозволяє один із найважливіших методів бухгалтерського обліку — інвентаризація. Проводиться вона, щоб забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства (ст. 10 Закону про бухоблік).

Випадки і періодичність інвентаризації

Одразу зазначимо, що за охопленням майна, що перевіряється, інвентаризації бувають повними (суцільними) та вибірковими (частковими), а за підставами проведення — плановими (передбачуваними) та позаплановими (раптовими).

Повні інвентаризації охоплюють їх об’єкти (вид майна, місце зберігання) повністю. Вибіркові ж мають на меті встановити стан і наявність окремих цінностей у місці зберігання. Наприклад, вибіркова інвентаризація проводиться за тими цінностями, щодо яких підприємство отримало відмову постачальників задовольнити претензії внаслідок їх недовантаження або коли подібні претензії отримано від покупців.

Строки проведення планових інвентаризацій на підприємстві попередньо затверджуються, а підготовка до них полягає у проведенні комплексу підготовчих робіт з групування, розміщення матеріальних цінностей у порядку, зручному для підрахунку, вимірювання та зважування. Тоді як кожна раптова інвентаризація починається виконанням підготовчих заходів уже у присутності інвентаризаційної комісії. Підготовчі процедури полягають також у завершенні опрацювання документів щодо руху цінностей, визначенні їх залишків на початок інвентаризації.

При цьому до обов’язків керівника підприємства входить організація проведення інвентаризації у найкоротші строки та з найменшими витратами.

У загальному випадку порядок і строки проведення інвентаризації регламентовано Інструкцією № 69. Але є в цьому питанні й винятки. Наприклад, особливі правила інвентаризації дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та виробів із них, а також дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що містяться у відходах і брухті, установлені Інструкцією № 84, а нафти і нафтопродуктів — Інструкцією № 281. Утім, ми в межах цього матеріалу зупинимося лише на порядку проведення інвентаризації, передбаченому Інструкцією № 69.

При цьому уточнимо, що питання інвентаризації регулює також Положення № 158. Тому майте на увазі: його вимоги поширюються не лише на інвентаризацію, пов’язану з переданням в оренду та приватизацією майна держпідприємств, а й на всі інші випадки проведення інвентаризації з урахуванням особливостей, передбачених Інструкцією № 69 (п. 11 Інструкції № 69). На це вказував свого часу і Мінфін у листі від 21.10.2003 р. № 31-04200-30-23/154.

Об’єкти та періодичність проведення інвентаризації визначає керівник підприємства

Так, інвентаризація може проводитися раз на місяць, квартал, півріччя, рік або з будь-якою іншою періодичністю. Проте є випадки, коли проведення інвентаризації є обов’язковим. Вони перелічені в пп. 3, 4 і 6 Інструкції № 69. Для вашої зручності ми наведемо їх у табл. 1.

Таблиця 1. Випадки проведення обов’язкової інвентаризації

У всіх перелічених випадках проведення обов’язкової інвентаризації перевіряється наявність і стан не лише власних активів, але й майна, яке не належить підприємству й облік якого ведеться на позабалансових рахунках (наприклад, майна, прийнятого за договорами оренди, комісії, відповідального зберігання тощо). Винятком є проведення інвентаризації в разі одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товару або при одержанні такої претензії від покупця товарів. У цій ситуації проводиться інвентаризація тільки тих товарів, які заявлені в зазначених претензіях (п. 6 Інструкції № 69).

Тим часом, крім обумовлених Інструкцією № 69 випадків, існують й інші, коли підприємство зобов’язане потурбуватися про проведення інвентаризації. Так, згідно з приписами п.п. 20.1.9 ПКУ контролюючі органи мають право під час перевірки вимагати від платників податків проведення інвентаризації основних засобів, ТМЦ та грошових коштів, у тому числі зняття залишків ТМЦ і готівки. При цьому ігнорування подібної вимоги податківців може стати підставою для застосування адміністративного арешту майна платника податків. У цій ситуації інвентаризація має бути проведена до закінчення перевірки, оскільки її результати вплинуть і на результати перевірки теж.

Вивчивши випадки, коли проведення інвентаризації є обов’язковим, перейдемо до порядку її здійснення.

Для проведення інвентаризації на підприємстві має бути створена постійно діюча інвентаризаційна комісія (п.п. 11.1 Інструкції № 69). Склад такої комісії затверджує керівник підприємства своїм наказом, а входять до неї керівники підрозділів та головний бухгалтер. Цю комісію очолює керівник підприємства або його заступник.

Необхідність введення до складу інвентаризаційної комісії головного бухгалтера зумовлена тим, що у процесі інвентаризації можуть бути виявлені нестачі або втрати майна внаслідок крадіжки або псування, у результаті чого буде потрібно списання їх з балансу, як це передбачає Інструкція № 291. А згідно з ч. 7 ст. 8 Закону про бухоблік матеріали, пов’язані з нестачею або відшкодуванням втрат від нестачі, розкрадання та псування активів підприємства, оформляються саме за участі головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Постійно діюча інвентаризаційна комісія працює на підприємстві цілий рік, але самостійно не проводить інвентаризацію, а виконує в основному організаційні, регулюючі та контрольні функції, перелічені в п.п. 11.3 Інструкції № 69.

Безпосередньо проведенням інвентаризації на конкретних об’єктах та конкретного майна займаються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера тощо. При цьому до робочої інвентаризаційної комісії повинні включатися досвідчені працівники, які добре знають цінності, що інвентаризуються, ціни та первинний облік. Як правило, склад робочих інвентаризаційних комісій закріплюють безпосередньо в наказі на проведення інвентаризації. Очолюють такі комісії представники керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Особливо зверніть увагу: не дозволяється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії при інвентаризації у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того ж працівника два роки підряд.

Пам’ятайте, що матеріально відповідальні особи до складу інвентаризаційних комісій входити не можуть, оскільки вони є особами, яких перевіряють

Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії та в обов’язковій присутності матеріально відповідальної особи (п.п. 11.2 Інструкції № 69).

Утім, якщо член інвентаризаційної комісії відсутній із поважної причини, наприклад у зв’язку із хворобою або відрядженням, керівник підприємства чи інша посадова особа, яка затвердила склад інвентаризаційної комісії, відповідним розпорядженням може здійснити його заміну. На це звертає увагу Мінфін у листі від 15.12.2003 р. № 31-04200-30-23/191.

Безумовно, на великих підприємствах функції постійно діючої та робочої інвентаризаційних комісій різні: перша організовує роботу та приймає рішення за результатами інвентаризації, а друга — власне і проводить інвентаризацію в місцях зберігання та виробництва цінностей.

Водночас на малих підприємствах допустимо, щоб члени постійно діючої інвентаризаційної комісії самостійно проводили інвентаризацію, тобто одночасно були і членами робочої інвентаризаційної комісії. Проте за розпорядженням керівника все одно має бути створена постійно діюча комісія. Перед початком інвентаризації в такому разі слід видати наказ про створення робочої інвентаризаційної комісії, до якої і входитимуть члени постійно діючої інвентаризаційної комісії.

Для наочності перелічимо функції постійно діючої та робочої інвентаризаційних комісій у табл. 2.

Таблиця 2. Функції інвентаризаційної комісії

Будь-яка інвентаризація на підприємстві проходить у чотири етапи. Наведемо їх у вигляді схеми.

Важливо! Результати інвентаризації можуть бути перевірені ще раз у процесі контрольної перевірки. Таку перевірку проводить постійно діюча інвентаризаційна комісія за участі членів робочої комісії та матеріально відповідальних осіб після закінчення інвентаризації, але обов’язково до відкриття складу (комори, секції тощо), де проводилася інвентаризація. При цьому перевіряються найбільш цінні й такі, що мають підвищений попит, матеріальні цінності (п.п. 11.6 Інструкції № 69).

Якщо під час контрольної перевірки виявлено значні розбіжності між даними інвентаризаційного опису та даними контрольної перевірки, призначається новий склад робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної суцільної інвентаризації цінностей. А перший склад робочої комісії, який допустив порушення у процесі інвентаризації, має бути притягнуто до відповідальності.

Результати контрольних перевірок інвентаризацій оформляють Актом, форму якого наведено в додатку № 1 до Інструкції № 69. Реєстрацію проведених контрольних перевірок здійснює бухгалтерія підприємства у Книзі реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій за формою додатка № 2 до Інструкції № 69.

Тож із загальним порядком проведення інвентаризації розібралися, а тепер розглянемо особливості інвентаризації конкретних активів та зобов’язань підприємства.

Основні засоби належать до активів підприємства, для яких, у свою чергу, Інструкцією № 69 встановлено єдиний порядок проведення такої нелегкої процедури, як інвентаризація. Водночас, зважаючи на різнорідність та різнофункціональність матеріальних цінностей, що об’єднуються поняттям «основні засоби», специфіка проведення їх інвентаризації все ж є.

Тому саме на таких моментах акцентуємо далі вашу увагу.

Порядок проведення інвентаризації

За приписами п.п. «б» п. 3 Інструкції № 69 інвентаризація основних засобів повинна проводитися щорічно в період з 1 жовтня по 31 грудня (в обов’язковому порядку перед складанням річної бухгалтерської звітності). Щоправда, деякі об’єкти основних засобів інвентаризувати щорік зовсім не потрібно. Так, винятком із правил є випадки інвентаризації:

— будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних засобів — може проводитися один раз на 3 роки;

— бібліотечних фондів (залежно від обраного підприємством підходу до її проведення) — за рішенням керівника підприємства або один раз на 5 років, або щорічно з охопленням інвентаризацією не менше 20 % одиниць бібліотечного фонду з обов’язковим її завершенням у структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) протягом 30 днів.

