Работник заболел в командировке

Работник заболел в командировке

Лилия УШАКОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.2001 г. № 2240-III.

Указ № 436 — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.95 г. № 436/95.

Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 08.02.95 г. № 100.

Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 26.09.2001 г. № 1266.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.

Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

Инструкция № 455 — Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава Украины от 13.11.2001 г. № 455.

Письмо № 283 — письмо Минсоцполитики от 18.04.2012 г. № 283/13/155-12.

Прежде чем перейти к рассмотрению вопросов, заданных нашим читателем (см. преамбулу к данной статье), напомним, что в части регулирования трудовых взаимоотношений с командировочным работником хозрасчетным предприятиям следует руководствоваться КЗоТ. Налогового-командировочные вопросы для них урегулированы положениями НКУ. Что касается Инструкции № 59, то она не является обязательной для хозрасчетных предприятий, поскольку распространяется только на командировки работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью либо частично финансируемых за счет бюджетных средств (далее — бюджетники). Остальные (хозрасчетные) предприятия могут использовать данный документ в качестве вспомогательного (справочного) (см. письмо ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415).

Однако учитывая, что большинство командировочных вопросов, ответы на которые бюджетники могут найти в Инструкции № 59, другими нормативно-правовыми актами (в том числе КЗоТ и НКУ) не регулируются, для хозрасчетных предприятий, на наш взгляд, наиболее приемлемым будет вариант разработки своего внутреннего документа, регулирующего порядок командирования работника в пределах Украины и за границу, используя в качестве ориентира Инструкцию № 59. Таким документом может быть внутреннее положение о командировках, согласованное с трудовым коллективом (либо с его представителями в лице профсоюза).

При написании данной статьи мы также руководствовались нормами Инструкции № 59, поскольку большая часть работодателей при разработке документа, регулирующего командировочные вопросы, использовало (или будет использовать) в качестве вспомогательного именно этот документ.

Направление работника в командировку осуществляется на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия, в котором, среди прочего, указывается срок пребывания работника в командировке.

По возвращении из командировки работник, задержавшийся в командировке в связи с болезнью, в общем порядке заполняет и подает Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет) по форме, утвержденной приказом Минфина Украины от 25.01.2013 г. № 1276, к которому прилагает:

— оригиналы документов, подтверждающих понесенные им в связи с командировкой расходы;

— больничный лист (о том, где его получить командированному работнику и как он должен быть заполнен, пойдет речь ниже);

— докладную записку о причине задержки (см. абзац второй разд. ІІ п. 10 Инструкции № 59, письмо Минфина от 14.03.2011 г. № 31-18030-07-10/668).

При наличии излишне израсходованных средств они возвращаются работником в кассу предприятия до или вовремя предоставления Отчета. Напомним, что сроки подачи отчета установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Ознакомиться с ними наши читатели могли в тематическом номере «Всегда под рукой» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 62, с. 38).

После получения от работника докладной записки о причине задержки и больничного листа работодатель принимает решение о продлении срока командировки, которое оформляется приказом (распоряжением). То есть приказ (распоряжение) о продлении командировки составляется уже после возвращения командированного работника на то предприятие, которое его командировало.

Отдельно остановимся на отражении дней болезни, совпавших с периодом командировки, в Табеле учета рабочего времени (далее — Табель), типовая форма которого утверждена приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489. Напомним, что для кодировки в Табеле дней командировки применяется код «ВД» (07). Оплачиваемые дни болезни работника кодируются как «ТН» (26). Поскольку дни болезни, приходящиеся на период командировки, не включаются в срок командировки (см. абзац третий п. 9 разд. II Инструкции № 59), то и в Табеле дни болезни в командировке, удостоверенные листком нетрудоспособности, следует кодировать «ТН» (26).

Разобравшись с документальным оформлением задержки в командировке, рассмотрим, где командированный работник может получить больничный лист, и особенности заполнения такого листа.

Независимо от того, где заболел работник, его временная нетрудоспособность должна быть удостоверена в установленном порядке. То есть работник должен иметь листок нетрудоспособности, удостоверяющий его нетрудоспособность (п. 1.1 Инструкции № 455).

