Покупки через подотчетное лицо: отражение расходов и налогового кредита по НДС

Покупки через подотчетное лицо: отражение расходов и налогового кредита по НДС

Нередко случается так, что покупки товаров (работ, услуг) от имени и за счет предприятий совершают отдельные граждане, так называемые подотчетные лица: в рамках как трудовых (например, водители, приобретающие бензин на АЗС, бухгалтеры, покупающие канцтовары), так и гражданско-правовых отношений. При этом, несмотря на то что с экономической точки зрения подобные операции являются самыми обыкновенными покупками, их документальное оформление и учет имеют определенные особенности, о которых мы поговорим в данной статье.

Виталий СМЕРДОВ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Правовая природа подотчетных отношений рассматривается на с. 7 и с. 26 настоящего номера, поэтому в данном материале мы минуем ее и сразу же перейдем к особенностям отражения «подотчетных» покупок в налоговом и бухгалтерском учете. При этом в данном вопросе прежде всего стоит уделить внимание документальному оформлению подотчета, так как наличие и корректное заполнение отдельных документов могут напрямую повлиять на учетные последствия подобных операций.

В рамках подотчета нас интересуют следующие группы документов:

1. Распорядительные/уполномочивающие документы, т. е. документы, на основании которых работник или другое лицо (о выдаче подотчетных средств неработникам см. на с. 33) осуществляет соответствующие расходы в пользу субъекта хозяйствования — работодателя/доверителя. При этом, если речь идет о работнике, действующем:

1) по поручению работодателя в рамках трудовых отношений, — в таком случае обязанность работника направиться в командировку и/или осуществить покупку для нужд работодателя должна следовать из должностной инструкции и/или трудового договора. Тот факт, что действия работника осуществлялись в интересах работодателя, может также подтверждаться доверенностью (см. письмо НБУ от 29.09.2005 г. № 11-113/3341-9712// «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 42, с. 51) или извлечением из устава (если в роли подотчетного лица выступает директор);

2) по поручению работодателя, но вне трудовых отношений (если подобные действия выходят за рамки должностных обязанностей работника), — в данном случае отношения между работником и работодателем имеют не трудовую, а гражданско-правовую природу, и должны основываться на договоре поручения (кроме того, соответствующие полномочия работника могут подтверждаться доверенностью, выдаваемой на основании такого договора). Такой договор лучше всего заключить в письменной форме, однако если этого не сделать, ничего страшного не произойдет — несоблюдение письменной формы в данном случае не приводит к его недействительности (ч. 1 ст. 208, ч. 1 ст. 218 ГКУ);

3) без поручения работодателя, — в таком случае правовые последствия для работника и работодателя определяются согласно гл. 79 ГКУ, при этом основное правило заключается в следующем: если работник не может получить согласие на покупку товаров (работ, услуг), то он вправе совершить ее самостоятельно. Вместе с тем стоит учитывать, что предпосылкой для таких действий должно быть потенциальное наступление невыгодных имущественных последствий для работодателя в случае неосуществления такой покупки (ч. 1 ст. 1158 ГКУ). После совершения покупки работник при первой же возможности должен сообщить о ней (конкретных сроков законодательство не устанавливает, поэтому работник и работодатель могут оценивать данное условие на свое усмотрение, хотя, очевидно, затягивать не стоит, тем более что для работника, учитывая ч. 2 ст. 1160 ГКУ, промедление может обернуться невыгодными последствиями), предоставив при этом отчет и приложив к нему подтверждающие документы (ч. 1 ст. 1159 ГКУ). Забегая наперед отметим, что с данной целью необходимо использовать форму авансового отчета, утвержденную приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276, с чем в разделе 07.16 Единой базы налоговых знаний соглашаются и налоговики (при этом они указывают, что такой отчет должен подаваться в предусмотренные для его предоставления сроки, однако после чего верно уточняют, что ввиду отсутствия законодательной регламентации сроков в этой части какой-либо ответственности за их нарушение не предусмотрено). Если работодатель утвердит его, то у работника появятся основания для того, чтобы требовать соответствующую компенсацию (ч. 1 ст. 1160 ГКУ), а у такого работодателя — для отражения расходов.

