Заполнение авансового отчета: сложные детали простого механизма
Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (в народе — авансовый отчет), — это один из тех немногочисленных случаев, когда бухгалтер может на законных основаниях привлечь дополнительного помощника (подотчетное лицо) к своей работе. Однако априорная «подозрительность» наличной формы расчетов и здесь в некоторых ситуациях не дает бухгалтеру спокойно заполнять данный документ. Учитывая это, цель данной статьи — напомнить нашим читателям о порядке заполнения авансового отчета, о чем мы уже писали ранее (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 80, с. 19), а также рассмотреть некоторые, связанные с этим вопросом, спорные ситуации.
Максим НЕСТЕРЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Порядок № 1276 — Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276.
Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
В соответствии с абзацем первым п.п. 170.9.2 НКУ после завершения командировки или решения производственных (хозяйственных) вопросов по поручению и за счет работодателя, выдавшего денежные средства под отчет, работник обязан заполнить и предоставить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), по форме, утвержденной приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276*. Сроки предоставления Отчета** установлены п.п. 170.9.2 и п.п. 170.9.3 НКУ и зависят от цели (на командировку или под отчет) и также формы предоставления денежных средств (наличные или в безналичной форме). Для наглядности представим эти сроки в таблице.
* Об отличиях данного порядка заполнения авансового отчета от ранее действовавшего см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 8, с. 7.
** Обратите внимание, что данные сроки совпадают со сроками возврата подотчетных средств только для «командировочных» расходов.
| Цель выдачи аванса | Срок предоставления Отчета об использовании подотчетных средств | ||
| Форма выдачи аванса | |||
| в наличной форме | в безналичной форме для использования | ||
| расчеты производились наличными, снятыми с платежных карточек | расчеты производились в безналичной форме | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Для выполнения отдельных гражданско-правовых действий (решения производственных (хозяйственных) вопросов) | До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по поручению и за счет работодателя, выдавшего деньги под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ)** | ||
| Для покрытия командировочных расходов | До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ) | До окончания 3-го банковского дня после окончания командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)*** | Не позднее 10 банковских дней после окончания командировки (до 20 банковских дней**** при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ) |
| Для решения производственных (хозяйственных) вопросов в командировке | |||
| * Под платежными документами следует понимать перечисленные в п.п. 170.9.3 НКУ дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы. | |||
Обращаем внимание, что вышеуказанные сроки составления авансового отчета налоговики рекомендуют применять не только юрлицам, но и физлицам-предпринимателям, которые выдают деньги под отчет своему наемному работнику. Также налоговики разъясняют, что такие же сроки применяются и в том случае, если работник на хознужды предприятия потратил собственные деньги (без получения средств под отчет), за исключением того, что в случае несвоевременной подачи Отчета по таким средствам финансовые санкции не применяются. Наконец, в случае если работник по возвращении из командировки не может по уважительным причинам лично сдать Отчет и вернуть остаток неиспользованных средств, выданных ему на командировку, то согласно разъяснениям налоговиков, он может передать их в бухгалтерию через другое материально ответственное лицо на основании должным образом оформленной доверенности. При этом сроки подачи Отчета остаются прежними (см. консультации в ЕБНЗ, разд. 07.16, которые хотя и утратили силу, однако вряд ли говорят об изменении позиции контролирующего органа).
О количестве и направлениях использования денежных средств, выданных под отчет, работник должен отчитаться путем предоставления работодателю Отчета.
В Отчете работник заполняет все графы, кроме:
— «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерских проводок, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные потраченные средства на командировку или под отчет — заполняются должностными лицами предприятия, предоставившими работнику средства (п. 5 Порядка № 1276);
— «Звіт затверджено в сумі» — подписывается руководителем (налоговым агентом) (п. 5 Порядка № 1276).
В случае если аванс на командировку выдавался в безналичной форме путем перечисления на корпоративную платежную карточку, то в графе «Одержано» работник указывает только использованную (списанную с платежной карточки) сумму денежных средств, а не всю сумму, которая была перечислена на такую карточку для командировки. Если же аванс перечислен на личную платежную карточку, то в графе «Одержано» следует указывать всю сумму такого аванса.
Отрывная часть отчета («РОЗПИСКА») заполняется и подписывается должностным лицом предприятия, которому работник сдает Отчет. Для работника она является документом, подтверждающим своевременность предоставления отчета.
К Отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающие стоимость понесенных расходов, с указанием формы их оплаты. Если расчеты производились с помощью платежной карточки, к Отчету прилагаются также документы о получении наличности с текущего счета. Такими документами могут быть чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т. д. (п. 2.12 Положения № 637). В то же самое время, как разъясняют налоговики, в случае отсутствия документов, подтверждающих получение наличности, бухгалтерия все равно должна принимать такой Отчет, взяв при необходимости выписку из банка о движении средств на счете (см. ЕБНЗ, разд. 07.19, на данный момент утратила силу, однако по существу это ничего не меняет).
Пример. 30.01.2013 г. менеджер по поставкам ООО «Калина» Егоров В.Л. получил из кассы предприятия 1000 грн. для приобретения канцелярских принадлежностей. 31.01.2013 г. работник предоставил авансовый отчет с подтверждающими документами, где указал расходы на сумму 786 грн. Остаток неиспользованного аванса работник возвратил в день составления отчета. В этом случае авансовый отчет будет заполнен, как показано на с. 19.
