Прерывание командировки

Прерывание командировки

Как высказался (якобы) Гераклит: «Все течет, все меняется», вот и на практике порой имеют место ситуации, когда обстоятельства изменяются, и находящийся в служебной командировке работник преждевременно из нее отзывается (или убывает из места командировки самостоятельно).

О таких переменчивых ситуациях и различных последствиях, из них вытекающих, сегодня и потолкуем.

Сразу оговоримся, что на нормативном уровне подобные ситуации урегулированы слабовато, посему в отношении ряда моментов будем высказывать свои субъективные суждения.

Алексей ПАВЛЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон о защите прав потребителей — Закон Украины «О защите прав потребителей» от 12.05.1991 г. № 1023-XII.

Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (в редакции приказа Минфина от 17.03.2011 г. № 362).

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины № 5 от 13.01.2004 г.

Правила № 1196 — Правила перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом, утвержденные приказом Министерства транспорта и связи Украины от 27.12.2006 г.

Механизм оформления отзыва и оповещения о нем командированного в Инструкции № 59 не прописан. В то же время из норм Инструкции № 59 четко следует, что служебная командировка должна оформляться приказом (распоряжением) о командировке.

(Напомним, что данная инструкция обязательна к применению лишь для «полных» и «частичных» бюджетников, а вот для предприятий, учреждений и организаций, которые не финансируются за счет бюджетных средств, она имеет справочный (рекомендательный) характер*.)

* Этот вывод следует из определения «служебной командировки», приведенного в п. 1 раздела І Инструкции № 59. Он подтвержден рядом официальных разъяснений, в том числе и в разъяснениях налоговиков — например, в письме ГНАУ от 07.09.2011 г. № 10077/5/15-1216 (а также в одной из консультаций в ЕБНЗ).

Обязательность оформления приказа о командировке не только для бюджетников, но и для остальных субъектов хозяйствования прямо вытекает, в частности, и из норм НКУ (см. п.п. 140.1.7).

Поскольку оформление приказа (или распоряжения) о командировке является обязательным, то логично и отзыв работника из командировки также оформлять отдельным приказом (или распоряжением) по предприятию*, вносящим изменения в сам приказ о командировке.

* Под предприятием здесь и далее понимаем всех субъектов хозяйствования, включая и ФОПов.

Такой вывод («от противного») можно сделать из пункта 10 раздела ІІ (и п. 4 р. ІІІ) Инструкции № 59, требующего продление срока командировки оформлять отдельным приказом, а также (косвенно) — из письма Минфина от 10.06.2003 г. № 03173-407-242/12-9558, в котором речь идет об отмене командировки. В этом письме указывается на то, что поскольку командировка согласно действующему порядку осуществляется по приказу (распоряжению) руководителя, то и решение о ее отмене также должно оформляться соответствующим приказом (распоряжением).

Более конкретно наш вывод подтверждается в некоторых отраслевых порядках/инструкциях о служебных командировках (например, в п. 4.10 Порядка осуществления служебных командировок в пределах Украины и за границу работниками Минрегионстроя, утвержденного приказом Минрегионстроя от 29.06.2010 г. № 240, где указано, что решение об отзыве работника (отмене командировки, или увеличении ее срока) оформляется соответствующим приказом).

По нашему мнению, в таком приказе (распоряжении) об отзыве работника из командировки следует указать, в частности:

— реквизиты приказа о командировке, срок которой изменяется, а также сведения о такой командировке и командированном лице (лицах);

— причину(ы) прерывания командировки и отзыва командированного сотрудника(ов);

— способ и срок извещения командированного(ных) об отзыве и лицо, ответственное за такое извещение.

Пожалуй, в нем стоит также указать и об источниках компенсации возможных потерь, связанных с таким отзывом, особенно в той ситуации, когда предприятие не собирается их «повесить» на командированного. (К таким потерям-расходам мы еще вернемся ниже.)

В конкретных ситуациях данный приказ может содержать в себе и иные директивы/детали.

Причины прерывания командировки и отзыва работника могут быть самыми различными: производственная необходимость, форс-мажорные обстоятельства, досрочное выполнение командировочного задания, и т. д., и т. п.

На практике также нередко встречаются, например, ситуации, когда работник по определенным причинам самостоятельно прерывает командировку и возвращается ранее срока, определенного приказом о командировке (например, по причине того, что он справился с командировочным заданием досрочно, семейные обстоятельства etc).

В подобных ситуациях, по нашему мнению, также логично оттолкнуться от норм упомянутого п. 10 раздела ІІ Инструкции № 59.

Преждевременно (так же, как и с опозданием) вернувшийся командированный представит руководителю докладную записку с указанием причин досрочного возврата и результатов командировки, последний же — на основании докладной записки такого «сбежавшего» из командировки работника — вынесет решение, которое оформится в виде приказа (распоряжения), но уже не об отзыве, а о сокращении срока командировки. (Естественно, если руководитель согласится с доводами командированного, изложенными в докладной записке.)

Другое дело, когда работник самовольно «совершит побег» из командировки, и причины таких его действий не будут признаны руководством уважительными — в таком случае вместо приказа о прерывании командировки вполне может появиться другой приказ — о дисциплинарном взыскании, в том числе — даже увольнении сотрудника (на основании ст. 40 или 41 КЗоТ).

Что касается способов извещения работника об отзыве его из командировки, то на нормативном уровне какой-то конкретный механизм действий в таких ситуациях фактически не установлен**.

** Его можно обнаружить в некоторых ведомственных нормативах (например, министерства по чрезвычайным ситуациям), но они, как правило, касаются конкретных лиц и ситуаций…

Поэтому мы и указали выше, что способы и сроки извещения отзываемого командированного, а также ответственное за такое оповещение лицо логично оговорить в приказе об отзыве из командировки (естественно, это касается случаев, когда отзыв производится по инициативе субъекта хозяйствования, а не самого работника).

Например, можно оговорить телефонный, факсовый, компьютерно-сетевой (эл. почта, т. п.) и др. возможные способы извещения работника об отзыве его из командировки. При этом в определенных ситуациях (особенно, когда имеете дело с нерадивым сотрудником), возможно, стоит предусмотреть и способ подтверждения командированным получения им извещения об отзыве.

Отметим также, что следствием издания вышеупомянутого приказа должно быть официальное установление нового срока окончания командировки и, соответственно — перенос срока представления командированным авансового отчета, а также — срока окончательного расчета по командировочным расходам.

В ряде случаев при прерывании командировки могут иметь место некоторые финансовые потери, например:

— связанные со сдачей командированным билетов на соответствующие виды транспорта, которые уже были приобретены им для отъезда в более поздний срок,

— связанные с прерыванием договоров на оказание командированному определенных видов услуг, например, услуг по проживанию и т. п.

Рассмотрим эти два вида наиболее распространенных потерь в подобных ситуациях.

Потери в связи с возвратом билетов

Что касается возврата железнодорожных билетов, то здесь можно отметить следующее.

Согласно Правилам № 1196 размер возвращаемой пассажиру суммы при сдаче билетов зависит от того, по каким причинам (личным или по вине железной дороги) производится возврат билета, а при возврате по личным причинам (как в наших ситуациях) также от того, за сколько часов до отправления поезда сдается билет (см. п. 19.11 Правил № 1196)*.

* Согласно данному пункту — если билет будет сдан не меньше чем за 24 часа до отправления поезда, то пассажиру должна быть выплачена полная стоимость билета и плацкарты.

Кроме того, во всех случаях при сдаче билета (не по вине железной дороги) с пассажира взыскивается плата за услуги железной дороги (комиссионный сбор) в соответствии с п. 19.14 Правил № 1196.

Кроме того, согласно данной норме не подлежат возврату денежные средства, уплаченные за услуги, связанные с резервированием мест и продажей билетов (кроме случаев, когда возврат происходит по вине железной дороги).

Порядок возврата билетов и средств за них по другим видам транспорта также регулируется соответствующими отраслевыми нормативами (например, возврат авиабилетов регулируется главой XIX «Повернення коштів» Правил воздушных перевозок пассажиров и багажа, утвержденных приказом Министерства инфраструктуры Украины от 30.11.2012 г. № 735).

Естественно, при возврате билета командированный должен позаботиться о предоставлении документа, подтверждающего такой возврат и сумму полученных за него денежных средств, а также о том, чтобы такой документ содержал необходимые реквизиты для получения статуса первичного документа. По этому поводу в письме Минфина от 26.05.2006 г. № 31-14010-03-25/11239, касающемся ситуации со сдачей авиабилетов, указывалось, что при возврате авиабилета пассажиру возвращаются деньги, за вычетом штрафных санкций (в зависимости от тарифа, который применялся при расчете стоимости полета). При этом по требованию пассажира ему выдается справка о возврате и проведении взаимных расчетов. Далее в письме указывается, что для использования такой справки в качестве первичного документа она должна содержать все обязательные реквизиты, определенные Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV и Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

При возврате железнодорожных билетов командированному (по его требованию) также должен быть выдан так называемый «вспомогательный документ», подтверждающий полученную при возврате сумму. (Это следует из норм п. 21.1 раздела ХХІ Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного приказом Министерства инфраструктуры Украины, Министерства доходов и сборов Украины от 30.05.2013 г. № 331/137, в котором указывается, что при возврате билетов на каждый экземпляр билета оформляется вспомогательный документ с указанием возвращаемой суммы, исчисленной согласно Правилам № 1196. И по требованию пассажира кассир обязан выдать ему один экземпляр вспомогательного документа.)

Такой подтверждающий документ (упомянутая авиа-справка, ж/д-«вспомогательный документ» или др.) необходим командированному для отчета и получения компенсации денежных потерь, возникающих при сдаче билетов.

Что же касается компенсации таких расходов командированному работнику, отметим, что случаи с потерями, связанными со сдачей билетов на проезд всевозможными видами транспорта, прямо оговорены в Инструкции № 59. В пятом абзаце п. 12 р. ІІ (и в первом абзаце п. 11 р. ІІІ) Инструкции № 59 указывается, что расходы, понесенные в связи с возвратом командированным ж/д-, авиа- билета или билета на другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия, только если на то имелись уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.) и при наличии документа, удостоверяющего стоимость таких расходов.

То есть во главу угла здесь ставится решение руководителя, поэтому если таковое будет принято, то при наличии подтверждающих документов такие расходы возьмет на себя предприятие. Причем, поскольку Инструкция № 59 носит для «небюджетников» рекомендательный характер, то такое возмещение ими может быть произведено командированному и без наличия уважительных причин. Впрочем, тогда на горизонте могут замаячить налоговые проблемы (о чем — ниже).

Потери, связанные с оплатой неполученных услуг

Такие потери могут, например, возникать, когда командированный оплатил какие-либо услуги (работы) авансом: например, при оплате услуг по проживанию «вперед», а затем — недополучении предоплаченных услуг по проживанию (либо каких-либо иных видов услуг/работ) в связи с прерыванием (отзывом из) командировки и невозвратом исполнителем определенной части уплаченной авансом суммы.

По нашему мнению, в большинстве случаев невозврат командированному части «неотработанных» исполнителем средств является неправомерным*. Другое дело, что условиями конкретного договора на оказание услуг может быть предусмотрен такой невозврат (части) аванса как своеобразная санкция, либо определены иные вид и суммы штрафных санкции в случае отказа потребителя (командированного) получить весь объем услуг. Причем реально действенным такое правило может быть только при письменной форме договора на оказание услуг.

* И возможные ссылки при этом исполнителя на ч. 2 ст. 903 Гражданского кодекса Украины считаем неправомерными, так как вина командированного в данной ситуации отсутствует. Недополучение услуг здесь происходит не по вине заказчика, а в связи с существенным изменением обстоятельств.

В подобных ситуациях командированный, которого пытается «развести на деньги» ушлый исполнитель, должен попытаться апеллировать к нормам Закона о защите прав потребителей — что исполнитель, не возвращающий ему часть оплаты за непредоставленные услуги, нагло нарушает его потребительские права.

В то же время здесь может возникнуть проблема относительно того, а применимы ли к данной ситуации нормы Закона о защите прав потребителей? Ведь этот закон к потребителям относит физических лиц, приобретающих услуги (работы, товары) для собственных нужд, непосредственно не связанных с выполнением обязанностей наемного работника.