Если в качестве подотчетного лица выступает неработник, то документальное оформление аналогично тому, которое было представлено выше в части покупок работником по поручению работодателя, но вне трудовых отношений (пункт 2), а также без поручения работодателя (пункт 3).

2. Документы, подтверждающие получение денежных средств. Выдача наличных средств из кассы предприятия (как подотчетных, так и в порядке компенсации уже понесенных расходов) производится по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям (п. 3.4 Положения № 637). При этом если средства выдаются лицу, которое не является работником данного предприятия, то такую выдачу следует оформить расходным кассовым ордером, выписываемым отдельно на каждое лицо, или отдельной расходной ведомостью (п. 3.5 Положения № 637).

В то же время напоминаем, что подотчетные средства могут выдаваться не только в наличной, но и в безналичной форме — на корпоративную или личную карточку. Очевидно, что в таком случае расходные кассовые ордера и расходные ведомости не заполняются, а в вопросе документооборота следует учитывать предписания п. 2.12 Положения № 637.

3. Авансовый отчет. Форма авансового отчета, или, следуя официальной терминологии, — Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утверждена приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276. Заполнение данного документа уже рассматривалось на с. 7, поэтому здесь мы лишь отметим, что он является универсальным инструментом:

1) подтверждения расходования подотчетных сумм — причем как работниками (в рамках трудовых и нетрудовых отношений), так и неработниками (возможность его составления последними следует, например, из п.п. 170.9.2 НКУ);

2) признания соответствующих покупок субъектом хозяйствования, в пользу которого они осуществлялись (разумеется, при условии наличия подтверждающих такие покупки документов, о чем см. далее).

Очевидно, что поэтому утверждение авансового отчета является обязательной предпосылкой не только для компенсации соответствующих сумм работнику/поверенному, но и для отражения в учете расходов/налогового кредита.

4. Первичные и прочие документы. Приобретая товары (работы, услуги), подотчетное лицо действует от имени субъекта хозяйствования, а потому в вопросе документального обеспечения такому субъекту хозяйствования следует ориентироваться на общие нормы. В связи с этим нас, прежде всего, должны интересовать предписания п. 138.2 НКУ, согласно которым расходы, учитываемые при определении объекта налогообложения, признаются на основании первичных и прочих, предусмотренных разделом II НКУ, документов. То же следует из п.п. 139.1.9 НКУ (с той лишь разницей, что в нем также упоминается о расчетных и платежных документах). Таким образом, с целью отражения субъектом хозяйствования расходов подотчетное лицо должно предоставить ему оригиналы соответствующих первичных и расчетных/платежных документов. При этом обращаем внимание: в тех документах, которые содержат наименование и/или другие реквизиты покупателя, должны быть указаны соответствующие данные субъекта хозяйствования, а не подотчетного лица (очевидно, что кассовых чеков данное правило не касается). Стоит отметить, что к первичным документам относится и налоговая накладная (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 54, с. 15), однако о ней, как и о других документах, подтверждающих право на налоговый кредит, мы поговорим далее — в разделе, посвященном НДС.

Поскольку подотчетное лицо при осуществлении покупки действует от имени, в интересах и за счет налогоплательщика (работодателя, доверителя), то налоговые расходы, связанные с такими покупками, отражаются таким плательщиком в общем порядке, но с учетом некоторых особенностей в части даты их возникновения. В этой связи напомним, что расходы в налоговом учете разделяются на (1) те, которые формируют себестоимость, и на (2) прочие расходы. При этом первые согласно п. 138.4 НКУ отражаются в периоде отражения доходов от продажи товаров (работ, услуг), в себестоимости которых такие расходы заложены (кроме нераспределенных постоянных общепроизводственных расходов, отражающихся в периоде их возникновения). Что касается прочих расходов, то они признаются расходами отчетного периода, в котором были понесены в соответствии с правилами бухгалтерского учета (п. 138.5 НКУ), — в таком случае ориентироваться нужно на правила П(С)БУ 16.