Лицам, у которых временная нетрудоспособность наступила вне постоянного места проживания, в частности, во время нахождения в командировке, листок нетрудоспособности выдается по месту их временного пребывания с разрешения главного врача лечебно-профилактического заведения на число дней нетрудоспособности. Данный листок нетрудоспособности заверяется подписью главврача (подпись проставляется в графе «Видачу листка непрацездатності дозволяю») и печатью лечебно-профилактического заведения (см. п. 1.10 Инструкции № 455, п. 3.8 Инструкции о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденной приказом Минздрава, Минтруда, Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406).

Такие же правила действуют и в случае стационарного лечения командированного работника вне постоянного места жительства. То есть листок нетрудоспособности выдается с разрешения главного врача, заверяется его подписью и печатью лечебно-профилактического учреждения на число дней, необходимых для лечения (п. 1.11 Инструкции № 455).

О том, как оплачиваются дни болезни работника в командировке, а также о выплатах за период командировки с болезнью, поговорим далее.

Суточные и оплата проживания в командировке. Согласно п. 9 разд. II Инструкции № 59 в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не более двух месяцев:

1) возмещаются расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении);

2) выплачиваются суточные.

Но для того, чтобы за период болезни расходы на наем жилья были возмещены, а суточные выплачены, заболевший в командировке работник должен иметь документ, удостоверяющий его временную нетрудоспособность (невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства), т. е. листок нетрудоспособности, выданный в установленном порядке.

Если работник заболел в командировке, то аванса, выданного ему перед отъездом, может не хватить для покрытия суточных расходов и расходов на проживание. В этом случае, если это возможно, работодатель может (но не обязан!) обеспечить заболевшего работника дополнительными денежными средствами. Относительно ограничения, установленного п. 2.11 Положения № 637, согласно которому выдача работнику наличных средств под отчет может производиться только при условии отчетности им в установленном порядке за ранее полученные суммы, отметим следующее. По мнению НБУ, изложенному в письме от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 103), выдача или перечисление предприятием командированному работнику дополнительной суммы средств на командировку не будет нарушением требований действующих нормативно-правовых актов Украины при условии наличия приказа предприятия о продлении срока командировки такого работника и своевременной подачи работником Отчета. Со своей стороны мы согласны с такой позицией и считаем, что запрет, предусмотренный п. 2.11 Положения № 637, направлен на ограничение выдачи под отчет «новых» средств при наличии просрочки в предоставлении Отчета за ранее полученные средства. В рассматриваемой ситуации срок предоставления Отчета за ранее полученные средства не истек, поэтому выдача «новых» средств не должна повлечь за собой применение штрафа, предусмотренного абзацем пятым ст. 1 Указа № 436.

Если же командированному работнику была выдана корпоративная платежная карточка, то предприятие, в случае недостаточности имеющихся на ней денежных средств для покрытия расходов работника, связанных с командировкой, вправе дополнительно перечислить денежные средства, необходимые работнику в связи с продлением срока его командировки, на картсчет.

Больничные. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки (см. абзац третий п. 9 разд. II Инструкции № 59). За период временной нетрудоспособности, совпавший с командировкой, работнику на общих основаниях производится оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности и выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Основанием для назначения больничных является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности (ч. 1 ст. 51 Закона № 2240). Если больничный лист работника заполнен с нарушением норм Инструкции о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденной приказом Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, Минздравом, Минтруда и ФВПТ от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406, дни временной нетрудоспособности не оплачиваются.

Напомним, что расчет средней зарплаты для оплаты периода временной нетрудоспособности производится в соответствии с Порядком № 1266. Расчетным периодом, за который исчисляется средняя заработная плата для оплаты больничных, является период работы по последнему основному месту работы перед наступлением страхового случая, в течение которого работник работал и уплачивал страховые взносы или за него уплачивались страховые взносы (п. 3 Порядка № 1266). По общему правилу таким периодом будут последние 6 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, в котором наступил страховой случай (п. 4 Порядка № 1266).

Если работник проработал на предприятии менее 6 календарных месяцев, средняя заработная плата исчисляется за фактическое количество отработанных календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу наступления страхового случая. Если работник не отработал полный календарный месяц, средняя заработная плата исчисляется за фактически отработанное время перед наступлением страхового случая.

