Покупаем за свои — отчитываемся как за чужие
Наверное, каждый практикующий бухгалтер сталкивался с ситуацией, когда работник приобрел что-то (товары, работы, услуги) для предприятия за свои деньги или потратил личные средства на командировочные нужды, после чего с целью возмещения потраченных средств он обращается в бухгалтерию. Правомерна ли такая ситуация и каковы здесь особенности «подотчетных» отношений между работником и работодателем — этим и другим вопросам, связанным с покупками «за свой счет», посвящена данная статья.
Екатерина СКРИПКИНА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Правовые аспекты
Ситуация, когда работник приобретает за счет собственных средств товары (работы, услуги) для хозяйственных (производственных) нужд предприятия по каким-либо причинам (временные финансовые трудности у предприятия или невозможность заранее сообщить работодателю о необходимости приобретений), — обычное дело, и правовые основы у нее есть. Это ранее подтверждало Минтруда (ныне — Минсоцполитики) в письме от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09 см. на с. 41). Отношения, возникающие в рассматриваемой ситуации между предприятием и работником, выходят за рамки трудовых, поскольку трудовые обязанности работника не могут предусматривать расходование собственных средств на нужды предприятия. То есть независимо от того, входит приобретение товаров (работ, услуг) для нужд предприятия в обязанности работника или нет, в случае, когда работник совершает приобретения за счет собственных средств, отношения, возникающие у него с предприятием, носят характер гражданско-правовых.
На практике возможны два варианта: работник действовал по поручению предприятия с предварительным заключением договора поручения (в письменной или устной форме) с последующим возмещением работнику расходов, связанных с выполнением поручения, и работник действовал без предварительного поручения. Рассмотрим каждый из вариантов отдельно.
Работник действовал по поручению предприятия с предварительным заключением договора поручения с последующим возмещением работнику понесенных расходов. Эта ситуация возможна, когда, например, предприятие в связи с временным отсутствием денежных средств не может выдать работнику аванс для приобретения товаров и поручает приобрести такие товары за собственные средства с последующим возмещением понесенных расходов. В данном случае отношения между предприятием и работником регулируются главой 68 ГКУ. По договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Отметим, что договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. Так, согласно п. 1 ст. 208 ГКУ предусматривается заключение договора между физическим и юридическим лицом в письменной форме. В то же время согласно п. 1 ст. 218 ГКУ несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом, не влечет за собой ее недействительности, что делает вполне допустимым заключение договора поручения в устной форме без угрозы его признания недействительным.
После выполнения договора работник должен предоставить работодателю отчет о выполнении поручения (ст. 1006 ГКУ). В нашем случае это будет Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет по форме, утвержденной приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276 (далее — Отчет). А доверитель (работодатель) обязан возместить поверенному (работнику) расходы, связанные с выполнением поручения (ст. 1007 ГКУ). Кроме того, доверитель обязан немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с исполнением договора поручения.
Работник действовал без предварительного поручения работодателя. Совершая приобретения для хозяйственных (производственных) нужд без выдачи аванса, фактически работник действует без предварительного поручения. Такие взаимоотношения между работником и предприятием регламентируются главой 79 ГКУ.
Согласно ч. 2 ст. 1158 ГКУ работник, который потратил свои деньги на нужды предприятия, должен при первой возможности сообщить о своих действиях работодателю. В этом случае работник имеет право требовать от работодателя возмещения фактически понесенных расходов в интересах предприятия без получения предварительного согласия последнего (ч. 1 ст. 1160 ГКУ).
Уведомление работодателя происходит путем подачи Отчета с приложенными к нему оригиналами документов, подтверждающими размер понесенных расходов. Если руководитель принял такой авансовый отчет и подтвердил правомерность осуществления расходов своей подписью, у работника появляются все основания требовать от предприятия возмещения расходов. У предприятия же возникает задолженность по расчетам с подотчетным лицом.