Вместе с тем, как известно, в налоговом учете расходы могут быть отражены лишь при условии, что они связаны с хозяйственной деятельностью и, как отмечалось, подтверждены надлежащими документами. С этой целью используется авансовый отчет, к которому подотчетное лицо прилагает необходимые документы. Причем, утверждая его, плательщик в том числе проверяет понесенные подотчетным лицом расходы на предмет их соответствия критерию «хозяйственности». Таким образом, еще раз повторим, что авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами является обязательной предпосылкой для отражения налоговых расходов. Учитывая это, можем заключить, что:

1) расходы, формирующие себестоимость товаров (работ, услуг), — отражаются в периоде увеличения доходов от продажи таких товаров (работ, услуг), т. е., как правило, одновременно с отражением оборотов по кредиту субсчета 701 «Доход от реализации готовой продукции», 702 «Доход от реализации товаров» или 703 «Доход от реализации работ и услуг» — но лишь при условии предварительного утверждения авансового отчета. В декларации по налогу на прибыль они указываются в строке 05.1. Вместе с тем нераспределенные постоянные общепроизводственные расходы отражаются в периоде их осуществления (но не ранее утверждения авансового отчета), при этом в декларации они также указываются в стр. 05.1 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 28, с. 45);

2) прочие расходы — отражаются в периоде их осуществления согласно правилам бухгалтерского учета (одновременно с отражением оборотов по дебету счетов 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт» или 94 «Прочие расходы операционной деятельности» — в зависимости от направления), но, опять же, не ранее утверждения авансового отчета. Таким образом, если, к примеру, подотчетное лицо купило товары/работы/услуги в одном периоде, в то время как авансовый отчет был утвержден в следующем, расходы получится отразить не ранее такого следующего периода*. Вместе с тем, учитывая то, что в настоящее время почти для всех плательщиков налога на прибыль установлен годовой отчетный период, актуальность данного вопроса заметно снижается. В декларацию такие расходы заносятся в зависимости от направления: административные — в строку 06.1, сбытовые — в строку 06.2, прочие — в соответствующую строку приложения ІВ.

* При этом, если купленные таким лицом товары будут использованы в периоде, следующем за составлением авансового отчета, то расходы можно будет отразить лишь в таком следующем периоде.

Изложенный порядок отражения подотчетных расходов является универсальным, т. е. применяется при покупках работниками и неработниками, в ситуациях с расходованием ими подотчетных средств или собственных с дальнейшей компенсацией, вне зависимости от размера потраченной суммы. Вместе с тем в части суммы расходов пара моментов заслуживает отдельного внимания:

1) помните, что при осуществлении покупок подотчетное лицо действует от имени работодателя (поручителя), в связи с чем в таком случае следует соблюдать 10-тысячное ограничение на предельные суммы наличных расчетов согласно п. 2.3 Положения № 637 (подробнее об этом см. на с. 7);

2) если подотчетное лицо понесло расходы в иностранной валюте (например, в случае командировки за границу), то плательщик вправе отразить расходы в указанном выше порядке с пересчетом в национальную валюту — причем, по мнению ГНСУ, высказанному в разделе 110.07.14 Единой базы налоговых знаний, такой пересчет производится на дату выдачи аванса или на дату утверждения авансового отчета (если работник понес расходы за свой счет с дальнейшей компенсацией). Относительно организации заграничных командировок и учета связанных с ними расходов см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 80, с. 41. Кроме того, не забывайте, что в таком случае в учете плательщика могут возникнуть курсовые разницы: к примеру, если у работника возникла задолженность перед работодателем в части излишне потраченных средств (об определении и отражении в учете курсовых разниц см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 27, с. 12).