В расчет среднедневной (среднечасовой) заработной платы для определения суммы больничных включаются, выплаты, которые:

1) начислены за отработанное время ;

2) включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5 (информацию о том, какие выплаты включаются в фонд оплаты труда и участвуют в расчете средней заработной платы, наши читатели могут найти в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 76);

3) включаются в базу для начисления и удержания единого социального взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ).

Подробно о порядке назначения, расчета и начисления больничных читайте в тематическом номере «Больничные: от оформления до учета» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 18).

Оплата труда за выполненную в командировке работу. Дни недели по графику, установленному на командировавшем работника предприятии, когда работник в командировке не болел, а работал, должны быть оплачены в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором. При этом размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка (ст. 121 КЗоТ, п. 14 разд. І Инструкции № 59).

Для оплаты рабочих дней в командировке следует:

— во-первых, определить дневной заработок за месяц, в котором работник находился в командировке;

— во-вторых, рассчитать среднедневную заработную плату работника (расчет следует производить исходя из полностью отработанного месяца);

— в-третьих, сравнить полученные величины.

Если дневной заработок выше среднедневной заработной платы, оплата рабочих дней в командировке будет производиться исходя из дневного заработка. В противном случае — по среднедневному заработку.

При определении дневного заработка учитываются все элементы заработной платы, которые работник получает согласно условиям трудового, коллективного договора в месяце, в котором он находится в командировке: оклад, доплаты, надбавки, премии, которые не носят разового характера, суммы индексации и т. д. (см. письмо № 283). Разовые премии, материальная помощь на оздоровление и материальная помощь для решения социально-бытовых вопросов, начисленные в месяце пребывания в командировке, при расчете дневного заработка учитываться не должны (см. разъяснение Н. Синько, начальника отдела по вопросам оплаты труда Минсоцполитики Украины в газете «Оплата труда», 2012, № 21, с. 31).

Расчет среднедневной заработной платы производится в соответствии с Порядком № 100. В общем случае расчет среднедневной зарплаты производится исходя из выплат за последние 2 календарных месяца работы (с 1-го до 1-го числа), которые предшествовали месяцу, в котором работник был направлен в командировку (абзац третий п. 2 Порядка № 100). Если в течение последних двух календарных месяцев работник не работал, средняя зарплата исчисляется исходя из выплат за предыдущие два месяца работы. Если в течение этих месяцев работник не отработал ни одного рабочего дня, средняя зарплата исчисляется исходя из тарифной ставки, должностного (месячного) оклада. Исчисление средней зарплаты по вновь принятым работникам, которые перед отъездом в командировку проработали на предприятии менее двух календарных месяцев, производится исходя из выплат за фактически отработанное время.

Перечень выплат, которые участвуют в расчете среднедневной заработной платы, приведен в п. 3 Порядка № 100. Не участвуют в расчете средней заработной платы выплаты, указанные в п. 4 Порядка № 100, а также выплаты за время, в течение которого сохраняется средний заработок работника (за время выполнения государственных и общественных обязанностей, ежегодного и дополнительного отпуска, командировки и т. д.), и выплаты по временной нетрудоспособности (абзац второй п. 4 Порядка № 100).

Все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены. Исключение составляют квартальные премии и премии, начисленные за более длительный промежуток времени (например, за полугодие или год). Такие премии при исчислении средней зарплаты за последние два календарных месяца включаются в заработок в части, соответствующей количеству месяцев в расчетном периоде.

Кроме того, при исчислении средней заработной платы за последние два календарных месяца следует учесть, что если число рабочих дней в расчетном периоде отработано работником не полностью, премии, вознаграждения и другие поощрительные выплаты учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде (п. 3 Порядка № 100). Применительно к премиям за месяц данную норму Порядка № 100 следует понимать следующим образом: если премии выплачиваются месяц в месяц, и они уже исчислены пропорционально отработанному времени, то данные премии включаются в заработок в фактически начисленном размере. Если премии выплачиваются в текущем месяце за предыдущий месяц, а число рабочих дней расчетного периода отработано не полностью, то премии при исчислении средней заработной платы за последние два месяца учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде (см. письмо Минсоцполитики № 283, статью Нели Синько, начальника отдела по вопросам оплаты труда Минсоцполитики «Ежемесячные премии в расчете оплаты труда за период командировки» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 77, с. 25).