Отметим, что Минфин и НБУ в вопросе правового регулирования отношений между предприятием и работником в случае приобретения последним товаров (работ, услуг) за счет собственных средств склоняются к применению положений ст. 1158 — 1160 главы 79 ГКУ (см. письмо Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266, письма НБУ от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206, от 10.08.2007 г. № 11-113/3036-8220). То есть официальные ведомства исходят из того, что в случае, когда работник приобретает товары (работы, услуги), он действует без предварительного поручения работодателя. Однако, на наш взгляд, на практике возможен и первый рассмотренный вариант (работник действовал по поручению работодателя), когда отношения регулируются положениями главы 68 ГКУ.
Порядок отчета за потраченные средства
Как отмечалось в предыдущем разделе, в случае, когда работник потратил собственные денежные средства на приобретение товаров (работ, услуг) или на командировочные нужды, равно как и в ситуации, когда ему был выдан аванс, такому работнику необходимо подать в бухгалтерию Отчет. В Отчете работник, потративший свои деньги на нужды предприятия, не заполняет графы предварительного получения аванса «Получено (от кого, № и дата документа)», «Отчет проверен», «Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру», бухгалтерских проводок «Отчет утвержден». К Отчету работник прилагает оригиналы первичных расчетных и отгрузочных документов, подтверждающих понесенные расходы. О требованиях к оригиналам таких документов читайте в статье «Подотчетные средства: выдача и отчет» на с. 7.
Естественно, в ситуации, когда работник потратил собственные средства для нужд предприятия, возникает вопрос: нужно ли соблюдать сроки предоставления Отчета, установленные п.п. 170.9.2 НКУ? Налоговики на данный вопрос отвечают утвердительно (см. консультацию на с. 47). То есть работник должен отчитаться в общие сроки, как и в случае, если бы ему выдали аванс, а именно до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил командировку или приобрел товары (работы, услуги) для хозяйственных (производственных) нужд предприятия. Вместе с тем налоговики признают тот факт, что сроки установлены НКУ для отчета за полученные под отчет средства. Поэтому в рассматриваемой ситуации в случае нарушения работником сроков предоставления Отчета ему ничего не грозит. Нельзя привлечь к ответственности согласно абзацу пятому ст. 1 Указа № 436 (за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета о ранее выданных средствах) и предприятие, поскольку фактически наличные средства работнику не выдавались.
Предоставленный работником Отчет утверждает руководитель предприятия, чем подтверждает целесообразность и обоснованность понесенных работником расходов. После утверждения Отчета руководителем предприятия бухгалтер отражает обязательство перед подотчетным лицом по кредиту субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами». Задолженность перед работником погашается путем выдачи наличных средств через кассу или путем перечисления на карточный счет работника.
Средства, выплаченные работнику в качестве возмещения понесенных расходов, не включаются в его налогооблагаемый доход (см. консультацию специалистов ГНСУ на с. 46).
10-тысячное ограничение для расчетов за счет средств работника
В соответствии с п. 2.3 Положения № 637 и постановлением Правления НБУ от 09.02.2005 г. № 32 наличные расчеты одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам не должны превышать 10000 грн. При этом количество предприятий (предпринимателей), с которыми осуществляются расчеты, в течение дня не ограничивается.
Согласно разъяснениям НБУ, работник, который потратил собственные наличные средства для решения производственных (хозяйственных) вопросов предприятия, действовал от имени предприятия (письмо НБУ от 10.08.2007 г. № 11-113/3036-8220). В связи с этим на такие расчеты распространяются требования п. 2.3 Положения № 637. То есть работник, совершающий приобретения в пользу предприятия, должен соблюсти 10-тысячное ограничение при расчетах с каждым предприятием (предпринимателем). В случае если расчеты с одним предприятием (предпринимателем) производились в течение дня несколькими работниками, общая сумма произведенных расчетов в пользу такого предприятия (предпринимателя) за один день не должна превысить 10000 грн.
О необходимости соблюдения указанного ограничения целесообразно заранее проинструктировать работников, поскольку нарушение требования п. 2.3 Положения № 637 влечет за собой наложение штрафа на предприятие. Сумма превышения над 10-тысячным ограничением прибавляется к фактическим остаткам наличных в кассе в день осуществления такой оплаты и сравнивается с утвержденным лимитом кассы. Если установленный лимит кассы будет превышен, то к предприятию, от имени которого работник (работники) совершал приобретения, могут применить штраф в двукратном размере выявленной сверхлимитной наличности (абзац второй ст. 1 Указа № 436).
