Теми статей
Обрати теми

Заповнення авансового звіту: складні деталі простого механізму

Редакція ПБО
Стаття

Заповнення авансового звіту: складні деталі простого механізму

 

 

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (у народі — авансовий звіт), — це один із тих небагатьох випадків, коли бухгалтер може на законних підставах залучити додаткового помічника (підзвітну особу) до своєї роботи. Проте апріорна «підозрілість» готівкової форми розрахунків і тут у певних ситуаціях не дає бухгалтеру спокійно заповнювати цей документ. Ураховуючи це, мета запропонованої статті — нагадати нашим читачам про порядок заповнення авансового звіту, про що ми вже писали раніше (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 80, с. 19), а також розглянути окремі, пов’язані з цим питанням спірні ситуації.

Максим НЕСТЕРЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Документи статті

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Порядок № 1276 — Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. № 1276.

Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Відповідно до абзацу першого п.п. 170.9.2 ПКУ після завершення відрядження або вирішення виробничих (господарських) питань за дорученням та за рахунок роботодавця, який видав грошові кошти під звіт, працівник зобов’язаний заповнити та подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. № 1276*. Строки подання Звіту** встановлені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ та залежать від мети (на відрядження чи під звіт) і також форми надання грошових коштів (готівка чи в безготівковій формі). Для наочності наведемо ці строки в таблиці.

* Про відмінності цього порядку заповнення авансового звіту від чинного раніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 8, с. 7.

** Зверніть увагу, що ці строки збігаються зі строками повернення підзвітних коштів тільки для витрат на відрядження.

 

Мета видачі авансу

Строк подання Звіту про використання підзвітних коштів

форма видачі авансу

у готівковій формі

у безготівковій формі для використання
із застосуванням корпоративних платіжних карток і платіжних документів*

розрахунки здійснювалися готівкою, знятою з платіжних карток

розрахунки здійснювалися в безготівковій формі

1

2

3

4

Для вчинення окремих цивільно-правових дій (вирішення виробничих (господарських) питань)

До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, коли працівник придбав товари (роботи, послуги) за дорученням та за рахунок роботодавця, який видав гроші під звіт (п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ)**

Для покриття витрат на відрядження

До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ)

До закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ)***

Не пізніше
10 банківських днів
після закінчення відрядження (до 20 банківських днів**** за наявності поважних причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ)

Для вирішення виробничих (господарських) питань у відрядженні

* Під платіжними документами слід розуміти перелічені в п.п. 170.9.3 ПКУ дорожні, банківські або іменні чеки, інші платіжні документи.
** Незважаючи на те що в абзаці першому п.п. 170.9.3 ПКУ йдеться і про відрядження, і про цивільно-правові дії, у пп. «а» і «б» п.п. 170.9.3 ПКУ зазначається тільки про витрати у відрядженнях. Із цього робимо висновок, що п.п. 170.9.3 ПКУ регулює строки подання Звіту про використання підзвітних коштів тільки у випадках здійснення витрат у відрядженнях (як власне витрат на відрядження, так і витрат на виконання відрядженим працівником окремих цивільно-правових дій). Тобто на випадки видачі під звіт коштів на виробничі (господарські) потреби його вимоги не поширюються. А отже, при поверненні коштів, виданих на ці цілі (незалежно від форми видачі підзвітних коштів), діють норми п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ.
*** На нашу думку, зазначені строки не застосовуються в разі перерахування авансу на відрядження на особисту картку працівника. У такій ситуації працівник зобов’язаний керуватися загальними строками, указаними в п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ, та відзвітувати про кількість та напрями використання грошових коштів, виданих на відрядження, до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому він завершує відрядження. Річ у тім, що перерахування грошових коштів на особисту картку прирівнюється до видачі авансу готівкою. При цьому у Звіті про використання підзвітних коштів уся сума зарахованих коштів відображається працівником як видана. У свою чергу, ПКУ не містить спеціальних норм, що встановлюють строки подання Звіту в разі перерахування коштів на відрядження на особисту платіжну картку працівника.
Проте ДПСУ вважає інакше: із роз’яснень, наведених у листі від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214, випливає, що дія п.п. 170.9.3 ПКУ поширюється як на випадки, коли у відрядженні використовується корпоративна платіжна картка, так і на випадки використання працівником особистої картки. У зв’язку з цим податківці роблять, на наш погляд, помилковий висновок: якщо під час службового відрядження працівник отримував готівку із застосуванням особистого спеціального платіжного засобу, то він повинен подати Звіт до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження.
**** Строк подання Звіту про використання підзвітних коштів подовжується роботодавцем для з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами.