Дело в том, что, находясь в командировке, физическое лицо выступает одновременно в двух ипостасях — и как обычное физическое лицо, и как физлицо, исполняющее обязанности наемного работника. В ряде случаев, например, при размещении в гостинице (или других местах, где предоставляются услуги по проживанию) командированный должен предоставить какой-либо документ (или копию), подтверждающий, что он находится в командировке — т. е. послан работодателем для выполнения трудовых обязанностей (это необходимо для целей невключения ему в счет за проживание суммы туристического сбора — см. письмо ГНСУ от 20.08.2012 г. № 1091/0/71-12/15-2217м // спецвыпуск газеты «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 5). Исходя из этого может напрашиваться вывод, что на отношения «командированный — предоставитель услуг» (по проживанию или других услуг) не должны распространяться нормы Закона о защите прав потребителей. Однако, на наш взгляд, это не совсем верно — так как командированный потребляет данные услуги, скорее, в качестве обычного физлица, в не в качестве наемного работника (особенно — во внерабочее время — проживая/отдыхая, питаясь и пребывая во сне). Ведь, согласитесь, довольно странно утверждать, что работник отдыхает, спит, ест «от имени предприятия»…

Поэтому мы считаем, что к подобным ситуациям все-таки должны применяться нормы Закона о защите прав потребителей, и командированный имеет полное право требовать возврата всех предоплаченных им (и не «отоваренных» ему) сумм денежных средств.

Впрочем, его призывы к исполнителю о соблюдении законности могут действий и не возыметь, и если времени на обращение в местный орган защитников потребительских прав у командированного нет* (нужно срочно возвращаться на предприятие), то дальнейшие его действия будут зависеть от значительности потерянных сумм, от его готовности бороться за законность и/или от лояльности руководства (которое, в принципе, вообще может решить провести такие «незаконные» расходы за счет предприятия).

* А отнять «излишние» деньги силой нет возможности и/или желания.

В принципе, командированный может (согласно ст. 22 Закона о защите прав потребителей) обратиться в гражданский суд по месту своего нахождения** с иском о взыскании с исполнителя не возвращенных сумм, и поскольку он обязан будет согласно авансовому отчету по командировке вернуть такую сумму в кассу предприятия, то последнее, чтобы тоже не обижать работника, может выдать ему беспроцентный заем (на ту же сумму) — на время судебных разбирательств. (Естественно, операцию по возврату и выдаче таких средств можно провести в один день и только «на бумаге».)

** Часть 5 статьи 110 Гражданского процессуального кодекса Украины предусматривает возможность подачи иска не только по месту причинения ущерба, но и по месту жительства истца. При этом в соответствии с п. 3 ст. 22 Закона о защите прав потребителей судебный сбор истцом не уплачивается.

В отношении возмещения командированному сумм всех возможных (а не только вышеупомянутых — незаконных) видов потерь-расходов встает вопрос: как быть, если руководитель не примет решения о возмещении ряда подобных сумм? Насколько правомерным будет возложение таких расходов на плечи командированного?

Гарантиям и компенсациям при служебных командировках посвящена ст. 121 КЗоТ — в ней оговорено право работников на возмещение расходов и получение иных видов компенсаций, связанных со служебными командировками.

Мы считаем, в данном вопросе следует исходить из того, по чьей вине были понесены упомянутые выше потери — если потери и отзыв из командировки были связаны с инициативой работодателя и/или одобрены последним, то он обязан на основании упомянутой статьи КЗоТ компенсировать работнику в том числе потери и расходы, вызванные досрочным прерыванием командировки. Поэтому если в таких ситуациях работодатель захочет повесить на командированного «всех собак» — это, на наш взгляд, будет незаконно.

Нередко бывает, что такие (недополученные) услуги, в том числе за проживание командированного, предварительно оплачивает не работник, а само предприятие — со своего счета (включая и ситуации, когда работник производит оплату таких услуг путем безналичного перечисления с применением корпоративной платежной карточки).

В таких ситуациях стороной в расчетах (и других хозоперациях, с такими расчетами связанных) уже явно будет выступать предприятие — т. е. де-юре обязанность по «выбиванию» неотоваренных денежных средств с исполнителя уже будет лежать на его (предприятия) плечах. (Поскольку нормы Закона о защите прав потребителей здесь применить уже будет намного сложнее.) При этом командированный должен предоставить предприятию все необходимые документы, подтверждающие объемы полученных (и недополученных) командированным услуг.