Работник не отчитался за ранее выданный аванс
Сроки возврата выданных под отчет и на командировку денежных средств установлены п. 2.11 Положения № 637, а сроки отчетности об использовании средств, выданных на указанные цели, определены пп. 170.9.2, 170.9.3 НКУ. Первые применяются налоговыми органами для определения фактов нарушения правил наличного обращения, вторые — для целей налогообложения доходов физических лиц. Согласно абз. 4 п. 2.11 Положения № 637 выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет производится при условии, что оно в установленном порядке отчиталось за ранее полученные под отчет суммы. Другими словами, обязательным условием получения нового аванса является факт отчета работника за предыдущий аванс. При этом, по нашему мнению, вполне возможна ситуация, когда отчет за предыдущий аванс и получение нового осуществляются в течение одного и того же дня. Обратите внимание, что речь идет именно об отчете, а не об осуществлении полного расчета.
Например, если работник вернулся из командировки 31.01.2013 г., то он должен отчитаться за нее до 07.02.2013 г. включительно (предположим, что выдача аванса производилась в наличной форме). Если работник составил авансовый отчет 05.02.2013 г., то это значит, что, например, 04.02.2013 г. работник не сможет получить новый аванс, даже если внесет остаток неизрасходованных им средств в кассу предприятия.
Однако возможна и другая ситуация, когда работник, получив аванс, не выполнил поручение и вернул все полученные под отчет средства в кассу. Формально в данном случае работник не отчитался за полученные под отчет средства, но поскольку никакие операции с выданными средствами не производились, они должны быть возвращены, причем без подачи авансового отчета, после чего работник может спокойно получать следующий аванс.
Полный расчет между работником и предприятием не состоялся
Не возвращен работником остаток неизрасходованных средств. Сумма неизрасходованных средств возвращается подотчетным лицом в кассу или зачисляется на банковский счет лица, которое их выдало, до или во время представления Отчета (абз. 4 п.п. 170.9.2 НКУ). Если же плательщик не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок, то такая сумма подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 167.1 НКУ за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц (п.п. 170.9.1 НКУ и п. 3 Порядка № 1276). Однако, если такой работник отчитался в установленном порядке за полученные ранее суммы, то, по нашему мнению, ему может быть выдан следующий аванс. По крайней мере, прямых указаний относительно неправомерности таких действий ни НКУ, ни Положение № 637 не содержат.
Не возвращена работнику сумма перерасхода средств. Согласно абз. 6 п. 11 разд. II Инструкции № 59 если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, выплата указанных средств должна осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем авансового отчета. Таким образом, из данной нормы следует, что предприятие вовсе не обязано выдавать работнику перерасходованные им средства в день составления авансового отчета*. Поскольку работник за ранее выданный аванс отчитался (в п. 2.11 Положения № 637 речь идет именно о составлении авансового отчета, а не о полном расчете между предприятием и работником за потраченные последним собственные денежные средства), возникает ситуация, в которой новый аванс может быть выдан работнику без погашения предприятием задолженности по старому авансу.
* Вместе с тем следует отметить, что в сравнительно недавнее время в Инструкции № 59 вообще не были прописаны сроки, в течение которых предприятие должно вернуть работнику перерасход, а вышеуказанные сроки касались только загранкомандировок (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 84, с. 27-28). Более того, поскольку Инструкция № 59 является обязательной только для бюджетных организаций, сроки выдачи работнику излишне израсходованных им средств могут быть еще более продолжительными.
Остаток (или перерасход) по предыдущему авансу
Одним из наиболее спорных моментов заполнения авансового отчета является порядок отражения информации в поле «Залишок (перевитрата) попереднього авансу». Одним из вариантов заполнения данного поля касательно остатка считаем ситуацию, когда работник отправляется в командировку и в командировке приобретает те или иные активы на хозяйственные нужды. В этом случае по возвращении из командировки работник может составлять два авансовых отчета (если такой порядок принят на предприятии). Если работник, например, получил на хозяйственные нужды 1000 грн. и потратил 800 грн., то в «хозяйственном» авансовом отчете работник указывает оставшиеся 200 грн. в поле «Залишок», а в «командировочном» авансовом отчете (составленном на ту же дату) он указывает эти же 200 грн., но только уже в поле «Залишок попереднього авансу».
Аналогично обстоит дело в том случае, если в ситуации с составлением «командировочного» и «хозяйственного» авансового отчета имел место перерасход. Однако перерасход, в отличие от остатка, возможен также в том случае, если речь идет о получении работником нового аванса без погашения задолженности предприятия перед ним по старому авансу. В этом случае поле «Залишок (перевитрата) попереднього авансу» также будет заполненным.
Наконец, поле «Перевитрата попереднього авансу» может заполняться в том случае, если работник тратит на хознужды предприятия собственные средства. Предположим, 11.02.2013 г. работник приобрел за свои средства товары на хознужды предприятия на сумму 80,00 грн. 12.02.2013 г. работник составил авансовый отчет следующим образом: «Залишок (перевитрата) попереднього авансу» — 0,00 грн., «Одержано» — 0,00 грн., «Витрачено» — 80,00 грн., «Перевитрата» — 80,00 грн. Деньги работнику выплачены не были. 14.02.2013 г. работник вновь приобрел товары на хознужды за свои средства на сумму 55,00 грн. При составлении авансового отчета по приобретению таких товаров авансовый отчет будет заполняться следующим образом: «Перевитрата попереднього авансу» — 80,00 грн., «Одержано» — 0,00 грн., «Витрачено» — 55,00 грн., «Перевитрата» — 135,00 грн.
Вместе с тем должны предупредить, что вышеописанный порядок заполнения поля «Залишок (перевитрата) попереднього авансу» Порядком № 1276 не регламентирован, поэтому считаем, что не будет ошибкой не заполнять указанные поля даже в случае возникновения описанных здесь ситуаций.