В завершение раздела о налоге на прибыль стоит обратить внимание еще на один вопрос, часто возникающий в бухгалтерской среде: могут ли потраченные подотчетным лицом собственные средства считаться возвратной или безвозвратной финансовой помощью? Для ответа на него вспомним, что согласно п.п. 14.1.257 НКУ возвратной финансовой помощью признается сумма средств, поступившая по договору, который не предусматривает начисления процентов или предоставления иной компенсации в виде платы за пользование такими средствами, и является обязательной к возврату. Исходя из сказанного напрашивается вывод: поскольку, расходуя собственные средства в интересах работодателя (доверителя), подотчетное лицо не предоставляет ему каких-либо средств, соответствующих указанным условиям, то говорить о возникновении возвратной финансовой помощи не приходится, с чем соглашаются и налоговики (см. Единую базу налоговых знаний, раздел 110.07.17). Отсутствует в данном случае и бесплатное предоставление товаров (работ, услуг) от работника/поверенного, поскольку работодатель/доверитель обязан компенсировать их стоимость.

Что касается безвозвратной финансовой помощи, то таковая все же может возникнуть, но лишь при условии, что срок кредиторской задолженности работодателя/доверителя перед таким подотчетным лицом превысил срок исковой давности (см. пп. 14.1.257, 135.5.4 НКУ, а также консультацию в разделе 110.07.17 Единой базы налоговых знаний). При этом очевидно, что речь в этом случае может идти лишь о той задолженности, которая признана работодателем (доверителем) путем утверждения им авансового отчета. Кроме того, обращаем внимание, что в зависимости от того, в рамках каких отношений возник подотчет (трудовых или гражданско-правовых), срок исковой давности составляет 3 месяца (подотчет в рамках трудовых отношений, что, к слову, актуально лишь для командировок — ст. 233 КЗоТ) или 3 года (подотчет в рамках гражданско-правовых отношений — ч. 1 ст. 257 ГКУ) с момента, с которого лицо узнало или могло узнать о нарушении своих прав. Отражается подобный доход в декларации за отчетный период, в котором произошло истечение срока исковой давности, — в строке 03.10 приложения ІД. Стоит отметить, что истечение исковой давности повлияет не только на учет налога на прибыль, но и НДС: забегая вперед, укажем, что, по мнению налоговиков, если плательщик по полученным товарам/услугам отразил налоговый кредит, то в периоде истечения исковой давности по расчетам за них такой налоговый кредит придется откорректировать, причем сделать это они предлагают на основании бухгалтерской справки, путем внесения корректирующих записей в раздел II Реестра выданных и полученных налоговых накладных, а также в строку 10.1 и в соответствующих случаях — строку 15 декларации по НДС (см. Единую базу налоговых знаний, раздел 130.25). Несмотря на то что законодательство подобных корректировок не предусматривает (критику данного подхода см. в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 70, с. 25) и, тем более, исковая давность в данном случае истекает по задолженности не перед поставщиком, а перед работником, силами которого был куплен соответствующий товар/услуга, есть вероятность, что налоговики будут исходить из той же логики и требовать откорректировать налоговый кредит.

Данный вопрос начнем с документального подтверждения налогового кредита, а уже затем рассмотрим особенности его отражения и заполнения НДС-отчетности.

1. Налоговая накладная. Главным документом, дающим плательщику право на отражение налогового кредита, является налоговая накладная, корректно заполненная* и при необходимости зарегистрированная в Едином реестре налоговых накладных. В этой связи, перед тем, как направить подотчетное лицо для осуществления соответствующих покупок, плательщику следует учесть несколько моментов:

1) необходимо обязать подотчетное лицо в случае покупок у плательщиков НДС требовать предоставления налоговой накладной — дело в том, что в идеале обязанность поставщика предоставить налоговую накладную возникает лишь по требованию покупателя (п. 201.10 НКУ), а потому нередко в случае отсутствия таких требований от подотчетных лиц налоговые накладные не составляются. В этой связи также стоит помнить, что налоговая накладная должна составляться исключительно в день возникновения налоговых обязательств (в данном случае — в день осуществления расчетов). Таким образом, если требование о ее составлении поступит после этой даты, то у поставщика не будет ни обязанности, ни права выполнять его (тем более, что в таком случае данную операцию уже следовало включить в соответствующую итоговую налоговую накладную). Другое дело, что он может составить ее по просьбе (но не требованию!) покупателя задним числом с учетом 15-дневного предельного срока для регистрации такой налоговой накладной (если она подлежит такой регистрации), о чем см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 53, с. 26.