А тепер перейдемо безпосередньо до про­цедурних моментів інвентаризації основних засобів.

Спершу окреслимо цілі, які ставляться перед інвентаризацією основних засобів. Так, основні завдання інвентаризації основних засобів визначені п. 7 Інструкції № 69, згідно з яким ними є:

— перевірка фактичної наявності основних засобів (зіставлення облікових даних з фактичними, виявлення розбіжностей — надлишків, нестач);

— виявлення активів, що не використовуються підприємством;

— перевірка дотримання правил утримання та експлуатації основних засобів;

— перевірка реальної вартості основних засобів, які значаться на балансі (вирішення питання про необхідність проведення їх переоцінки — дооцінки, уцінки).

Зрозуміло, що інвентаризація будь-яких цінностей, а отже, і основних засобів можлива тільки за наявності відповідного розпорядчого документа (наказу) по підприємству, а також створеної інвентаризаційної комісії.

Ще до початку інвентаризації основних засобів згаданій інвентаризаційній комісії слід перевірити:

— наявність і стан регістрів аналітичного обліку основних засобів (інвентарних карток, інвентарних книг або описів);

— наявність і стан технічних паспортів чи іншої технічної документації;

— наявність документів на основні засоби, здані або прийняті підприємством в оренду, на відповідальне зберігання, у тимчасове користування або заставу. За відсутності відповідних документів вживаються заходи для їх отримання або оформлення;

— наявність документів на об’єкти основних засобів, переведені на консервацію або виведені з експлуатації у зв’язку з реконструкцією, технічним переозброєнням чи іншими поліпшеннями.

У разі виявлення розбіжностей та неточностей у регістрах бухгалтерського обліку або технічної документації до них мають бути внесені відповідні виправлення та уточнення.

При інвентаризації нерухомості інвентаризаційна комісія зобов’язана перевірити наявність документів, що підтверджують перебування об’єктів у власності підприємства

Також під час проведення інвентаризації основних засобів перевіряється наявність документів на земельні ділянки, водоймища та інші об’єкти природних ресурсів, що підтверджують право власності підприємства на них (п.п. 11.7 Інструкції № 69).

Перед проведенням інвентаризації в матеріально відповідальних осіб у письмовій формі беруть розписки на підтвердження того, що всі прибуткові та видаткові документи на основні засоби здані до бухгалтерії, прийняті об’єкти оприбутковані, а ті, що вибули, — списані на видаток. До речі, розписку включено до заголовної частини інвентаризаційного опису основних засобів за формою № 1-інв, затвердженою постановою № 241 (далі — Інвентаризаційний опис).

Важливо! Проведення інвентаризації можливе тільки повним складом інвентаризаційної комісії та виключно у присутності матеріально відповідальної особи (п.п. 11.2 Інструкції № 69).

Після виконання перелічених вище підготовчих процедур інвентаризаційна комісія в обов’язковому порядку:

— перевіряє фактичну наявність об’єктів основних засобів та оглядає кожний об’єкт основних засобів в натурі;

— заносить до Інвентаризаційного опису повне найменування кожного об’єкта, його призначення, інвентарний номер та стислу інформацію про технічний стан об’єкта;

— у разі виявлення об’єктів, які не значаться в обліку, а також об’єктів, за якими в облікових регістрах відсутні або зазначені неправильні дані, що їх характеризують, включає до Інвентаризаційного опису відсутні або правильні відомості та технічні показники щодо цих об’єктів. Наприклад, щодо будівель зазначаються їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, обсяг (за зовнішнім або внутрішнім обміром), загальна корисна площа, кількість поверхів (без підвалів, напівпідвалів тощо), рік спорудження тощо; щодо мостів — місцезнаходження, використані матеріа­ли та основні розміри; щодо доріг — тип дороги (шосе, профільована), протяжність, матеріали покриття, ширина полотна тощо. Одночасно з цим інвентаризаційна комісія зобов’язана з’ясувати, коли та за чиїм розпорядженням зведені виявлені інвентаризацією невраховані об’єкти, куди списані витрати на їх зведення, та відобразити це у протоколі. Оцінка об’єктів, виявлених під час інвентаризації, на які відсутні прибуткові документи, здійснюється в порядку, визначеному законодавством про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність (тобто із залученням фахівця-оцінювача). На це вказує Мінфін у листі від 22.02.2010 р. № 31-34000-20-27/3776;

— складає окремі Інвентаризаційні описи на орендовані, ті, що знаходяться на зберіганні або в заставі, об’єкти основних засобів, а також на об’єкти, які тимчасово не використовуються у зв’язку з реконструкцією, консервацією або капітальним ремонтом. Описи орендованих об’єктів складаються окремо за кожним орендодавцем. У них, крім установлених відомостей, зазначається також найменування орендодавця та строк оренди;

— оцінює фактичний стан об’єктів (придатні до подальшої експлуатації чи ні), виявляє об’єкти основних засобів, що не відповідають установленим П(С)БО 7 критеріям визнання активом, причини такої невідповідності, а також об’єкти, за якими повністю нарахована амортизація, але які продовжують експлуатуватися. Так, наприклад, об’єкти, що не відповідають критеріям основних засобів, комісія може порекомендувати перевести до складу інших активів (ТМЦ, малоцінних та швидко­зношуваних предметів тощо), списати з балансу (якщо об’єкти не відповідають критеріям визнання активом);

— при виявленні придатних для використання об’єктів основних засобів, залишкова вартість яких згідно з обліковими даними дорівнює нулю, оформляє пропозиції про визначення їх справедливої та ліквідаційної вартості (п.п. 11.7 Інструкції № 69);

— установлює об’єкти основних засобів, корисність яких зменшилася, і визначає причини такого зменшення, а також виявляє об’єкти основних засобів, причини зменшення корисності яких перестали існувати;

— аналізує раніше визначені строки корисного використання об’єктів основних засобів;

— у разі виявлення об’єктів основних засобів, залишкова вартість яких суттєво відрізняється від їх справедливої вартості, установлює наявність підстав для проведення їх переоцінки (дооцінки, уцінки);

— отримує пояснення матеріально відповідальних осіб про причини нестач і надлишків, а також інших явищ, унаслідок яких підприємство зазнало збитків;

— складає протокол засідання, у якому зазначає всі недоліки, встановлені під час інвентаризації основних засобів;

— розглядає можливість проведення заліку нестач і надлишків за пересортицею, списання нестачі або стягнення шкоди з винних осіб;

— вносить пропозиції щодо упорядкування використання та зберігання об’єктів основних засобів.

До Інвентаризаційних описів основні засоби заносяться за найменуваннями відповідно до основного призначення об’єкта із зазначенням інвентарного номера, виробника, року випуску, первісної вартості, суми зносу, строку корисного використання та інших відомостей. Якщо об’єкт піддався відновленню, реконструкції, розширенню або переобладнанню і внаслідок цього змінилося його основне призначення, то він вноситься до опису за найменуванням, що відповідає новому призначенню.

Зверніть увагу: на об’єкти, введення в експлуатацію яких не оформлене в установленому порядку (незалежно від їх фактичної експлуатації), інвентаризаційні комісії повинні складати окремі Інвентаризаційні описи.

Як бути, якщо інвентаризаційна комісія встановила, що виконані роботи капітального характеру (наприклад, надбудова поверхів, прибудова нових приміщень тощо) або часткова ліквідація будівель та споруд (наприклад, знесення окремих конструктивних елементів) не відображені в бухгалтерському обліку підприємства? У такому разі вона повинна визначити суму збільшення або зменшення первісної вартості об’єкта та навести в Інвентаризаційному описі дані про здійснені зміни. Водночас інвентаризаційна комісія повинна встановити винних у цьому осіб та причини, з яких конструктивні зміни тих чи інших об’єктів не були відображені в облікових регістрах.

Машини, устаткування та силові установки заносяться до Інвентаризаційних описів індивідуально із зазначенням інвентарного номера, підприємства-виробника згідно з технічним паспортом, року випуску, призначення, потужності тощо.

Однотипні предмети господарського інвентарю, інструменти, верстати тощо однакової вартості, що надійшли одночасно до одного зі структурних підрозділів підприємства та обліковуються на типовій інвентарній картці групового обліку, в Інвентаризаційних описах наводяться за найменуваннями із зазначенням кількості цих предметів.

На основні засоби, що не придатні до експлуатації та не підлягають відновленню, інвентаризаційна комісія складає окремі Інвентаризаційні описи

У них вказують час введення об’єкта в експлуатацію та причини, що призвели до непридатності цих об’єктів (псування, повний знос тощо). Списання таких об’єктів здійснюється відповідно до чинного порядку.

Основні засоби, які ремонтуються на інших підприємствах, вносяться до Інвентаризаційного опису на підставі документів про здавання об’єктів у ремонт.

Ті об’єкти основних засобів, які на дату проведення інвентаризації перебуватимуть поза підприємством (морські і річкові судна, залізничний рухомий склад, автомашини тощо, які перебувають у рейсі), мають бути проінвентаризовані інвентаризаційною комісією до моменту тимчасового вибуття їх з такого підприємства.

При проведенні інвентаризації бібліотечних фондів інвентаризаційна комісія визначає спосіб проведення інвентаризації; виявляє помилки, допущені при шифруванні документів, розставлянні фонду, оформленні видачі документів користувачам, а також встановлює заборгованість користувачів перед бібліотекою, виявляє дублетні документи, документи, що не відповідають профілю комплектування фонду підрозділу або бібліотеки загалом, та документи, що потребують ремонту, оправлення тощо. У разі встановлення факту відсутності документа здійснюється його пошук у строк, установлений правилами користування бібліотекою, але не більше 30 днів.