 

Звертаємо увагу, що зазначені вище строки складання авансового звіту податківці рекомендують застосовувати не лише юрособам, а й фізособам-підприємцям, які видають гроші під звіт своєму найманому працівнику. Також податківці роз’яснюють, що такі самі строки застосовуються й у випадку, якщо працівник на госппотреби підприємства витратив власні гроші (без отримання коштів під звіт), за винятком того, що в разі несвоєчасного подання Звіту за такими коштами фінансові санкції не застосовуються. Нарешті, у разі якщо працівник після повернення з відрядження не може з поважних причин особисто здати Звіт та повернути залишок невикористаних коштів, виданих йому на відрядження, то згідно з роз’ясненнями податківців, він може передати їх до бухгалтерії через іншу матеріально відповідальну особу на підставі належно оформленої довіреності. При цьому строки подання Звіту залишаються колишніми (див. консультації в ЄБПЗ, розд. 07.16, які хоча і втратили чинність, проте навряд чи свідчать про зміну позиції контролюючого органу).

Про кількість та напрями використання грошових коштів, виданих під звіт, працівник повинен відзвітувати шляхом подання роботодавцю Звіту.

У Звіті працівник заповнює всі графи, крім:

— «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені кошти на відрядження або під звіт — заповнюються посадовими особами підприємства, які видали працівнику кошти (п. 5 Порядку № 1276).

— «Звіт затверджено в сумі» — підписується керівником (податковим агентом) (п. 5 Порядку № 1276).

Якщо аванс на відрядження видавався в безготівковій формі шляхом перерахування на корпоративну платіжну картку, то у графі «Одержано» працівник зазначає тільки використану (списану з платіжної картки) суму грошових коштів, а не всю суму, яку було перераховано на таку картку для відрядження. Якщо ж аванс перераховано на особисту платіжну картку, то в графі «Одержано» слід указувати всю суму такого авансу.

Відривна частина звіту («РОЗПИСКА») заповнюється та підписується посадовою особою підприємства, якому працівник здає Звіт. Для працівника вона є документом, що підтверджує своєчасність подання звіту.

До Звіту додаються оригінали документів, що підтверджують вартість понесених витрат, із зазначенням форми їх оплати. Якщо розрахунки здійснювалися за допомогою платіжної картки, до Звіту додаються також документи про отримання готівки з поточного рахунка. Такими документами можуть бути чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо (п. 2.12 Положення № 637). Водночас, як роз’яснюють податківці, у разі відсутності документів, що підтверджують отримання готівки, бухгалтерія все одно повинна приймати такий Звіт, узявши за необхідності виписку з банку про рух коштів на рахунку (див. консультацію з ЄБПЗ, розд. 07.19, наразі втратила чинність, проте по суті це нічого не змінює).

Приклад. 30.01.2013 р. менеджер з постачання ТОВ «Калина» Єгоров В. Л. отримав із каси підприємства 1000 грн. для придбання канцелярського приладдя. 31.01.2013 р. працівник подав авансовий звіт з підтвердними документами, де вказав витрати на суму 786 грн. Залишок невикористаного авансу працівник повернув у день складання звіту. У цьому випадку авансовий звіт буде заповнено так, як показано на с. 19.

 

img 1
img 2

 

Працівник не відзвітував за раніше виданий аванс

Строки повернення виданих під звіт та на відрядження грошових коштів установлено п. 2.11 Положення № 637, а строки звітування про використання коштів, виданих на зазначені цілі, визначено пп. 170.9.2, 170.9.3 ПКУ. Перші застосовуються податковими органами для визначення фактів порушення правил готівкового обігу, другі — для цілей оподаткування доходів фізичних осіб. Згідно з абз. 4 п. 2.11 Положення № 637 видача відповідній особі готівкових коштів під звіт здійснюється за умови, що вона в установленому порядку відзвітувала за раніше отримані під звіт суми. Інакше кажучи, обов’язковою умовою отримання нового авансу є факт звітування працівника за попередній аванс. При цьому, на нашу думку, цілком можлива ситуація, коли звіт за попередній аванс та отримання нового здійснюються протягом одного і того самого дня. Зверніть увагу, що йдеться саме про звіт, а не про здійснення повного розрахунку.

Наприклад, якщо працівник повернувся з відрядження 31.01.2013 р., то він повинен відзвітувати за нього до 07.02.2013 р. включно (припустимо, що видача авансу здійснювалася в готівковій формі). Якщо працівник склав авансовий звіт 05.02.2013 р., то це означає, що, приміром, 04.02.2013 р. працівник не зможе отримати новий аванс, навіть якщо внесе залишок невитрачених ним коштів до каси підприємства.