* Корректным заполнением налоговой накладной здесь и далее следует считать присутствие в ней и правильное указание обязательных реквизитов, перечисленных в п. 201.1 НКУ, а также соответствие ее показателей условиям поставки товаров/услуг (см. вопрос 7 ОНК № 127).

Кроме того, стоит предупредить, что обязанность поставщика выдать налоговую накладную не зависит от:

1.1) факта предоставления им кассового чека (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 53, с. 26);

1.2) отсутствия у структурного/обособленного подразделения, в котором совершается покупка, полномочий по самостоятельному составлению налоговой накладной (п. 1 Порядка № 1379), — в таком случае составить налоговую накладную и при необходимости зарегистрировать ее в Едином реестре налоговых накладных должно головное предприятие (относительно данного вопроса см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 74, с. 26);

2) с целью корректного составления и заполнения налоговой накладной подотчетное лицо должно быть обеспечено копией свидетельства плательщика НДС;

3) к сожалению, довольно часто при составлении налоговой накладной допускаются ошибки (в том числе в части регистрации в Едином реестре налоговых накладных), не позволяющие использовать ее для отражения налогового кредита. Конечно, в этой связи можно проинформировать подотчетное лицо об основных требованиях к ее составлению, чтобы уже на этапе получения налоговой накладной можно было попросить заменить ее или принять решение о подаче заявления с жалобой. В то же время очевидно, что задача, с которой справится далеко не каждый бухгалтер, может оказаться не по плечу подотчетному лицу. Поэтому решить данную проблему можно лишь как можно более сжатыми сроками предоставления авансового отчета (что особенно актуально для покупок подотчетными лицами за свой счет, поскольку для них срок предоставления такого отчета не установлен), причем желательно — в пределах отчетного периода, в котором налоговая накладная была составлена. Связано это с фискальным подходом ГНСУ к возможности предоставления заявления с жалобой (приложение Д8 к декларации по НДС): по мнению налоговиков, с которым мы, к слову, не согласны, такую жалобу можно предоставить лишь в том периоде, в котором произошло событие, дающее плательщику право на отражение налогового кредита (см. письмо ГНСУ от 21.03.2013 г. № 116/4/15-33-13, от 16.01.2013 г. № 721/6/15-3115 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 24, с. 16).

Если не уделить внимания указанным советам, покупка с «входным» НДС может остаться не подтвержденной налоговой накладной. Конечно, в таком случае не все потеряно, поскольку налоговый кредит может быть также отражен на основании документов, названных в п. 201.11 НКУ: кассовые чеки, гостиничные счета, счета на услуги связи и т. п.

2. Кассовые чеки. С учетом изложенного выше стоит отметить, что на практике наиболее «популярным» заменителем налоговой накладной являются кассовые чеки. В этой связи напоминаем, что с целью отражения налогового кредита их можно использовать лишь в том случае, если сумма покупки по таким чекам не превышает 240 грн.* (с учетом НДС). Если же объем покупки в чеке превышает указанную сумму, то учесть налоговый кредит не выйдет даже в пределах допустимой суммы (см., например, п. 2.4 раздела IV Порядка № 1340). Это же правило справедливо и в том случае, если подотчетное лицо предоставляет несколько чеков на общую сумму свыше 240 грн. (с учетом НДС), однако каждый из которых в отдельности не превышает ее: в таком случае включить в налоговый кредит получится лишь часть чеков с общей суммой в рамках указанного лимита**, в то время как оставшиеся чеки не выйдет учесть даже частично. В таком случае с целью отражения налогового кредита есть смысл требовать у поставщиков налоговые накладные.

* Обратите внимание, что в пределах данной суммы допускается отражать налоговый кредит даже при покупках подакцизного/импортированного товара (см. Единую базу налоговых знаний, раздел 130.18). Требовать при этом зарегистрированную налоговую накладную совсем не обязательно.

** Например, работник представил два чека, составленных в один день, по 180 грн. (с учетом НДС). В таком случае в налоговый кредит получится поставить лишь один чек (сумма налогового кредита составляет 30 грн.), в то время как второй не получится учесть даже частично, несмотря на то что лимит еще не был превышен.

Еще один вопрос, связанный с указанным выше лимитом, заключается в том, как его определять, если подотчетное лицо приложило к авансовому отчету несколько чеков, составленных в разные дни: отдельно по каждому дню или же в совокупности — в день утверждения авансового отчета? На момент подготовки номера в Единой базе налоговых знаний (раздел 130.18) все еще содержится консультация, в которой налоговики призывают определять его в совокупности, — в день утверждения авансового отчета. Вместе с тем считаем, что это мнение брать в расчет не нужно, поскольку относительно недавно появилось письмо ГНСУ от 21.03.2013 г. № 116/4/15-33-13 (см. на с. 37), в котором прямо указано, что данный лимит касается всех расчетов в течение дня и не зависит от даты предоставления авансового отчета.

3. Отражение налогового кредита. Как уже неоднократно говорилось, подотчетное лицо действует от имени, в интересах и за счет работодателя/доверителя (даже если при этом такое лицо тратит собственные средства с дальнейшей компенсацией), в связи с чем НДС-последствия для последнего определяются в общем порядке.

Напомним, что право на налоговый кредит плательщику НДС могут предоставить лишь те покупки товаров/услуг (с «входным» НДС), которые:

1) осуществляются с целью их использования в облагаемых операциях в пределах хозяйственной деятельности;

2) подтверждены налоговой накладной, корректно заполненной и при необходимости зарегистрированной в Едином реестре налоговых накладных. При этом в случае отсутствия налоговой накладной налоговый кредит может быть подтвержден и другими документами, названными в п. 201.11 НКУ (см. выше). В свою очередь, без указанных документов, в том числе до даты их получения, формировать налоговый кредит нельзя (п. 198.6 НКУ).

Первое условие в рамках данной статьи нам не интересно, в отличие от второго. Так, условие о налоговой накладной или другом документе, подтверждающем право на налоговый кредит (далее — заменитель налоговой накладной), будет соблюдено лишь при утверждении авансового отчета, к которому работник должен приложить соответствующий документ. Причем, как в свое время отмечали налоговики в разделе 130.17 Единой базы налоговых знаний (консультация действовала до 25.01.2013 г.), налоговая накладная/ее заменитель считается полученной плательщиком именно в момент такого утверждения. В этой связи, принимая во внимание, что согласно п. 198.2 НКУ право на налоговый кредит возникает, в общем случае, по дате первого события (получения товара/услуги или предоплаты) и при условии наличия налоговой накладной/ее заменителя, логично заключить, что плательщик сможет отразить его в момент утверждения авансового отчета* — причем, судя по всему, налоговики будут настаивать на учете 365-дневного срока с момента ее составления, хотя в идеале до получения налоговой накладной (в данном случае, утверждения авансового отчета) для расчета данного срока оснований нет.

* В то же время, если налоговая накладная поступит позже даты утверждения авансового отчета (например, при покупке подотчетным лицом у структурного подразделения плательщика НДС, не уполномоченного на составление налоговых накладных, если она была направлена по почте главным предприятием), то налоговый кредит получится отразить не ранее ее получения.

Изложенные выше размышления актуальны в тех случаях, когда период составления налоговой накладной/ее заменителя не совпадает с периодом утверждения авансового отчета. Вместе с тем есть вероятность, что в части кассовых чеков с мнением проверяющих они не совпадут: так, в письме ГНСУ от 21.03.2013 г. № 116/4/15-33-13 (см. на с. 37) налоговики сообщили, что в случае подтверждения налогового кредита кассовым чеком такой налоговый кредит должен отражаться по дате, указанной в нем, причем независимо от даты утверждения авансового отчета (похожий вывод был в свое время изложен и в газете «Вестник налоговой службы Украины», 2012, № 32, с. 5). В свою очередь мы с данным мнением не согласны и считаем, что налоговый кредит следует отражать по дате утверждения авансового отчета (поскольку, как отмечалось, именно в этот момент налоговая накладная/ее заменитель могут считаться полученными).