Пам’ятайте: інвентаризації підлягають не тільки власні основні засоби, що перебувають безпосередньо на підприємстві (або передані в оренду, на відповідальне зберігання тощо), але й основні засоби, що не належать підприємству (орендовані, прийняті на відповідальне зберігання), облік яких ведеться на позабалансових рахунках (п. 5 Інструкції № 69). При цьому Інвентаризаційні описи орендованих об’єктів складають окремо щодо кожного орендодавця із зазначенням строку оренди. Один примірник Інвентаризаційного опису орендованих основних засобів надсилається (передається) орендодавцю.

Після закінчення інвентаризації основних засобів у матеріально відповідальних осіб знову беруть розписки в тому, що всі цінності, пойменовані в Інвентаризаційному описі, комісією перевірені в натурі в їх присутності та внесені до опису, у зв’язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії вони не мають, а цінності, перелічені в описі, перебувають на їх відповідальному зберіганні.

Для оформлення даних інвентаризації основних засобів (будівель, споруд, передавальних пристроїв, машин та обладнання, транспортних засобів, інструменту, комп’ютерної техніки, виробничого та господарського інвентарю тощо) застосовується, повторимо, Інвентаризаційний опис основних засобів за формою № інв-1, затвердженою постановою № 241.

Тут варто звернути увагу на таке. Незважаючи на те що постанову № 241 було прийнято ще за часів СРСР, її положення продовжують діяти і понині. Адже відтоді «своя» форма для відображення даних інвентаризації основних засобів в Україні так і не з’явилася, а, як передбачено постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-ХII, до прийняття відповідних актів законодавства України на території республіки з питань, не врегульованих законодавством України, застосовуються акти законодавства Союзу РСР. До речі, на правомірність застосування суб’єктами господарювання типових форм первинної документації, затверджених постановою № 241, звертав увагу і Держкомстат у листі від 30.01.2003 р. № 03-04-05/18. До того ж, застосовувати згадані типові форми первинної облікової документації до затвердження нових наказує також п. 13 Положення № 158.

Водночас ніхто не забороняє підприємству доопрацювати існуючу форму Інвентаризаційного опису за формою № інв-1 та доповнити її необхідними, з його точки зору, реквізитами або використовувати самостійно розроблену форму з урахуванням вимог ст. 9 Закону про бухоблік.

Інвентаризаційний опис складається інвентаризаційною комісією, як правило, в одному примірнику окремо щодо кожного місцезнаходження цінностей та кожної посадової особи, відповідальної за збереження основних засобів. При цьому, як того вимагає п. 5 Інструкції № 69, на основні засоби, що отримані в оренду (обліковуються на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи») або знаходяться на відповідальному зберіганні (обліковуються на позабалансовому рахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні»), складаються окремі Інвентаризаційні описи за формою № інв-1. Такі описи складаються в двох примірниках, один з яких залишається на підприємстві, а другий надсилається власнику такого майна.

Інвентаризаційний опис члени інвентаризаційної комісії заповнюють безпосередньо під час проведення інвентаризації

Утім, при великій номенклатурі інвентарних об’єктів та автоматизованому веденні бухгалтерського обліку доцільніше, щоб графи 1 — 6 Інвентаризаційного опису за формою № інв-1 ще до початку інвентаризації були заповнені бухгалтерією підприємства. Це дозволить уникнути незбігів назв та характеристик основних засобів, зафіксованих у бухгалтерському обліку та занесених до Інвентаризаційного опису, що іноді трапляється при проведенні інвентаризації. Тоді в описі комісія заповнює графу 7 про фактичну наявність інвентарних об’єктів. При виявленні під час інвентаризації об’єктів основних засобів, які не відображені в бухгалтерському обліку, а також об’єктів, за якими відсутні дані, що їх характеризують, комісія повинна включити відомості, яких не вистачає, до Інвентаризаційного опису. Зокрема, мають бути наведені дані про дату їх придбання або спорудження (п.п. 11.7 Інструкції № 69).

Варто зазначити, що графа 6 «Номер паспорта» Інвентаризаційного опису заповнюється на основні засоби, які містять дорогоцінні метали.

Як установлено п. 18 Положення № 158, основні засоби повинні вноситися до Інвентаризаційного опису за найменуваннях відповідно до основного призначення об’єкта із зазначенням:

— інвентарного номера;

— виробника;

— року випуску;

— первісної вартості;

— суми зносу;

— строку корисного використання;

— інших відомостей.

Якщо об’єкт піддався відновленню, реконструкції, переобладнанню і внаслідок цього змінилося його основне призначення, він вноситься до Інвентаризаційного опису за найменуванням, що відповідає новому призначенню.

Ще раз повторимо: на основні засоби, взяті в оренду, Інвентаризаційний опис складається окремо.

Форма Інвентаризаційного опису № інв-1 передбачає відображення даних інвентаризації на три дати. На останній сторінці форми перед підписом голови комісії залишено два вільні рядки для записування останніх номерів документів у разі руху основних засобів під час інвентаризації.

Рядки Інвентаризаційного опису, що залишилися незаповненими, прокреслюються.

Після оформлення в установленому порядку Інвентаризаційний опис передається до бухгалтерії, де на виявлені нестачі та надлишки складається Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів (форма № інв-18), затверджена постановою № 241.

Наведемо зразок заповнення Інвентаризаційного опису основних засобів за формою № інв-1.

Одним з об’єктів бухгалтерського обліку, що підлягають інвентаризації, є запаси. Проведення їх інвентаризації полягає в перевірці фактичної наявності, умов зберігання та реальної вартості. Порядок проведення інвентаризації запасів описано в Інструкції № 69. Розглянемо його детальніше.

Перед початком інвентаризації від кожної матеріально відповідальної особи або групи осіб (наприклад, при колективній матеріальній відповідальності) слід узяти розписку в тому, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи передані до бухгалтерської служби та всі ТМЦ, що надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, — списані.

Інвентаризація ТМЦ проводиться повним складом інвентаризаційної комісії шляхом перевірки їх наявності на місцях зберігання або використання у присутності матеріально відповідальних осіб. Запаси вносяться до інвентаризаційних описів за кожним окремим найменуванням.

Перевірка фактичної наявності ТМЦ включає їх перерахунок, зважування, вимірювання та перевірку придатності. Причому вага (обсяг) навалочних матеріалів може визначатися на основі обмірів та технічних розрахунків. Акти обмірів та розрахунків додаються до опису.

Переважування, обмір, підрахунок ТМЦ проводяться в порядку розміщення цінностей у цьому приміщенні, не допускаючи безладного переходу комісії від одного виду цінностей до іншого. При зберіганні ТМЦ у різних ізольованих приміщеннях в однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід у приміщення опломбовується і комісія переходить до наступного приміщення (п.п. «а» п.п. 11.8 Інструкції № 69).

Якщо інвентаризація цінностей у приміщенні, де вони зберігаються, не закінчена протягом одного дня, вона має бути закінчена протягом наступних днів. Після того як інвентаризаційна комісія залишила це приміщення, голова інвентаризаційної комісії опломбовує його. Під час перерви в роботі інвентаризаційної комісії інвентаризаційні описи повинні зберігатися в закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.

В інвентаризаційних описах МШП зазначаються їх найменування та первісна вартість. МШП, що перебувають в експлуатації, інвентаризуються за місцем їх знаходження та за особами, на відповідальному зберіганні яких вони перебувають. Допускається складання групових інвентаризаційних описів МШП, виданих в індивідуальне користування працівникам, із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб (на яких ведуться особові картки) з їх розпискою в описі (п.п. «е» п.п. 11.8 Інструкції № 69). Якщо предмети спецодягу знаходяться в ремонті або пранні, вони вносяться до інвентаризаційних описів на підставі квитанцій підприємств побутового обслуговування, інших підприємств чи організацій.

Тара вноситься до інвентаризаційного опису за видами (текстильна, скляна тощо), цільовим призначенням та якісним станом (нова, вживана, потребує ремонту).

При інвентаризації цінностей, які знаходяться в дорозі, а також перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії), перевіряється обґрунтованість сум, що обліковуються на відповідних рахунках. Такі суми визнаються, якщо вони підтверджені належним чином оформленими документами.

ТМЦ, передані в переробку на інші підприємства, вносяться до інвентаризаційного опису на підставі підтвердних документів із зазначенням найменування підприємства, яке їх переробляє, найменування цінностей, кількості, фактичної вартості за даними обліку, дати передання їх у переробку, номера і дати документа.

Кількість запасів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися на підставі документів. При цьому обов’язковій перевірці в натурі піддається частина зазначених цінностей (п.п. «в» п.п. 11.8 Інструкції № 69).

У прибуткових документах на ТМЦ, що надійшли на об’єкт та прийняті під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа у присутності членів інвентаризаційної комісії проставляє відмітку «після інвентаризації» з посиланням на дату окремого опису, до якого включені ці цінності. Після цього такий напис завіряє голова робочої інвентаризаційної комісії (п.п. «г» п.п. 11.8 Інструкції № 69). При цьому в окремому інвентаризаційному описі «Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації» зазначають дату надходження цінностей, постачальника, найменування ТМЦ, кількість, ціну та загальну суму.

Майте на увазі: в окремих випадках під час проведення інвентаризації з дозволу керівника підприємства та головного бухгалтера у присутності членів інвентаризаційної комісії може здійснюватися відпуск ТМЦ. У такій ситуації відпущені ТМЦ заносяться до окремого опису «Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації», а у видаткових документах проставляється відповідна відмітка в порядку, аналогічному визначеному для цінностей, що надійшли під час інвентаризації. Такий напис завіряє голова робочої інвентаризаційної комісії (п.п. «д» п.п. 11.8 Інструкції № 69).