Для того чтобы расходы по прерванным командировкам попали в налоговом учете в затраты, необходимо, чтобы таким прерыванием не прервалась связь «урезанной» командировки с хозяйственной деятельностью плательщика и, естественно, чтобы такая связь подтверждалась необходимыми документами, примерный (не исключительный!) перечень которых приведен в п.п. 140.1.7 НКУ.

Ну и, естественно, расходы по таким командировкам могут быть включены в затраты только при наличии необходимых подтверждающих документов (см. на этот счет в том же п.п. 140.1.7 НКУ).

В отношении вышеупомянутых расходов-потерь, которые вызваны прерыванием командировки и которые должны компенсироваться командированному (т. е. будут проведены за счет предприятия), то, по нашему мнению, их судьба в налоговом учете будет зависеть от того, сможет ли плательщик аргументированно доказать связь прерванной командировки с хозяйственной деятельностью.

Но даже если связь командировки с хозяйственной деятельностью из-за ее прерывания резко «ослабеет», то эту связь можно подкрепить косвенными аргументами: например, отозвали работника из командировки, так как от его присутствия на предприятии зависело решение важнейших производственных задач, повлиявших на финансовые результаты деятельности предприятия в целом (и т. п.). Не факт, что любой налоговый инспектор внемлет таким аргументам при проверке, однако опускать руки здесь не стоит и следует такие затраты отстаивать. Тем более, что главные налоговики (в письме ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416 // см. «Налоги и бухгалтерский учет» 2012, № 53) позволяют включать в затраты расходы на уплату комиссионных сборов, которые удерживаются перевозчиком при возврате проездного документа в случае решения об отмене командировки, если приказом (распоряжением) руководителя предприятия не предусмотрены ограничения по этим расходам» (мы об этом писали // «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 62 на с. 26).

Как видим, ГНСУ даже при отмене командировки считает подобные потери-расходы связанными с хоздеятельностью плательщика и в затратах им не отказывает* (если только «наказом (розпорядженням) керівника підприємства не передбачено обмежень щодо цих витрат»**).

* В учете же бухгалтерском такие расходы-потери, по нашему мнению, могут в зависимости от конкретной ситуации учитываться либо в общей куче с иными расходами, понесенными по такой прерванной командировке и попавшими в авансовый отчет (включаться одной общей суммой в соответствующую расходную статью), либо включаться отдельно в состав прочих расходов операционной деятельности (по аналогии с тем, как Минфин рекомендует отражать расходы по несостоявшейся командировке в своем письме от 05.12.2005 г. № 31-34000-20-10/26183).

** Такое, наверное, возможно только в ситуации, когда командировка сорвалась по вине работника и по неуважительной причине (типа загул-запой)…

Если же часть таких потерь (или вся их сумма) будет «повешена» на командированного, то и проблем с отражением их в налоговом учете не будет, — могут быть разве что проблемы с применением п. 170.9 НКУ.

Впрочем, в подобных ситуациях также могут иметь место проблемы, связанные с НДФЛ, — если «с барского плеча» руководитель примет решение о компенсации командированному таких потерь (или их части) и в той ситуации, когда они произошли именно по вине последнего.

В таком случае эти суммы уже не подпадут под норму п.п. 165.1.11 НКУ, предусматривающую невключение в облагаемый НДФЛ доход сумм, полученных на командировку (в пределах рассчитанных согласно разд. ІІІ НКУ). Такие суммы, по идее, должны считаться «излишне израсходованными», однако поскольку руководитель принял решение их компенсировать, то под нормы п.п. 164.2.11 и п. 170.9 НКУ такие суммы уже тоже не подпадают, но все равно они должны включаться в облагаемый НДФЛ доход «прерванного» командированного — как дополнительное благо — в соответствии с п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ.

Поэтому в подобной ситуации, наверное, разумнее будет компенсировать такие расходы работнику, просто выдав ему нецелевую материальную помощь (без налогов — в пределах 1610 грн.)…