4. Заполнение отчетности по НДС. Данный вопрос наиболее логично рассмотреть в разрезе заполнения Реестра выданных и полученных налоговых накладных (далее — Реестр) и декларации по НДС:

1) в разделе II Реестра, предоставляемого за период, в котором был утвержден авансовый отчет (при этом напоминаем, что в Реестре указываются в том числе и те документы, которые составляются на поставки, подпадающие под НДС-льготу): в графе 1 проставляется порядковый номер, в графе 2 — дата получения налоговой накладной/ее заменителя (таковой, как отмечалось, следует считать дату утверждения авансового отчета), в графе 3 — дата составления налоговой накладной/ее заменителя, в графе 4 — порядковый номер (значения в графах 3 и 4 переносятся из налоговой накладной/ее заменителя), в графе 5 указываются условные обозначения «ПНП» или «ПНЕ» (если налоговый кредит подтверждается налоговой накладной, составленной соответственно в бумажной или электронной форме), «ЧК» или другие названные в п. 2.4 раздела IV Порядка № 1340 условные обозначения (если налоговый кредит подтверждается кассовым чеком или другим документом), в графах 6 и 7 указываются соответствующие данные поставщика (переносятся из налоговой накладной/ее заменителя). Остальные графы заполняются в зависимости от суммы покупки и направления использования соответствующих товаров/услуг.

Кроме того, стоит обратить отдельное внимание на особенности заполнения Реестра при внесении в него кассовых чеков с суммой свыше 240 грн. (с учетом НДС). Как уже отмечалось, по таким чекам плательщик не может отразить налоговый кредит даже в пределах указанной суммы. Данная особенность учтена в п. 2.4 раздела IV Порядка № 1340, согласно которому при внесении в Реестр таких чеков плательщик заполняет графы 13 и 14 (использование товаров/услуг в нехозяйственной деятельности), в то время как остальные графы заполняются в общем порядке, изложенном выше;

2) в декларации по НДС за отчетный период, в котором произошло утверждение авансового отчета, покупка подотчетным лицом товаров/услуг отражается без каких-либо особенностей — в разделе II в зависимости от направления их использования. К примеру, если приобретенный товар ожидается использовать в облагаемых поставках в пределах хозяйственной деятельности, то его покупка должна отразиться в строке 10.1 и приложении Д5.

В бухгалтерском учете порядок отражения расходов по покупкам, совершенным через подотчетное лицо, подчиняется общим правилам, в связи с чем стоимость товаров (работ, услуг):

1) формирующая себестоимость, — согласно п. 7 П(С)БУ 16 учитывается в периоде отражения доходов от продажи соответствующих товаров (работ, услуг). Формирование себестоимости производится по дебету соответствующих счетов: например, счета 15 «Капитальные инвестиции», счета 23 «Производство» или, если речь идет о формировании себестоимости товаров, — счета 28 «Товары»;

2) относящаяся на прочие расходы (расходы, связанные с операционной деятельностью, не включаемые в себестоимость реализованной продукции, т. е. административные, сбытовые и прочие) — отражается в периоде осуществления таких расходов, но не ранее утверждения авансового отчета с получением всех необходимых документов. При этом производятся соответствующие записи по дебету счета 92, 93 или 94.

Что касается учета расчетов с подотчетным лицом, то с этой целью используется субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами»: по дебету отражается задолженность подотчетного лица по выданным ему средствам (в корреспонденции с кредитом соответствующего счета учета денежных средств), а по кредиту — признанная при помощи авансового отчета сумма израсходованных подотчетным лицом средств, в том числе в части задолженности перед таким лицом в случае покупок за его счет (в корреспонденции с соответствующими счетами учета товаров или расходов на работы/услуги), а также возврат неиспользованных средств. При этом сальдо может быть как дебетовым, так и кредитовым.

Налоговый и бухгалтерский учет отражения приобретения товаров/услуг
через подотчетное лицо (работника)