Зверніть увагу: порядок проведення інвентаризації окремих запасів регулюється не Інструкцією № 69, а іншими нормативними документами, які встановлюють свої специфічні особливості. Наприклад, при інвентаризації ПММ слід керуватися вимогами Інструкції № 281, а інвентаризація дорогоцінних металів та каміння здійснюється з урахуванням норм Інструкції № 84.

Дані інвентаризації запасів оформляються шляхом складання інвентаризаційних описів окремо на ТМЦ (п.п. «б» п.п. 11.8 Інструкції № 69):

— що перебувають на підприємстві. При цьому складається Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей за формою № інв-3, затвердженою постановою № 241, або типовою формою № М-21, затвердженою наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» від 21.06.96 р. № 193. Останню форму затверджено пізніше. Проте багатьом підприємствам зручніше використовувати стару форму № інв-3, оскільки вона містить більше необхідної інформації. Зокрема, у ній є графи для порівняння даних про фактичну наявність ТМЦ із даними бухгалтерського обліку та розписка матеріально відповідальної особи. Важливо, що Держкомстат не заперечує проти використання форми № інв-3, а отже, на свій розсуд підприємство може застосовувати будь-яку з цих двох форм (див. листи від 26.05.2004 р. № 03-04-05/41 і від 15.07.2010 р. № 14/2-18/72).

Інвентаризаційний опис становить в одному примірнику окремо по кожному місцезнаходженню і матеріально відповідальній особі або групі осіб, на зберіганні яких знаходяться цінності. Інвентаризаційні описи підписуються всіма членами комісії і матеріально відповідальною особою.

Якщо при проведенні інвентаризації за умовами організації виробництва інвентаризаційна комісія не має можливості одразу зробити підрахунок матеріальних цінностей та записати їх до Інвентаризаційного опису за формою № інв-3 або типовою формою № М-21, застосовується інвентаризаційний ярлик за формою № інв-2, затвердженою постановою № 241. Ярлик заповнюється інвентаризаційною комісією в одному примірнику та зберігається разом із перерахованими ТМЦ за місцем їх перебування. Дані форми № інв-2 використовуються для заповнення Інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей;

— які перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, в переробці). При цьому складається Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання за формою № інв-5, затвердженою постановою № 241. В описі робиться посилання на відповідні документи про передання таких ТМЦ. Цей опис складається інвентаризаційною комісією в одному примірнику;

— прийняті на відповідальне зберігання (на комісію, в переробку). Їх вписують до окремого Інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання, за формою № інв-5, затвердженою постановою № 241. Копії інвентаризаційних описів надсилаються власникам цінностей;

— що знаходяться в дорозі (наприклад, відвантажені постачальником залізницею та не прибули на дату проведення інвентаризації на підприємство). При цьому складається Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що знаходяться в дорозі, за формою № інв-6, затвердженою постановою № 241. Ця форма заповнюється в одному примірнику на підставі документів, які підтверджують перебування ТМЦ у дорозі.

На виявлені під час інвентаризації не придатні для використання в господарській діяльності цінності (зіпсовані, прострочені тощо) складаються окремі інвентаризаційні описи, а самі ці цінності в місцях зберігання розміщуються відокремлено.

У бухгалтерії дані всіх інвентаризаційних описів звіряються з даними бухгалтерського обліку. У разі виявлення розбіжностей (надлишків або нестач) за такими ТМЦ складається Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (форма № інв-19, затверджена постановою № 241). За ТМЦ, що перебувають на відповідальному зберіганні, складаються окремі звіряльні відомості.

Результати інвентаризації узагальнюються на засіданні робочої інвентаризаційної комісії та оформляються протоколом

У протоколі відображаються (п.п. 11.4 Інструкції № 69):

— інформація про стан складського господарства підприємства;

— результати інвентаризації та висновки щодо них;

— пропозиції комісії про залік нестач та надлишків за пересортицею;

— пропозиції про списання нестач у межах норм природного убутку, а також наднормативних нестач та втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам та нестачам.

Усі матеріали з інвентаризації та протокол робочої інвентаризаційної комісії передаються на розгляд постійно діючій інвентаризаційній комісії, яка, у свою чергу (п.п. 11.3 Інструкції № 69):

— перевіряє правильність визначення результатів інвентаризації;

— перевіряє обґрунтованість пропозицій про залік пересортиці цінностей у всіх місцях їх зберігання;

— розглядає письмові пояснення осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей, а також інші порушення;

— фіксує в своєму протоколі пропозиції щодо регулювання виявлених нестач та втрат від псування цінностей, а також заліків за пересортицею. У зазначеному протоколі мають бути наведені відомості про причини та про осіб, винних у нестачах, втратах та надлишках, а також про вжиті до них заходи.

Протокол постійно діючої інвентаризаційної комісії в п’ятиденний строк розглядає і затверджує керівник підприємства (п.п. «в» п.п. 11.12 Інструкції № 69).

Після затвердження протокол набуває сили розпорядчого документа і стає підставою (первинним документом) для здійснення записів у бухгалтерському обліку (див. лист Мінфіну від 13.12.2004 р. № 31-04200-30-10/22823).

Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в місяці завершення інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року (п.п. «г» п.п. 11.12 Інструкції № 69).

Інформація про наявність і рух НМА відображається на рахунку 12 «Нематеріальні активи».

Порядок проведення інвентаризації НМА визначає розд. VII Методрекомендацій № 1327

Згідно з цим документом інвентаризація НМА та оформлення її результатів відбуваються в загальному порядку, установленому Інструкцією № 69. Отже, при інвентаризації НМА відповідно до п. 7 Інструкції № 69:

— встановлюють фактичну наявність НМА;

— виявляють розбіжності між фактичною наявністю НМА та їх наявністю за даними бухгалтерського обліку (розрахунок інвентаризаційних різниць — надлишків і нестач);

— виявляють НМА, які не використовуються;

— визначають реальну вартість НМА і за необхідності проводять їх переоцінку.

Водночас властива НМА особливість («нематеріальність» форми) зобов’язує при їх інвентаризації враховувати важливі нюанси.

Так, наявність об’єктів НМА інвентаризаційна комісія встановлює:

— за документами, які стали підставою для їх оприбутковування,

— або додатково за документами, якими оформлені (тобто підтверджуються) відповідні права.

Зокрема, з метою ідентифікації об’єктів НМА перевіряють наявність та дійсність документів, які посвідчують правомірність отримання прав власності, прав використання об’єктів інтелектуальної власності (патентів, свідоцтв, дипломів, ліцензій, договорів тощо).

Крім того, під час інвентаризації з’ясовують, чи відповідають наявні активи критеріям віднесення до НМА, установленим П(С)БО 8, а також оцінюють фактичний стан об’єктів, що інвентаризуються (придатні до подальшого використання чи ні).

Ті НМА, які не придатні до подальшого використання в господарському обігу та не відповідають вимогам П(С)БО 8, підлягають списанню з балансу на підставі оформленого Акта вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів за типовою формою № НА-3. Цю форму затверджено наказом № 732.

Документальне оформлення

Відомості про виявлені у процесі інвентаризації об’єкти НМА інвентаризаційна комісія заносить до Інвентаризаційного опису об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів за типовою формою № НА-4, який також затверджено наказом № 732.

Як видно з назви, ця форма призначена тільки для об’єктів права інтелектуальної власності у складі НМА. Проте виходячи з положень п. 7.2 Методрекомендацій № 1327, Мінфін пропонує застосовувати її для оформлення результатів інвентаризації всіх НМА, що є на підприємстві.

Утім, підприємство з урахуванням особливостей своєї діяльності може доповнити затверджену типову форму № НА-4 новими реквізитами (якщо в цьому виникає необхідність). Добро на це дає і Держкомстат (див. лист від 07.03.2007 р. № 14/2-25/149).

Інвентаризаційний опис за типовою формою № НА-4 складають в одному примірнику окремо за кожним місцезнаходженням об’єктів НМА та за кожною особою, відповідальною за використання об’єктів НМА. До опису включається кожний окремий об’єкт НМА.

Якщо під час інвентаризації виявлені об’єкти НМА, що з якихось причин не були відображені в обліку, то їх інвентаризаційна комісія також заносить до Інвентаризаційного опису об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів за типовою формою № НА-4. Ці об’єкти оцінюють у порядку, визначеному законодавством про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність.

Для взяття їх на облік складають Акт введення об’єкта нематеріальних активів в господарський обіг. При його складанні за основу беруть Акт введення в господарський обіг об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів за типовою формою № НА-1, затвердженою наказом № 732.

Після оформлення Інвентаризаційного опису за типовою формою № НА-4 робоча інвентаризаційна комісія передає його до бухгалтерії для заповнення даних про кількість, вартість об’єктів НМА та суму накопиченої амортизації за даними бухгалтерського обліку (графи 8 — 10 Інвентаризаційного опису).

За результатами інвентаризації комісія оформляє протокол, у якому відображає висновки та пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць.

На виявлені під час інвентаризації розбіжності (нестачі, надлишки) бухгалтерія складає звіряльну відомість. До неї мають бути додані письмові пояснення осіб, відповідальних за збереження та використання НМА.

Давайте пригадаємо, що є незавершеним виробництвом (далі — НЗВ). Допоможе нам у цьому п. 6 П(С)БО 9. Згідно з цим пунктом під НЗВ розуміють не закінчені обробкою і складанням деталі, вузли, вироби та незакінчені технологічні процеси.

На підприємствах, які виконують роботи та надають послуги, НЗВ складається з витрат на виконання незакінчених робіт (послуг), щодо яких підприємство ще не визнало дохід.

