Можно ли выдать средства под отчет учредителю предприятия, который не является его работником?
В связи с производственной необходимостью предприятие выдало средства под отчет учредителю с целью приобретения товара. При этом учредитель не состоит с таким предприятием в трудовых отношениях. Насколько правомерны подобные действия?
(г. Луганск)
Предприятие вправе выдать средства лицу, не состоящему в трудовых отношениях с ним (в том числе учредителю), однако такая выдача регулируется нормами ГКУ (а не КЗоТ), далее поясним.
В рамках данного номера уже неоднократно отмечалось, что для поручения лицу, которое не является работником предприятия, совершения определенных гражданско-правовых действий в интересах и за счет такого предприятия необходимо заключить договор поручения (в письменной или устной форме). Конструкция этого договора предусматривает, что поверенный действует исключительно за счет доверителя (ч. 1 ст. 1000 ГКУ), а в обязанности доверителя согласно ч. 2 ст. 1007 ГКУ входит в том числе обеспечение поверенного всем необходимым для выполнения поручения (договором может быть предусмотрена последующая компенсация расходов поверенного, однако эта ситуация нас не интересует). Таким образом, возможность выдачи средств лицу, не состоящему в трудовых отношениях, прямо предусмотрена в законодательстве.
Несмотря на это НБУ в свое время заключил, что выдача подотчетных средств допускается лишь работникам (см. письмо НБУ от 21.12.2006 г. № 11-113/4734-13871). Но, заметим, подобная позиция выглядела неубедительной, тем более НБУ отметил, что рассмотрение данного вопроса не находится в его компетенции и посоветовал обратиться за разъяснениями в Минфин. Последний же предоставил противоположный вывод, указав на возможность выдачи подотчетных средств неработникам предприятия на основании договора поручения, но в порядке, указанном в приказе об учетной политике (письмо Минфина от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774 см. на с. 44). В дополнение к этому отметим, что в пользу возможности выдачи средств таким лицам свидетельствуют и предписания п.п. 170.9.1 НКУ, Положения № 637 и п. 4 Порядка № 1276.
Разобравшись с правомерностью выдачи подотчетных средств учредителю, который не является работником предприятия, определим порядок и сроки выдачи таких средств, а также предоставления авансового отчета. С данной целью следует ориентироваться на общие правила, прописанные в НКУ, Положении № 637 и Порядке № 1276, поскольку названные акты в рамках рассматриваемого вопроса распространяются как на работников, так и на неработников. Подробно о подобных правилах рассказывалось в материале на с. 7 данного номера, поэтому здесь мы лишь напомним, что такая выдача, поскольку она производится лицу, не включенному в штат предприятия, должна проводиться отдельным кассовым ордером или по отдельной расходной ведомости (п. 3.5 Положения № 637).
Срок, на который учредителю может быть выдана подотчетная наличность, ограничен предписаниями п. 2.11 Положения № 637: в общем случае такой срок составляет 2 рабочих дня, а для закупки сельскохозяйственной продукции и заготовки вторичного сырья (кроме металлолома) — не больше 10 рабочих дней. При этом, в случае расходования учредителем наличных средств ему следует учитывать 10-тысячный лимит наличных расчетов с одним предприятием/предпринимателем в течение одного дня, установленный п. 2.3 Положения № 637.
После выполнения поручения учредитель обязан предоставить отчет — для этого можно использовать форму, утвержденную приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276 (с тем, что данная форма может применяться в случае выполнения гражданско-правовых поручений, соглашается и ГНСУ — см. Единую базу налоговых знаний, раздел 07.16), и приложить к нему документы, подтверждающие понесенные им расходы (п. 2 ч. 1 ст. 1006 ГКУ, п.п. 170.9.2 НКУ). При этом, если в процессе выполнения поручения учредитель использовал средства, снятые с личной платежной карточки, то он, кроме прочего, должен предоставить документы о получении наличности с текущего счета: чек банкомата, слип, квитанция платежного терминала и т. п. (п. 2.12 Положения № 637).
Если для выполнения поручения учредителю была выдана наличность, то авансовый отчет должен быть подан до окончания 5-го банковского дня, наступающего за днем завершения выполнения поручения (п.п. 170.9.2 НКУ). В то же время, очевидно, что подотчетные средства могут быть получены не только в наличной, но и в безналичной форме (как уже отмечалось, путем перечисления на личную платежную карточку). В идеале, данный вопрос должен был урегулировать п.п. 170.9.3 НКУ, однако при внимательном рассмотрении видим, что он распространяется лишь на командировки (в первом абзаце речь идет и о гражданско-правовых действиях, однако далее в нем говорится лишь о командировках), в связи с чем в таком случае следует ориентироваться на общий 5-дневный срок (также см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 12, с. 29).
Кроме того, не исключено, что после выполнения поручения у учредителя останутся неизрасходованные средства. В таком случае для необложения данных сумм НДФЛ их необходимо вернуть (в кассу или путем зачисления на счет предприятия) до или одновременно с предоставлением авансового отчета (п.п. 170.9.2 НКУ). Вместе с тем, с целью соблюдения законодательства в сфере обращения наличности предприятию придется также соблюдать уже называвшиеся выше предельные сроки для выдачи подотчетных наличных сумм, предусмотренные п. 2.11 Положения № 637 (2 дня и 10 дней). На указанные выше сроки следует ориентироваться и в случае возврата наличных средств, полученных при помощи личной платежной карточки (п. 2.12 Положения № 637).
Виталий Смердов, экономист-аналитик