Относительно оплаты труда работника в командировке, которая началась в одном месяце, а закончилась в другом («переходящая» командировка) отметим следующее. При «переходящей» командировке расчет среднедневной заработной платы проводится один раз, исходя из выплат за последние 2 календарных месяца работы, предшествующих месяцу, в котором началась командировка (другой период в случаях, указанных выше). Что касается дневного заработка, то он рассчитывается отдельно для каждого месяца, в котором работник находился в командировке.

Обращаем внимание: за время задержки в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (абзац третий п. 10 разд. II Инструкции № 59).

Для наглядности рассмотрим на примере ситуацию, когда работник заболел в командировке.

Пример. Согласно приказу о командировке, работник был отправлен в служебную командировку в г. Киев с 10 по 12 декабря 2012 года. 11 декабря 2012 года он был госпитализирован в больницу, где и находился по 19 декабря 2012 года. После выписки из стационарного отделения работник завершил выполнение возложенного на него служебного поручения и вернулся домой 22 декабря 2012 года.

Возвратившись из командировки, работник предоставил в бухгалтерию предприятия Отчет, к которому были приложены первичные документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание в гостинице (10, 11 и 19, 20 — 22 декабря 2012 года). Кроме того, работник предоставил докладную записку на имя руководителя предприятия, в которой было указано, что причиной задержки в командировке послужила его временная нетрудоспособность, и должным образом оформленный листок нетрудоспособности, свидетельствующий о его болезни (находился в стационаре с 11 по 19 декабря 2012 года).

На основании докладной записки работника руководитель предприятия принял решение о продлении срока командировки такого работника, которое было оформлено соответствующим приказом.

Положением о командировках, действующим на предприятии, установлено, что работникам, командированным в пределах Украины для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, касающимся основной деятельности предприятия, суточные расходы возмещаются в размере 150 грн. в день. При этом уменьшение суточных расходов на стоимость питания, включенную в счета на проживание, не предусмотрено.

Учитывая наличие приказа о продлении командировки, а также на основании Отчета работнику возмещены:

— суточные расходы 1950 грн. (150 грн. х 13 дней (с 10 по 22 декабря 2012 года));

— расходы на проживание в гостинице в размере 1800 грн.;

— расходы на проезд — 590 грн.

Рассчитаем выплаты, которые будут начислены работнику за период нахождения в командировке с 10 по 22 декабря 2012 года.

Для начала определим сумму больничных, которые будут начислены работнику за период нетрудоспособности с 11 по 19 декабря 2012 года. Допустим, что страховой стаж работника составляет 10 лет.

Расчетным периодом для оплаты больничного является июнь — ноябрь 2012 года. Режим работы, установленный на предприятии, — пятидневная рабочая неделя. Данные о заработной плате работника, начисленной в расчетном периоде, и количестве отработанных дней представим в таблице.

Среднедневная зарплата для расчета суммы больничных составит:

18600 : 128 = 145,31 (грн.).

Согласно листку нетрудоспособности работник болел 7 рабочих дней.

Общая сумма выплат за период нетрудоспособности составит 1017,17 грн., из которых:

— сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности — 581,24 грн. (145,31 грн. х 4 раб. дн.);

— сумма пособия по временной нетрудоспособности — 435,93 грн. (145,31 грн. х 3 раб. дн.).

Далее рассчитаем сумму выплат, которые будут начислены работнику за рабочие дни в командировке (то есть за 3 рабочих дня — 10, 20, 21 декабря 2012 года).

Дневная заработная плата за декабрь 2012 года, при условии, что оклад работника не изменился и составил 3200 грн., равна:

3200 : 21 = 152,38 (грн.),

где 21 — количество рабочих дней в декабре 2012 года согласно графику работы предприятия.

Рассчитаем среднедневную заработную плату работника: расчетный период октябрь — ноябрь 2012 года.

6400 : 45 = 142,22 (грн.),

где 6400 — заработная плата, начисленная в расчетном периоде (3200 грн. + 3200 грн.) (см. таблицу);

45 — количество рабочих дней в расчетном периоде (23 раб. дн. + 22 раб. дн.) (см. таблицу).