Саме такі матеріальні цінності (витрати на незакінчені роботи (послуги)) підлягають вивченню під час інвентаризації НЗВ. Закінчені ж обробкою цінності (тобто готова продукція) інвентаризуємо у складі ТМЦ (детальніше див. с. 17).

Через особливості виробничого циклу кожного конкретного підприємства єдиного алгоритму проведення інвентаризації НЗВ будь-якого виду немає. Однак при інвентаризації НЗВ потрібно враховувати загальні правила, які викладені в п.п. 11.9 Інструкції № 69. Із ними ми зараз і ознайомимося.

Так, інвентаризацію НЗВ проводять, щоб:

— визначити фактичну наявність не закінчених обробкою напівфабрикатів, продукції та загальної суми витрат у НЗВ;

— виявити фактичну комплектність НЗВ, забезпеченість складання деталями;

— виявити неврахований брак;

— визначити залишки НЗВ за анульованими замовленнями, а також за тими, виконання яких припинене;

— визначити відповідність фактичної витрати сировини та матеріалів на одиницю продукції з їх витратою за нормативами;

— перевірити правильність розподілу витрат за видами продукції та уточнення собівартості випущеної продукції.

До описів НЗВ не включають сировину, матеріали та покупні напівфабрикати, що перебувають біля робочих місць і не початі обробкою (п.п. «б» п.п. 11.9 Інструкції № 69)

Такі запаси фіксують в інвентаризаційних описах ТМЦ або окремих інвентаризаційних описах залишків матеріалів та напівфабрикатів, що не піддавались обробці.

Заготовки НЗВ мають бути приведені в порядок, який забезпечив би правильність і зручність підрахунку їх кількості. Залишки НЗВ перевіряють шляхом фактичного підрахунку, зважування, вимірювання.

Кількість сировини та матеріалів, що входять до складу неоднорідної маси або суміші в НЗВ, визначають із застосуванням технічних розрахунків (п.п. «в» п.п. 11.9 Інструкції № 69). При цьому в описах наводять два кількісні показники: (1) кількість цієї маси або суміші і (2) кількість сировини та матеріалів, які входять до її складу.

А що коли в НЗВ перебувають не закінчені складанням вузли? У такому разі визначають кількість витрачених на їх складання деталей. Для цього незавершені складанням вузли, що знаходяться в НЗВ, розкомплектовують у спеціальних відомостях.

Підраховане при проведенні інвентаризації фактичне число деталей і напівфабрикатів фіксують в інвентаризаційних описах за кожним цехом (ділянкою) та матеріально відповідальною особою. У них зазначають найменування заділів, стадії та ступені готовності. Після цього фактичну кількість НЗВ порівнюють із даними кількісного (оперативного) обліку деталей. Шляхом такого порівняння виявляють нестачі та надлишки деталей, а також прихований брак.

Виявлений під час інвентаризації брак оформляють працівники відділу технічного контролю. Остаточно забраковані деталі до складу НЗВ не включаються.

Інвентаризацію НЗВ проводять з періодичністю та у строки, які встановлює керівник підприємства з урахуванням переліку обов’язкових підстав для її проведення, передбачених Інструкцією № 69.

Водночас є виробничі підприємства, які залишки НЗВ інвентаризують щомісяця, оскільки без цього показника неможливо встановити собівартість готової продукції.

У зв’язку з відсутністю єдиного алгоритму проведення інвентаризації НЗВ не існує і типової форми інвентаризаційного опису НЗВ. Тому кожне підприємство самостійно встановлює порядок інвентаризації НЗВ з урахуванням своєї специфіки та галузевих інструкцій з питань планування, обліку та калькулювання собівартості продукції, а також розробляє індивідуальний інвентаризаційний опис.

Підприємства з нескладним виробничим процесом при інвентаризації НЗВ використовують Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей за формою № інв-3, затвердженою постановою № 241. Інші ж підприємства коригують цю форму «під себе» (наприклад, змінюють склад і найменування граф, рядків, позицій) або навіть розробляють власні форми первинних документів для оформлення інвентаризації НЗВ.

Наявність та обсяг незавершеного капітального будівництва і незавершених ремонтів установлюються при інвентаризації шляхом перевірки їх у натурі.

Інвентаризацію капітального будівництва проводять за кожним окремим об’єктом будівництва та за кожною матеріально відповідальною особою

При інвентаризації незавершеного капітального будівництва робоча інвентаризаційна комісія перевіряє стан законсервованих об’єктів, будівництво яких тимчасово припинене, встановлює причини та підстави для їх консервації. Також фіксують наявність у складі незавершеного капітального будівництва устаткування, переданого для монтажу, який фактично не початий (п.п. «г» п.п. 11.9 Інструкції № 69).

Щодо повністю побудованих і фактично введених в експлуатацію об’єктів без оформлення належних документів, а також щодо завершених, але з якихось причин не введених в експлуатацію об’єктів в окремих інвентаризаційних описах вказують причини затримки оформлення документів та здачі в експлуатацію таких об’єктів (п.п. «д» п.п. 11.9 Інструкції № 69).

На об’єкти, будівництво яких припинене, а також на проектно-дослідницькі роботи щодо нездійсненого будівництва, які підлягають списанню з балансу, складають окремі інвентаризаційні описи. У них наводять дані про характер виконаних робіт та їх вартість із зазначенням причини припинення (нездійснення) будівництва.

В інвентаризаційних описах незавершеного капітального будівництва зазначають найменування об’єкта, обсяг виконаних робіт за видами, конструктивними елементами, устаткуванням.

При інвентаризації незавершених ремонтів члени інвентаризаційної комісії:

— вивчають первинні документи, на підставі яких здійснюється ремонт основних засобів;

— перевіряють відповідність фактичних витрат на ремонт об’єкта основних засобів кошторисній вартості ремонту, розрахованій до постановки такого об’єкта на ремонт;

— визначають ступінь готовності об’єкта, що ремонтується, підраховують економію або перевитрату коштів;

— роблять висновки про доцільність продовження затяжних та/або дорогих ремонтів;

— аналізують причини припинення ремонту окремих об’єктів основних засобів, ремонтні роботи за якими припинені.

На незавершений капітальний ремонт будівель, споруд, машин, устаткування та інших об’єктів складають окремий акт. У ньому зазначають: назву об’єкта, що ремонтується, опис та відсоток виконаних робіт, кошторисну і фактичну вартість виконаних робіт.

Інвентаризацію незавершеного ремонту основних засобів (будівель, споруд, машин, устаткування, енергетичних установок тощо) оформляють Актом інвентаризації незавершених ремонтів основних засобів (форма № інв-10, затверджена постановою № 241). Цей акт інвентаризаційна комісія складає в одному примірнику на підставі перевірки стану робіт у натурі. Ця форма об’єднує в собі показники інвентаризаційного опису та звіряльної відомості. Тобто результат інвентаризації (економія або перевитрата) фіксують безпосередньо в ній.

Бухгалтерія підприємства заповнює в Акті графи 1 — 6, 8 і 9, а потім передає його робочій інвентаризаційній комісії. Комісія на підставі перевірки стану ремонтних робіт заповнює графу 7 Акта, підписує його та передає до бухгалтерії.

При проведенні інвентаризації готівкових грошових коштів та інших цінностей, що перебувають у касі підприємства, необхідно керуватися нормами одразу трьох нормативних документів — Інструкції № 69, Положення № 637 і Положення № 158.

Відповідно до п. 7 Інструкції № 69 основними завданнями інвентаризації каси, зокрема, є:

— виявлення фактичної наявності грошових кош­тів, цінних паперів та інших грошових документів;

— установлення надлишку або нестачі грошових коштів, цінних паперів та інших грошових документів шляхом порівняння фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

— перевірка дотримання умов та порядку зберігання грошових коштів, цінних паперів та інших грошових документів.

Для проведення інвентаризації готівки та інших цінностей у касі підприємства його керівник видає наказ, яким призначається інвентаризаційна комісія та встановлюються строки проведення інвентаризації. При цьому періодичність проведення такої інвентаризації керівник визначає самостійно, крім випадків, прямо обумовлених п. 3 Інструкції № 69 (див. с. 4).

Процедура інвентаризації каси включає (п. 4.10 Положення № 637) перерахунок фактичної наявності:

— готівкових грошових коштів (у національній та в іноземній валюті);

— грошових документів (поштових марок, оплачених проїзних квитків, оплачених путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо);

— цінних паперів (векселів, акцій, інвестиційних сертифікатів тощо);

— чекових книжок.

Безпосередньо перед інвентаризацією в кожної матеріально відповідальної особи (особи, яка відповідає за збереження грошових коштів) береться розписка, якою вона підтверджує, що на початок цієї інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, та всі кошти, що надійшли під її відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, — списані за видатками (п. 4.10 Положення № 637). Це необхідно для виключення можливих заяв касира (після проведення інвентаризації каси) про наявність у нього документів, не включених до останнього звіту. Згадана розписка міститься в преамбулі Акта про результати інвентаризації наявних коштів, форму якого встановлено додатком 7 до Положення № 637.

Саму ж інвентаризацію каси інвентаризаційна комісія проводить в такій послідовності:

— спочатку записує останні номери прибуткового та видаткового касових ордерів;

— підраховує фактичну наявність у касі готівкових коштів, грошових документів, цінних паперів тощо;

— перевіряє правильність оприбутковування та списання готівкових коштів, а також оформлення грошових документів;

— порівнює фактичну наявність готівкових кош­тів, грошових документів, цінних паперів тощо з даними бухгалтерського обліку;

— оформляє Акт про результати інвентаризації наявних коштів.

Під час інвентаризації комісія перевіряє всі готівкові кошти, що зберігаються в касі, шляхом повного їх покупюрно-помонетного перерахунку

Перерахований комісією залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за касовою книгою. Якщо підприємство застосовує РРО, то комісія звіряє наявну на місці проведення касиром розрахунків готівку із сумою, зазначеною в денному Х-звіті РРО (у РК та КОРО).

Будьте уважні! Ніякі документи або розписки до залишку готівки не включаються. Так само заяви касира про наявність у касі грошових коштів та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, яке інвентаризується, до уваги не беруться. Це чітко обумовлено п. 37 Положення № 158.

Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами*, вважається надлишком (п. 4.10 Положення № 637). Якщо при інвентаризації комісією виявлено, що готівкових коштів у касі зберігається менше, ніж за обліковими даними, то така ситуація розцінюється як нестача.

У процесі інвентаризації, як уже згадувалося, комісія також повинна перевірити правомірність оприбутковування та видачі готівки з каси і правильність документального оформлення операцій з готівковими коштами із застосуванням таких первинних касових документів, як:

— прибуткові касові ордери (типова форма № КО1) та видаткові касові ордери (типова форма № КО-2);

— журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (типова форма № КО-3 або № К?-3?О-3А);

— реєстр депонованої заробітної плати;

— книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей (типова форма № КО-5);

— касова книга (типова форма № КО-4);

У разі автоматизованого ведення касової книги підприємством перевіряється до того ж правильність роботи програмних засобів обробки касових документів.

Окремо підкреслимо: проведення інвентаризації при неповному складі інвентаризаційної комісії не допускається (п.п. 11.2 Інструкції № 69).

Після закінчення інвентаризації грошових коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі підприємства, для фіксації її підсумків складається вже неодноразово згадуваний Акт про результати інвентаризації наявних коштів, форму якого наведено в додатку 7 до Положення № 637 (далі — Акт).

Згаданий Акт оформляється у двох примірниках, підписується всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою (тобто касиром), яка, до всього іншого, підтверджує, що:

— грошові кошти, зазначені в Акті, перебувають у неї на зберіганні під її відповідальність;

— усі наявні кошти перевірені комісією в її присутності;

— претензій до інвентаризаційної комісії така особа не має.

Один примірник Акта передається до бухгалтерії підприємства, а другий — залишається в матеріально відповідальної особи.

У разі зміни матеріально відповідальних осіб Акт складається у трьох примірниках. Один із них передається до бухгалтерії, другий — вручається матеріально відповідальній особі, яка здала цінності, а третій — матеріально відповідальній особі, яка прийняла цінності.

В Акті зазначаються дані про фактичну наявність грошових коштів та інших цінностей у касі підприємства, а також їх залишок за даними бухгалтерського обліку. Готівка в іноземній валюті вноситься до Акта із зазначенням назви та суми іноземної валюти, курсу НБУ, що діяв на дату проведення інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку у грошову одиницю України (п. 37 Положення № 158).

Якщо під час інвентаризації в касі виявлені нестачі або надлишки цінностей, то в Акті комісія відображає відповідну суму таких нестач або надлишку та з’ясовує обставини їх виникнення

Для цього матеріально відповідальна особа дає письмові пояснення причин, унаслідок яких виникли нестачі або надлишки. Також до Акта заноситься рішення щодо цього, прийняте керівником підприємства.

Виявлений у процесі інвентаризації надлишок згодом оприбутковується в касі за допомогою виписування прибуткового касового ордера або шляхом проведення через РРО за допомогою операції «Службове внесення». Сума надлишку зараховується до доходу відповідного підприємства (у бухгалтерському обліку — за приписами п. 5 П(С)БО 15 з відображенням за кредитом субрахунку 719 «Інші доходи від операційної діяльності», у податковому — згідно з п.п. 135.5.4 ПКУ як інший дохід).

Сума нестачі грошових коштів у касі підприємства стягується з винної особи в повному обсязі (як правило, це касир, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність). На об’єкт оподаткування податком на прибуток сума нестачі готівки, навіть незважаючи на те, що в бухгалтерському обліку вона може бути включена до витрат, ніяк не вплине зважаючи на відсутність зв’язку таких сум із господарською діяльністю підприємства. Водночас при відшкодуванні матеріально відповідальною особою суми нестачі вона не збільшить дохід на підставі п.п. 136.1.5 ПКУ.

Вище ми вже зазначили, що при проведенні інвентаризації каси перевіряють фактичну наявність та умови зберігання не лише готівкових коштів, а також цінних паперів, чекових книжок та інших грошових документів. Одночасно з цим інвентаризують і бланки документів суворої звітності.

Як і інвентаризація будь-яких інших цінностей, інвентаризація бланків документів суворої звітності проводиться за рішенням керівника підприємства, але не рідше ніж один раз на рік перед складанням річної фінансової звітності.

До початку інвентаризації від кожної матеріально відповідальної особи, яка відповідає за збереження цінностей, береться розписка про те, що на початок проведення інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на цінності здані до бухгалтерії та всі бланки документів суворої звітності, які надійшли під її відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, — списані за видатками. Забігаючи наперед, зазначимо, що подібна розписка включена до заголовної частини Інвентаризаційного опису цінностей і бланків документів суворої звітності (форма № інв-16*).

У процесі проведення інвентаризації бланків документів суворої звітності інвентаризаційна комісія, створена наказом керівника підприємстві, зобов’язана:

— перевірити їх фактичну наявність за видами бланків (з урахуванням початкових і кінцевих номерів тих чи інших бланків) та зіставити отримані дані з даними бухгалтерського обліку;

— підрахувати фактичну та номінальну (якщо така передбачена) вартість бланків суворої звітності за кожним місцем їх зберігання та матеріально відповідальною особою;

— перевірити правильність ведення, а також своєчасність складання спеціальних документів первинного обліку бланків суворої звітності, затверджених наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності» від 11.03.96 р. № 67, а саме: прибутково-видаткових накладних на бланки суворої звітності (типова форма № СЗ-1), прибутково-видаткових книг з обліку бланків суворої звітності (типова форма № СЗ-2), актів на списання використаних бланків суворої звітності (типова форма № СЗ-3), актів перевірки наявності бланків суворої звітності (типова форма № СЗ-4), карток-довідок по виданих і використаних бланках суворої звітності (типова форма № СЗ-5). Якщо для бланків документів суворої звітності застосовують інші спеціальні форми первинних документів, тоді перевіряють їх. Так, для трудових книжок це будуть затверджені наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277: Книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9), Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10), Акти на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них (типова форма № П-11);

— установити наявність анульованих (зіпсованих) бланків суворої звітності.

Результати інвентаризації фактичної наявності бланків суворої звітності, а також виявлені кількісні розбіжності між даними інвентаризації та даними бухгалтерського обліку відображають в Інвентаризаційному описі цінностей і бланків документів суворої звітності (форма № інв-16).

До речі, на користь того, щоб для оформлення результатів інвентаризації бланків документів суворої звітності підприємства застосовували саме форму № інв-16, висловився свого часу Держкомстат у листі від 30.01.2003 р. № 03-04-05/18.

До Інвентаризаційного опису бланків документів суворої звітності підлягають внесенню їх назва, номер, серія та номінальна вартість (п. 37 Положення № 158). За наявності документів суворої звітності, що нумеруються одним номером, складається комплект із зазначенням кількості документів у ньому.

Інвентаризаційний опис за формою № інв-16 складається у двох примірниках, підписується інвентаризаційною комісією та матеріально відповідальною особою

Один примірник опису передається до бухгалтерії підприємства, а другий залишається в матеріально відповідальної особи, яка приймає бланки документів суворої звітності на відповідальне зберігання.

При зміні матеріально відповідальних осіб цей Інвентаризаційний опис складається у трьох примірниках (матеріально відповідальній особі, яка здала цінності, матеріально відповідальній особі, яка прийняла цінності, та бухгалтерії).

Графи 1 — 8 Інвентаризаційного опису за формою № інв-16 ще до початку інвентаризації заповнює бухгалтерія підприємства, після чого опис передають інвентаризаційній комісії. Комісія безпосередньо при проведенні інвентаризації заповнює графи 9 — 10 опису про фактичну наявність бланків документів суворої звітності. Підписаний усіма членами комісії та матеріально відповідальною особою опис передається до бухгалтерії. Працівник бухгалтерії відображає в ньому наявність бланків документів суворої звітності за обліковими даними. Потім безпосередньо у формі № інв-16 визначаються результати інвентаризації (надлишок чи нестача).

На останній сторінці Інвентаризаційного опису за формою № інв-16 перед підписом голови комісії залишено два вільні рядки для запису останніх номерів документів у разі руху бланків документів суворої звітності під час інвентаризації.

Зауважимо також, що при визначенні результатів інвентаризації бланки документів суворої звітності приймаються до обліку в сумі фактично понесених витрат на їх придбання. Для встановлення облікового залишку «суворих» бланків використовуються відомості аналітичного та синтетичного обліку на дату інвентаризації.

Інвентаризація розрахунків, нагадаємо, полягає у виявленні за відповідними документами залишків та ретельній перевірці обґрунтованості сум, що обліковуються на рахунках дебіторської та кредиторської заборгованості. Тобто в ході проведення інвентаризації розрахунків інвентаризаційній комісії потрібно встановити наявність у підприємства дебіторської та кредиторської заборгованості, оцінити її реальну величину, визначити строки виникнення такої заборгованості та осіб, винних у пропущенні строків позовної давності, якщо це має місце, а також вжити заходів щодо усунення розбіжностей за виявленими сумами.

Процедура проведення інвентаризації розрахун­ків, у тому числі дебіторської заборгованості, визначена п.п. 11.11 Інструкції № 69. Водночас підприємствам слід також керуватися нормами П(С)БО 10 і П(С)БО 11, які встановлюють правила визнання й оцінки дебіторської та кредиторської заборгованості.