Кроме того, должностным лицам предприятия (физическому лицу — предпринимателю), работники которого производили расчеты с нарушением 10-тысячного ограничения, грозит админштраф, предусмотренный ст. 16315 КоАП.
Момент возникновения задолженности перед работником и исковая давность
Как указывалось выше, если работник приобрел за свои деньги товары (работы, услуги) для предприятия, после утверждения Отчета задолженность предприятия по подотчетным суммам возникает в рамках гражданско-правовых отношений. Соответственно на такие отношения распространяются нормы ГКУ.
Срок, в течение которого работнику должны компенсировать понесенные расходы, действующим законодательством не установлен. В соответствии с ч. 2 ст. 530 ГКУ, если срок выполнения обязательства не установлен либо определен моментом предъявления требования, кредитор имеет право требовать его выполнения в любое время. Должник должен выполнить такую обязанность в семидневный срок со дня предъявления требования. Теперь возникает вопрос: какой день считать определяющим для исчисления срока, в течение которого работник может потребовать возмещения израсходованных на нужды предприятия собственных денежных средств? Есть два варианта.
1. Днем предъявления требования считать день утверждения Отчета руководителем предприятия. Именно этим днем в бухгалтерском учете будет отражено обязательство перед работником.
2. Для реализации права на возмещение понесенных расходов работнику необходимо предъявить отдельное требование в письменной форме. При этом день утверждения Отчета следует считать моментом, с которого работник может такое требование предъявить.
На наш взгляд, оба вышеуказанных варианта имеют право на жизнь. Для предприятия более выгодным является второй вариант. Да и Минтруда в письме от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09 (см. на с. 41) склоняется к этому варианту. А вот точка зрения налоговиков по данному вопросу неизвестна.
Если в течение семи дней, следующих после получения требования, работодатель не выполнит своей обязанности и не выплатит надлежащих работнику сумм, начиная с восьмого дня после получения работодателем требования можно отсчитывать срок исковой давности (ч. 5 ст. 261 ГКУ). Продолжительность срока исковой давности в общем случае составляет 3 года (ст. 257 ГКУ).
В случае если с работником был заключен письменный договор поручения, срок, в течение которого работодатель должен возместить работнику сумму потраченных им средств, может быть предусмотрен в договоре. В таком случае три года придется отсчитывать со дня, следующего за днем окончания такого срока. В случае отсутствия в договоре такого условия срок возмещения определяется в вышеуказанном порядке.
В течение срока исковой давности работник, которому не возместили израсходованные на нужды предприятия собственные средства, может обратиться в суд за защитой своего нарушенного права.
Отметим, что ситуация, когда работник в командировке потратил свои деньги (по каким-то причинам не хватило аванса, выданного на командировку), на наш взгляд, вписывается в рамки трудовых отношений. Соответственно в данном случае следует руководствоваться нормами КЗоТ для исчисления срока исковой давности. В соответствии со ст. 233 КЗоТ работник может обратиться с заявлением о решении трудового спора в суд в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права (день утверждения авансового отчета). Срок, исчисляемый месяцами, заканчивается в соответствующее число последнего месяца срока (ч. 3 ст. 2411 КЗоТ). При этом течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после наступления определенной даты. Например, если Отчет утвержден 13.05.2013 г., то трехмесячный срок на обращение в суд в случае невозмещения потраченных работником собственных средств начинает исчисляться с 14.05.2013 г., и последним днем, когда работник сможет подать иск в суд, будет 14.08.2013 г.
Обращаем внимание: сумма задолженности перед работником после истечения срока исковой давности трансформируется в безвозвратную финансовую помощь (п.п. 14.1.257 НКУ). В свою очередь, безвозвратная финансовая помощь должна быть включена в доходы на основании п.п. 135.5.4 НКУ.
Как видим, ситуация, когда ваш работник потратил свои средства на хозяйственные нужды предприятия, вполне разрешима. Главное — все правильно оформить и вовремя рассчитаться с работником.