Поскольку сумма дневной заработной платы (152,38 грн.) превышает размер среднедневной зарплаты (142,22 грн.), оплата дней командировки будет производиться исходя из дневного заработка работника.

Сумма выплат за дни работы в командировке составит:

142,22 х 3 = 426,66 (грн.).

Итак, за период командировки, а именно с 10 по 22 декабря 2012 года, работнику будут начислены следующие выплаты:

— больничные (11 — 19 декабря 2012 года) — 1017,17 грн.;

— оплата дней работы в командировке (10, 20, 21 декабря 2012 года) — 426,66 грн.

Кроме того, работнику будут выплачены суточные за весь период командировки 1950 грн., компенсированы расходы на проживание в гостинице в сумме 1800 грн. и расходы на проезд в сумме 590 грн.

Как уже указывалось ранее, обязательным условием получения пособия по временной нетрудоспособности является наличие должным образом оформленного и выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности.

Если работник был командирован за пределы Украины и там заболел, о чем свидетельствует предоставленный им документ, удостоверяющий болезнь, назначение выплат по временной нетрудоспособности возможно только в случае обмена указанного документа на листок нетрудоспособности. Такой обмен производится по решению врачебно-консультационной комиссии лечебно-профилактического учреждения (далее — ЛПУ) по месту жительства или работы такого работника в случае (п. 1.12 Инструкции № 455):

— острого заболевания и травмы;

— обострения хронических заболеваний;

— беременности и родов;

— оперативного вмешательства при неотложных состояниях;

— лечения в соответствии с решением комиссии Минздрава Украины по вопросам направления на лечение за границу.

Для проведения обмена работник переводит на государственный язык и нотариально удостоверяет документы, подтверждающие временную потерю им трудоспособности во время пребывания в командировке за пределами Украины, и предоставляет их в ЛПУ по месту жительства или работы. После того как обмен был проведен, листок нетрудоспособности предоставляется работником в комиссию (уполномоченному) по социальному страхованию предприятия, на основании которого в общем порядке назначаются и производятся выплаты по временной нетрудоспособности.

Отметим также, что действующим законодательством не предусмотрено ограничение срока подачи документов для назначения пособия по временной нетрудоспособности. Поэтому, даже если больничный лист был предоставлен в комиссию по социальному страхованию с опозданием, например, вследствие его обмена, такая комиссия не имеет права отказать работнику в предоставлении пособия по временной нетрудоспособности (см. разъяснения Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности в письме от 21.04.2010 г. № 04-29-794 и Минтруда в письме от 02.08.2010 г. № 242/18/153-10).

Работодатель не вправе направлять в командировку работника, который на начало командировки находится на больничном. Дело в том, что на период временной нетрудоспособности работнику предоставляется листок нетрудоспособности, который является основанием для освобождения от работы в связи с нетрудоспособностью. Следовательно, привлекать работника к выполнению служебного поручения в период болезни противозаконно (см. письмо Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854). В данном случае работодатель может либо перенести командировку на другой период, либо командировать другого работника, либо вообще отменить ее.

Если заболевший работник вопреки требованиям законодательства направляется в командировку, то при наличии приказа о командировке и оригиналов соответствующих документов, подтверждающих стоимость понесенных им в связи с командировкой расходов, работодатель возмещает ему такие расходы и выплачивает суточные за период командировки. В табеле учета рабочего времени дни нахождения работника в командировке обозначают кодом «ВД» (07) — командировка. Оплата дней командировки производится в соответствии со ст. 121 КЗоТ в размере не ниже среднего заработка.

Что касается пособия по временной нетрудоспособности, то согласно п. 1 ст. 35 Закона № 2240 оно предоставляется в форме материального обеспечения, которое полностью или частично компенсирует потерю зарплаты за период болезни. Поскольку работник не воспользовался своим правом находиться на больничном, а приступил к работе, пособие по временной нетрудоспособности должно быть выплачено только за дни фактического пребывания на больничном. За дни болезни, совпавшие с периодом командировки, больничные работнику не выплачиваются.

Уверены, что материал данной статьи поможет бухгалтерам разобраться с тонкостями ситуации, когда командированный работник заболел. В заключение пожелаем всем нашим читателям крепкого здоровья и чтобы рассматриваемых в статье ситуаций в вашей практике было как можно меньше.