У процесі інвентаризації дебіторська та кредиторська заборгованості підлягають перевірці на предмет дотримання строку позовної давності, обґрунтованості сум, що обліковуються на рахунках розрахунків із покупцями та замовниками, постачальниками й підрядниками, за отриманими та виданими векселями, отриманими позиковими коштами, з підзвітними особами, депонентами, іншими дебіторами та кредиторами.

Згідно з п.п. «а» п.п. 11.11 Інструкції № 69 інвентаризація дебіторської заборгованості починається з того, що підприємство-кредитор для підтвердження реальності суми заборгованості надсилає (передає) підприємствам-дебіторам скріплені підписом та печаткою виписки з регістрів аналітичного обліку про їх заборгованість у формі Акта звіряння розрахунків. У таких Актах зазначаються номер договору, дата і сума перерахування коштів або дата і сума відвантаження товарів (робіт, послуг). У свою чергу, підприємство-дебітор протягом 10 днів із дня отримання акта звіряння зобов’язане повернути його підписаним із підтвердженням суми заборгованості або з обґрунтованими запереченнями.

В аналогічному порядку підтверджуються й суми кредиторської заборгованості.

Особливо ретельній перевірці мають бути піддані суми заборгованості постачальникам за невідфактурованими поставками (коли відсутні розрахункові документи на одержані матеріальні цінності). На них після їх перевірки бухгалтерія зобов’язана вимагати від постачальників розрахунково-платіжні документи. Постачальники зобов’язані надати покупцям такі документи або повідомити причини їх ненадання. Якщо у постачальника не обліковується заборгованість, він також зобов’язаний повідомити покупця про відсутність такої заборгованості (п.п. «б» п.п. 11.11 Інструкції № 69).

Після підписання актів звіряння розрахунків з покупцями (замовниками), постачальниками (підрядниками), іншими дебіторами та кредиторами на відповідних рахунках їх бухгалтерського обліку повинні залишатися виключно узгоджені суми заборгованостей

Після підписання актів звіряння розрахунків з покупцями (замовниками), постачальниками (підрядниками), іншими дебіторами та кредиторами на відповідних рахунках їх бухгалтерського обліку повинні залишатися виключно узгоджені суми заборгованостей

У тих окремих випадках, коли до кінця звітного періоду (року) не вдалося усунути розбіжності, що виникли, або розшифрувати нез’ясовані розбіжності, допускається відображення розрахунків з дебіторами та кредиторами кожною зі сторін у своєму балансі у сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку та визнаються нею правильними. Причому, якщо дебітор і кредитор не узгоджують розбіжності, то саме зацікавлена сторона (тобто підприємство-кредитор) зобов’язана вжити заходів щодо врегулювання таких розбіжностей у встановленому порядку. Тобто вона має право передати матеріали про такі розбіжності для прийняття рішення до господарського суду (п.п. «в» п.п. 11.11 Інструкції № 69, лист Мінфіну від 18.09.2007 р. № 31-34000-10-10/18896).

Окрім зазначеного, під час проведення інвентаризації розрахунків інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки повинна також установити:

— вжиті заходи щодо стягнення дебіторської заборгованості;

— суми кредиторської та дебіторської заборгованості зі строком позовної давності, що минув. При цьому в разі виявлення безнадійної дебіторської заборгованості вона підлягає списанню за рішенням керівника на витрати підприємства або за рахунок створеного резерву сумнівних боргів. Кредиторська заборгованість зі строком позовної давності, що минув, відображається у складі інших доходів від операційної діяльності;

— правильність розрахунків з установами банків, фінансовими, податковими та казначейськими органами, а також структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси.

Суми за розрахунками з банками, фінансовими, податковими та казначейськими органами мають бути погоджені з ними в обов’язковому порядку

Відображення в балансі неврегульованих сум за такими заборгованостями недопустиме (п.п. «г» п.п. 11.11 Інструкції № 69);

— заборгованість підзвітних осіб. При інвентаризації підзвітних сум перевіряються звіти підзвітних осіб за виданими авансами, а також «невідзвітовані» суми виданих авансів за кожною підзвітною особою, дати їх видачі та причини утворення;

— реальність заборгованості перед працівниками підприємства. Під час інвентаризації заборгованості працівникам підприємства виявляються суми своєчасно незатребуваної заробітної плати, що підлягає зарахуванню до складу депонентів. Одночасно перевіряються суми та виявляються причини виникнення переплат робітникам і службовцям;

— правильність та обґрунтованість сум заборгованостей за нестачами та крадіжками, а також вжиті заходи щодо стягнення цієї заборгованості. Інвентаризація заборгованості за нестачами та втратами від псування цінностей повинна забезпечити перевірку причин, з яких затримується розгляд матеріалів за виявленими нестачами та віднесення її на винних осіб або списання в установленому порядку. В акті інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків зазначаються прізвище боржника, за що і коли виник борг, дата прийняття рішення суду чи іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальної шкоди, а якщо таке рішення не прийняте, то вказується, коли підприємством пред’явлено позов та сума заборгованості на дату інвентаризації (п. 42 Положення № 158).

Документальне оформлення інвентаризації розрахунків з дебіторами та кредиторами полягає у складанні Актів звіряння розрахунків з усіма підприємствами-контрагентами, а також Акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами за формою № інв-17, затвердженою постановою № 241, і Довідки (додаток до форми № інв-17) до нього.

Щодо Акта звіряння розрахунків зазначимо, що законодавчо затвердженої його форми не існує. Тим часом на практиці як зразок часто використовують форму, наведену в додатку 1 до наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату від 10.11.98 р. № 148/234/383 (далі — наказ № 148/234/383).

Як варіант допустимо використання самостійно розробленої форми Акта звіряння розрахунків із зазначенням усіх реквізитів, властивих первинному документу згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік. Зокрема, в Актах звіряння розрахунків наводяться такі дані:

— назва документа;

— дата і місце його складання;

— назва підприємства, від імені якого складено документ;

— назва підприємства-контрагента, з яким здійснюється звірка взаєморозрахунків;

— період, за який проводиться звірка;

— назва, дата складання та номер документа, на підставі якого виникла (погашена) заборгованість;

— сума дебіторської (кредиторської) заборгованості за даними підприємства кредитора (дебітора);

— сума заборгованості за даними підприємства-контрагента;

— розбіжності в сумі заборгованості між даними підприємств-контрагентів;

— підписи представників підприємств.

Зверніть особливу увагу: Акт звіряння розрахунків підписується уповноваженими представниками підприємств-контрагентів.

Тут варто підкреслити ще один дуже важливий нюанс. Так, за нормами ст. 264 ЦКУ перебіг позовної давності переривається вчиненням особою дії, що свідчить про визнання нею свого боргу чи іншого обов’язку. Позовна давність переривається в разі пред’явлення особою позову до одного з декількох боржників, а також якщо предметом позову є лише частина вимоги, право на яку має позивач. Після переривання перебіг позовної давності починається заново. Час, що минув до переривання перебігу позовної давності, до нового строку не зараховується.

У свою чергу, за приписами ст. 8 Закону про бухоблік головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій, забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

Посилаючись на названу вище статтю Закону про бухоблік, ВГСУ в постанові від 05.09.2012 р. у справі № 5006/16/12/2012 доходить висновку, що головний бухгалтер належить до уповноважених осіб підприємства. А з огляду на те, що форма Акта звіряння розрахунків, затверджена наказом № 148/234/383, не потребує підписання такого Акта керівниками підприємств (дебітора і кредитора), то підписані уповноваженими працівниками бухгалтерської служби підприємств та скріплені печатками сторін Акти звіряння розрахунків переривають перебіг строку позовної давності.

Цілком очевидно, що наявність на Актах звіряння розрахунків двох підписів (керівників та головних бухгалтерів підприємств-контрагентів) однозначно свідчить про переривання перебігу строку позовної давності за підтвердженою заборгованістю

На практиці, до речі, в Актах звіряння розрахун­ків, що розсилаються (передаються) підприємствам-дебіторам, первісно «забивають» два підписи.

Наведемо приклад заповнення Акта звіряння розрахунків.

Отримані від підприємств-дебіторів Акти звіряння розрахунків є основою для заповнення Довідки (додаток до форми № інв-17), яка складається в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку. Водночас сюди ж включають дані про дебіторську і кредиторську заборгованість, яка не підтверджена Актами звіряння розрахунків.

Згадану Довідку складають в одному примірнику, зазначаючи в ній: відомості про кожного дебітора та кредитора (назву та адресу), за що значиться заборгованість, дату (з якого часу), суму та підстави виникнення заборгованості (документ, що підтверджує її виникнення). Окремо при цьому в Довідці виділяють неузгоджені суми заборгованостей, а також вказують причини та осіб, винних у пропущенні строку позовної давності за дебіторською заборгованістю (п.п. «д» п.п. 11.11 Інструкції № 69). Причому щодо дебіторської заборгованості зі строком позовної давності, що минув, інвентаризаційна комісія зобов’язана вимагати письмові пояснення від відповідних працівників (п. 47 Положення № 158).

Зауважимо, що при автоматизованому веденні бухгалтерського обліку Довідку до форми № інв-17 можна не складати, оскільки її замінюють оборотно-сальдові відомості за рахунками розрахунків з дебіторами та кредиторами, роздруковані з комп’ютерної програми, що використовується підприємством. Проте це стосується тільки поточної заборгованості підприємств. За заборгованістю зі строком позовної давності, що минув, окрему Довідку складати все ж доведеться (п.п. «д» п.п. 11.11 Інструкції № 69). При цьому в такій Довідці, повторимо, разом з іншими відомостями в обов’язковому порядку зазначаються особи, винні у пропущенні строку позовної давності за дебіторською заборгованістю.