Проте можлива й інша ситуація, коли працівник, отримавши аванс, не виконав доручення та повернув усі отримані під звіт кошти до каси. Формально в цьому випадку працівник не відзвітував за отримані під звіт кошти, але оскільки жодних операцій з виданими коштами не проводилося, їх має бути повернено, причому без подання авансового звіту, після чого працівник може спокійно отримувати наступний аванс.

 

Повний розрахунок між працівником та підприємством не відбувся

Не повернено працівником залишок невитрачених коштів. Сума невитрачених коштів повертається підзвітною особою в касу або зараховується на банківський рахунок особи, яка їх видала, до або під час подання Звіту (абз. 4 п.п. 170.9.2 ПКУ). Якщо ж платник не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, то така сума підлягає обкладенню податком на доходи фізичних осіб відповідно до п. 167.1 ПКУ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць (п.п. 170.9.1 ПКУ і п. 3 Порядку № 1276). Однак, якщо такий працівник відзвітував у встановленому порядку за отримані раніше суми, то, на нашу думку, йому може бути видано наступний аванс. Принаймні прямих указівок щодо неправомірності таких дій ані ПКУ, ані Положення № 637 не містить.

Не повернено працівнику суму перевитрати коштів. Згідно з абз. 6 п. 11 розд. II Інструкції № 59, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата вказаних коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником авансового звіту. Отже, із цієї норми випливає, що підприємство зовсім не зобов’язане видавати працівнику перевитрачені ним кошти в день складання авансового звіту*. Оскільки працівник за раніше виданий аванс відзвітувавп. 2.11 Положення № 637 ідеться саме про складання авансового звіту, а не про повний розрахунок між підприємством та працівником за витрачені останнім власні грошові кошти), виникає ситуація, коли новий аванс може бути видано працівнику без погашення підприємством заборгованості за попереднім авансом.

* Водночас, слід зауважити, що порівняно недавно в Інструкції № 59 взагалі не були прописані строки, протягом яких підприємство повинне повернути працівнику перевитрату, а зазначені вище строки стосувалися тільки відряджень за кордон (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 84, с. 27 — 28). Більше того, оскільки Інструкція № 59 є обов’язковою тільки для бюджетних організацій, строки видачі працівнику надміру витрачених ним коштів можуть бути ще тривалішими.

 

Залишок (або перевитрата) за попереднім авансом

Одним із найбільш спірних моментів заповнення авансового звіту є порядок відображення інформації в полі «Залишок (перевитрата) попереднього авансу». Одним із варіантів заповнення цього поля щодо залишку вважаємо ситуацію, коли працівник вирушає у відрядження та у відрядженні придбаває ті чи інші активи на господарські потреби. У цьому випадку після повернення з відрядження працівник може складати два авансові звіти (якщо такий порядок прийнято на підприємстві). Якщо працівник, наприклад, отримав на господарські потреби 1000 грн. та витратив 800 грн., то в «господарському» авансовому звіті працівник указує 200 грн., що залишилися, у полі «Залишок», а у «відряджувальному» авансовому звіті (складеному на ту ж дату) працівник указує ці ж 200 грн., але тільки вже в полі «Залишок попереднього авансу».

Аналогічно відбувається й у випадку, коли в ситуації зі складанням «відряджувального» та «господарського» авансового звіту мала місце перевитрата. Проте перевитрата, на відміну від залишку, можлива також у разі, якщо йдеться про отримання працівником нового авансу без погашення заборгованості підприємства перед ним за попереднім авансом. У цьому випадку поле «Залишок (перевитрата) попереднього авансу» також буде заповненим.

Нарешті, поле «Перевитрата попереднього авансу» може заповнюватися, якщо працівник витрачає на госппотреби підприємства власні кошти. Припустимо, 11.02.2013 р. працівник придбав за свої кошти товари на госппотреби підприємства на суму 80,00 грн., 12.02.2013 р. він склав авансовий звіт так: «Залишок (перевитрата) попереднього авансу» — 0,00 грн., «Одержано» — 0,00 грн., «Витрачено» — 80,00 грн., «Перевитрата» — 80,00 грн. Гроші працівнику виплачені не були. 14.02.2013 р. працівник знову придбав товари на госппотреби за свої кошти на суму 55,00 грн. При складанні авансового звіту за придбанням таких товарів авансовий звіт заповнюватиметься так: «Перевитрата попереднього авансу» — 80,00 грн., «Одержано» — 0,00 грн., «Витрачено» — 55,00 грн., «Перевитрата» — 135,00 грн.

Водночас, слід попередити, що описаний вище порядок заповнення поля «Залишок (перевитрата) попереднього авансу» Порядком № 1276 не регламентовано, тому вважаємо, що не буде помилкою не заповнювати вказані поля навіть у разі виникнення описаних тут ситуацій.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі