Купуємо за свої — звітуємо як за чужі
Напевно, кожен практикуючий бухгалтер стикався із ситуацією, коли працівник придбав щось (товари, роботи, послуги) для підприємства за свої гроші або витратив особисті кошти на відряджувальні потреби, після чого з метою відшкодування витрачених коштів звертається до бухгалтерії. Чи правомірна така ситуація та які тут особливості «підзвітних» відносин між працівником та роботодавцем — цим та іншим питанням, пов’язаним з придбаннями «за свій рахунок», присвячено цю статтю.
Катерина СКРИПКІНА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Правові аспекти
Ситуація, коли працівник придбаває за рахунок власних коштів товари (роботи, послуги) для господарських (виробничих) потреб підприємства з якихось причин (тимчасові фінансові труднощі в підприємства або неможливість заздалегідь повідомити роботодавця про необхідність придбання), — звичайна справа, і правові основи в неї є. Це раніше підтверджувало Мінпраці (нині — Мінсоцполітики) в листі від 10.08.2009 р. № 193/06/186-09 див. на с. 41). Відносини, що виникають у цій ситуації між підприємством та працівником, виходять за межі трудових, оскільки трудові обов’язки працівника не можуть передбачати витрачання власних коштів на потреби підприємства. Тобто незалежно від того, є придбання товарів (робіт, послуг) для потреб підприємства обов’язком працівника чи ні, у разі, коли працівник здійснює придбання за рахунок власних коштів, відносини, що виникають у нього з підприємством, мають характер цивільно-правових.
На практиці можливі два варіанти: працівник діяв за дорученням підприємства з попереднім укладенням договору доручення (у письмовій чи усній формі) з подальшим відшкодуванням працівнику витрат, пов’язаних із виконанням доручення, або працівник діяв без попереднього доручення. Розглянемо кожен із варіантів окремо.
Працівник діяв за дорученням підприємства з попереднім укладенням договору доручення з подальшим відшкодуванням працівнику понесених витрат. Ця ситуація можлива, коли, наприклад, підприємство у зв’язку з тимчасовою відсутністю грошових коштів не може видати працівнику аванс для придбання товарів, і доручає придбати такі товари за власні кошти з подальшим відшкодуванням понесених витрат. У цьому випадку відносини між підприємством та працівником регулюються гл. 68 ЦКУ. За договором доручення одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок іншої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Зауважимо: договір може бути укладено як у письмовій, так і в усній формі. Так, згідно з п. 1 ст. 208 ЦКУ передбачається укладення договору між фізичною та юридичною особою в письмовій формі. Водночас згідно з п. 1 ст. 218 ЦКУ недотримання сторонами письмової форми правочину, установленого законом, не спричинює його недійсності, що робить цілком допустимим укладення договору доручення в усній формі без загрози його визнання недійсним.
Після виконання договору працівник повинен подати роботодавцю звіт про виконання доручення (ст. 1006 ЦКУ). У нашому випадку це буде Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. № 1276 (далі — Звіт). А довіритель (роботодавець) зобов’язаний відшкодувати повіреному (працівнику) витрати, пов’язані з виконанням доручення (ст. 1007 ЦКУ). Крім того, довіритель зобов’язаний негайно прийняти від повіреного все одержане ним у зв’язку з виконання договору доручення.
Працівник діяв без попереднього доручення роботодавця. Здійснюючи придбання для господарських (виробничих) потреб без видачі авансу, фактично працівник діє без попереднього доручення. Такі взаємовідносини між працівником та підприємством регламентуються гл. 79 ЦКУ.
Згідно з ч. 2 ст. 1158 ЦКУ працівник, який витратив свої гроші на потреби підприємства, повинен за першої ж нагоди повідомити про свої дії роботодавця. У цьому випадку працівник має право вимагати від роботодавця відшкодування фактично понесених витрат на користь підприємства без отримання попередньої згоди останнього (ч. 1 ст. 1160 ЦКУ).
Повідомлення роботодавця відбувається шляхом подання Звіту з доданими до нього оригіналами документів, що підтверджують розмір понесених витрат. Якщо керівник прийняв такий авансовий звіт та підтвердив правомірність здійснення витрат своїм підписом, у працівника з’являються всі підстави вимагати від підприємства відшкодування витрат. У підприємства ж виникає заборгованість за розрахунками з підзвітною особою.
Зауважимо: Мінфін та НБУ в питанні правового регулювання відносин між підприємством та працівником у разі придбання останнім товарів (робіт, послуг) за рахунок власних коштів схиляються до застосування положень ст. 1158 — 1160 гл. 79 ЦКУ (див. лист Мінфіну від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266, листи НБУ від 01.09.2006 р. № 11-113/3225-9206, від 10.08.2007 р. № 11-113/3036-8220). Тобто офіційні відомства виходять з того, що в разі коли працівник придбаває товари (роботи, послуги), він діє без попереднього доручення роботодавця. Проте, на наш погляд, на практиці можливий і перший розглянутий нами варіант (працівник діяв за дорученням роботодавця), коли відносини регулюються положеннями гл. 68 ЦКУ.
ППорядок звітування за витрачені кошти
Як зазначалося в попередньому розділі, у разі коли працівник витратив власні грошові кошти а придбання товарів (робіт, послуг) або на відряджувальні потреби, так само, як і в ситуації, коли йому було видано аванс, такому працівнику необхідно подати до бухгалтерії Звіт. У Звіті працівник, який витратив свої гроші на потреби підприємства, не заповнює графи попереднього отримання авансу «Одержано (від кого, № та дата документа)», «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок «Звіт затверджено». До Звіту працівник додає оригінали первинних розрахункових та відвантажувальних документів, що підтверджують понесені витрати. Про вимоги до оригіналів таких документів читайте у статті «Підзвітні кошти: видача та звітування» на с. 7.
Зрозуміло, у ситуації, коли працівник витратив власні кошти для потреб підприємства, виникає запитання: чи потрібно дотримуватись строків подання Звіту, установлених п.п. 170.9.2 ПКУ? Податківці на це запитання відповідають ствердно (див. консультацію на с. 47). Тобто працівник повинен відзвітувати в загальні строки, як і в разі видачі йому авансу, а саме до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем, у якому працівник завершив відрядження або придбав товари (роботи, послуги) для господарських (виробничих) потреб підприємства. Водночас податківці визнають те, що строки встановлено ПКУ для звіту за отримані під звіт кошти. Тому в цій ситуації в разі порушення працівником строків подання Звіту йому нічого не загрожує. Не можна притягнути до відповідальності згідно з абзацом п’ятим п. 1 Указу № 436 (за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів) і підприємство, оскільки фактично готівкові кошти працівнику не видавалися.
Поданий працівником Звіт затверджує керівник підприємства, чим підтверджує доцільність та обґрунтованість понесених працівником витрат. Після затвердження Звіту керівником підприємства бухгалтер відображає зобов’язання перед підзвітною особою за кредитом субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Заборгованість перед працівником погашається шляхом видачі готівкових коштів через касу або шляхом перерахування на картковий рахунок працівника.
Кошти, виплачені працівнику як відшкодування понесених витрат, не включаються до його оподатковуваного доходу (див. консультацію фахівців ДПСУ на с. 46).
10-тисячне обмеження для розрахунків за рахунок коштів працівника
Відповідно до п. 2.3 Положення № 637 та постанови Правління НБУ від 09.02.2005 р. № 32 готівкові розрахунки одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами не повинні перевищувати 10000 грн. При цьому кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується.
Згідно з роз’ясненнями НБУ, працівник, який витратив власні готівкові кошти для вирішення виробничих (господарських) питань підприємства, діяв від імені підприємства (лист НБУ від 10.08.2007 р. № 11-113/3036-8220). У зв’язку з цим на такі розрахунки поширюються вимоги п. 2.3 Положення № 637. Тобто працівник, який здійснює придбання на користь підприємства, повинен додержати 10-тисячне обмеження при розрахунках із кожним підприємством (підприємцем). Якщо розрахунки з одним підприємством (підприємцем) здійснювалися протягом дня декількома працівниками, загальна сума проведених розрахунків на користь такого підприємства (підприємця) за один день не повинна перевищувати 10000 грн.
Про необхідність дотримання зазначеного обмеження доцільно заздалегідь проінструктувати працівників, оскільки порушення вимоги п. 2.3 Положення № 637 спричинює накладення штрафу на підприємство. Сума перевищення над 10-тисячним обмеженням додається до фактичних залишків готівки в касі в день здійснення такої оплати та порівнюється із затвердженим лімітом каси. Якщо встановлений ліміт каси буде перевищено, то до підприємства, від імені якого працівник (працівники) здійснював придбання, можуть застосувати штраф у двократному розмірі виявленої понадлімітної готівки (абзац другий п. 1 Указу № 436).
Крім того, посадовим особам підприємства (фізичній особі — підприємцю), працівники якого здійснювали розрахунки з порушенням 10-тисячного обмеження, загрожує адмінштраф, передбачений ст. 16315 КпАП.
Момент виникнення заборгованості перед працівником та позовна давність
Як уже зазначалося, якщо працівник придбав за свої гроші товари (роботи, послуги) для підприємства, після затвердження Звіту заборгованість підприємства за підзвітними сумами виникає в межах цивільно-правових відносин. Відповідно на такі відносини поширюються норми ЦКУ.
Строк, протягом якого працівнику має бути компенсовано понесені витрати, чинним законодавством не встановлено. Відповідно до ч. 2 ст. 530 ЦКУ, якщо строк виконання зобов’язання не встановлено або визначено моментом пред’явлення вимоги, кредитор має право вимагати його виконання в будь-який час. Боржник повинен виконати такий обов’язок у семиденний строк із дня пред’явлення вимоги. Тепер виникає запитання: який день вважати визначальним для обчислення строку, протягом якого працівник може вимагати відшкодування витрачених на потреби підприємства власних грошових коштів? Є два варіанти:
1. Днем пред’явлення вимоги вважати день затвердження Звіту керівником підприємства. Саме цим днем у бухгалтерському обліку буде відображено зобов’язання перед працівником.
2. Для реалізації права на відшкодування понесених витрат працівнику необхідно пред’явити окрему вимогу у письмовій формі. При цьому день затвердження Звіту слід вважати моментом, з якого працівник може таку вимогу пред’явити.
На наш погляд, обидва зазначені вище варіанти мають право на життя. Для підприємства вигіднішим є другий варіант. Та й Мінпраці в листі від 10.08.2009 р. № 193/06/186-09 (див. на с. 41) схиляється до цього варіанта. Проте точка зору податківців щодо цього питання невідома.
Якщо протягом семи днів, наступних після отримання вимоги, роботодавець не виконає свого обов’язку та не виплатить належні працівнику суми, починаючи з восьмого дня після отримання роботодавцем вимоги можна відлічувати строк позовної давності (ч. 5 ст. 261 ЦКУ). Тривалість строку позовної давності в загальному випадку становить 3 роки (ст. 257 ЦКУ).
Якщо з працівником було укладено письмовий договір доручення, строк, протягом якого роботодавець повинен відшкодувати працівнику суму витрачених ним коштів, може бути передбачено в договорі. У такому разі три роки доведеться відлічувати з дня, наступного за днем закінчення такого строку. У разі відсутності в договорі такої умови строк відшкодування визначається у зазначеному вище порядку.
Протягом строку позовної давності працівник, якому не відшкодували витрачені на потреби підприємства власні кошти, може звернутися до суду за захистом свого порушеного права.
Зауважимо: ситуація, коли працівник у відрядженні витратив свої гроші (з якихось причин не вистачило авансу, виданого на відрядження), на наш погляд, охоплюється трудовими відносинами. Відповідно в цьому випадку слід керуватися нормами КЗпП для обчислення строку позовної давності. Згідно зі ст. 233 КЗпП працівник може звернутися із заявою про вирішення трудового спору до суду у тримісячний строк із дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права (дня затвердження авансового звіту). Строк, що обчислюється місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку (ч. 3 ст. 2411 КЗпП). При цьому перебіг строку, визначеного періодом часу, починається з наступного дня після настання певної дати. Наприклад, якщо Звіт затверджено 13.05.2013 р., то тримісячний строк на звернення до суду в разі невідшкодування витрачених працівником власних коштів починає обчислюватися з 14.05.2013 р., і останнім днем, коли працівник зможе подати позов до суду, буде 14.08.2013 р.
Звертаємо увагу: сума заборгованості перед працівником після закінчення строку позовної давності трансформується в безповоротну фінансову допомогу (п.п. 14.1.257 ПКУ). У свою чергу, безповоротна фінансова допомога має бути включена до доходів на підставі п.п. 135.5.4 ПКУ.
Як бачимо, ситуація, коли ваш працівник витратив свої кошти на господарські потреби підприємства, цілком вирішувана. Головне — усе правильно оформити та вчасно розрахуватися з працівником.