Результати інвентаризації розрахунків, як ми вже згадували, оформляють Актом інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № інв-17). Підставою для заповнення цього Акта інвентаризації розрахунків є Довідка (додаток до форми № інв-17).

В Акті інвентаризації розрахунків слід перелічити найменування проінвентаризованих рахунків (субрахунків), зазначити суми виявленої підтвердженої та не підтвердженої Актами звіряння розрахунків дебіторської та кредиторської заборгованості, безнадійних боргів, а також суми кредиторської та дебіторської заборгованості, за якою закінчилися строки позовної давності (п. 43 Положення № 158). На необхідності включення до Акта інвентаризації розрахунків даних як про узгоджені заборгованості, так і не підтверджені Актами звіряння розрахунків акцентував увагу Мінфін у листі від 18.09.2007 р. № 31-34000-10-10/18896.

Акт за формою № інв-17 складається інвентаризаційною комісією в одному примірнику, підписується головою та всіма членами комісії, а потім передається до бухгалтерії.

Зазначений Акт інвентаризації розрахунків разом з Актами звіряння розрахунків після прийняття рішення власником (керівником) підприємства про врегулювання розбіжностей у даних про заборгованість є підставою для відображення відповідних сум у бухгалтерському обліку у складі поточної, сумнівної, безнадійної заборгованості та інших операційних доходів (П(С)БО 10 і П(С)БО 11, лист Мінфіну від 13.12.2004 р. № 31-04200-30-10/22823).

Виявлена в результаті інвентаризації розрахунків безнадійна дебіторська заборгованість, у тому числі заборгованість, за якою закінчився строк позовної давності, виключається з активів (списується з балансу) з одночасним зменшенням розміру резерву сумнівних боргів. У разі недостатності суми цього резерву безнадійна дебіторська заборгованість відноситься до інших операційних витрат.

Витрати майбутніх періодів. Щоб грамотно провести інвентаризацію витрат майбутніх періодів, слід пригадати, що це таке. Поняття «витрати майбутніх періодів» розшифровує п. 2.36 Методрекомендацій № 433. Згідно з ним — це витрати, які були здійснені в поточному або попередньому звітних періодах, але належать до наступних звітних періодів.

Примірний перелік витрат, які можна віднести до витрат майбутніх періодів, дає Інструкція № 291. До цього переліку входять:

— витрати, пов’язані з підготовчими роботами в сезонних галузях промисловості;

— витрати, пов’язані з освоєнням нових виробництв та агрегатів;

— сплачені авансом орендні платежі;

— оплата страхового полісу;

— оплата торгового патенту;

— вартість передплати газет, журналів, періодичних та довідкових видань тощо.

Зазначені витрати спочатку обліковують на рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів», а потім у періоді їх нарахування списують до складу витрат звітного періоду

При проведенні інвентаризації витрат майбутніх періодів інвентаризаційна комісія:

— вивчає первинні документи, на підставі яких сформовано показник рахунка 39 «Витрати майбутніх періодів»;

— перевіряє реальність суми витрат майбутніх періодів, зарахованої на баланс підприємства;

— виявляє розбіжності між фактичною сумою витрат майбутніх періодів та сумою таких витрат за даними бухгалтерського обліку;

— перевіряє правильність списання витрат майбутніх періодів у періоді їх зарахування до складу витрат звітного періоду.

Забезпечення майбутніх витрат і платежів. Нагадаємо, що порядок створення та відображення в обліку забезпечень майбутніх витрат і платежів регулює П(С)БО 11. Так, п. 4 цього П(С)БО під забезпеченням розуміє зобов’язання з невизначеною сумою або часом погашення на дату балансу.

У свою чергу, згідно з п. 13 П(С)БО 11 забезпечення створюються для відшкодування майбутніх операційних витрат на:

— оплату відпусток працівникам;

— додаткове пенсійне забезпечення;

— виконання гарантійних зобов’язань;

— реструктуризацію, виконання зобов’язань при припиненні діяльності;

— виконання зобов’язань за обтяжливими контрактами тощо.

Облік таких сум підприємство веде на рахунку 47 «Забезпечення майбутніх витрат і платежів».

Інвентаризацію забезпечень майбутніх витрат і платежів проводять з метою:

— перевірки обґрунтованості створення того чи іншого виду забезпечення. При цьому слід мати на увазі вимоги П(С)БО 11. Відповідно до них забезпечення створюють при виникненні внаслідок минулих подій зобов’язання, погашення якого, імовірно, призведе до зменшення ресурсів, що втілюють у собі економічні вигоди, і якщо його оцінка може бути достовірно визначена. Забезпечення не створюють для покриття майбутніх збитків від діяльності підприємства (п. 14 П(С)БО 11);

— оцінки правильності розрахунку суми створеного забезпечення. Нагадаємо, що сума забезпечення визначається за правилами п. 16 П(С)БО 11, тобто за обліковою оцінкою ресурсів (за вирахуванням суми очікуваного відшкодування), необхідних для погашення відповідного зобов’язання, на дату балансу. Забезпечення довгострокових зобов’язань визнаються в сумі їх нинішньої вартості;

— перевірки правильності списання сум забезпечень майбутніх витрат і платежів у періоді їх використання. При цьому майте на увазі, що забезпечення використовується для відшкодування тільки тих витрат, для покриття яких воно створене (п. 17 П(С)БО 11);

— оцінки обґрунтованості розміру забезпечень на дату проведення інвентаризації, а також відповідності таких забезпечень переліку забезпечень, що створюються. Такий перелік затверджує керівник підприємства розпорядчим документом. Якщо в результаті інвентаризації встановлено, що в майбутньому відсутня ймовірність вибуття активів для погашення зобов’язань, то сума створеного забезпечення підлягає сторнуванню (п. 18 П(С)БО 11).

При проведенні інвентаризації забезпечень майбутніх витрат і платежів керуємося вимогами п.п. 11.10 Інструкції № 69. Зокрема:

— залишок забезпечення на виплату відпусток (у тому числі відрахування на державне соціальне страхування з цих сум) станом на кінець звітного року визначаємо шляхом розрахунку, який базується на кількості днів не використаної працівниками підприємства щорічної відпустки та середньоденної оплати праці працівників. При цьому середньоденна зарплата визначається відповідно до Порядку № 100;

— при інвентаризації забезпечення на виплату передбаченої законодавством винагороди за вислугу років уточнюємо розмір забезпечення, який не повинен перевищувати суми нарахованої винагороди та підлягає віднесенню до складу витрат виробництва і обігу (п.п. «б» п.п. 11.10 Інструкції № 69);

— до суми забезпечень на виплату відпусток та винагороди за вислугу років додаємо відрахування на державне соціальне страхування з цих сум (у частині нарахувань) за встановленими нормативами (п.п. «в» п.п. 11.10 Інструкції № 69);

— інвентаризація страхового резерву небанківської фінансової установи, який створюється для покриття ризиків неповернення основного боргу за кредитами, полягає в обґрунтуванні відповідності залишку зазначеного резерву граничному розміру такого резерву на дату інвентаризації (п.п. «г» п.п. 11.10 Інструкції № 69).

Будь-яких особливих вимог щодо строків проведення інвентаризації витрат майбутніх періодів та забезпечень майбутніх витрат і платежів Інструкція № 69 не містить. Тому їх інвентаризацію проводять із періодичністю та у строки, які встановлює керівник підприємства з урахуванням переліку обов’язкових підстав для її проведення, передбачених Інструкцією № 69.

Для оформлення інвентаризації витрат майбутніх періодів застосовують Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів за формою № інв-11, затвердженою постановою № 241.

Робоча інвентаризаційна комісія складає цей документ в одному примірнику, підписує та передає до бухгалтерії

А от для відображення результатів інвентаризації забезпечень майбутніх витрат і платежів спеціально розробленої форми акта не існує. У зв’язку з цим ви можете розробити свою форму, узявши за основу форму № інв-11, з урахуванням особливостей формування забезпечень та показників, що на них впливають.

Отже, інвентаризацію проведено. Час підбити підсумки. Про те, як документально оформити та відобразити в обліку результати інвентаризації, читайте в наступній статті.

	висновки
	Перед складанням річної бухгалтерської звітності, але не раніше 1 жовтня, підприємства зобов’язані провести інвентаризацію активів та зобов’язань. Проводити інвентаризацію допускається лише повним складом інвентаризаційної комісії та виключно у присутності матеріально відповідальної особи. У процесі інвентаризації можуть бути виявлені об’єкти основних засобів, які не взяті на облік, а також об’єкти, за якими в облікових регістрах відсутні дані, що їх характеризують, або ці дані зазначені неправильно. У такому разі інвентаризаційна комісія повинна включити до інвентаризаційного опису відсутні або правильні відомості та технічні показники за цими об’єктами. Перевірка фактичної наявності ТМЦ включає їх перерахунок, зважування, вимірювання та перевірку придатності. Причому масу (обсяг) навалочних матеріалів можна визначати на основі обмірів та технічних розрахунків. Акти обмірів та розрахунків додають до опису. Для ідентифікації об’єктів НМА перевіряють наявність і дійсність документів, які посвідчують правомірність отримання прав власності, прав використання об’єктів інтелектуальної власності (патентів, свідоцтв, дипломів, ліцензій, договорів тощо). Ніякі документи або розписки до залишку готівки інвентаризаційна комісія не включає. Заяви касира про наявність в касі готівки та інших цінностей, що не належать підприємству, до уваги не беруться. При інвентаризації розрахунків з покупцями та іншими дебіторами підприємства-кредитори зобов’язані скласти та надіслати дебіторам для підтвердження виписки з регістрів аналітичного обліку (акти звіряння розрахунків) про їх заборгованість.