Чи можна видати кошти під звіт засновнику підприємства, який не є його працівником?
У зв’язку з виробничою необхідністю підприємство видало кошти під звіт засновнику з метою придбання товару. При цьому засновник не перебуває з таким підприємством у трудових відносинах. Наскільки правомірні подібні дії?
(м. Луганськ)
Підприємство має право видати кошти особі, яка не перебуває у трудових відносинах із ним (у тому числі засновнику), проте така видача регулюється нормами ЦКУ (а не КЗпП). Пояснимо.
У межах цього номера вже неодноразово зазначалося, що для доручення особі, яка не є працівником підприємства, вчинення певних цивільно-правових дій в інтересах та за рахунок такого підприємства необхідно укласти договір доручення (у письмовій або усній формі). Конструкція цього договору передбачає, що повірений діє виключно за рахунок довірителя (ч. 1 ст. 1000 ЦКУ), а до обов’язків довірителя згідно з ч. 2 ст. 1007 ЦКУ входить у тому числі забезпечення повіреного всім необхідним для виконання доручення (договором може бути передбачено подальшу компенсацію витрат повіреного, проте ця ситуація нас не цікавить). Отже, можливість видачі коштів особі, яка не перебуває у трудових відносинах, прямо передбачена в законодавстві.
Незважаючи на це НБУ свого часу зробив висновок, що видача підзвітних коштів допускається лише працівникам (див. лист НБУ від 21.12.2006 р. № 11-113/4734-13871). Утім, зауважимо, подібна позиція виглядала не переконливою, тим більше, НБУ зазначив, що розгляд цього питання не перебуває в його компетенції, та порадив звернутися за роз’ясненнями до Мінфіну. Останній же надав протилежний висновок, указавши на можливість видачі підзвітних коштів непрацівникам підприємства на підставі договору доручення, але в порядку, указаному в наказі про облікову політику (див. лист Мінфіну від 13.02.2007 р. № 31-34000-30-25/2774 на с. 44 ). На додаток до цього зазначимо, що на користь можливості видачі коштів таким особам свідчать і приписи п.п. 170.9.1 ПКУ, Положення № 637 та п. 4 Порядку № 1276.
Розібравшись з правомірністю видачі підзвітних коштів засновнику, який не є працівником підприємства, визначимо порядок та строки видачі таких коштів, а також подання авансового звіту. Із цією метою слід орієнтуватися на загальні правила, прописані у ПКУ, Положенні № 637 та Порядку № 1276, оскільки названі акти в межах питання, що розглядається, поширюються як на працівників, так і на непрацівників. Докладно про подібні правила розповідалося в матеріалі на с. 7 цього номера, тому тут ми лише нагадаємо, що така видача, оскільки вона здійснюється особі, яку не включено до штату підприємства, має проводитися окремим касовим ордером або за окремою видатковою відомістю (п. 3.5 Положення № 637).
Строк, на який засновнику може видаватися підзвітна готівка, обмежено приписами п. 2.11 Положення № 637: у загальному випадку такий строк становить 2 робочі дні, а для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини (крім металобрухту) — не більше 10 робочих днів. При цьому в разі витрачання засновником готівкових коштів йому слід ураховувати 10-тисячний ліміт готівкових розрахунків з одним підприємством/підприємцем протягом одного дня, установлений п. 2.3 Положення № 637.
Після виконання доручення засновник зобов’язаний подати звіт — для цього можна використовувати форму, затверджену наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. № 1276 (із тим, що ця форма може застосовуватися в разі виконання цивільно-правових доручень, погоджується і ДПСУ — див. Єдину базу податкових знань, розділ 07.16), та додати до нього документи, що підтверджують понесені ним витрати (п. 2 ч. 1 ст. 1006 ЦКУ, п.п. 170.9.2 ПКУ). При цьому, якщо у процесі виконання доручення засновник використав кошти, зняті з особистої платіжної картки, то він, крім іншого, повинен надати документи про отримання готівки з поточного рахунка: чек банкомату, сліп, квитанцію платіжного термінала тощо (п. 2.12 Положення № 637).
Якщо для виконання доручення засновнику було видано готівку, то авансовий звіт має бути подано до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем завершення виконання доручення (п.п. 170.9.2 ПКУ). Водночас, вочевидь, що підзвітні кошти може бути отримано не лише в готівковій, а й у безготівковій формі (як уже зазначалося, шляхом перерахування на особисту платіжну картку). Узагалі-то, це питання мав урегулювати п.п. 170.9.3 ПКУ, проте при уважному прочитанні бачимо, що він поширюється лише на відрядження (у першому абзаці йдеться і про цивільно-правові дії, проте далі в ньому говориться лише про відрядження), у зв’язку з чим в такому разі слід орієнтуватися на загальний 5-денний строк (також див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 12, с. 29).
Крім того, не виключено, що після виконання доручення у засновника залишаться невитрачені кошти. У такому разі для необкладення цих сум ПДФО їх необхідно повернути (до каси або шляхом зарахування на рахунок підприємства) до або одночасно з поданням авансового звіту (п.п. 170.9.2 ПКУ). Разом із тим, з метою додержання вимог законодавства у сфері обігу готівки підприємству доведеться також додержувати граничні строки, що вже називалися вище, для видачі підзвітних готівкових сум, передбачені п. 2.11 Положення № 637 (2 дні та 10 днів). На зазначені строки слід орієнтуватися і в разі повернення готівкових коштів, отриманих за допомогою особистої платіжної картки (п. 2.12 Положення № 637).
Віталій Смердов, економіст-аналітик
